“일에 방해 안 되게!” 지메일 알림을 더 똑똑하게 만드는 법

Computerworld
방해 요소를 줄이고 업무 집중도를 높이기 위한 노력은 끝이 없다. 이런 노력 중에 발견한 것은 알림이 생산성을 방해한다는 점이다.

알림은 그 성격 자체가 집중을 흩트린다. 반짝이거나 ‘딩동’ 같은 소리로 어떤 매우 중요한 일을 하고 있던 간에 시선을 빼앗는다. 특히, 스마트폰 알림은 순간적인 집중을 원할 뿐 실제 행동을 필요로 하지 않는 것들이 많다.

이 외에도 많을 것이다. 이런 모든 알림들은 생산성을 떨어뜨린다. 이를 뒷받침하는 과학적 근거들도 상당히 많다. 근거를 보지 않더라도, 필자와 유사한 사람들이라면 ‘디지털 방해’가 상당히 자주 벌어진다고 느낄 것이다.

때로 알림은 스위치를 끄는 것처럼 간단히 없앨 수도 있지만, 이메일처럼 연락을 주고 받기 위한 목적의 알림은 보다 복잡하다. 우리 대부분은 정말로 집중을 해야 하는 시간에도 최소한 어떤 메시지들은 받고 싶어하기 때문이다. 따라서 이메일 알림을 모두 꺼버리는 것은 좋은 해결책이 아니다.

하지만 몇몇 맞춤형 조정을 통해서 안드로이드 디바이스의 지메일 알림의 방해로부터 조금은 해방될 수 있다. 가장 중요한 메시지가 왔을 때만 알림이 울리도록 하고, 나머지는 조용히 받은 편지함에서 대기하도록 하는 것이다.

그 방법을 알아보자.

1단계 : 알림을 받을 이메일을 정하라
전체 프로세스 중 가장 중요한 부분이자 가장 어려운 부분이기도 하다. 어떤 이메일이 어떤 상황에서든 알림을 받을 만큼 중요한지 심사숙고해야 한다. 특히, 다른 이메일들과 어떻게 구별될지 고민하는 것도 필요하다.

상사나 중요한 고객사 등 특정인에게서 온 이메일일 수도 있다. 아니면 제목이나 이메일 본문에 특정 문구를 포함하고 있을 수도 있다. 아니면 특정 이메일 주소에서 온 메일일 수도 있다.

알림을 꼭 받아야 할 이메일들을 정했다면, 다음의 순서에 따라 알림을 설정해보자. 여기서는 ‘Fitzy’라는 사람의 이메일은 무조건 알림을 받는 것으로 가정했다.

우선, 이런 이메일을 필터링할 수 있는 라벨을 만들어야 한다. 웹 브라우저로 지메일에 접속한 다음 검색 상자 오른쪽에 있는 화살표를 클릭한다. 클릭했을 때 나타나는 상자에 알림을 받을 이메일을 구별할 요소들을 채워 넣는다. 이메일 주소나 포함하는 단어 등이며, 오른쪽 아래 ‘이 검색 기준으로 필터 만들기’를 클릭한다.



이제 ‘다음 라벨 적용’의 상자를 체크하고, ‘새 라벨’을 생성한다. 여기서 필자는 ‘주목!’이라는 라벨을 만들었지만, 이 이름은 무엇이든 상관없다.



마지막으로 ‘필터 만들기’라는 파란색 버튼을 클릭한다. 여기에 포함하고 싶은 다른 유형의 이메일이 있으면 처음으로 돌아가 같은 과정을 반복한다.

2단계 : 중요한 메시지가 알림이 울리도록 설정한다
이제 중요한 메시지들이 새로운 ‘주목!’(혹은 어떤 이름이든) 라벨로 정리됐다. 이제 지메일에게 이 라벨에 해당하는 이메일이 온 경우 알려주도록 명령할 차례다. 안드로이드 폰에서 지메일 앱을 연 다음, 앱의 왼쪽 사이드 메뉴를 연다. 아래로 스크롤을 하면 ‘설정’이 있고, 설정을 원하는 지메일 계정을 선택한다.

우선 알림 옆의 상자에 체크가 되어있는지 확인한다. 되어 있다면, ‘라벨 관리’ 섹션까지 스크롤한다. 이것을 탭하고, 방금 만든 우선순위의 라벨을 찾아 ‘라벨 알림’과 ‘모든 메알 알림’ 옆의 상자에 체크 한다.

마지막으로 ‘메일 동기화’ 부분을 탭해서 ‘지난 30일’로 설정되어 있는지 확인한다.

3단계 : 다른 것들은 알림이 오지 않도록 설정한다
이제 거의 다 됐다. 라벨에 포함될 중요한 메시지들은 휴대폰에 알림이 올 것이다. 이제 나머지 이메일들에 대한 알림을 끄면 중요한 메시지만 알림이 오게 될 것이다.

지메일 앱의 설정 화면으로 이동한다. ‘받은 편지함 소리 및 진동’을 탭하고, ‘라벨 알림’ 옆의 상자에 체크를 해제한다. 그러면 받은 편지함으로 들어오는 메시지에 대한 알림을 받지 않게 된다.

이제 모든 설정이 끝났다. 라벨로 지정된 메시지 외에 다른 이메일들이 오더라도 스마트폰에 알림이 울려 집중이 흐트러지는 일은 없을 것이다. editor@itworld.co.kr