“엑셀을 더 영리하게” 매크로 사용을 위한 요령과 팁

PCWorld

엑셀 매크로는 매크로 명령을 의미한다. 매크로 명령은 컴퓨터 프로그램이나 프로그래밍 언어(비주얼 베이직, C, 어셈블러, PHP 등)에 반복된 수동 입력이 오류나 실수에 취약한 반복 작업을 중심으로 일련의 작업을 수행하도록 명령하는 명령 시퀀스이다. 통상 매크로 레코더를 사용해 애플리케이션 매크로를 생성한다. 이 레코드는 사용자가 반복 작업하는 동안 키 입력을 기록, 매크로 이름이나 바로가기 키를 실행할 때마다 이 키 입력을 되풀이한다.



매크로의 기능
프로그래머와 최종 사용자도 비슷한 이유로 매크로를 만들어 사용한다. 예를 들어, 복잡한 작업 절차를 단순하게 만들고, 명령 시퀀스를 하나의 명령문으로 만들고, 반복 작업을 자동화하기 위해서이다. 수동으로 도시, 주, 우편번호를 1개 열(컬럼)에서 3개 열로 분리하는 대신 매크로를 만들어, 매번 생성하는 스프레드시트마다 동일한 헤더 데이터를 입력하는 대신 매크로를 사용한다.

매크로 팁과 요령, 반드시 알아야 할 내용
다음은 매크로의 기본 사항 3가지이다.

• 항상 ‘홈’ 위치에서 시작한다. Ctrl+Home을 이용한다.

• 항상 방향 키로 탐색을 한다. Up, Down, End, Right, Left를 의미한다.

• 항상 관련 있는 셀 주소를 사용한다. 매크로에 기록된 키스트로크(키 입력)와 시작 셀의 위치가 연결되어 있어야 한다는 의미이다. A1인 ‘홈’ 위치가 여기에 해당된다.

여기에 더해, 더 알아야 할 3가지 팁이 있다.
• 절대 셀 주소를 사용한다. 정확한 셀 위치가 매크로에 기록되어야 한다는 의미이다. 이는 변경이 되고, 새 데이터가 추가되고, 기존 데이터가 삭제되고, 리스트가 더 길어질 때 매크로 작동을 제한한다.

• 매크로를 작게 구체적으로 유지한다. 예를 들어, 데이터를 정렬하는 매크로, 특정 정보를 추출하는 매크로, 추출한 정보를 출력하는 매크로를 각각 생성한다. 이 모든 작업을 하나의 긴 매크로로 생성할 경우, 많은 기능을 실행하거나, 많은 수식이나 긴 스프레드시트에서 계산을 해야 할 때를 중심으로 매크로 속도가 느려진다. 또 오류가 발생했을 때 해당 지점을 찾는 데 아주 오랜 시간을 소비하게 된다. 오류 지점을 찾기 위해 한 번에 키스트로크 하나씩 전체 매크로를 확인해야 하기 때문이다. 매크로를 작게 만들고, 분리시켜 실행해야 한다. 그래야 빨리 결과와 정확도를 확인할 수 있다.

• 사전에 고정된 값과 데이터를 입력한다. 제품 ID 번호, 제품 가격, 제품 설명 등 거의 변경되지 않는 고정 정보가 포함된 셀을 의미한다. 매크로는 수식 입력, 정렬, 서식 같은 반복 작업, 피벗 테이블 필터로 특정 데이터를 추출하는 작업, 상세한 도표를 만드는 작업, 복잡한 테이블(표)을 만드는 작업에 매크로를 사용한다.

반드시 알아야 할 매크로 키보드
정확한 매크로를 만들기 위해 키보드를 활용하는 것이 좋다. 화살표 키와 함께 사용하는 End 키가 가장 중요하다. 셀 하드코딩 없이 스프레드시트 곳곳을 탐색할 수 있는 유일한 방법이다. Home 위치에서 A열을 선택하는 방법을 예로 들자. End 키를 누른 후 Shift 키와 Down 화살표 키를 동시에 누르면 A열이 선택된다. 선택이 절대 바뀌지 않는다는 것을 확신하지 않는 한, 매크로에서 A1-A12 선택에(셀 주소 하드코딩) 마우스나 코드를 사용할 수 없다.

커서가 데이터 테이블 범위에 위치했을 때, Ctrl+A로 스프레드시트에서 데이터를 포함하고 있는 모든 셀을 선택할 수 있다. 그리고 Ctrl+A를 두 번 눌러 전체 스프레드시트를 선택할 수 있다.

