2014.10.01

아웃룩 정리 팁 : 이메일 더미를 정리하는 5 가지 방법

Julie Sartain | PCWorld
마이크로소프트의 아웃룩은 전 세계 수 많은 조직과 많은 사람들에게 없어서는 안 될 중요한 툴이지만 무조건적인 사랑을 받고 있지는 못하다. 실제로 하루 종일 가득 찬 받은 편지함을 열어보거나 회의 요청에 답변하는 일을 좋아하는 사람은 아무도 없다. 누구든지 받은 편지함을 열고 할 일을 한 뒤, 최대한 빨리 벗어나고 싶어한다.

여기에서 필요한 것이 아웃룩 정리 팁이다. 5가지 간단한 활동을 통해 받은 편지함을 좀 더 편리하게 이용하면서 시간을 크게 절약할 수 있을 것이다.

1. 받은 편지함을 폴더로 정리하자
받은 편지함에 이메일을 쌓아두는 것이 쉬워 보이겠지만, 무엇인가를 찾기 위해 수동으로 검색하다 보면 생각이 바뀔 것이다. 대신에 메시지를 회사 또는 이메일과 관련된 맞춤형 폴더로 옮겨보자. 마치 문서 보관함을 사용하는 것과 같다.

맞춤형 폴더는 생성, 관리, 검색이 쉽고 디스크 용량 또는 시스템 관리자가 설정한 한계 외에 용량 또는 개수에 제한이 없다. 하지만 조심해야 한다! 폴더가 너무 많으면 아웃룩의 반응속도가 느려질 수 있다. 수십 개에 지나지 않는 문서를 위해 문서 보관함에 폴더를 만들어 두지는 않을 것이다. 각 고객 또는 기업 별로 폴더를 생성하거나 제목/내용(세금, 영수증, 출장 등) 별로 생성한다면 자주 이용하지 않는 이메일들을 기타 폴더로 통합할 수도 있다.

맞춤형 폴더를 생성하는 방법에 관해 알아보자.

1. 아웃룩의 좌측 네비게이션 창에서 ‘Outlook 데이터파일’ 옵션을 마우스로 우 클릭하고 드롭다운 목록에서 새 폴더를 선택한다. (또는 상단 메뉴에서 폴더 탭을 열고 새로 만들기 그룹에서 새 폴더 버튼을 클릭 할 수도 있다).

2. 입력 상자에 폴더 이름(회의 등)을 입력하고 엔터를 누른다. 생각이 바뀌거나 오자가 발견되면 새 폴더를 마우스로 우 클릭하고 폴더 이름 바꾸기 또는 폴더 삭제를 선택한다. 또한 우 클릭 메뉴를 통해 즐겨찾기로 넣거나 폴더를 이동, 복사, 추가도 가능하다. 그리고 동작 그룹에서 원하는 버튼을 선택할 수 있다.

3. 리본 메뉴의 기타 모든 폴더 옵션을 파악한다. 폴더를 관리하기 위해 검색, 폴더 정리자동 보관 설정, 폴더 속성 설정, 모두 읽은 상태로 표시, 모두 삭제 등이 가능하다.


받은 편지함에 모든 것을 쌓아 두거나 폴더를 생성해 특정 프로젝트 또는 사람과 관련된 이메일을 더욱 쉽게 찾을 수 있다.

2. 범주를 생성하고 할당하라
범주는 활성화되어 있는 받은 편지함에서 이메일을 정리하는데 도움이 되기 때문에 보류, 만료, 완료 등 각 이메일의 상태를 신속하게 판단할 수 있다. 또한 범주 별로 분류도 가능하다. 만약 일주일에 한 번씩만 이메일을 관리한다면 카테고리 별로 분류하고 모든 "완료"된 이메일을 신속하게 찾아내며 해당하는 폴더로 이동할 수 있다.

1. 새로운 범주를 생성하려면 범주 행의 투명한 사각형 상자를 우 클릭하고 드롭다운 목록에서 ‘모든 범주’를 선택한다. 색 범주 대화상자에서 새 필드 버튼을 클릭한다. 범주의 이름을 ‘새 범주 추가’ 대화상자에 입력한다.

