‘복잡한 문서도 간단히’ 엑셀 2013에서 3차원 시트 참조로 보고서 만들기

엑셀의 뛰어난 기능 중 하나는 여러 시트에서 동일한 셀 또는 범위를 참조하는 수식을 만드는 3차원 시트 참조이다. 월간 재고 또는 영업 보고서 등의 복잡한 문서를 간단히 만드는데 도움이 된다.

3차원 시트 참조의 기능과 유연성을 설명하기 위해 소기업의 월별 공과금을 계산하고 올해 초부터 현재까지의 총 합계를 첫 번째 시트에 표시하는 통합문서를 만들어 보도록 하자. 이 통합 문서에는 행, 열, 그리고 여러 시트를 3차원 적으로 계산한다.

동일한 데이터를 반복적으로 입력하는 것은 비효율적이기 때문에 먼저 1월을 생성하고 열과 행에 수식을 추가한 후에 이 시트를 12번 복사했다 (매월 1개에 올해 초부터 현재까지의 시트 포함).

우선 홈 메뉴 페이지에서 새 통합문서를 선택한다.



시트 타이틀 및 맞춤식 날짜
셀 A1에 2014년 1월을 입력한다. 다른 형식으로 날짜를 표시하고 싶다면, 해당 셀에서 오른쪽 클릭을 하고, 셀 서식을 선택한다. 범주에서 날짜를 선택하면, 다양한 날짜 표시 형식이 나타난다. 여기에서도 마음에 드는 것이 없다면, 범주에서 사용자 지정을 선택하고, 형식 입력 필드에 원하는 방식을 넣으면 된다.

이 예제에 해당하는 소기업에는 4명의 디자이너가 공간을 임대하고 있다. 임대는 균등하게 분배되지만 공과금과 기타 비용은 사용률에 따라 계산되기 때문에 각 디자이너는 다른 가격을 지불한다. 이런 수치를 입력할 때는 실제 퍼센트 기호를 사용한다.

데이터 입력과 셀 서식
셀 A4 부터 G4 까지 총계, 월별, 캐리 C, 매릴린 H, 팻 B, 도나 A, 백분율 총계를 입력한다. 셀 A5 부터 G5 까지는 유틸리티, 총계, 28%, 32%, 17%, 23%, 검증을 입력한다. 셀 A4 부터 G5 까지 선택하고 홈 메뉴 탭의 리본 바에서 가운데 클릭한다.

셀 A6부터 A15 까지 전기, 가스, 수도, 쓰레기, 유선전화, 인터넷, 경보 서비스, 유지보수, 청소 서비스, 총계를 입력한다. 입력한 데이터에 맞추어 열의 폭을 조정한다. B6 부터 B14 까지는 646, 510,211, 56, 165, 98, 55, 335, 400를 입력한다. 셀 B6 부터 G15 까지 선택한 뒤 (홈 메뉴 탭에서) 가운데를 클릭하고 자릿수 늘림을 (두 번) 클릭하여 소수 둘째 자리까지 표시하도록 서식을 설정한다.



수식 추가
이 부분은 매우 쉬우며 모든 수식을 복사하여 빠르게 진행할 수 있다. 셀 C6 에 =sum(B6*C5)를 입력한다. 커서가 C6 위에 위치한 상태에서 F2 를 눌러 수식을 편집한다. 'B6' 에서 'B' 앞에 (왼쪽 괄호와 B 사이에) 커서를 위치시키고 'B' 앞에 달러 기호가 표시될 때까지 F4를 세 번 누른다. 편집 모드 상태에서 커서를 C5 의 C 의 왼쪽에 위치시키고 (숫자 5 앞에 달러 기호가 표시될 때까지) F4 를 두 번 누른 후, 엔터를 누른다. C6 의 수식이 =sum($B6*C$5) 라고 표시되어야 한다. 이 방법으로 변경하고 싶지 않은 수식(즉, B 열 5 행)을 잠그어 편집이 되지 않도록 한다(절대 참조).

수식 복사
커서를 다시 C6 에 위치시킨다. 리본 바에서 복사를 클릭한다(또는 Ctrl+C를 누른다). 커서를 C7으로 이동한 후, 셀 C7부터 C14까지 선택한 후, 엔터를 누른다. C7부터 C14까지 선택한 상태에서 복사를 다시 클릭한 후, 커서를 D7으로 이동하고 D7부터 F14까지 선택한 후, 엔터를 누르면, 모든 셀이 자동으로 계산된다.

