2011.01.26

엑셀 대체물이 뜬다… '일부 기업들이 스트레드시트를 버리는 이유'

Sandra Gittlen | Computerworld

 

파이낸스의 마크 코헨 부사장에 따르면 툴리 그룹(Thule Group)의 노스 아메리칸 부문은 불과 몇 년 전까지만 해도 ‘전통적인 스프레드시트 주도형’ 기업이었었다.

 

코헨은 "우리 회사는 공장 가동에 소요되는 비용을 약술하는 부서별 지출을 포함하여 모든 데이터를 가능한 한 최신으로 유지해두는 회계담당 직원 한 사람이 있었다. 그러나 상호 출자회사의 정보를 통합하는 데 1주일이 걸리는 것은 당연하게 여겨졌으며, 관리자가 보고 있는 문서가 최종 스프레드시트가 아닌 경우도 드물지 않았다"라고 말했다.

 

그러나 시대에 뒤떨어진 판매 및 제조 번호 시스템은 툴리 비클 솔루션즈 노스 아메리카((Thule Vehicle Solutions North America)에게 부적합했다. 400여 명의 직원이 근무하는 이 기업은 지붕 랙 및 자전거 랙과 같은 제품을 생산하는 자전거 용품 전문기업이다.

 

코헨은 "우리 회사로서는 예산 배정과 예측이 대단한 과제였다. 계절을 타는 회사로서 우리는 적절한 제품을 보유하고 있지 않으면 그 수요는 우리 경쟁자에게 돌아가게 된다"고 말했다.

 

대안을 강구해온 코헨은 2008년에 호스트 애널리틱스의 임대형 소프트웨어 제품를 도입하며, 마이크로소프트의 엑셀 애플리케이션을 버렸다. 새로운 프로그램인 호스트 애너리틱스 버지트(Host Analytics Budget)는 그의 팀이 필요로 하는 실시간 협력에 대한 지원과 이동통신 액세스를 제공했다.

 

이를 통해 이 기업의 사용자들은 권한 수준에 따라 할 수 있는 업무량에 맞추어 실시간에 업무 데이터를 만들고 편집하고 보고 브라우저를 거쳐 보고서를 작성할 수 있게 되었다.

 

호스트 애널리틱 패키지는 또 내장형 버전 관리 기능을 포함하고 있어서 데이터는 해당 부서의 오라클 ERP 시스템에서 자동으로 버지트로 넘겨지며 필요하다면 엑셀 형식으로 유출입할 수 있다. 이를 통해 사용자는 회사의 다른 부서 동료와 정보를 공유할 수 있다. 가격은 매달 사용자 1인당 250달러에서 시작된다.

 

신뢰할 수 있는 데이터 확보하기

코헨은 이 도구의 협력적 본질에 대해 설명했다. 이제는 개인별로 자신의 데이터를 입력할 책임을 지도록 함으로써 그의 부서의 보고서에 대한 타이밍, 정확성과 예측성을 개선했다는 설명이다.

 

그는 "스프레드시트의 95%가 사라졌다. 우리 부서는 중요한 보고서를 수신할 때 지연 시간을 완전히 제거했다. 우리 업무 지도자도 자신이 수중에 가지고 있는 데이터가 정확하고 믿을 수 있다는 사실을 알고 있다"라고 말했다.

 

스프레드시트에 대한 코헨의 실망은 유난스러운 것이 아니다. 의사 결정이 더욱 협력적으로 변화하고 인력은 더욱 분산 배치되고 있다. 스프레드시트를 취합해서 전세계 동료들에게 우송하거나 이메일을 보내는 과정에서 수작업으로 갱신 데이터를 입력하고 그것을 재송신하는 것은 아주 낡은 방식으로 간주되고 있다.

 

또 최근 몇 년 사이에는 엄격한 규제를 받는 분야의 기업들 사이에서 스프레드시트 활용이 사용자 실수를 유발하며 이는 심각한 문제를 초래할 수 있다는 우려가 높아가고 있다.

 

마이크로소프트는 엑셀에 그러한 우려를 상당히 없애주는 신기능을 추가했다고 말한다. 예를 들면 엑셀이 실시간에 데이터 입력을 받아들이게 할 수 있는 방법이 있다. 그러나 그 방법은 개별 직원들이 동시에 다수의 업데이트를 할 경우에는 도움이 되지 않는다.