2. 색 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 범주의 색상을 선택한다. 그리고 나서 바로 가기 키 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 단축키(CTRL+F2~CTRL+F12)를 선택한다. 이 키들은 아웃룩에서 다른 기능에 사용하지 않기 때문에 범주 단축키로 사용할 수 있다.

3. 대화상자에서 ‘확인’을 클릭한 후, 색 범주 대화상자에서 ‘확인’을 다시 클릭하면 목록에 새로운 범주가 추가된다. 참고: 25개의 색상이 존재하지만 단축키는 11개이기 때문에 가장 자주 사용하는 카테고리에 단축키를 설정한다.

4. 이메일에 범주를 적용하려면 이메일을 선택한 후, 범주 행의 아무 곳이나 우 클릭하여 드롭다운 목록에서 범주를 선택한다. 참고: 이메일에는 하나 이상의 범주가 설정될 수 있다. 범주를 제거하려면 선택한 이메일을 카테고리 행에서 아무 곳이나 우 클릭하고 드롭다운 목록으로부터 모든 범주 지우기를 클릭한다. 그러면 선택한 이메일에 적용되어 있는 모든 범주만 삭제 된다. 다른 이메일에는 영향을 끼치지 않는다.


이메일의 범주를 생성하는 것 또한 추후 검색을 쉽게 하는데 도움이 된다.

3. 빠른 단계
빠른 단계는 여러 개의 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 삭제하거나 복사하거나 전달하는 등 여러 개의 작업을 한 번(클릭)에 자동화할 수 있는 기능이다. 단일 발신인으로부터 여러 개의 이메일을 수신하는 사람에게는 시간을 절약할 수 있는 유용한 기능이다.

일단 빠른 단계를 이용해 작업을 자동화하면, 이메일을 클릭하고 빠른 단계 메뉴에서 자동화된 작업을 클릭하여 아웃룩이 모든 단계를 수행하도록 할 수 있다. 또한 작업을 사용하지 않는 단축키로 할당할 수도 있다. (다시 한번 말하지만, 9개의 단축키만을 사용할 수 있기 때문에 현명하게 선택해야 한다).

1. 새로운 빠른 단계 생성하기: 홈 탭에서 "빠른 단계" 그룹의 아래쪽 화살표를 클릭하고 목록에서 새로 만들기를 클릭하거나, 첫 번째 목록에서 새 빠른 단계를 선택하고 두 번째 목록에서 사용자 지정 을 선택한다. 빠른 단계 편집 대화 상자에서 이름 입력란에 작업의 이름을 입력한다.


아웃룩 빠른 단계를 이용해 특정 프로젝트의 이메일 여러 개를 단일 폴더로 이동하는 등의 이메일 작업을 자동화한다.

2. 그리고 동작 선택을 클릭하고 아래쪽 화살표를 선택한 후, 드롭다운 목록에서 ‘폴더로 이동’을 선택한다. 아래에 또 다른 입력란이 나타나는데, 폴더 선택 목록에서 대상 폴더를 선택한다. (아래 예시의 "Vendors" 등).

3. 여기에서 멈추고 마침을 클릭하거나, 작업 추가 버튼과 동작 선택(Choose Action) 버튼을 다시 클릭하여 ‘읽은 상태로 표시’ 등의 두 번째 자동화된 작업을 할당할 수 있다. 하단의 선택 영역에서 바로 가기 키 입력란을 클릭하고 목록(CTRL+SHIFT+1~CRTL+SHIFT+9)에서 키를 선택한다. 그리고 나서 도구 설명 텍스트 상자에서 설명을 입력한다. 마침을 클릭하면 끝난다.


일단 빠른 단계를 구성하면 이메일을 클릭하고 빠른 단계를 선택하여 아웃룩이 나머지 작업을 처리하도록 할 수 있다.

4. (Vendors 예에서) 이 작업을 이용하려면 벤더가 전송한 이메일을 클릭한 후, 목록에서 Vendors 를 선택한다). 이메일이 읽은 것으로 표시되고 Vendors 폴더로 이동하는 작업이 한 번에 처리된다. 아니면 정의한 단축키를 이용할 수 있지만 키보드 단축키는 오직 글자키 위의 숫자키로만 사용할 수 있다. 숫자 키패드 위의 숫자는 인식하지 않는다.