이제, 모든 계산이 정확한지 검증하기 위해 (오타가 있는지 확인하기 위해) 커서를 G6 에 위치시키고 =sum(C6:F6)을 입력한다. 커서를 G6 에 둔 상태에서 복사를 클릭하고 셀 G7부터 G14까지 선택한 후 엔터를 누른다. G 열의 숫자가 B 열의 숫자와 정확히 일치하는 경우, 수식이 모두 정확한 것이다.

다음으로, 커서를 셀 B15 에 위치시킨 후, =sum(B6:B14)을 입력하고 엔터를 누른다. 커서를 B15에 둔 상태에서 복사를 클릭하고 셀 C15부터 G15까지 선택한 후 엔터를 누른다.



스프레드시트 복사 및 이름 바꾸기
이 스프레드시트를 12번 복사하여 1년치 데이터를 완성한다. 커서를 엑셀 창 하단의 Sheet1 탭에 위치시킨다. 마우스를 오른쪽 클릭하고 드롭 목록으로부터 이동/복사를 선택한다. 복사본 만들기 상자를 체크 표시하고 끝으로 이동을 선택한 후 확인을 클릭한다.

Sheet1 탭을 더블 클릭하고 이름을 YTD로 변경한다. 나머지 시트 탭 Sheet1 (2) 부터 Sheet1 (12) 까지를 더블 클릭하고 1월, 2월 3월…. 12월로 이름을 바꾼다. 그리고 각 시트의 타이틀을 탭에 맞추어 변경한다. 차원 계산이 쉽도록 스프레드 시트 탭 타이틀을 가능한 짧게 유지한다.

Feb 부터 Dec까지의 스프레드시트에서 월별 총계열(B6 부터 B14 까지, B15 는 수식이기 때문에 제외)에 무작위 숫자를 입력한다. 본 예시에서 차원 합계는 1월부터 5월까지만 계산한다.



3차원 참초 수식 추가
YTD 스프레드시트에서 커서를 B6 에 위치시키고 =SUM('1월:12월'!B6)을 입력한다. 이 수식을 B6부터 B7을 거쳐 B14까지 복사한다 (이 수식은 열의 총계를 계산하기 때문에 B15는 제외한다).



그리고 셀 B6부터 B14까지 선택하고 복사를 선택한 후, C6부터 F14까지를 선택하고 엔터를 누른다. YTD 스프레드시트는 이제 해당 년도 전체의 총계가 표시된다. 스프레드시트 1월 부터 12월 까지 B 열(월별 총계)를 변경할 때마다, 즉 각 공과금을 조정할 때마다 스프레드시트 전체가 계산을 다시 수행하여 새로운 수치를 반영한다.

2015년에는 1월부터 12월 까지 모든 스프레드시트에서 열 B6부터 B14까지의 숫자를 지운 후, 청구서가 도착할 때마다 각 월의 정확한 공과금을 입력한다. 각 월의 총계를 추가하면서 YTD 스프레드시트 총계가 변경되는지 확인한다. 수식을 이용해 이런 스프레드시트를 작성하고 나면 이 과정을 다시 반복할 필요가 없다.

추후 편집도 쉽다
3D 워크시트에서 공익사업을 추가하거나 삭제해야 하는 경우, 계산된 영역에서 벗어나지 않도록 한다. 예를 들어, 경보 서비스가 2015년 6월부터 중단되면, 아무것도 변경하지 않는다. 7월부터 12월까지의 셀에 0 을 입력하면 된다. 그리고 2016 년 1 월에는 커서를 (YTD 스프레드시트를 포함하여 1월부터 12월까지 각 스프레드시트에서) 해당 행에 위치시키고 (홈 메뉴 탭에서) 시트 행 삭제를 선택한다.

새로운 내역을 추가하려면 커서를 셀 B6 와 B14 사이 아무 곳에나 위치시킨 후 시트 행 삽입을 선택한다. 그리고 나서 해당 행 위의 행으로부터 수식을 복사한다. 행렬에 새로운 행을 삽입하면 새로운 행의 수치와 수식이 프로젝트 범위의 수식에 포함된다. 행이 행렬 밖에 삽입되면 모든 수식을 조정하여 이 새로운 범위를 포함하도록 하지 않는 한 이 행의 수치와 수식이 계산에 포함되지 않는다.



B6 와 B14사이에서 새로운 행을 삽입할 때 총계 행은 B16으로 이동하고 (B 행의 총계를 나타내는) 해당 셀의 수식은 =sum(B6:B14) 에서 =sum(B6:B15)로 변경된다. 본래의 행렬 범위를 벗어나지 않으면 프로젝트 전체에서 모든 것이 정확히 계산된다. editor@itworld.co.kr