 

일부 회사는 그 대신에 새로운 소프트웨어와 서비스에 호응하여 기존의 스프레드시트를 포기하고 있다. 또 대다수의 기업은 내부와 외부 사용자 및 각종 기기 사이에 실시간 공유, 보기와 보고서 작성을 지원하는 엑셀의 확장 기능을 찾고 있다.

 

캘리포니아에 소재한 벤타나 리서치의 롭 쿠걸 애널리스트는 조사 결과 분석 작업을 할 경우에 10명 중 9명이 거의 작업 시간 내내 스프레드시트를 사용하는 것으로 나타났다고 말했다. 그는 "다른 툴도 사용하지만 특히 일반 업무 사용자들에 있어서 스프레드시트는 1980년 이후에 기본 툴로 자리잡았다"고 말했다.

 

현재 스프레드시트 분야는 마이크로소프트의 엑셀이 지배적인 위치를 구가하고 있다. 액셀은 90년대에 로터스를 따라잡았으며 현재는 7억5,000만의 기업과 가정 사용자들로 압도적인 시장 점유율을 가지고 있다.

 

지나치게 분산되는 스프레드시트

쿠걸은 엑셀 및 기타 전통적인 스프레드시트가 분석에서부터 데이터 저장에서 보고에 이르기까지 거의 모든 용도로 사용되고 있는데 지나치게 분산되는 문제점을 가지고 있다고 말했다.

 

네머티스 리서치의 존 버크 애널리스트도 이에 동의했다. 그는 "엑셀과 기타 전통적인 스프레드시트 프로그램은 데이터 분석을 위한 맞춤형 만능도구로 간주되고 있지만 그들의 작업 가능 범위에는 한계가 있다"면서 "그러므로 우리 회사는 프로젝트 관리 모음 또는 최신 데이터 분석과 같은 진화된 패키지로 바꾸기 위해 스프레드시트에서 만들어진 것을 상당히 줄이고 있다"라고 말했다.

 

NBA 디벨롭먼트 리그 가맹점인 유타 플래시의 드류 셀러스 사장도 엑셀의 한계에 대해 계속해서 실망하고 있다고 말했다. 그는 "우리 회사는 한 직원의 컴퓨터에 대한 스프레드시트 사용권을 가지고 있었다. 사람들은 이따금 그 직원의 모니터 위에 매출 업데이트에 관한 포스트잇 메모를 붙여놓거나 업데이트를 이메일로 보낸다. 스프레드시트를 사용하는 직원의 능력과는 관계 없이 그 시스템은 완전히 비능률적이었다"라고 말했다.

 

예를 들면 셀러스는 데이터가 본질적으로 오래 되고 입력자의 오류에 따라 차이가 있기 때문에 팀의 1,000개 사용권 보유자 중에서 몇 사람이 다시 올렸는지 아닌지를 확인하는 연락을 받았는지 결코 자신 있게 말할 수 없었다.

 

그는 "새로운 고객 한 사람을 잡으려면 기존 고객 한 사람을 유지하는 비용의 5배가 소요됐다. 우리들은 고객 데이터베이스를 고쳐야만 했다"라고 말했다.

#######

CRM을 대신 사용하기

셀러스는 스프레드시트 사용을 단념하고 웹 기반의 고객관계관리 툴 슈가CRM(SugarCRM)을 사용하기 시작했다. 그는 회사 임원과 판매 팀들에게 역할 기반의 접근 기능을 제공해서 그들이 클라이언트의 상태를 즉시 알아볼 수 있게 했다. 임원이 정기권 보유자에게 지시를 하면 그들은 그 대화에 관한 메모를 고객의 기록에 입력하고 판매원에게 그 거래를 빨리 마감하도록 경고할 수 있다.

 

사용자는 또한 재고에 대한 보고서를 실행하고 현재의 정기권 보유자에게 인센티브를 제공하거나 적극적으로 다른 조처를 취할 수 있다.

