2012.07.12

[오피스 팁] 공동으로 MS 워드 문서 만들기

Helen Bradley | PCWorld
동료들과 마이크로소프트 워드 문서 환경에서 공동 작업을 진행해 본 경험이 있다면 아무 말 없이 내용을 변화시킨 동료의 행동에 할 말을 잃어 본 경험 역시 있을 것이다. 하지만 이젠 변경 내용 추적(Track Changes) 기능이 당신의 고민을 덜어줄 것이다. 이 도구는 문서 상의 모든 변화들을 추적해 공동 작업자들 모두가 이를 검토하고 이를 문서 상에 적용할 것인지, 아니면 적용하지 않을 것인지 결정할 수 있게 해 준다. 
 
변경 내용 추적 기능은 기본적으로는 꺼져있다. 하지만 이 글을 따라온다면 그 어떤 설정에도 어려움이 없을 것이다. 또한 매번 새 문서를 작업할 때마다 이 기능을 활성화하는 것을 잊어버린다면(혹 습관적으로 이를 해제하는 동료와 함께 작업하고 있다면), 해당 기능 자체를 강제적으로 적용해 ‘특별히’ 해제하지 않는 한 자동적으로 문서의 변경 내용이 추적되도록 할 수도 있다. 이제부터 소개될 기능들을 익혀보자. 당신과 당신의 기업에 망신살이 뻗치는 일이 발생하는 것을 막아줄 것이다. 
 
문서의 변경 내용 추적
 
이 기능을 상태 표시줄에 추가하면 변경 내용 추적 기능의 활성화 여부를 간단히 확인할 수 있다.
 
워드의 변경 내용 추적 기능은 ‘검토’ 메뉴에서 활성화가 가능하다. 이제 워드는 당신, 혹은 당신의 동료가 문서에 추가/삭제 한 모든 내용을 추적해 보여줄 것이다. 또한 하단 상태 표시줄을 우클릭 해 생성되는 팝업 메뉴에서 ‘변경 내용 추적’을 적용하면 보다 손쉽게 옵션 설정 여부를 확인하고 언제든 클릭 한 번 반으로 설정 상태를 변경할 수 있다. 
 
변경 내용 추적이 활성화 된 상태에서 변경된 내용은 색상과 형식이 바뀌어 표시 된다.
 
변경 내용 추적 기능의 표시 방식 역시 사용자가 설정이 가능하다. 일반적으로는 변경 내용이 포함된 줄의 좌측에 세로줄이 표시되고 변경된 텍스트 자체는 다른 색상으로 표시되며 밑줄이 그어질 것이다. 삭제된 텍스트는 대신 그 자리에 가로줄이 그어질 것이다. 
 
변경 내용 보기/숨기기
작업을 하다 보면 다른 색으로 강조된 변경 내용 표시들이 눈에 거슬릴 수도 있을 것이다. 이럴 땐 검토 탭에서 ‘검토용 표시’를 클릭해 옵션을 변경함으로써 표시들을 숨길 수 있다. 일반적으로 ‘검토용 표시’ 옵션은 ‘메모 및 변경 내용 최종본’으로 설정되어있을 것이다. 이를 변경하기 위해서는 ‘검토용 표시’의 드롭다운 목록에서 ‘최종본’을 클릭한다. 그러면 모든 변경 내용이 반영된 상태로 문서가 보여질 것이다. 하지만 이 설정이 변경 내용을 실제로 적용하는 것은 아니다. 이는 그저 새로 추가된, 혹은 제거된 텍스트를 ‘반영하여 문서를 표시하는 것일 뿐이다. 변경 전 문서를 보려면 동일 메뉴에서 ‘원본’을 클릭하면 된다. 문서를 처음처럼 변경 내용들이 표시되는 상태로 검토하려면 다시 ‘메모 및 변경 내용 최종본’을 선택하면 된다. 
 


2012.07.12

[오피스 팁] 공동으로 MS 워드 문서 만들기

Helen Bradley | PCWorld
동료들과 마이크로소프트 워드 문서 환경에서 공동 작업을 진행해 본 경험이 있다면 아무 말 없이 내용을 변화시킨 동료의 행동에 할 말을 잃어 본 경험 역시 있을 것이다. 하지만 이젠 변경 내용 추적(Track Changes) 기능이 당신의 고민을 덜어줄 것이다. 이 도구는 문서 상의 모든 변화들을 추적해 공동 작업자들 모두가 이를 검토하고 이를 문서 상에 적용할 것인지, 아니면 적용하지 않을 것인지 결정할 수 있게 해 준다. 
 
변경 내용 추적 기능은 기본적으로는 꺼져있다. 하지만 이 글을 따라온다면 그 어떤 설정에도 어려움이 없을 것이다. 또한 매번 새 문서를 작업할 때마다 이 기능을 활성화하는 것을 잊어버린다면(혹 습관적으로 이를 해제하는 동료와 함께 작업하고 있다면), 해당 기능 자체를 강제적으로 적용해 ‘특별히’ 해제하지 않는 한 자동적으로 문서의 변경 내용이 추적되도록 할 수도 있다. 이제부터 소개될 기능들을 익혀보자. 당신과 당신의 기업에 망신살이 뻗치는 일이 발생하는 것을 막아줄 것이다. 
 
문서의 변경 내용 추적
 
이 기능을 상태 표시줄에 추가하면 변경 내용 추적 기능의 활성화 여부를 간단히 확인할 수 있다.
 
워드의 변경 내용 추적 기능은 ‘검토’ 메뉴에서 활성화가 가능하다. 이제 워드는 당신, 혹은 당신의 동료가 문서에 추가/삭제 한 모든 내용을 추적해 보여줄 것이다. 또한 하단 상태 표시줄을 우클릭 해 생성되는 팝업 메뉴에서 ‘변경 내용 추적’을 적용하면 보다 손쉽게 옵션 설정 여부를 확인하고 언제든 클릭 한 번 반으로 설정 상태를 변경할 수 있다. 
 
변경 내용 추적이 활성화 된 상태에서 변경된 내용은 색상과 형식이 바뀌어 표시 된다.
 
변경 내용 추적 기능의 표시 방식 역시 사용자가 설정이 가능하다. 일반적으로는 변경 내용이 포함된 줄의 좌측에 세로줄이 표시되고 변경된 텍스트 자체는 다른 색상으로 표시되며 밑줄이 그어질 것이다. 삭제된 텍스트는 대신 그 자리에 가로줄이 그어질 것이다. 
 
변경 내용 보기/숨기기
작업을 하다 보면 다른 색으로 강조된 변경 내용 표시들이 눈에 거슬릴 수도 있을 것이다. 이럴 땐 검토 탭에서 ‘검토용 표시’를 클릭해 옵션을 변경함으로써 표시들을 숨길 수 있다. 일반적으로 ‘검토용 표시’ 옵션은 ‘메모 및 변경 내용 최종본’으로 설정되어있을 것이다. 이를 변경하기 위해서는 ‘검토용 표시’의 드롭다운 목록에서 ‘최종본’을 클릭한다. 그러면 모든 변경 내용이 반영된 상태로 문서가 보여질 것이다. 하지만 이 설정이 변경 내용을 실제로 적용하는 것은 아니다. 이는 그저 새로 추가된, 혹은 제거된 텍스트를 ‘반영하여 문서를 표시하는 것일 뿐이다. 변경 전 문서를 보려면 동일 메뉴에서 ‘원본’을 클릭하면 된다. 문서를 처음처럼 변경 내용들이 표시되는 상태로 검토하려면 다시 ‘메모 및 변경 내용 최종본’을 선택하면 된다. 
 


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