키스트로크를 정확히 입력해야 매크로에 문제가 발생하지 않는다. 예를 들어, Ctrl+A는 동시 키스트로크이다. Ctrl 키를 누른 상태에서 문자 A를 누르고, 두 키를 동시에 놓아야 한다는 의미이다(+는 동시 키스트로크).‘ End-Down은 연속된 키스트로크이다. End 키를 누르고 놓은 다음 Down 화살표 키를 누르고 놓는다. 동시에 누르고 놓는 것이 아니다(-는 순차적 키스트로크).

마이크로소프트가 리본 메뉴를 도입하기 전, 명령 옆 드롭다운 메뉴에 바로가기 키가 표시됐었다. 새 리본 바로가기 키는 검은색 상자 안 흰색 글씨로 리본 메뉴 안에 표시되면, Alt 키로 이용할 수 있다. Alt 키를 한 번 누르면 엑셀의 새 바로가기 키가 활성화 되고, 한 번 더 누르면 꺼진다.



매크로 생성, 명명, 사용 방법
매크로를 기록하려면 ‘개발 도구’ 탭 아래 매크로 기록을 누른다. 매크로 기록 대화 상자에 정보를 입력한 후 ‘확인’을 클릭한다.

매크로 이름 : 반드시 문자로 시작해야 한다. 이후 문자와 숫자, 밑줄을 선택해 사용할 수 있다. 다른 문자는 사용할 수 없다.

바로가기 키 : CTRL+ J와 CTRL+ M을 사용할 수 있다. 다른 문자를 선택하면 매크로가 키의 원래 기능(복사의 Ctrl+C나 출력의 Ctrl+P 등)을 덮어 쓴다. 이미 지정되어 있는 키를 사용하기로 선택했다면, Shift+F2(셀 주석 추가 또는 편집) 같이 자주 사용하지 않는 키를 선택해야 한다.

저장 위치 : ‘이 통합문서’, 또는 ‘새 통합문서’에 저장한 매크로는 해당 통합문서에서만 기능을 한다. 전체 스프레드시트에 사용하려면 개인용 매크로 통합문서(PMW)에 매크로를 저장해야 한다.

설명 : 매크로의 기능을 설명한다.



자주 사용하는 매크로는 빠른 실행도구 모음이나 사용자 지정 그룹에 매크로 버튼을 추가하는 것이 좋다.

빠른 실행도구 모음 추가하기
1. 파일 > 옵션 > 빠른 실행도구 모음을 선택한다.

2. 빠른 실행도구 모음 사용자 지정 화면이 표시되면, 매크로 선택 필드 상자에서 매크로를 선택한다.

3. 빠른 실행도구 모음에 표시할 매크로를 목록에서 선택한다.

4. 추가 버튼을 클릭, 선택한 매크로를 다른 (오른쪽) 패널로 옮긴다.

5. 오른쪽 패널 아래 수정(Modify) 버튼을 클릭한 후 버튼 수정 (Modify Button) 대화 상자에서 심벌을 선택한 다음 확인을 클릭한다.

6. 빠른 실행도구 모음에 새 매크로 버튼이 생성된다.

리본 메뉴의 사용자 지정 그룹에 매크로 버튼을 추가하기
1. 파일 > 옵션 > 리본 사용자 지정을 선택한다.

2. 사용자 지정 리본 화면이 표시되면, 오른쪽 패널 안 ‘개발 도구’ 상자에 표시를 한 후, + 기호를 클릭해 탭 아래 그룹을 열어 닫는다.

3. (오른쪽 패널의 중앙 하단에 위치한) 새 그룹 버튼을 클릭하면, 엑셀이 리스트 가장 아래에 새 그룹(사용자 지정)을 추가한다.

4. 이름 바꾸기 버튼을 클릭한다. 이름 바꾸기 창이 표시되면, 새 그룹의 이름을 입력한 다음 아이콘 라이브러리에서 아이콘을 선택한 후 확인을 클릭한다.

5. 그리고 왼쪽 패널에서 매크로를 클릭하면, 시스템에서 사용할 수 있는 모든 매크로가 표시된다.

7. 리본 메뉴에 추가할 매크로를 선택한 다음 추가 버튼을 클릭한다. 새 사용자 지정 그룹에 매크로가 추가될 것이다.

8. 완료되면 확인을 클릭한다.