 

셀러스에 따르면 가장 중요한 장점 중 하나는 이 시스템이 웹을 바탕으로 하기 때문이다. 이에 따라 판매 팀은 중요한 정보를 업데이트하기 위해 언제 어디서나 이용자별 지불 서비스에 로그온할 수 있다. 슈거CRM의 기업용 에디션 가격은 일년에 사용자당 600달러부터 시작된다.

 

스프레드시트는 뉴저지에 소재한 호라이즌 블루 크로스 블루 쉴드의 사용자들에게도 골치거리가 되고 있었다. 이 보험회사는 매달 고객의 질병관리 프로그램에 이용할 수 있는 맞춤형 보고서를 만들어야 했다. 이들 보고서는 비용 절약, 프로그램 지지, 삶의 질 강화 및 기타 다른 주요 측정치를 상세하게 포함한 것이다.

 

정보화 관리자 마이크 오치핀티는 이를 위해 직원 한 사람이 수작업으로 고객 데이터를 취합해서 13페이지 크기의 엑셀 템플릿에 복사해야 한다고 말한다. 그는 "이들 개별 보고서를 필요로 하는 고객수가 50명에 도달하면 그 지루한 과정은 거의 한 달이 걸리고 그 사람은 단지 그 한 가지 작업만을 해야했다"라고 말했다.

 

클라이언트가 실시간으로 데이터에 접근

오치핀티와 IT 팀은 이러한 작업을 SAS의 엔터프라이즈 비지니스 인텔리전스 서버(Enterprise Business Intelligence Server)에 이식하기로 결정했다.

 

호라이즌의 고객들은 이제 보호된 웹페이지에 접속해 실시간으로 맞춤형 보고서를 받아볼 수 있으며 데이터를 통합할 수 있다. 오치핀티는 이 새로운 시스템이 고객을 더 행복하게 했을 뿐 아니라 보고서를 취합하던 기존 직원에게 다른 작업을 배정할 수 있도록 해줬다고 말했다.

 

그렇다고 호라이즌에서 스프레드시트 사용이 사라진 것은 아니다. 오치핀티는 이 보험회사의 직원 5,000명 중에서 거의 500명이 예산 배정과 기타 작업을 위해 아직도 엑셀을 사용하고 있다고 말했다.

 

그러나 스프레드시트에 내포된 성질이 오치핀티가 주도하는 표준화, 통할, 버전 관리와 중복제거에 상반된다는 점에서, 그는 가능한 한 스프레드시트를 폐지할 계획을 가지고 있다. 그는 그러나 엑셀 애드온 및 SAS EBI와 같은 대체물이 엑셀과 상호 운용 가능하다라는 것을 스프레드시트 애용자들에게 확인시키는 작업이 쉽지만은 않다고 토로했다.

 

한편 시카고에 소재한 KPMG의 미국 사업정보그룹의 선임 고문인 린다 이몬티는 BI를 처리하는 방법을 회사들에게 제시하고 있다. 그녀는 엑셀을 조직에서 추방하려는 계획이 오치핀티가 실감했던 것처럼 저항을 받기 쉽다고 주장했다.

 

그녀는 "대개의 경우 스프레드시트 사용이 아주 사라지지는 않겠지만 다른 기술이 도입될 수 있으며 특정 작업에 대해 더 효율적이라는 것을 이해시켜야 한다"고 말했다.

 

그녀는 또한 IT와 사업 관리자들에게 사업 정보, CRM과 프로젝트 관리 시스템과 같은 툴이 10년 전처럼 비싸고 복잡하지 않다는 점을 그들의 사용자에게 교육하라고 권고한다. 요새는 SaaS를 바탕으로 이러한 도구들을 빠르게 전개할 수 있으며 사용과 관리하기가 쉽다는 점을 설득시켜내야 한다는 설명이다.

 

SaaS 기반의 스프레드시트 사용하기

100명의 직원을 거느린 온라인 동영상 광고 기업 브라이트롤의 마케팅 담당 부사장 대릴 맥넛은 자사 직원들이 가지는 엑셀에의 애정을 잘 알고 있었다. 그는 그래서 엑셀과 같은 모양과 느낌을 갖고 있지만 회사의 니즈에 더 적합한 것으로 평가되는 SaaS 기반의 스마트시트(Smartsheet)를 시험해 보기로 결정했다.

