2015.07.24

“파워 유저로 가는 지름길” 지메일 받은편지함 관리 팁 5가지

Michael Mansaldo | PCWorld
우리 가운데 약 80%는 '이메일 호흡곤란' 증상을 겪고 있다. 받은편지함을 열 때마다 숨이 가빠지는 증상이다. 우리 잘못이 아니니 탓할 사람은 없다. 우리는 매일 우리의 관심을 끌려 경쟁하는 수백 통의 이메일 때문에 질식 상태에 빠져든다. 물론 메시지를 필터링, 분류하고 우선순위를 부여하는 서드파티 이메일 관리 도구가 있다. 통상 무료이기까지 하다. 그러나 지메일 사용자들은 서드파티 도구 없이도 이메일을 관리할 수 있는 수 많은 도구를 보유하고 있다. 이 가운데 다섯 가지를 소개한다.

1. 키보드 단축키 이용하기
생산성을 중시하는 사용자라면 키보드 단축키는 평범한 '유저'를 '파워 유저'로 만들어주는 도구라는 사실을 잘 알고 있을 것이다. 키보드 단축키를 이용하면 키보드에서 손을 뗀 후 마우스를 쥐거나, 트랙패드에 손가락을 가져갈 필요가 없기 때문에 더 빠르고 정확하게 받은편지함을 탐색할 수 있다. 지메일에는 '보내기', '이동', '참조 추가' 등 기본값으로 지정된 키보드 단축키가 있다. 효율성을 극대화하려면 나머지 단축키를 활성화시키면 된다.

Shift와 ?를 누르면 키보드 단축키 가이드를 확인할 수 있다.

편지함 우측 상단의 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭하고, 환경설정 > 기본설정 > 단축키에서 ‘키보드 단축키 사용'을 선택한다. 그리고 변경사항을 저장한다. 단축키가 기억나지 않을 경우 Shift와 ?를 동시에 눌러 확인할 수 있다.

2. 편지함의 표시 형식 선택하기
지메일은 도착한 순서대로 메시지를 표시하는 것이 기본값이다. 순서대로 이메일을 확인하는 방법을 선호한다면 별 문제가 없다. 그러나 대다수 사람들은 메시지를 우선순위에 따라 분류하는 방법을 선호한다. 다행히 지메일은 받은편지함을 정리하는 4가지 방법을 제공한다.

•중요한 메일부터 보기 : 지메일은 사용자의 이메일 사용 방식을 토대로 사용자에게 가장 중요한 메일을 예측, 노란색 마커로 표시한 후, 도착 순서에 상관 없이 가장 위에 배치한다.
•읽지 않은 메일부터 보기 : 읽지않은 메일 모두를 위에 배치해, 확인하지 않고 넘어가는 메일이 없도록 만든다.
•별표 표시한 메일부터 보기 : 앞서 중요한 메일에 별표를 표시하는 방법으로 우선순위를 지정했다면, 이런 메일들이 항상 가장 위에 표시된다.
•자동분류함 : 모든 메일이 자동으로 분류되는 형태를 선호할 수도 있다. 이 옵션은 지메일이 사용자가 가장 많이 연락을 주고 받는 메일 주소를 학습하도록 만든다. 지메일은 이를 바탕으로 '중요하고 읽지않은 메일', '별표 표시한 메일', '기타 모든 메일'로 분류한다.

편지함 분류 방법을 바꾸고 싶다면, 왼쪽 받은편지함 옆에 마우스를 가져갔을 때 표시되는 화살표의 드롭다운 메뉴에서 원하는 옵션을 선택한다.

자신에게 맞는 메일 분류 옵션을 테스트해 찾는다.

3. 카테고리 탭 켜기
지메일의 기본 설정값인 도착시간을 기준으로 한 메일 분류를 선호하는 경우에도 카테고리 탭을 활성화해 더 능률적으로 메일을 정리할 수 있다. 다섯 가지 탭을 편지함으로 활용할 수 있다. 개인 메시지용인 기본, 광고 및 마케팅 메일용인 프로모션, 소셜 네트워크 알림 메일용인 소셜, 영수증과 청구서, 확인서 메일용인 '업데이트', 토론 게시판과 메일링 리스트 메일용인 포럼이다. 주 편지함 상단의 탭을 통해 이렇게 생성한 편지함을 이용할 수 있다.

