2016.04.07

How-To : “전문가처럼 빠른” MS 오피스 단축키 조합 15가지

JD Sartain | PCWorld
메뉴 주도적 단축키로의 진화에도 불구하고 마이크로소프트 오피스에서는 기능(Fn)키가 여전히 나름의 역할을 맡고 있다는 점을 기억해 보자. 워드, 엑셀, 아웃룩에서 기능 키를 활용하면 자주 사용하는 명령을 더 빠르고 쉽게 수행할 수 있다.

가장 필수적인 기능키 조합 15가지를 소개한다. 마우스와 키보드 단축키를 사용한 양손 입력에 익숙해지면 프로젝트 작업 시간이 단축되는 효과를 실감할 수 있다.

MS 오피스 공용 키 조합
1. 도움말
F1은 모든 마이크로소프트 제품을 포함해 거의 모든 소프트웨어 프로그램에서 사용 가능한 도움말 키다. Ctrl+F1을 함께 누르면 워드와 엑셀에서 리본 메뉴 바가 표시되거나 사라진다.

2. 이동
F5는 워드와 엑셀 모두에서 이동 키를 담당한다. 엑셀은 B55나 G12같은 셀 레퍼런스의 대화상자 프롬프팅을 표시한다. 워드의 대화 상자 프롬프트로는 페이지, 섹션, 줄, 그래픽 등 13가지 다양한 위치가 있다.

3. 문서간 토글
Ctrl+F6는 하나 이상의 워드 문서 혹은 엑셀 파일이 열려 있을 때 각 문서를 자동으로 오가는 기능이다.

4. 맞춤법 검사
F7키는 엑셀, 워드, 아웃룩에서 맞춤법 검사(Spell Check) 대화상자를 실행한다.


5. 저장
Shift+F12키는 현재 문서, 스프레드시트, 현재 아웃룩(이메일, 연락처, 작업 등)에서 열려 있는 모든 작업을 저장한다. F12키는 엑셀, 워드, 아웃룩에서 다른 이름으로 저장하기를 열고 새로운 파일명으로 이어준다.

워드
6. 대소문자 변경
Shift+F3은(아웃룩 포함) 선택된 텍스트의 대소문자를 서로 번갈아 바꿔준다. 변경하고 싶은 텍스트 부분을 하이라이트하고 원하는 대소문자가 나올 때까지 계속 누르면 된다. 워드 사용 중 실수로 Shift 키를 눌렀을 때 혹은 Caps Lock 키가 켜진 줄 모르고 입력했을 때, 텍스트를 지우지 않아도 된다.

7. 마지막 작업 반복
F4 키는 방금 수행한 마지막 작업을 반복한다. 예를 들어 텍스트 상자 생성, 그래픽 입력, 선 긋기를 하고 F4를 누르면 그 작업을 계속 반복된다. 일일이 메뉴를 클릭하지 않아 편리하다.

8. 동의어
Shift+F7 기능은 동의어를 열고 선택 단어와 비슷한 단어를 제안한다.


9. 하이퍼링크 비활성화
하이퍼링크는 우클릭 메뉴를 통해 비활성화가 가능하다. 하지만 수십 개의 하이퍼링크를 문서에서 없애려면 시간이 많이 걸린다. Ctrl+Shift-F9 조합도 선택된 활성 하이퍼링크를 비활성화한다. 모든 활성 하이퍼링크를 비활성화하려면 우선 Ctrl+A를 눌러 전체 문서나 이메일을 선택한 후 Ctrl+Shift+F9를 누르면 된다.

엑셀
10. 셀 편집
F2키는 활성 셀(텍스트와 공식)을 편집하는 빠르고 손쉬운 공식 관리 방법이다.

