오피스ㆍ협업

파워포인트의 6가지 악몽과 해결책

Lincoln Spector | PCWorld 2011.08.04
5. 내가 선택한 글꼴이 아니다
 
프리젠테이션 동안 곤란한 상황을 피하려면 파워포인트에 설치된 글꼴을 확인해야 한다. 
 
지저분한 글꼴을 예쁜 글꼴로 교체했을 것이다(위의 문제 2 참조). 그리고 맞는 색상을 골랐을 것이다(문제 4 참조). 하지만 프리젠테이션을 시작했는데 화면상의 글꼴이 자신이 고른 글꼴이 아닐 수도 있다.
 
자신의 노트북으로 프리젠테이션을 하지 않을 계획이라면 사용할 컴퓨터에서 글꼴이 바뀌는 문제를 피하기 위해 글꼴을 설치해놔야 한다. 파워포인트 옵션 대화 상자에서 글꼴을 심을 수 있다. 대화상자가 나타나면 저장을 클릭하고, 파일의 글꼴 포함을 클릭해 표시한다.
 
6. 내 PC에서만 오디오가 재생된다.
다른 PC에서 파워포인트 파일을 열 때 문제를 일으키는 것은 글꼴만이 아니다. 프리젠테이션에 음악이나 다른 사운드 파일을 추가했고 자신의 컴퓨터에서는 재생에 아무런 문제가 없는데 다른 컴퓨터로 옮기기만 하면 아무런 소리가 나지 않는 경우가 있다.
 
이 경우 가장 먼저 물어야 할 질문이 있다. 프리젠테이션을 하는 PC에 발표장에 충분히 울려 퍼질만한 사운드를 내주는 스피커가 달려 있는가 하는 것이다. 프리젠테이션 동안 사운드를 이용할 계획이라면 이 질문에 대한 답을 먼저 확인해야 한다.
 
크기가 큰 오디오 파일의 경우 파워포인트 2007에서 임베드가 아닌 링크를 할 수 있다. 
 
그런데 베토벤 5번 교향곡 ‘운명’을 청중에게 들려주도록 설정해뒀는데, 막상 프리젠테이션을 시작하면 아무런 소리가 나지 않는 경우도 있다. 따라서 항상 자신의 노트북으로 일이라곤 프리젠테이션만 하는 사람이 아니라면, 이런 문제들을 피할 수 있는 방법으로 슬라이드쇼를 설정할 필요가 있다. 
 
파워포인트 프리젠테이션에 사운드를 추가하는 데는 2가지 방법이 있다. 오디오에 링크를 걸어 특정 오디오 파일을 파워포인트에서 재생할 수 있도록 하거나, 파일 자체에 오디오 정보를 심을 수 있다.
 
앞서 글꼴에 대해 설명했을 때를 참작해 파워포인트 파일에 오디오를 포함시키는 것이 낫다고 생각할는지 모르겠다. 하지만 이 경우는 아니다. 파워포인트가 포함된 오디오를 재생 못할 수도 있기 때문이다. 예를 들어 파워포인트 2010에 MP3 파일을 심으면 파워포인트 2007에서는 재생을 할 수 없다.
 
따라서 이런 모든 문제들을 없애기 위해 오디오 파일을 링크해 두는 게 더 나은 방법이다. 슬라이드쇼에 사운드를 삽입하기 앞서 프리젠테이션을 위해 별개의 폴더를 만들어야 한다. 그리고 그곳에 파워포인트 파일과 사용할 오디오 파일을 함께 넣어둔다. (오디오 라이브러리에서 음악을 재생하려면 파일을 이동시키지 말고 복사를 해둬야 한다. 그렇지 않다면 추후 음악을 감상할 때 문제가 발생할 수 있다.)
 
파워포인트 2010에서는 오디오 파일을 링크 방식으로 하도록 설정한다. 
 
파워포인트가 아닌 링크를 이용해 오디오를 삽입하는 방법은 다음과 같다.
 
파워포인트 2007에서는 파워포인트 옵션 버튼을 클릭한다. 그리고 고급을 클릭한다. 스크롤 다운을 해 저장 항목으로 이동한다. 다음 크기 이상의 소리 파일은 외부 연결' 옵션의 값이 사용하려고 하는 가장 적은 오디오 파일 크기보다 적은지 확인한다.
 
파워포인트 2010에서는 이런 설정을 할 수 없다. 오디오 삽입 대화상자에서 파일을 선택한다. 절대 더블 클릭을 하지 않도록 한다. 그런 후 우측 하단 구석의 삽입 버튼 옆의 드롭다운 메뉴를 눌러서 파일에 연결을 선택한다.
 
프리젠테이션을 할 폴더를 이용한다. 파일이 아니다.
 
이렇게 하면 아무런 문제없이 프리젠테이션을 마치고 집으로 돌아가 편한 잠을 잘 수 있다. 물론 모든 청중이 프리젠테이션에 집중을 하도록 만드는 건 당신의 몫이다. editor@itworld.co.kr

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