 

사용자들은 스마트시트를 사용하여 프로젝트를 개념에서부터 완료, 관련 문서의 첨부, 매체와 메모에 이르기까지 완전히 추적할 수 있다. 역할 기반의 액세스는 단지 인가된 사용자만 변경을 할 수 있도록 하며 다른 사람들은 실시간에 브라우저로 프로젝트의 상태 또는 적절한 정보를 볼 수 있다는 것을 보장한다.

 

스마트시트는 또한 예산과 교부시기를 포함하여 프로젝트의 다양한 부분과 최종기한이 임박하거나 경과한 경우에 사용자에게 통지하는 경보 시스템에 대한 즉각 감사 추적권을 지원한다.

 

맥넛는 내부적으로 스마트시트 프로젝트에 대해 그리고 외부적으로 스마트시트가 아닌 툴 사용자들과 협력하기 위해 구글 독스(Google Docs)로 문서를 내보내서 그들이 쉽게 액세스할 수 있도록 하고 있다.

 

그는 또한 엑셀에 의존하고 있는 브라이트롤의 임원들과 공유하기 위해 데이터를 스마트시트에서 엑셀 형식으로 내보낼 수 있다. 그들의 변경 사항은 그 파일이 재수입될 때 스마트시트에 자동으로 역통합된다.

 

맥넛은 "우리의 사무소들은 모두 매우 멀리 떨어져 있기 때문에 스프레드시트 위주로 작업하는 것은 효율성이 떨어진다. 반면 스마트시트 방법은 모든 사람을 같은 페이지에 집합시킬 수 있다"고 말했다.

 

맥넛은 또 스마트시트 툴이 엑셀보다 "비싸지 않다"고 말했다. 판매 기업에 따르면 기업용 라이선스는 25시트 작성자와 무제한 편집자 및 검사자에 대해 매달 149달러의 가격에서 시작된다.

 

맥넛은  "우리에게 있어 스마트시트는 엑셀이 하는 것과 같은 역할을 한다. 사용법도 쉽다. 대다수는 이 툴을 도입한지 몇 분 이내에 사용하기 시작했다"라고 밝혔다.

#######

마이크로소프트의 대응

한편 마이크로소프트의 엑셀 담당 선임 제품관리자인 앨버트에 따르면 마이크로소프트가 액셀에 대한 사용자들의 좌절에 대해 제대로 대처하지 못했던 것이 사실이다. 그는 그러나 이 기사에 기술된 몇 가지 문제점들이 마이크로소프트 오피스 2010에 이미 해결됐다고 주장했다.

 

그는 "엑셀의 이 새로운 버전에서는 사업 정보, 고성능 컴퓨팅, 협력 이라는 3가지 핵심 분야가 강화됐다"라고 말했다.

 

그는 소비자들이 복잡한 모델에 대한 더 빠른 계산, 사업 정보를 위한 데이터 분석을 지원하는 기능, 그리고 어쩌면 가장 중요할 수 있는 공동 작성 기능과 이를 실시간에 공유할 수 있다는 사실에 만족하게 될 것이라고 내다봤다.

 

마이크로소프트는 집중화, 협업, 실시간 보기와 사용자들이 갈망하는 버전 관리와 관련해서 이미 몇 가지 대안을 제공한다. 선택 사항 중의 하나는 셰어포인트를 사용하는 것이다. 복수의 사용자는 셰어포인트의 중앙 저장소에서 파일 오프라인을 중앙 저장소에서 뽑아낼 수 있다. 그들이 셰어포인트에 그것을 재저장할 경우에 인가된 사용자는 변경 사항을 통지 받으며 오류를 해결하고 승인할 기회를 갖게 된다.

 

츄는 이러한 기능이 버전 관리와 정확성을 보장해준다고 말했다. 또 마이크로소프트 원노트(OneNote)를 통해 지원되는 문서, 이메일 메시지, 이미지와 기타 다른 매체를 통합하고 관리하는 한편, 그들 전체를 일체화해 저장할 수 있다고 덧붙였다.

