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글로벌 칼럼 | “이메일 알림음 OFF” 집중력이 향상된다

Robert Strohmeyer  | PCWorld 2011.08.03
아주 한가한 사람이 아니고서야 새로운 메일이 도착했다는 알림음은 그저 알고 있는 사실을 재확인 시켜주는 신호에 지나지 않을 것이다. 이메일은 매일같이 오고 있으니까. 꼭 받은 편지함을 열어보지 않아도, 시끄러운 알림음이 울리지 않아도, 새 메일이 도착했다는 것은 알 수 있다.
 
대부분의 경우, 메시지 알림음은 사용자의 집중을 방해하는 것 이상의 역할은 하지 못한다. 5분 간격으로 울려대며 이미 알고 있는 사실을 계속해서 외쳐댈 뿐이다. 바쁠 때 그런 벨 소리를 듣게 되면 이를 무시하고 계속해서 일 할 것이다. (필자처럼) 약간의 강박이 있는 사람이라면 지금 바로 받은 편지함을 체크해 봐야 할 것 같은 기분이 들며 집중하던 일에서 손을 놓고 새 이메일을 확인할 것이고 말이다. 어느 쪽이든, 그 알림음 때문에 여러분이 별로 중요하지도 않은 이유로 집중을 방해 받았다는 것은 분명한 사실이다.
 
알림음의 문제는 불필요한 정보를 알려준다는 것 이외에도 또 있다. 너무나 자주 집중을 방해하는 바람에 이용자가 하루의 대부분을 새로 온 이메일을 확인하고 (또는 지우거나 보관하느라) 보내느라 제대로 일을 하지 못하게 된다는 것이다. 하고 있던 일에서 주의를 돌리게 될 경우 다시 일에 집중하기 위해 시간을 할애해야 한다. 알림음이 5분에서 10분 간격으로 울린다 치면, 하루 여덟 시간 근무 중에 제대로 집중해 일할 수 있는 시간은 1시간도 채 안 될 것이다.
 
자신이 보낸 이메일에 재깍 답장이 오면 기분이 좋은 것은(그리고 놀라운 것은) 사실이지만, 사실 대부분의 사람들은 즉각적인 이메일 답장을 바라지 않는다. 여러분이 받은 이메일 중 가장 급한 이메일이라 해도 30분 이내에 답장을 보내야 할 만한 용건은 없을 것이다(그 정도로 급한 일이라면 전화를 하거나 메신저를 사용했을 거고 말이다). 아마 대부분의 용건들은 하루 내로만 답장을 보내도 충분할 것이고, 다음 날까지 미뤄뒀다 보내도 큰 문제가 없을 내용들일 텐데, 왜 굳이 이메일이 도착했다는 사실을 바로 알아야만 하는 걸까?
 
일부 생산성 향상 전문가들은 알림음 간격을 20분에서 30분 정도로 늘려 놓으면 된다고 얘기하지만, 내가 보기엔 별 효과가 없을 것 같다. 어차피 5분 간격으로 새 이메일이 도착할 걸 알고 있으니, 항상 받은 편지함에 새 이메일이 와 있을 것이라고 생각하면 안 되는 이유가 뭔지 모르겠다.
 
이메일 알림음을 사용하는 대신, 자신의 스케줄에 맞게 이메일 체크하는 시간을 정해두는 것도 한 방법이다. 만약 꼼꼼한 성격이라 중요한 이메일에 바로 답장을 해야 한다면, 30분 간격으로 확인하고, 좀 더 느긋한 성격의 사람이라면 한, 두 시간에 한 번씩만 확인하면 그만이다. 경험상, 이메일에 신경을 덜 쓰게 되자 다른 사람들도 내가 얼마나 빨리 답장을 하는가에 대해 크게 신경 쓰지 않는다는 걸 알게 됐다. 물론 가끔씩은 이메일을 보내놓고 전화까지 해서 방금 보낸 이메일을 받았느냐고 확인하는 싸이코 같은 사람도 있겠지만, 대부분의 사람들은 다음날까지만 답장을 받으면 그만이라고 생각하며 급한 경우에도 그 날 업무가 끝나기 전에만 답장을 보내주면 된다고 생각한다.
 
이렇듯 이메일 확인에 좀 더 여유를 갖는다면 정말 중요한 다른 업무에 더 많이 신경 쓸 수 있다는 장점이 있다. 또한 이메일 때문에 낭비하는 시간도 줄어 들 것이다. 한 번에 서른 개 가량의 이메일을 분류하거나 정리하는 것이 10분마다 서너개의 이메일을 분류, 정리하는 것 보다 시간을 덜 잡아먹기 때문이다. 오늘부터는 알림음을 끄고 일 주일 정도 알림음 없이 살아보는 게 어떨까. 향상된 집중력에 놀랄 지도 모른다. editor@itworld.co.kr

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