9. 개발자 탭을 클릭하면, 오른쪽 끝에 새 매크로 그룹이 표시된다, 여기에 사용자 매크로가 위치해 있다. 실행시킬 매크로 버튼을 클릭한다.


매크로 기록 실습
실제 간단한 매크로를 기록해 보자. 여러 서식을 사용한 전화번호 목록이 있는 스프레드시트를 받았다고 가정하자. 대시, 구두점, 괄호, + 기호 등등 사용한 서식이 다양한 전화번호 목록이다. 구두점과 괄호를 사용한 서식을 찾아, 이를 대시로 교체하고, (왼쪽/오른쪽 정렬 및 위/아래 정렬된)셀 텍스트를 중앙 정렬하는 매크로를 기록해 보자.

1. 개발도구 탭을 선택한 다음 코드 그룹에서 매크로 기록 버튼을 클릭한다.

2. 매크로 기록 대화 상자에서 매크로 이름, 바로가기 키(해당되는 경우), 설명을 입력한다. 매크로 저장 위치 필드는 기본 값인 ‘개인용 매크로 통합문서(PMW)를 그대로 유지한 후 확인을 클릭한다.

3. 이제 기록 모드이다. 모든 것이 기록된다는 점을 명심해야 한다.



참고: 다음 매크로는 기존 마이크로소프트 서식 명령을 사용했다(명령과 버튼은 모두 대문자). 명령/키/버튼(탭과 바꾸기 등)과 대화/메뉴 탭, 필드, 설명을 혼동하지 않기 위해서이다.

4. 다음 키스트로크를 순서대로 정확히 입력한다.
CTRL+ HOME
CTRL+ A : 전체 데이터베이스/매트릭스가 선택
Alt H F A : 셀 서식 대화 상자의 맞춤 탭을 표시
Tab을 눌러 가로 필드로 이동, 가운데 선택
Tab을 눌러 세로 필드로 이동, 가운데 선택
Enter
CTRL+ HOME
DOWN
SHIFT+ END– DOWN
Alt H F A (셀 서식 대화 상자의 맞춤 탭을 표시)
Tab을 눌러 가로 필드로 이동, 왼쪽 선택
Tab을 눌러 세로 필드로 이동, 가운데 선택
Enter
CTRL+ HOME
CTRL+ H (찾기/바꾸기 대화 상자를 표시)
바꾸기(바꾸기 탭을 클릭)
찾을 내용 필드에 구두점(.) 입력
Tab키 눌러 바꿀 내용 필드로 이동
바꿀 내용 필드에 대시(-) 입력
Tab키를 눌러 ‘모두 바꾸기’로 이동해 Enter
항목이 바뀌었다는 대화 상자가 나오면 Enter
Tab키를 여러번 눌러 찾을 내용 필드로 이동
왼쪽 괄호(() 입력
Tab키를 눌러 바꿀 내용 필드로 이동
백스페이스키를 눌러 기존에 바꿀 내용 필드에 있던 대시 기호를 삭제.
Tab키를 눌러 ‘모두 바꾸기’로 이동해 Enter
Tab키를 여러번 눌러 찾을 내용 필드로 이동
Tab키를 여러번 눌러 찾을 내용 필드로 이동
오른쪽 괄호와 아래 막대()_) 입력
Tab키를 눌러 바꿀 내용 필드로 이동
대시(-) 입력
Tab키를 눌러 ‘모두 바꾸기’로 이동해 Enter
항목이 바뀌었다는 대화 상자가 나오면 Enter
Tab키를 눌러 ‘닫기’로 이동해 Enter
개발 도구 탭 클릭, 매크로 기록 중지 아이콘 클릭

5. 지금까지 모든 변경사항을 실행 취소하고, 매크로를 실행 : 개발 도구 > 매크로로 이동, 리스트에서 FormatPN 매크로를 선택한 후 실행(Run) 버튼을 클릭한다. 그러면 1초 만에 매크로가 실행된다.

6. 이제 지금까지 변경 사항을 모두 실행 취소한다.

7. 그리고 섹션 5-생성 및 명명, 매크로 사용방법의 - 2. 리본 메뉴의 사용자 지정 그룹에 매크로 버튼 추가 방법’대로 새 FormatPN 매크로를 리본 메뉴에 추가한다.

8. 개발 도구 탭을 선택한 후, 새 매크로 아이콘을 클릭하고 매크로 실행을 확인한다. editor@itworld.co.kr