카테고리 탭을 활성화해, 수신한 메일을 별도의 하위 편지함에 정리한다.

기본 편지함 형식을 사용해야 카테고리 탭을 이용할 수 있다. 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 받은 편지함 설정을 선택한다. 그리고 팝업 창에서 원하는 탭을 선택한 후 저장을 누른다.

4. 개인전용 표시 사용하기
앞서 설명했듯, 메일 옆의 작은 노란색 마커는 해당 메일이 중요하다는 의미이다. 반대로 투명한 마커는 덜 중요한 메일을 가리킨다. 그런데 지메일의 개인전용 표시(Personal Level Indicators) 기능을 사용하면 더 자세한 정보를 제공하는 마커를 만들 수 있다. 이 기능을 켜면 마커 안에 화살표가 생긴다. 해당 사용자에게만 발송된 메일은 화살표가 1개, 단체 메일은 화살표가 2개, 메일링 리스트 메일은 화살표가 없다.

이 기능을 활성화시키려면 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 환경설정 > 기본설정 > 개인전용 표시로 이동, ‘표시 보기’를 선택한다. 그리고 변경사항 저장을 누른다.

5. 왼쪽 메일 탐색 메뉴창 맞춤화하기
라벨을 이용해 메일을 정리하고 있다면, 왼쪽 탐색 메뉴창의 라벨 링크를 맞춤화해 더욱 편리하면서도 유용하게 이용할 수 있다. 지메일은 3가지 방법으로 라벨 링크를 표시할 수 있다. 표시, 숨기기, 읽지 않은 대화가 있으면 표시이다. 아마 읽지 않은 대화가 있으면 표시가 가장 유용할 것이다. 아직 열어보지 않은 메일이 있는 라벨만 왼쪽 탐색 메뉴창에 표시되기 때문이다.

라벨 링크 설정을 바꾸려면, 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 환경설정 > 라벨로 이동한다. editor@itworld.co.kr


2015.07.24

“파워 유저로 가는 지름길” 지메일 받은편지함 관리 팁 5가지

Michael Mansaldo | PCWorld
우리 가운데 약 80%는 '이메일 호흡곤란' 증상을 겪고 있다. 받은편지함을 열 때마다 숨이 가빠지는 증상이다. 우리 잘못이 아니니 탓할 사람은 없다. 우리는 매일 우리의 관심을 끌려 경쟁하는 수백 통의 이메일 때문에 질식 상태에 빠져든다. 물론 메시지를 필터링, 분류하고 우선순위를 부여하는 서드파티 이메일 관리 도구가 있다. 통상 무료이기까지 하다. 그러나 지메일 사용자들은 서드파티 도구 없이도 이메일을 관리할 수 있는 수 많은 도구를 보유하고 있다. 이 가운데 다섯 가지를 소개한다.

1. 키보드 단축키 이용하기
생산성을 중시하는 사용자라면 키보드 단축키는 평범한 '유저'를 '파워 유저'로 만들어주는 도구라는 사실을 잘 알고 있을 것이다. 키보드 단축키를 이용하면 키보드에서 손을 뗀 후 마우스를 쥐거나, 트랙패드에 손가락을 가져갈 필요가 없기 때문에 더 빠르고 정확하게 받은편지함을 탐색할 수 있다. 지메일에는 '보내기', '이동', '참조 추가' 등 기본값으로 지정된 키보드 단축키가 있다. 효율성을 극대화하려면 나머지 단축키를 활성화시키면 된다.

Shift와 ?를 누르면 키보드 단축키 가이드를 확인할 수 있다.

편지함 우측 상단의 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭하고, 환경설정 > 기본설정 > 단축키에서 ‘키보드 단축키 사용'을 선택한다. 그리고 변경사항을 저장한다. 단축키가 기억나지 않을 경우 Shift와 ?를 동시에 눌러 확인할 수 있다.