11. 함수 입력
대상 셀에 커서를 놓고 Shift+F3을 눌러 함수 입력(Insert Function) 대화상자를 연다. (SUM, AVERAGE, IF, COUNT) 등 함수 목록을 선택하고 확인 버턴을 클릭한다. 다음 함수 인수(Function Argument) 대화를 열고 선택한 함수를 사용해 계산하려는 영역을 프롬프팅 한다. 만약 대상 셀이 숫자 열 아래에 있으면 엑셀은 자동으로 대상 셀 위의 수를 입력한다. 영역이 결정되면 OK를 클릭하자. 엑셀이 함수/공식 더하기 영역을 입력하고 답을 계산한다.
사진3
Shift+F3 조합은 엑셀에서 함수/공식 대화상자를 연다.

12. 셀 레퍼런스 생성
F4키는 공식을 토글해 절대 혹은 비교 셀 레퍼런스를 생성한다. 아래 사진이 말로 설명하는 것보다 훨씬 효과적일 것이다.

셀 레퍼런스 입력 이후 F4키는 레퍼런스를 절대 레퍼런스로 바꿀 수 있다.

13. 매크로 대화상자 표시
Alt+F8은 매크로 대화상자를 표시한다. 모든 매크로의 실행, 스텝 스루(Step Through), 편집, 삭제, 맞춤설정 옵션을 제공한다.

14. 활성 워크시트 계산
아주 거대한 워크시트를 재계산할 때는 시간이 많이 소모된다. 특히 공식이 같이 로딩되면 더욱그렇다. 이럴 때 고급 사용자들은 ‘자동-계산’ 기능을(파일>옵션>공식, 이후 계산 옵션-워크북 계산 아래의 수동 클릭) 끈다. 이 기능이 비활성화되면 작업을 더 빠르게 할 수 있다. 텍스트와 공식 입력, 편집 작업이 마무리되면 Shift+F9를 눌러 모든 공식을 다시 계산할 수 있다.

15. 현재 범위 내 데이터로 차트 생성

F11은 활성 워크시트의 활성 영역 데이터로 차트를 생성한다. 하지만 영역을 먼저 하이라이팅 하면 차트 편집 시 시간 절감이 된다.  editor@itworld.co.kr



2016.04.07

How-To : “전문가처럼 빠른” MS 오피스 단축키 조합 15가지

JD Sartain | PCWorld
메뉴 주도적 단축키로의 진화에도 불구하고 마이크로소프트 오피스에서는 기능(Fn)키가 여전히 나름의 역할을 맡고 있다는 점을 기억해 보자. 워드, 엑셀, 아웃룩에서 기능 키를 활용하면 자주 사용하는 명령을 더 빠르고 쉽게 수행할 수 있다.

가장 필수적인 기능키 조합 15가지를 소개한다. 마우스와 키보드 단축키를 사용한 양손 입력에 익숙해지면 프로젝트 작업 시간이 단축되는 효과를 실감할 수 있다.

MS 오피스 공용 키 조합
1. 도움말
F1은 모든 마이크로소프트 제품을 포함해 거의 모든 소프트웨어 프로그램에서 사용 가능한 도움말 키다. Ctrl+F1을 함께 누르면 워드와 엑셀에서 리본 메뉴 바가 표시되거나 사라진다.

2. 이동
F5는 워드와 엑셀 모두에서 이동 키를 담당한다. 엑셀은 B55나 G12같은 셀 레퍼런스의 대화상자 프롬프팅을 표시한다. 워드의 대화 상자 프롬프트로는 페이지, 섹션, 줄, 그래픽 등 13가지 다양한 위치가 있다.

3. 문서간 토글
Ctrl+F6는 하나 이상의 워드 문서 혹은 엑셀 파일이 열려 있을 때 각 문서를 자동으로 오가는 기능이다.

4. 맞춤법 검사
F7키는 엑셀, 워드, 아웃룩에서 맞춤법 검사(Spell Check) 대화상자를 실행한다.


5. 저장
Shift+F12키는 현재 문서, 스프레드시트, 현재 아웃룩(이메일, 연락처, 작업 등)에서 열려 있는 모든 작업을 저장한다. F12키는 엑셀, 워드, 아웃룩에서 다른 이름으로 저장하기를 열고 새로운 파일명으로 이어준다.

