2015.06.16

아웃룩 편지병합 완전정복 1편 : 주소록을 엑셀로 내보내기

JD Sartain | PCWorld
편지병합(메일 머지)은 회사를 대표해서 다수의 사람에게 한꺼번에 이메일을 보내야 하는 사람이라면 누구에게나 유용한 툴이다. 이메일이든 우편물이든 상관없이 발송해야 할 주소가 300개가 넘고 수신자에 따라서 다르게 입력해야 하는 필드가 많은 메일을 발송하는 일은 시간이 많이 들어간다. 예를 들어서, 이름과 주소, 연락처 등이 들어간 표준 주소 정보에 수신자의 직무나 고용 기간, 연봉, 보너스 구조, 학위, 이전 직장 정보 등 수신자별로 다른 정보가 필요한 경우가 있다.

아웃룩에는 ‘편지병합’이라는 기능이 있는데, 수신자별로 다르게 입력할 수 있는 필드가 포함된 이메일을 작성할 수 있는 기능이다. 여러 주소 및 전화번호에 더해 생일, 배우자의 이름, 자녀 수, 기념일 등과 같은 개인정보를 넣는 필드가 제공된다. 하지만 앞서 언급한 모든 내용을 담기엔 ‘맞춤화된’ 필드가 충분치 않다. 그리고 이러한 정보는 수신자에 따라서 계속 바뀌기 때문에 메일 작성에 시간이 오래 걸리는 큰 작업이다.

가장 쉽고 효율적인 방법은 엑셀로 데이터베이스를 관리하고 아웃룩 주소록을 통해 업데이트하며, 이를 워드에서 템플릿으로 병합하는 것이다. 총 3개의 기사를 통해 이 과정을 완벽히 이해할 수 있도록 할 예정이다. 첫 번째는 아웃룩 연락처 목록을 엑셀로 내보내는 방법을 살펴보고, 두 번째 기사에서는 이 데이터베이스를 유지 및 관리하는 방법을 알아보며, 마지막 세 번째 기사에서는 엑셀에서 맞춤 병합 필드가 있는 문서를 생성해서 템플릿으로 저장하는 법을 알아볼 예정이다.

1. 파일 내보내기 시작
아웃룩을 열고 연락처 화면을 연다. 여기에서 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기 순으로 선택한다. 가져오기/내보내기 마법사 대화창에서 ‘내보내기-파일’을 선택하고 ‘다음’을 클릭한다. 파일로 내보내기 대화창에서 ‘쉼표로 구분된 값’을 선택하고, ‘다음’을 클릭한 다음, ‘내보낼 폴더 선택’에서 ‘연락처’를 선택한다. (쉼표로 구분된 값은 CSV이다.)


2. 내보낸 파일명 지정 및 저장
세 번째 파일로 내보내기 대화창에는 ‘내보낸 파일 저장 형식’이 나타나는데, 여기에 파일명을 입력하고 우측의 ‘찾아보기’를 클릭해 저장할 위치를 선택한다. 이 파일을 저장하고 싶은 위치를 선택한 다음 ‘확인’을 클릭한다. 그 다음 대화창에는 경로와 파일명이 모두 표시되며, 올바르게 들어갔으면 ‘다음’을 클릭한다.



2015.06.16

아웃룩 편지병합 완전정복 1편 : 주소록을 엑셀로 내보내기

JD Sartain | PCWorld
편지병합(메일 머지)은 회사를 대표해서 다수의 사람에게 한꺼번에 이메일을 보내야 하는 사람이라면 누구에게나 유용한 툴이다. 이메일이든 우편물이든 상관없이 발송해야 할 주소가 300개가 넘고 수신자에 따라서 다르게 입력해야 하는 필드가 많은 메일을 발송하는 일은 시간이 많이 들어간다. 예를 들어서, 이름과 주소, 연락처 등이 들어간 표준 주소 정보에 수신자의 직무나 고용 기간, 연봉, 보너스 구조, 학위, 이전 직장 정보 등 수신자별로 다른 정보가 필요한 경우가 있다.

아웃룩에는 ‘편지병합’이라는 기능이 있는데, 수신자별로 다르게 입력할 수 있는 필드가 포함된 이메일을 작성할 수 있는 기능이다. 여러 주소 및 전화번호에 더해 생일, 배우자의 이름, 자녀 수, 기념일 등과 같은 개인정보를 넣는 필드가 제공된다. 하지만 앞서 언급한 모든 내용을 담기엔 ‘맞춤화된’ 필드가 충분치 않다. 그리고 이러한 정보는 수신자에 따라서 계속 바뀌기 때문에 메일 작성에 시간이 오래 걸리는 큰 작업이다.

가장 쉽고 효율적인 방법은 엑셀로 데이터베이스를 관리하고 아웃룩 주소록을 통해 업데이트하며, 이를 워드에서 템플릿으로 병합하는 것이다. 총 3개의 기사를 통해 이 과정을 완벽히 이해할 수 있도록 할 예정이다. 첫 번째는 아웃룩 연락처 목록을 엑셀로 내보내는 방법을 살펴보고, 두 번째 기사에서는 이 데이터베이스를 유지 및 관리하는 방법을 알아보며, 마지막 세 번째 기사에서는 엑셀에서 맞춤 병합 필드가 있는 문서를 생성해서 템플릿으로 저장하는 법을 알아볼 예정이다.

1. 파일 내보내기 시작
아웃룩을 열고 연락처 화면을 연다. 여기에서 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기 순으로 선택한다. 가져오기/내보내기 마법사 대화창에서 ‘내보내기-파일’을 선택하고 ‘다음’을 클릭한다. 파일로 내보내기 대화창에서 ‘쉼표로 구분된 값’을 선택하고, ‘다음’을 클릭한 다음, ‘내보낼 폴더 선택’에서 ‘연락처’를 선택한다. (쉼표로 구분된 값은 CSV이다.)


2. 내보낸 파일명 지정 및 저장
세 번째 파일로 내보내기 대화창에는 ‘내보낸 파일 저장 형식’이 나타나는데, 여기에 파일명을 입력하고 우측의 ‘찾아보기’를 클릭해 저장할 위치를 선택한다. 이 파일을 저장하고 싶은 위치를 선택한 다음 ‘확인’을 클릭한다. 그 다음 대화창에는 경로와 파일명이 모두 표시되며, 올바르게 들어갔으면 ‘다음’을 클릭한다.



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