오피스ㆍ협업

'구글 문서도구를 기업용으로’ 클라우드락 활용사례

Shane O’Neill | CIO 2011.04.11
지난 몇 년 간 구글은 비즈니스에 알맞은 클라우드 기반 협업과 생산성 도구 분야에서 진보를 거듭해 왔다. 특히 정부 기관들, 학교들, 비영리 단체들이 대대적으로 구글을 채택하고 있다.
 
버진 아메리카 항공이나 제넨텍과 같이 구글 앱스를 사용하는 기업 고객들이 있긴 하지만, 전체 시장에서 아주 적은 비율을 차지할 뿐이다. 구글 앱스로 옮겨온 대부분의 조직은 공공 부문이었다. 현재도 구글앱스와 마이크로소프트의 BPOS(business productivity online suite) 클라우드 서비스는 자금이 부족한 주 정부 기관을 놓고 경쟁을 벌이고 있다.
 
대부분의 기업보다 예산이 더 인색한 정부 기관들은, 이메일과 문서들을 멀리 떨어진 데이터 센터에 저장할 수 있는 클라우드 기반 서비스로 옮겨가려는 경향이 강하다.
 
하지만 구글 앱스를 사용하는 두 기업, 구체적으로 플로리다 주의 파나마 시티와 뉴잉글랜드 미국 허파 협회는 구글이 문서들을 감시하는데 사실상 더 나은 툴을 제공하고 있지 않다는 사실에 놀랐다고 CIO닷컴에 밝혀왔다.
 
두 기관들은 모두 이메일, 협업, 업무 생산성 향상 등의 소프트웨어를 구글 앱스의 애플리케이션으로 대체했었다. 더 싸고 더 현대적인 클라우드로 옮겨온 것이다.
 
두 기관의 IT 담당자들은 2008년에 구글 앱스를 배치하는데 어느 정도 리스크를 감수했지만 한편으로는 배우는 과정이었고, 그들이 옮겨온 것에 대해 후회하지 않는다고 말했다. 우선 서버의 업그레이드나 관리를 위해 비용을 지불하지 않아도 된다. 심지어 수십 년간 아웃룩이나 로터스 노트에 매여왔던 고령 직원들도 이제는 지메일을 이용하고 브라우저에서 문서작업을 하며, 문서를 클라우드에 저장하는 것 등에 적응하고 있다.
 
하지만 파나마 시의 네트워크 관리자 리차드 페릭은 구글 독스에 문서를 저장하고 난 뒤에 관리하는 작업이 상당히 번거롭다고 말했다.
 
페릭은 “구글 문서도구에 저장되어 있는 모든 문서들을 봐야 하고 누가 그 문서와 관련이 있는지, 그 외의 누가 그 문서를 공유했는지, 공유한 사람들은 우리 도메인의 내부인인지 외부인인지에 관한 데이터를 얻어야 한다. 그러나 구글 문서도구를 가지고는 그런 것들을 할 수 없다. 각 사람의 계정으로 로그인 하고 거기에 뭐가 있는지 봐야 한다”라고 지적했다.
 
파나마 시의 공공기록에 관한 문제
페릭에 따르면, 구글 앱스 프리미어 에디션(유저당 연간 50달러)를 사용하고 있는 파나마 시티는 로터스 노트와 구식의 도미노 서버를 너무 오랫동안 사용하다가 클라우드 서비스로 전환했었다.
 
그는 자신이 구글 앱스를 밀어붙었는데, 이는 스스로가 지메일을 만족스럽게 사용하는 유저였을 뿐 아니라 로터스 노트 이메일을 확인하기 위해 시스코의 VPN 클라이언트로 방화벽을 뚫고 로그인하는 번거로움을 제거함으로써 모빌리티를 강화하려고 했었기 때문이라고 설명했다.  
 
페릭은 “우리는 문서들을 클라우드에 저장하고, 이메일을 하는 대신 공유하는 것을 가르쳐야 했다”고 밝혔다.
 
그러나 아직 그는 구글 앱스로는 다른 도시의 문건들을 볼 수 없다는 점으로 인해 다소 지장을 받고 있다.
 
“플로리다에서는 클라우드에 저장되어있지 않은 아주 많은 문서들이 공공 기록으로 분류되어 있는데, 우리는 그 것들마저도 모두 통제하기를 원한다”라고 그는 말했다.
 