2. 편지함의 표시 형식 선택하기
지메일은 도착한 순서대로 메시지를 표시하는 것이 기본값이다. 순서대로 이메일을 확인하는 방법을 선호한다면 별 문제가 없다. 그러나 대다수 사람들은 메시지를 우선순위에 따라 분류하는 방법을 선호한다. 다행히 지메일은 받은편지함을 정리하는 4가지 방법을 제공한다.

•중요한 메일부터 보기 : 지메일은 사용자의 이메일 사용 방식을 토대로 사용자에게 가장 중요한 메일을 예측, 노란색 마커로 표시한 후, 도착 순서에 상관 없이 가장 위에 배치한다.
•읽지 않은 메일부터 보기 : 읽지않은 메일 모두를 위에 배치해, 확인하지 않고 넘어가는 메일이 없도록 만든다.
•별표 표시한 메일부터 보기 : 앞서 중요한 메일에 별표를 표시하는 방법으로 우선순위를 지정했다면, 이런 메일들이 항상 가장 위에 표시된다.
•자동분류함 : 모든 메일이 자동으로 분류되는 형태를 선호할 수도 있다. 이 옵션은 지메일이 사용자가 가장 많이 연락을 주고 받는 메일 주소를 학습하도록 만든다. 지메일은 이를 바탕으로 '중요하고 읽지않은 메일', '별표 표시한 메일', '기타 모든 메일'로 분류한다.

편지함 분류 방법을 바꾸고 싶다면, 왼쪽 받은편지함 옆에 마우스를 가져갔을 때 표시되는 화살표의 드롭다운 메뉴에서 원하는 옵션을 선택한다.

자신에게 맞는 메일 분류 옵션을 테스트해 찾는다.

3. 카테고리 탭 켜기
지메일의 기본 설정값인 도착시간을 기준으로 한 메일 분류를 선호하는 경우에도 카테고리 탭을 활성화해 더 능률적으로 메일을 정리할 수 있다. 다섯 가지 탭을 편지함으로 활용할 수 있다. 개인 메시지용인 기본, 광고 및 마케팅 메일용인 프로모션, 소셜 네트워크 알림 메일용인 소셜, 영수증과 청구서, 확인서 메일용인 '업데이트', 토론 게시판과 메일링 리스트 메일용인 포럼이다. 주 편지함 상단의 탭을 통해 이렇게 생성한 편지함을 이용할 수 있다.

카테고리 탭을 활성화해, 수신한 메일을 별도의 하위 편지함에 정리한다.

기본 편지함 형식을 사용해야 카테고리 탭을 이용할 수 있다. 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 받은 편지함 설정을 선택한다. 그리고 팝업 창에서 원하는 탭을 선택한 후 저장을 누른다.

4. 개인전용 표시 사용하기
앞서 설명했듯, 메일 옆의 작은 노란색 마커는 해당 메일이 중요하다는 의미이다. 반대로 투명한 마커는 덜 중요한 메일을 가리킨다. 그런데 지메일의 개인전용 표시(Personal Level Indicators) 기능을 사용하면 더 자세한 정보를 제공하는 마커를 만들 수 있다. 이 기능을 켜면 마커 안에 화살표가 생긴다. 해당 사용자에게만 발송된 메일은 화살표가 1개, 단체 메일은 화살표가 2개, 메일링 리스트 메일은 화살표가 없다.

이 기능을 활성화시키려면 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 환경설정 > 기본설정 > 개인전용 표시로 이동, ‘표시 보기’를 선택한다. 그리고 변경사항 저장을 누른다.

5. 왼쪽 메일 탐색 메뉴창 맞춤화하기
라벨을 이용해 메일을 정리하고 있다면, 왼쪽 탐색 메뉴창의 라벨 링크를 맞춤화해 더욱 편리하면서도 유용하게 이용할 수 있다. 지메일은 3가지 방법으로 라벨 링크를 표시할 수 있다. 표시, 숨기기, 읽지 않은 대화가 있으면 표시이다. 아마 읽지 않은 대화가 있으면 표시가 가장 유용할 것이다. 아직 열어보지 않은 메일이 있는 라벨만 왼쪽 탐색 메뉴창에 표시되기 때문이다.

라벨 링크 설정을 바꾸려면, 톱니바퀴 모양 아이콘을 클릭해 환경설정 > 라벨로 이동한다. editor@itworld.co.kr


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