 

또 다른 선택 사항은 마이크로소프트 윈도우 라이브 스카이 드라이브(Microsoft Windows Live Sky Drive)를 엑셀 스프레드시트에 게시하는 것이다. 이는 인가된 모든 내부와 외부 사용자가 액세스할 수 있는 온라인 저장 서비스다. 츄는 그러나 이 옵션의 경우 간단한 편집을 허용하지만 버전 관리 기능은 없다고 인정했다.

 

마지막 옵션으로 회사들은 오피스 365에 가입할 수 있다. 이는 마이크로소프트의 새로운 클라우드 기반 서비스로서 오피스를 온라인 서비스처럼 느껴지게 하는 것이다. 오피스 365의 이용료는 애플리케이션 사용, 저장장치 요구와 기타 다른 요소에 따라 달라지는데, 사용자당 매달 2 ~ 27달러다. 오피스 365를 이용하면 브라우저를 거쳐 파일을 보고 공유하고 간단한 편집을 위한 팀을 구성할 수 있으며 협력을 지원하기 위해 인스턴트 메시징과 화상 회의 기능를 활용할 수도 있다.

 

츄는 마이크로소프트가 이렇듯 유용한 기능을 현재 실제로 이용할 수 있다는 것을 알려내기 위해 노력 중이라고 밝혔다. 그에 따르면 마이크로소프트는 지난 6월에 발표된 무료 오피스 2010이 대중들에게 보다 친밀해지도록 돕는 교육을 사용자와 IT 팀에게 제공하고 있다.

 

그는 "지금까지 오피스 2007로 업그레이드하지 않고 아직도 오피스 2003을 사용하는 회사들이 있다는 것을 알고 있다. 그들에게 우리 회사가 협력과 실시간 저작에서 이룩한 혁신에 대해 알리고 싶다"고 말했다. 마이크로소프트는 또한 실시간 데이터 보내기와 기타 중요한 애드온에 더욱 원활하게 액세스할 수 있도록 로이터(Reuters)와 같은 제휴사들과 긴밀하게 협력하고 있다고 그는 덧붙였다.

 

아직 거대한 이동은 없다

시장조사회사 IDC의 애널리스트 멜리사 웹스터는 스프레드 시트 분야에 신생 기업들이 급등장하고 있지만 가까운 미래까지는 마이크로소프트가 선도자로 남아 있을 것이라고 주장했다. 그녀는 "다수의 회사들이 특수 목적의 전용 도구들이 더 적합함에도 불구하고 엑셀을 기본 도구로 사용하고 있다는 점에 동의한다”면서도 그러나 마이크로소프트 엑셀에게도 긍정적인 면도 있다고 말했다.

 

웹스터는 엑셀이 이미 상당수의 기업 데스크톱과 노트북에 탑재되어 있기 때문에 많은 회사들은 엑셀의 새로운 라이선스를 필요로 하지 않으며 따라서 엑셀이 경쟁 제품에 비해 오히려 저렴하다고 설명했다.

 

그녀는 "마이크로소프트 오피스는 기업들의 97%에 의해 널리 사용되고 있다. 조사 응답자들은 계속해서 새로운 버전으로 업그레이드를 하고 있다고 대답했다"라고 말했다.

 

그러나 다양한 스프레드시트 작업을 처리할 수 있는 툴을 제공하는 회사들이 급증하고 있다는 점을 간과해서는 안된다. 벤타나 리서치의 쿠걸은 "우리들은 아직 스프레드시트를 버릴 준비가 되어 있는 세대가 아니다"라면서도, 멀지 않아 그런 일이 벌어질지도 모르며 앞을 내다보는 IT 부서들은 대안을 모색하기 시작하려고 할 수도 있다고 덧붙였다.

 

* 샌드라 기트런은 보스턴 지역의 자유계약직 기술 기고가다. editor@idg.co.kr



2011.01.26

엑셀 대체물이 뜬다… '일부 기업들이 스트레드시트를 버리는 이유'

Sandra Gittlen | Computerworld

 

파이낸스의 마크 코헨 부사장에 따르면 툴리 그룹(Thule Group)의 노스 아메리칸 부문은 불과 몇 년 전까지만 해도 ‘전통적인 스프레드시트 주도형’ 기업이었었다.