그에 따르면 시티의 부서 4곳이 기록을 클라우드에 보관하고 있는데, 페릭은 파일 서버로서 좀더 기능해줄 구글 독스를 필요로 했다. 바로 그 시점에 그는, 사용자들이 어떻게 접근해왔으며 구글 독스에서 문서를 어떻게 편집하고 공유했는지를 추적 해주는 클라우스 기반의 데이터 보호 소프트웨어인 구글 앱스의 클라우드락을 발견하게 됐다.
 
클라우드락은 무엇 무엇이, 누구에 의해, 공유되는지를 감시함으로써 문서들을 보호하고 심지어 필요한 경우에는 공유 권리를 철회하도록 승인하는 기능을 지원한다.
 
이 도구는 또 IT관리자들로 하여금 구글 독스의 소유권을 기업 도메인의 다른 계정으로 양도할 수 있게 한다. 파나마 시티와 뉴잉글랜드 미국 허파 협회는 새로운 직원에게 문서들을 전달하고 퇴직한 직원들의 계정을 삭제하는데 모두들 이 기능을 사용하고 있다.
 
공공 문서 중 사적인 문서 보호하기
데이터와 기술 부서의 디렉터인 에릭 맥 더피는 메사추세스 주 월섬에 본부를 두고 있는 뉴잉글랜드 미국 허파 협회 역시 인턴과 자원봉사자, 정규 직원들이 뒤섞여 있다면서, 문서 소유권을 전송할 수 있는 클라우드 락의 기능으로부터 혜택을 얻고 있다고 설명했다.  
 
맥 더피는 “구글 문서도구로는 하나씩 일일이 찾아서 그 사람의 문서들을 다운로드 해야할 했을 것”이라고 말했다.
 
그는 이제 클라우드의 모든 문서들에 대한 개요 보기를 이용해 지난 직원의 문서들을 골라내고 그것들의 소유권을 다른 사람에게 양도한 후, 계정을 폐지할 수 있다.
 
여섯 개의 사무실이 하나로 통합된 2008년도에 맥 더피는 미국 허파 협회에 구글 앱스 에듀케이션 에디션(비영리단체에 대해서는 무료로 제공한다)을 적용시켰다. 그는 시작부터 구글 앱스에 문서 관리 도구가 부족하다는 사실을 알고 있었다.
 
맥 더피는 “내부적으로 그리고 대중들과 문서를 교환할 수는 있지만, 그 문서들을 감시할 실질적인 방법은 없다”고 지적한다.
 
맥 더피는 클라우드락이 가능하게 해 주는 혜택이 바로 문서의 관리라고 말했다. 클라우드락은 그로 하여금 기증자들과 같은 중요한 사람들이 문서들을 볼 수 있게 승인하고, 문서들이 대중들 사이에서 어떻게 공유되고 보여지는지를 통제할 수 있게 해준다는 것이다.
 
그는 “우리는 분명 어느 정도 확실한 선에서 투명하게 운영되길 바란다. 분명히 우리는 모두의 월급이 기록되어 있는 자료가 대중들에게 보여지는 것을 원하지 않는다”라고 덧붙였다.
 
구글 앱스: 진정한 기업용 앱인가?
미국 허파 협회와 파나마 시티 모두 부서의 책임자들은 클라우드락을 이용해 그들 부서에 있는 구성원의 문서들을 감시할 수 있도록 조치하고 있다.
 
맥 더피는 “부서별 책임자는 어떤 특정 문서에 대해 그 그룹에서 누가 권리를 가지는지 나보다 훨씬 잘 알고 있다. 그것은 IT 관리자의 짐을 조금 덜어준다”라고 설명한다.
 
페릭은 클라우드락 같은 문서 관리 도구가 추가적으로 있지 않는 한, 구글 앱스는 진정한 기업용 앱이 아니라고 덧붙였다.
 
그는 “IT관리자들에게 클라우드락은 구글 문서도구 안에서 무엇이 이루어지고 있는지 진정한 목록을 볼 수 있게 해준다”라고 설명했다.
 
한편 클라우드락을 이용하기 위해서는 구글 앱스 이용자당 연간 2달러에서 4달러 사이의 비용을 지불해야 한다. editor@itworld.co.kr

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