워드
6. 대소문자 변경
Shift+F3은(아웃룩 포함) 선택된 텍스트의 대소문자를 서로 번갈아 바꿔준다. 변경하고 싶은 텍스트 부분을 하이라이트하고 원하는 대소문자가 나올 때까지 계속 누르면 된다. 워드 사용 중 실수로 Shift 키를 눌렀을 때 혹은 Caps Lock 키가 켜진 줄 모르고 입력했을 때, 텍스트를 지우지 않아도 된다.

7. 마지막 작업 반복
F4 키는 방금 수행한 마지막 작업을 반복한다. 예를 들어 텍스트 상자 생성, 그래픽 입력, 선 긋기를 하고 F4를 누르면 그 작업을 계속 반복된다. 일일이 메뉴를 클릭하지 않아 편리하다.

8. 동의어
Shift+F7 기능은 동의어를 열고 선택 단어와 비슷한 단어를 제안한다.


9. 하이퍼링크 비활성화
하이퍼링크는 우클릭 메뉴를 통해 비활성화가 가능하다. 하지만 수십 개의 하이퍼링크를 문서에서 없애려면 시간이 많이 걸린다. Ctrl+Shift-F9 조합도 선택된 활성 하이퍼링크를 비활성화한다. 모든 활성 하이퍼링크를 비활성화하려면 우선 Ctrl+A를 눌러 전체 문서나 이메일을 선택한 후 Ctrl+Shift+F9를 누르면 된다.

엑셀
10. 셀 편집
F2키는 활성 셀(텍스트와 공식)을 편집하는 빠르고 손쉬운 공식 관리 방법이다.

11. 함수 입력
대상 셀에 커서를 놓고 Shift+F3을 눌러 함수 입력(Insert Function) 대화상자를 연다. (SUM, AVERAGE, IF, COUNT) 등 함수 목록을 선택하고 확인 버턴을 클릭한다. 다음 함수 인수(Function Argument) 대화를 열고 선택한 함수를 사용해 계산하려는 영역을 프롬프팅 한다. 만약 대상 셀이 숫자 열 아래에 있으면 엑셀은 자동으로 대상 셀 위의 수를 입력한다. 영역이 결정되면 OK를 클릭하자. 엑셀이 함수/공식 더하기 영역을 입력하고 답을 계산한다.
사진3
Shift+F3 조합은 엑셀에서 함수/공식 대화상자를 연다.

12. 셀 레퍼런스 생성
F4키는 공식을 토글해 절대 혹은 비교 셀 레퍼런스를 생성한다. 아래 사진이 말로 설명하는 것보다 훨씬 효과적일 것이다.

셀 레퍼런스 입력 이후 F4키는 레퍼런스를 절대 레퍼런스로 바꿀 수 있다.

13. 매크로 대화상자 표시
Alt+F8은 매크로 대화상자를 표시한다. 모든 매크로의 실행, 스텝 스루(Step Through), 편집, 삭제, 맞춤설정 옵션을 제공한다.

14. 활성 워크시트 계산
아주 거대한 워크시트를 재계산할 때는 시간이 많이 소모된다. 특히 공식이 같이 로딩되면 더욱그렇다. 이럴 때 고급 사용자들은 ‘자동-계산’ 기능을(파일>옵션>공식, 이후 계산 옵션-워크북 계산 아래의 수동 클릭) 끈다. 이 기능이 비활성화되면 작업을 더 빠르게 할 수 있다. 텍스트와 공식 입력, 편집 작업이 마무리되면 Shift+F9를 눌러 모든 공식을 다시 계산할 수 있다.

15. 현재 범위 내 데이터로 차트 생성

F11은 활성 워크시트의 활성 영역 데이터로 차트를 생성한다. 하지만 영역을 먼저 하이라이팅 하면 차트 편집 시 시간 절감이 된다.  editor@itworld.co.kr



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