엑셀 필터 활용법 : 숫자, 텍스트 및 날짜 필터로 필요한 데이터만 추출하기

PCWorld

엑셀 스프레드시트 데이터베이스의 장점은 사용자가 통합 문서 내의 데이터를 필터링할 수 있다는 것이다. 필터는 데이터베이스와 스프레드시트에서 정확히 필요한 정보만 추출하기 위해 지정하는 조건이다.

예를 들어, IT 임원이 인사 스프레드시트 데이터베이스에서 컴퓨터과학 학위와 함께 HTML, 자바 C++ 언어 경험을 가진 후보자를 채용하려는 경우를 가정해보자. IT 임원은 다음과 같은 논리 연산자 기반의 필터를 사용해서 이런 자격을 갖춘 모든 후보자를 추출할 수 있다. 학위 열에서 ‘=컴퓨터 과학’ 컴퓨터 언어 열에서 ‘=HTML, 자바, C++’를 선택하고, 여기에 =’CS 소프트웨어 개발자’, <> ‘CS 하드웨어 엔지니어’와 같은 조건을 추가해 목록을 최소화할 수 있다. 후보자 수가 적정선에 이를 때까지 이 프로세스를 계속한다.

여기서 볼 수 있듯 데이터 추출은 데이터베이스의 필드 열을 기반으로 한다. 데이터베이스에 언어 필드가 포함되어 있지 않다면 ‘=스페인어 사용자’ 조건을 충족하는 지원자를 추출할 수 없다. 따라서 나중에 추출하거나 필터링하게 될 모든 정보를 수집하는 필드 열을 생성하는 것이 매우 중요하다.

이 가이드에서는 스프레드시트에 날짜, 숫자 및 텍스트 필터를 적용하는 방법을 알아본다. 여기서 설명할 필터링 작업을 조금 더 쉽게 연습하기 위해 이 기사에서 사용하는 모든 데이터가 포함된 엑셀 통합 문서를 만들었다. 아래에서 다운로드 받을 수 있다.

예제 통합 문서 다운로드 하기 

이 통합 문서에는 여러 개의 스프레드시트가 있으며, 각각의 내용은 관계형 데이터베이스, 보고서 및 피벗 테이블의 엑셀 작업에서 사용할 수 있다.

정렬 및 필터 메뉴 사용하기
1. Violations 테이블을 열고 Points(벌점) 필드 열 옆의 화살표를 클릭한다. 드롭다운 메뉴가 열리고 오름차순 정렬 또는 내림차순 정렬이 표시된다. 정렬 옵션 중 하나를 선택하면 해당 탭을 기준으로 전체 표가 정렬되는 것을 확인할 수 있다. Points 필드 열 위에 있다면 Points 필드를 기준으로 테이블이 정렬된다.



2. 이와 같은 작은 테이블에서는 벌점이 3, 4 또는 12인 플로리다 운전자가 몇 명인지 어렵지 않게 볼 수 있다. 그러나 실제 환경에서 이러한 테이블에는 수천 개의 레코드와 다양한 레벨의 벌점이 있을 것이다. 필터를 사용하면 벌점이 12보다 크거나 같은 운전자가 몇 명인지, 누구인지를 훨씬 더 쉽고 효율적으로 확인할 수 있다.

숫자 필터(조건 1개, 필드 1개)
1. 다시 Points 필드 열 옆의 화살표를 클릭한다. 아래로 내려가서 숫자 필터를 선택한다. 표시되는 하위 메뉴에서 ‘크거나 같음’을 선택한다.

2. 사용자 지정 자동 필터 대화 상자가 열리면 찾을 조건 아래에 Points 아래의 왼쪽 필드에 >=(앞에서 선택한 크거나 같음)이 표시되고 오른쪽에는 빈 필드가 있다. 

3. 왼쪽 필드의 아래쪽 화살표를 클릭하면, 드롭 다운 메뉴에 모든 논리 연산자가 표시되며, 여기서 다른 논리 연산자를 선택해 사용할 수 있다.

4. 원래의 선택(크거나 같음)을 그대로 사용하려면 그대로 두고, 오른쪽 필드에서 원하는 기준 레코드를 선택한다. 그리고 ‘확인’을 클릭하면 필터와 일치하는 레코드만 포함한 테이블이 다시 표시된다. 예를 들어, 12보다 크거나 같음을 선택한다면 12보다 크거나 같은 모든 레코드가 표시될 것이다. 

5. 이 필터를 취소하고 테이블의 모든 레코드를 다시 보려면 Points의 화살표를 다시 클릭한 다음 정렬/필터 드롭다운 메뉴에서 ‘“Points”에서 필터 해제’를 클릭한다.



참고: Points는 숫자 필드이므로 필터 하위 메뉴(숫자 필터)에서 사용 가능한 필터는 같음, 같지 않음, 크거나 같음 등의 숫자에 적용할 수 있는 논리 연산자다. 필터에 따라 옵션도 다르다. 날짜의 경우, 내일, 지난 주, 다음 분기 등이다. 텍스트 필터에는 시작 문자, 포함, 포함하지 않음 등이 있다. 텍스트 필드와 숫자 필드 간에 일부 겹치는 필터도 있지만 날짜 필터는 고유하다.

6. 검색 입력 상자 아래의 데이터를 사용해서 테이블에서 값(또는 텍스트 항목이나 날짜)과 같은 레코드를 추출할 수도 있다. Points를 클릭한 다음 검색 입력 상자 아래에서 ‘모두 선택’ 확인란의 선택을 해제한다.