4. 이메일 서식
수신인의 이름과 이메일 주소를 제외한 나머지는 동일한 이메일을 수십 명(또는 그 이상)의 사람들에게 얼마나 자주 전송하는가? 이메일 템플릿을 이용하면 이 작업을 한 번에 끝낼 수 있다.

1. 보낸 편지함(Sent) 폴더에서 이런 형식 서신 타입 이메일 중 하나를 찾아낸다. 이 이메일을 스스로에게 전달한 후, 수신인 이름, 이메일 주소, 기업 등의 모든 맞춤 정보를 수정한다. 그리고 나서 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 파일명을 입력한 후, Outlook 서식 파일을 파일 포맷으로 선택한다.


반복적으로 전송하는 이메일의 아웃룩 서식을 생성한다.

2. 서식 사용/열기: 파일 탭의 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새 항목 > 기타 항목 > 양식 선택을 선택한 후, 아래쪽 화살표를 클릭하여 형식 목록을 확인한다. ‘파일 시스템에 있는 사용자 서식 파일’을 선택한 후, 목록에서 저장한 이메일 템플릿을 선택한 후, 열기를 클릭한다. 자신만의 인사말을 더하고 이메일 주소를 삽입한 후, 보내기만 클릭하면 된다.


서식을 사용할 때, 이메일을 보내기 전에 주소와 기타 세부사항을 수정할 수 있다.

5. 조건부 서식 규칙
이 편리한 기능을 이용해 조건부 서식 규칙을 생성할 수 있다.

기본적으로 수신한 이메일에 자동으로 추가할 수 있는 몇 가지 맞춤형 속성으로 이메일을 눈에 띄게 할 수 있다. 예를 들어, 고급 보기 설정의 ‘조건부 서식’ 섹션에서 정의한 규칙(또는 조건)에 기초하여 글꼴 속성(밑줄, 두껍게, 이탤릭체와 색상을 변경할 수 있다.


조건부 서식은 특수 글꼴 또는 색상을 이용해 이메일 더미에서 특정 종류의 이메일을 구분하는데 도움이 된다.

1. 보기 탭의 ‘현재 보기’ 그룹에서 보기 설정을 선택한다. 조건부 서식 버튼을 클릭한 후, 조건부 서식 대화상자에서 추가 버튼을 클릭하고 규칙/조건의 기능을 나타내는 이름을 입력한다. 필자는 편집장님이 보낸 이메일이 눈에 잘 띄도록 하기 위해 상기 예에서 "편집장"을 입력했다.

2. 글꼴 버튼을 클릭하여 해당 자면의 서식을 정의한다. 즉, 글꼴 이름, 색상, 밑줄이나 삭제표시 등의 속성을 정의한다 (두껍게와 이탤릭체의 경우, 자면의 일환으로 이런 속성을 제공하는 글꼴을 선택한다). 마치면 OK 를 클릭한다.


상사가 보낸 이메일이 밝은 자주색의 스텐실(Stencil) 글꼴로 표시되면 절대로 못 보고 지나치는 일은 없을 것이다.

3. 다음으로 조건 버튼을 클릭하고 조건을 정의한다. 예를 들어, 이메일 또는 제목줄, 발신 또는 수신 이메일 주소, 이메일에서 자신의 이메일 주소가 표시되는 곳((To, From, CC 등), 일반 시간 또는 날짜(오늘, 어제, 지난 주, 지난 달 등)에서 특정 단어를 선택할 수 있다. 그리고 마치면 확인을를 클릭한다.

