엑셀 피벗 테이블로 '정확하고 빠르게' 보고서를 작성하는 방법

PCWorld
난해하고 부실하기로 이름난 엑셀의 보고 기능을 개선할 때는 피벗(Pivot) 테이블만한 게 없다. 피벗 테이블은 사실 엑셀이 복잡한 다중 파일 스프레드시트 데이터에서 더 나은 보고서를 만들 수 있도록 사용하는 툴이다. 사용자는 스프레드시트 데이터베이스를 필터링, 정렬, 재편성, 계산, 요약한 후 특정 정보를 보고서로 추출할 수 있다.

예를 들어, 스프레드시트에는 25개의 필드 칼럼(Field Column)이 포함될 수 있지만 보고서에는 4개의 필드만 필요하다. 피벗 테이블 툴을 통해 이런 데이터를 말 그대로 몇 초 안에 필터링할 수 있기 때문에 기존 보고 기능보다 크게 개선된 것이 사실이다.

여기서의 작업을 더 쉽게 연습할 수 있도록 칼럼에 언급된 모든 데이터를 다운로드할 수 있는 엑셀 워크북을 만들었다. 다운로드 해서 따라하면 편리하다.

관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블용 워크북 다운로드

이 워크북에는 관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블에서 콘텐츠를 만들고 엑셀 예제를 연습할 때 사용할 수 있는 여러 개의 스프레드시트가 있다.

단일 “플랫 파일(Flat File)” 피벗 테이블 보고서
피벗 테이블은 “테이블로 정의된” 스프레드시트로, 피벗 테이블 툴이 플랫 파일 및 다중 파일(관계형) 데이터베이스를 위한 사용자 정의 보고서를 작성할 때 사용한다. 매우 사용자 친화적인 필터링 기능 몇몇을 포함한 이 강력한 기능은 한 번에 충분히 다룰 수 없는 광범위한 주제다. 따라서 오늘은 단일 “플랫 파일” 피벗 테이블 보고서만 다룬다. 다중 파일 “관계형” 피벗 테이블 보고서는 추후에 다룬다.

1. 데이터베이스 파일을 연 후 Violations 탭을 클릭한다. 커서를 Violation Fee(벌금) 열에 놓는다. 아래쪽 화살표(오른쪽)를 클릭하고 ‘숫자 내림차순 정렬’을 하면 벌금이 높은 순대로 정렬된다. 그러나 이 경우 각 운전자별 벌금은 알 수 없다.

2. 리본 메뉴에서 ‘표 도구’ 아래 ‘디자인’ 탭을 클릭하고,도구 묶음에서 ‘피벗 테이블로 요약’을 클릭한다. 디자인 탭은 표가 활성화된 상태에서만 표시된다.

3. 피벗 테이블 만들기 대화 상자에서 표 범위 필드 상자에 현재 테이블(VIOLATIONS)을 입력한다.

4. ‘피벗 테이블 보고서를 넣을 위치를 선택하십시오’에서 ‘새 워크시트’를 선택하고, ‘확인’을 클릭한다. 

5. 오른쪽에 피벗 테이블 필드 패널이 표시된다.



엑셀에는 피벗 테이블 필드 목록과 함께 ‘보고서를 작성하려면 피벗 테이블 필드 목록에서 필드를 선택하십시오’라는 도움말이 표시된다. 

6. 피벗 테이블 필드에서 License Number(면허 번호), Violation Type(위반 유형), Violation Fee(벌금) 옆의 상자를 체크해 선택한다. 체크하는 즉시 보고서가 작성된다. 

참고 : 피벗 테이블 필드 패널의 하단에 필터, 열, 행, 값 등의 옵션이 표시된다. 화살표를 클릭하여 행 및 값 아래의 필드 상자가 있다. 이에 대해서는 추후에 설명하도록 하겠다.


7. 면허 번호(License Numbers)를 기준으로 정렬되며 각 면허 번호 아래에 위반 유형이 유형에 따라 알파벳 순서로 정렬되고 각 위반 유형 옆에 벌금이 기록되며, 면허 번호 별로 소계가 표시되고, 제일 아래에 총합계가 나타난다. 원하는 필드 옆의 체크 상자만 클릭하면 엑셀이 나머지를 처리한다. 

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이제 보고서가 완료되고 상사에게 제출하면 상사는 “각 운전자별 누적된 벌점”을 보고싶다고 말할 것이다. 문제 없다. 피벗 테이블 보고서에 필드를 추가할 때는 다른 체크 상자를 클릭해 조정하면 된다. 