7. 질의 또는 보고서를 위한 값(예를 들어 4, 12)을 확인한 다음 확인을 클릭한다.

8. 이 보기에서는 필터링된 질의에 일치하지 않는 레코드는 모두 제거되므로 벌점이 4 또는 12인 운전자만 남게 된다.



텍스트 필터(조건 2개, 필드 여러 개)
1. Violations Type 필드 열 옆의 화살표를 클릭한다. 아래로 스크롤해서 ‘텍스트 필터’를 선택한다. 표시되는 하위 메뉴에서 사용 가능한 텍스트 필터는 같음, 같지 않음, 시작 문자 끝 문자, 포함, 포함하지 않음, 사용자 지정 필터다.

2. 사용자 지정 자동 필터를 선택하면, 대화상자에서 Violations Type 아래의 조건을 ‘=’이 표시된다. 오른쪽 필드의 화살표 아이콘을 클릭하고, 드롭다운 목록에서 Violation Type을 선택한다. 

3. 이런 방식으로 보고서에 필요한 운전자의 면허증 데이터를 추출할 수 있다. 예를 들어 Violation Type이 “Running a Red Light” 또는 "Seat Belt Violation" 또는 "Speeding"인 모든 운전자를 추출한다.

4. DUI 및/또는 Reckless Driving에 해당하는 모든 기록을 추출하려면 어떻게 해야 할까? 사용자 지정 자동 필터 대화 상자의 상단 왼쪽 입력 상자에서 같음(=)을 선택한 다음 상단 오른쪽 입력 상자에서 DUI를 선택한다. 그런 다음 ‘또는’을 클릭하고 하단 왼쪽 입력 상자에서 다시 같음(=)을 선택하고 하단 오른쪽 입력 상자에서 Reckless Driving을 선택한다.

중요 참고 사항: 그리고가 아니라 ‘또는’을 선택하는 이유가 무엇일까? ‘또는’은 DUI가 있는 모든 레코드 또는 Reckless Driving이 있는 모든 레코드를 의미한다. ‘그리고’는 이러한 두 가지 위반을 모두 포함하는 레코드를 의미한다. 이 데이터베이스/테이블에서는 개별 레코드에 복수의 위반이 포함된 경우는 없다(실제로는 그런 운전자들이 있지만).



날짜 필터(사용자 지정 조건 사용)
엑셀의 날짜 필터는 상당히 포괄적이며 개별 또는 복수 날짜를 일, 주, 월, 년, 분기 또는 안간 누계와 날짜 범위를 기준으로 추출할 수 있게 해준다. 또한 2017년과 같지 않은 모든 날짜 또는 3월, 4월, 5월과 같지 않은 모든 날짜와 같이 부정 논리를 사용할 수 있다.

1. Violation Date 필드의 화살표를 클릭하고, 날짜 필터 아래 검색 상자 옆의 화살표를 클릭한 다음 작은 드롭다운 메뉴에서 ‘년’을 선택한다.

2. 모두 선택을 해제한 다음 2016과 2015를 다시 선택하고 ‘확인’을 클릭한다.

3. 2016년과 2015년에 해당되지 않는 모든 테이블이 사라진다..

4. 정렬/필터 하위 메뉴에서 Violation Date에서 필터 해제를 클릭한다.

5. 같은 메뉴에서 검색 상자 드롭다운 메뉴에서 월을 선택한다.

6. 2017, 2016, 2015 옆의 더하기 기호를 클릭한 다음 3월, 4월, 5월 선택을 해제하고 필드 값 
없음을 선택 해제하고 확인을 클릭한다.

7. 3월, 4월, 5월을 제외한 모든 레코드가 표시된다.




8. 날짜 필터에는 같음, 이전, 이후, 해당 범위, 내일, 오늘, 어제, 다음 주, 이번 주, 지난 주, 다음 달, 이번 달, 지난 달, 다음 분기, 이번 분기, 지난 분기, 내년, 올해, 작년, 연간 누계, 
해당 기간의 모든 날짜(4분기부터 12개월까지), 그리고 사용자 지정 필터까지 많은 항목이 포함되어 있다.

9. 이러한 필터의 대부분은 1단계/1클릭 프로세스다. 즉, 필터를 클릭하면 결과가 즉시 표시된다.




10. 같음, 이전, 이후, 해당 범위 또는 사용자 지정 필터를 선택하는 경우 사용자 지정 자동 필터 대화 창이 열리고 특정 날짜와 같음, 이전, 이후, 이전 또는 같은 등의 범주를 선택할 수 있다. 오른쪽에 기준이 되는 날짜를 입력할 수 있다. 

11. 특정 범위를 필터링하고 싶다면, 드롭다운 목록에서 다음과 같이 날짜를 선택하기만 하면 된다.
이후 또는 같음: 2017-02-22
그리고
이전 또는 같음: 2017-05-01

‘확인’을 클릭하면 엑셀에는 요청한 날짜만 표시된다.




참고:
이 필터의 경우 (A) 그리고 (B) 사이의 모든 날짜를 원하므로 그리고가 올바른 부울 연산자다. 또는을 선택하면 엑셀은 전체 데이터베이스 테이블을 표시한다. 모든 날짜가 선택한 날짜 이전, 이후이거나 선택한 날짜와 같기 때문이다. editor@itworld.co.kr