4. 대화상자가 닫히면 조건부 서식 대화상자에서 확인을 클릭한 후, 고급 보기 설정 대화상자에서 확인을 다시 클릭한다. 이제 편집장님 또는 북커버스플러스(BookCoversPlus)로부터 이메일을 받을 때마다 이메일이 위와 같이 화면 상에서 자주색의 스텐실 폰트로 표시될 것이다. editor@itworld.co.kr


2014.10.01

아웃룩 정리 팁 : 이메일 더미를 정리하는 5 가지 방법

Julie Sartain | PCWorld
마이크로소프트의 아웃룩은 전 세계 수 많은 조직과 많은 사람들에게 없어서는 안 될 중요한 툴이지만 무조건적인 사랑을 받고 있지는 못하다. 실제로 하루 종일 가득 찬 받은 편지함을 열어보거나 회의 요청에 답변하는 일을 좋아하는 사람은 아무도 없다. 누구든지 받은 편지함을 열고 할 일을 한 뒤, 최대한 빨리 벗어나고 싶어한다.

여기에서 필요한 것이 아웃룩 정리 팁이다. 5가지 간단한 활동을 통해 받은 편지함을 좀 더 편리하게 이용하면서 시간을 크게 절약할 수 있을 것이다.

1. 받은 편지함을 폴더로 정리하자
받은 편지함에 이메일을 쌓아두는 것이 쉬워 보이겠지만, 무엇인가를 찾기 위해 수동으로 검색하다 보면 생각이 바뀔 것이다. 대신에 메시지를 회사 또는 이메일과 관련된 맞춤형 폴더로 옮겨보자. 마치 문서 보관함을 사용하는 것과 같다.

맞춤형 폴더는 생성, 관리, 검색이 쉽고 디스크 용량 또는 시스템 관리자가 설정한 한계 외에 용량 또는 개수에 제한이 없다. 하지만 조심해야 한다! 폴더가 너무 많으면 아웃룩의 반응속도가 느려질 수 있다. 수십 개에 지나지 않는 문서를 위해 문서 보관함에 폴더를 만들어 두지는 않을 것이다. 각 고객 또는 기업 별로 폴더를 생성하거나 제목/내용(세금, 영수증, 출장 등) 별로 생성한다면 자주 이용하지 않는 이메일들을 기타 폴더로 통합할 수도 있다.

맞춤형 폴더를 생성하는 방법에 관해 알아보자.

1. 아웃룩의 좌측 네비게이션 창에서 ‘Outlook 데이터파일’ 옵션을 마우스로 우 클릭하고 드롭다운 목록에서 새 폴더를 선택한다. (또는 상단 메뉴에서 폴더 탭을 열고 새로 만들기 그룹에서 새 폴더 버튼을 클릭 할 수도 있다).

2. 입력 상자에 폴더 이름(회의 등)을 입력하고 엔터를 누른다. 생각이 바뀌거나 오자가 발견되면 새 폴더를 마우스로 우 클릭하고 폴더 이름 바꾸기 또는 폴더 삭제를 선택한다. 또한 우 클릭 메뉴를 통해 즐겨찾기로 넣거나 폴더를 이동, 복사, 추가도 가능하다. 그리고 동작 그룹에서 원하는 버튼을 선택할 수 있다.

3. 리본 메뉴의 기타 모든 폴더 옵션을 파악한다. 폴더를 관리하기 위해 검색, 폴더 정리자동 보관 설정, 폴더 속성 설정, 모두 읽은 상태로 표시, 모두 삭제 등이 가능하다.


받은 편지함에 모든 것을 쌓아 두거나 폴더를 생성해 특정 프로젝트 또는 사람과 관련된 이메일을 더욱 쉽게 찾을 수 있다.

2. 범주를 생성하고 할당하라
범주는 활성화되어 있는 받은 편지함에서 이메일을 정리하는데 도움이 되기 때문에 보류, 만료, 완료 등 각 이메일의 상태를 신속하게 판단할 수 있다. 또한 범주 별로 분류도 가능하다. 만약 일주일에 한 번씩만 이메일을 관리한다면 카테고리 별로 분류하고 모든 "완료"된 이메일을 신속하게 찾아내며 해당하는 폴더로 이동할 수 있다.

1. 새로운 범주를 생성하려면 범주 행의 투명한 사각형 상자를 우 클릭하고 드롭다운 목록에서 ‘모든 범주’를 선택한다. 색 범주 대화상자에서 새 필드 버튼을 클릭한다. 범주의 이름을 ‘새 범주 추가’ 대화상자에 입력한다.

