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[오피스 팁] 엑셀에서 유용한 표를 만드는 10가지 비밀

Helen Bradley | PCWorld 2012.07.25
6. 정확한 합계를 계산하자
 
표의 열에서 합계를 구하기 위해 선택하면 보이는 셀의 값만을 더하는 소계(SUBTOTAL) 함수가 추가된다.
 
일부 행이 숨겨져 있는 데이터 열에서 합계를 구하기 위해 합계 함수를 사용해본 사람은 예상하지 못한 상황에 당황한 적이 있을 것이다. 합계 함수는 범위 내에 있는 모든 셀의 합계를 계산한다. 즉, 보이는 행의 수를 합한 값을 결과를 표시하지 않는다는 뜻이며, 이런 차이는 상당한 문제가 될 수 있다. 이런 문제를 해결하기 위해서는 SUBTOTAL을 사용해야 한다. 엑셀에서 표에 대해 합계 행 기능을 사용하면 해당 기능이 자동으로 활성화된다.
 
표에 합계 행을 추가하려면 표의 내부를 마우스로 우 클릭한 후 표 > 요약행을 선택하거나 표의 내부를 클릭하고 표 도구 > 디자인 > 요약행을 클릭한다. 그러면 표의 아랫부분에 요약행이 나타난다. 마지막 열에 수치값이 포함되어 있을 경우, 엑셀은 자동으로 SUBTOTAL을 사용하여 합계를 구한다.
 
다른 행에 합계를 추가하려면 요약행에서 적절한 셀을 클릭한 후 드롭다운(Drop-down) 메뉴에서 합계를 클릭한다. 이를 통해 셀에 소계 수식을 추가하여 표에 필터를 적용했을 때 시각적으로 확인할 수 있는 값의 합계를 구할 수 있다. 해당 드롭다운 메뉴에서는 최소값, 최대값, 숫자 개수, 평균 등의 기타 계산 옵션을 선택할 수 있다.
 
7. 표 데이터에서 차트 생성하기
 
엑셀의 표에서 생성한 차트는 표에서 데이터를 추가하거나 삭제할 때 자동으로 확장/축소 된다.
 
목록을 표로 구성했을 때의 장점은 표 데이터로부터 생성한 차트가 표에서 데이터를 추가하거나 삭제할 때 능동적으로 변화한다는 점이다. 따라서 어떤 범위의 값으로 구성된 열 차트는 표에 새롭게 추가된 값을 포함하기 위해 확장된다. 표의 아래쪽에 새로운 데이터를 추가하거나 우측에 새로운 열을 추가할 때도 같은 현상이 발생한다. 표에 기반하여 차트를 생성하는 것은 엑셀에서 차트를 생성하는 것과 별반 다르지 않으며, 오직 차트의 행태만이 달라지게 된다. 이런 유형의 표는 시간이 지나면서 확장되거나 축소되는 데이터로 작업할 때 매우 유용하다.
 
8. 레코드 기록을 이용해 데이터 입력하기
광범위한 표에서 방대한 데이터를 입력하는 것은 꽤나 복잡한 작업이 될 수 있어, 서식에 데이터를 입력하는 것이 유리할 경우가 많다. 이전 버전의 엑셀에는 유용한 기록 툴이 포함되어 있었으며, 지금도 해당 툴을 사용할 수 있지만 리본 메뉴에서는 찾아볼 수 없다. 이것을 손쉽게 찾으려면 엑셀의 빠른실행 도구모음(Quick Access) 툴바에 추가하면 된다: 우선 파일 > 옵션 > 빠른실행 도구모음을 클릭한다. 다음에서 명령선택 목록에서 모든 명령 을 선택하고 아래로 이동하여 레코드 관리를 클릭한다. 여기에서 추가 를 클릭하여 빠른실행 도구모음 툴바에 해당 툴을 추가한 후 확인을 클릭한다.
 
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