8. 피벗 테이블 필드 패널을 활성화하려면 현재 보고서의 아무 곳을 클릭한다.

9. 피벗 테이블 필드에서 Point(벌점) 필드를 체크한다.

10. 아래 영역에서 Point가 ‘행’에 들어가 있다면, ‘값’으로 드래그해서 옮긴다. 

11. 옮긴 ‘points’ 항목에서 오른쪽에 삼각형 아이콘을 클릭한 후, ‘값 필드 설정’을 클릭하고, 값 요약 기준에서 선택한 필드의 데이터를 ‘합계’로 설정한다.

12. 이제 각 위반 사항 옆에 점수가 나열된다. 면허 번호 별로 벌점을 취합하고 하단에 총계를 표시하며, 벌금의 이전 총계에는 변경이나 영향이 없다.



13. 또한, 리본 메뉴에 ‘피벗 테이블 도구 탭이 추가되며, 그 안에 분석과 디자인 항목 탭이 추가된다. 앞서 진행한 모든 작업을 분석 탭 안에서 할 수 있고, 피벗 차트 및 추천 피벗 테이블도 함께 표시된다.

14. 추천 피벗 테이블 버튼을 클릭한다. 엑셀은 이 테이블의 필드에 기초하여 추가적으로 7개의 추천 보고서를 제공한다. 다른 보고서를 선호하는 경우 선택한 후 확인을 클릭한다.



15. 디자인 탭을 클릭하면 디자인 메뉴를 반영하기 위해 리본 메뉴가 변경된다.

16. 레이아웃 항목의 첫 4개 버튼은 사용자 정의할 수 있는 추가 기능을 제공한다. 각 항목을 클릭하면 어떤 기능을 하는지 확인할 수 있다. 



17. 피벗 테이블 스타일 옵션 항목에서는 행 머리글, 열 머리글이 선택되어 있는지 확인한다. 머리글은 보고서를 정확히 읽기 위해 필요하다. 줄무늬 행이란 테이블의 데이터를 쉽게 읽을 수 있도록 테이블이 한 줄 걸러 강조 또는 색상이 표시된다는 뜻이다. 

18. 다음으로 피벗 테이블 스타일 항목에서는 여러 컬러 테이블 스타일의 하위 메뉴를 표시하기 위해 작은 아래쪽 화살표를 클릭한다. 프로젝트에 적합한 스타일을 한 번 클릭하면 즉시 변경된다. 다양한 스타일로 실험하면서 컬러와 서식이 테이블을 얼마나 많이 변경하는지 확인한다.

19. 피벗 테이블 스타일에서 화살표를 클릭했을 때 제일 밑에 위치하는 메뉴는 ‘피벗 테이블 스타일 새로 만들기’와 ‘지우기’다. 피벗 테이블 스타일 새로 만들기를 선택하면 새 피벗 테이블 스타일 대화 상자가 열리면서 사용자 저의 스타일을 디자인할 수 있는 수십 개의 서식 기능이 표시된다. 

20. 하단의 스프레드시트 탭을 더블 클릭하고 보고서 이름을 설정한 후 파일을 저장한다.

원하는 컬러를 선택해 다양한 모양의 테이블을 꾸밀 수 있다.


팁 : 현재 피벗 테이블 필드 패널 내의 배치가 마음에 들지 않으면, 피벗 테이블 필드 패널안의 톱니 상자를 클릭해서 레이아웃을 변경할 수 있다. 또한, 피벗 테이블 필드의 위치나 크기가 마음에 들지 않을 경우, x 옆의 삼각형 아이콘을 클릭해 이동, 크기, 닫기 등을 눌러 창을 변형할 수 있다. 

참고 : 엑셀은 인기가 많은 프로그램이라서 많은 서드파티 업체가 툴 킷(Tool Kits), 보고서 생성기(Report Generators), 그래픽 효과(Graphic Effects) 플러그인 등의 부가기능 프로그램과 다양한 기능을 수행하는 독자적 앱을 개발했다. 외부 앱을 사용하려면 파일 > 옵션 > 추가 기능을 클릭하여 이미 설치되어 있는 추가 기능 애플리케이션 목록을 표시한 후 하나를 선택한다. 없어서는 안 될 필수적인 툴을 발견할 수도 있다.


테이블 형식으로 표시한 보고서 레이아웃 editor@itworld.co.kr