2. 색 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 범주의 색상을 선택한다. 그리고 나서 바로 가기 키 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 단축키(CTRL+F2~CTRL+F12)를 선택한다. 이 키들은 아웃룩에서 다른 기능에 사용하지 않기 때문에 범주 단축키로 사용할 수 있다.

3. 대화상자에서 ‘확인’을 클릭한 후, 색 범주 대화상자에서 ‘확인’을 다시 클릭하면 목록에 새로운 범주가 추가된다. 참고: 25개의 색상이 존재하지만 단축키는 11개이기 때문에 가장 자주 사용하는 카테고리에 단축키를 설정한다.

4. 이메일에 범주를 적용하려면 이메일을 선택한 후, 범주 행의 아무 곳이나 우 클릭하여 드롭다운 목록에서 범주를 선택한다. 참고: 이메일에는 하나 이상의 범주가 설정될 수 있다. 범주를 제거하려면 선택한 이메일을 카테고리 행에서 아무 곳이나 우 클릭하고 드롭다운 목록으로부터 모든 범주 지우기를 클릭한다. 그러면 선택한 이메일에 적용되어 있는 모든 범주만 삭제 된다. 다른 이메일에는 영향을 끼치지 않는다.


이메일의 범주를 생성하는 것 또한 추후 검색을 쉽게 하는데 도움이 된다.

3. 빠른 단계
빠른 단계는 여러 개의 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 삭제하거나 복사하거나 전달하는 등 여러 개의 작업을 한 번(클릭)에 자동화할 수 있는 기능이다. 단일 발신인으로부터 여러 개의 이메일을 수신하는 사람에게는 시간을 절약할 수 있는 유용한 기능이다.

일단 빠른 단계를 이용해 작업을 자동화하면, 이메일을 클릭하고 빠른 단계 메뉴에서 자동화된 작업을 클릭하여 아웃룩이 모든 단계를 수행하도록 할 수 있다. 또한 작업을 사용하지 않는 단축키로 할당할 수도 있다. (다시 한번 말하지만, 9개의 단축키만을 사용할 수 있기 때문에 현명하게 선택해야 한다).

1. 새로운 빠른 단계 생성하기: 홈 탭에서 "빠른 단계" 그룹의 아래쪽 화살표를 클릭하고 목록에서 새로 만들기를 클릭하거나, 첫 번째 목록에서 새 빠른 단계를 선택하고 두 번째 목록에서 사용자 지정 을 선택한다. 빠른 단계 편집 대화 상자에서 이름 입력란에 작업의 이름을 입력한다.


아웃룩 빠른 단계를 이용해 특정 프로젝트의 이메일 여러 개를 단일 폴더로 이동하는 등의 이메일 작업을 자동화한다.

2. 그리고 동작 선택을 클릭하고 아래쪽 화살표를 선택한 후, 드롭다운 목록에서 ‘폴더로 이동’을 선택한다. 아래에 또 다른 입력란이 나타나는데, 폴더 선택 목록에서 대상 폴더를 선택한다. (아래 예시의 "Vendors" 등).

3. 여기에서 멈추고 마침을 클릭하거나, 작업 추가 버튼과 동작 선택(Choose Action) 버튼을 다시 클릭하여 ‘읽은 상태로 표시’ 등의 두 번째 자동화된 작업을 할당할 수 있다. 하단의 선택 영역에서 바로 가기 키 입력란을 클릭하고 목록(CTRL+SHIFT+1~CRTL+SHIFT+9)에서 키를 선택한다. 그리고 나서 도구 설명 텍스트 상자에서 설명을 입력한다. 마침을 클릭하면 끝난다.


일단 빠른 단계를 구성하면 이메일을 클릭하고 빠른 단계를 선택하여 아웃룩이 나머지 작업을 처리하도록 할 수 있다.

4. (Vendors 예에서) 이 작업을 이용하려면 벤더가 전송한 이메일을 클릭한 후, 목록에서 Vendors 를 선택한다). 이메일이 읽은 것으로 표시되고 Vendors 폴더로 이동하는 작업이 한 번에 처리된다. 아니면 정의한 단축키를 이용할 수 있지만 키보드 단축키는 오직 글자키 위의 숫자키로만 사용할 수 있다. 숫자 키패드 위의 숫자는 인식하지 않는다.

4. 이메일 서식
수신인의 이름과 이메일 주소를 제외한 나머지는 동일한 이메일을 수십 명(또는 그 이상)의 사람들에게 얼마나 자주 전송하는가? 이메일 템플릿을 이용하면 이 작업을 한 번에 끝낼 수 있다.

1. 보낸 편지함(Sent) 폴더에서 이런 형식 서신 타입 이메일 중 하나를 찾아낸다. 이 이메일을 스스로에게 전달한 후, 수신인 이름, 이메일 주소, 기업 등의 모든 맞춤 정보를 수정한다. 그리고 나서 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 파일명을 입력한 후, Outlook 서식 파일을 파일 포맷으로 선택한다.


반복적으로 전송하는 이메일의 아웃룩 서식을 생성한다.

2. 서식 사용/열기: 파일 탭의 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새 항목 > 기타 항목 > 양식 선택을 선택한 후, 아래쪽 화살표를 클릭하여 형식 목록을 확인한다. ‘파일 시스템에 있는 사용자 서식 파일’을 선택한 후, 목록에서 저장한 이메일 템플릿을 선택한 후, 열기를 클릭한다. 자신만의 인사말을 더하고 이메일 주소를 삽입한 후, 보내기만 클릭하면 된다.


서식을 사용할 때, 이메일을 보내기 전에 주소와 기타 세부사항을 수정할 수 있다.

5. 조건부 서식 규칙
이 편리한 기능을 이용해 조건부 서식 규칙을 생성할 수 있다.

기본적으로 수신한 이메일에 자동으로 추가할 수 있는 몇 가지 맞춤형 속성으로 이메일을 눈에 띄게 할 수 있다. 예를 들어, 고급 보기 설정의 ‘조건부 서식’ 섹션에서 정의한 규칙(또는 조건)에 기초하여 글꼴 속성(밑줄, 두껍게, 이탤릭체와 색상을 변경할 수 있다.


조건부 서식은 특수 글꼴 또는 색상을 이용해 이메일 더미에서 특정 종류의 이메일을 구분하는데 도움이 된다.

1. 보기 탭의 ‘현재 보기’ 그룹에서 보기 설정을 선택한다. 조건부 서식 버튼을 클릭한 후, 조건부 서식 대화상자에서 추가 버튼을 클릭하고 규칙/조건의 기능을 나타내는 이름을 입력한다. 필자는 편집장님이 보낸 이메일이 눈에 잘 띄도록 하기 위해 상기 예에서 "편집장"을 입력했다.

2. 글꼴 버튼을 클릭하여 해당 자면의 서식을 정의한다. 즉, 글꼴 이름, 색상, 밑줄이나 삭제표시 등의 속성을 정의한다 (두껍게와 이탤릭체의 경우, 자면의 일환으로 이런 속성을 제공하는 글꼴을 선택한다). 마치면 OK 를 클릭한다.


상사가 보낸 이메일이 밝은 자주색의 스텐실(Stencil) 글꼴로 표시되면 절대로 못 보고 지나치는 일은 없을 것이다.

3. 다음으로 조건 버튼을 클릭하고 조건을 정의한다. 예를 들어, 이메일 또는 제목줄, 발신 또는 수신 이메일 주소, 이메일에서 자신의 이메일 주소가 표시되는 곳((To, From, CC 등), 일반 시간 또는 날짜(오늘, 어제, 지난 주, 지난 달 등)에서 특정 단어를 선택할 수 있다. 그리고 마치면 확인을를 클릭한다.

4. 대화상자가 닫히면 조건부 서식 대화상자에서 확인을 클릭한 후, 고급 보기 설정 대화상자에서 확인을 다시 클릭한다. 이제 편집장님 또는 북커버스플러스(BookCoversPlus)로부터 이메일을 받을 때마다 이메일이 위와 같이 화면 상에서 자주색의 스텐실 폰트로 표시될 것이다. editor@itworld.co.kr


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