 

코헨은 "우리 회사는 공장 가동에 소요되는 비용을 약술하는 부서별 지출을 포함하여 모든 데이터를 가능한 한 최신으로 유지해두는 회계담당 직원 한 사람이 있었다. 그러나 상호 출자회사의 정보를 통합하는 데 1주일이 걸리는 것은 당연하게 여겨졌으며, 관리자가 보고 있는 문서가 최종 스프레드시트가 아닌 경우도 드물지 않았다"라고 말했다.

 

그러나 시대에 뒤떨어진 판매 및 제조 번호 시스템은 툴리 비클 솔루션즈 노스 아메리카((Thule Vehicle Solutions North America)에게 부적합했다. 400여 명의 직원이 근무하는 이 기업은 지붕 랙 및 자전거 랙과 같은 제품을 생산하는 자전거 용품 전문기업이다.

 

코헨은 "우리 회사로서는 예산 배정과 예측이 대단한 과제였다. 계절을 타는 회사로서 우리는 적절한 제품을 보유하고 있지 않으면 그 수요는 우리 경쟁자에게 돌아가게 된다"고 말했다.

 

대안을 강구해온 코헨은 2008년에 호스트 애널리틱스의 임대형 소프트웨어 제품를 도입하며, 마이크로소프트의 엑셀 애플리케이션을 버렸다. 새로운 프로그램인 호스트 애너리틱스 버지트(Host Analytics Budget)는 그의 팀이 필요로 하는 실시간 협력에 대한 지원과 이동통신 액세스를 제공했다.

 

이를 통해 이 기업의 사용자들은 권한 수준에 따라 할 수 있는 업무량에 맞추어 실시간에 업무 데이터를 만들고 편집하고 보고 브라우저를 거쳐 보고서를 작성할 수 있게 되었다.

 

호스트 애널리틱 패키지는 또 내장형 버전 관리 기능을 포함하고 있어서 데이터는 해당 부서의 오라클 ERP 시스템에서 자동으로 버지트로 넘겨지며 필요하다면 엑셀 형식으로 유출입할 수 있다. 이를 통해 사용자는 회사의 다른 부서 동료와 정보를 공유할 수 있다. 가격은 매달 사용자 1인당 250달러에서 시작된다.

 

신뢰할 수 있는 데이터 확보하기

코헨은 이 도구의 협력적 본질에 대해 설명했다. 이제는 개인별로 자신의 데이터를 입력할 책임을 지도록 함으로써 그의 부서의 보고서에 대한 타이밍, 정확성과 예측성을 개선했다는 설명이다.

 

그는 "스프레드시트의 95%가 사라졌다. 우리 부서는 중요한 보고서를 수신할 때 지연 시간을 완전히 제거했다. 우리 업무 지도자도 자신이 수중에 가지고 있는 데이터가 정확하고 믿을 수 있다는 사실을 알고 있다"라고 말했다.

 

스프레드시트에 대한 코헨의 실망은 유난스러운 것이 아니다. 의사 결정이 더욱 협력적으로 변화하고 인력은 더욱 분산 배치되고 있다. 스프레드시트를 취합해서 전세계 동료들에게 우송하거나 이메일을 보내는 과정에서 수작업으로 갱신 데이터를 입력하고 그것을 재송신하는 것은 아주 낡은 방식으로 간주되고 있다.

 

또 최근 몇 년 사이에는 엄격한 규제를 받는 분야의 기업들 사이에서 스프레드시트 활용이 사용자 실수를 유발하며 이는 심각한 문제를 초래할 수 있다는 우려가 높아가고 있다.

 

마이크로소프트는 엑셀에 그러한 우려를 상당히 없애주는 신기능을 추가했다고 말한다. 예를 들면 엑셀이 실시간에 데이터 입력을 받아들이게 할 수 있는 방법이 있다. 그러나 그 방법은 개별 직원들이 동시에 다수의 업데이트를 할 경우에는 도움이 되지 않는다.

 

일부 회사는 그 대신에 새로운 소프트웨어와 서비스에 호응하여 기존의 스프레드시트를 포기하고 있다. 또 대다수의 기업은 내부와 외부 사용자 및 각종 기기 사이에 실시간 공유, 보기와 보고서 작성을 지원하는 엑셀의 확장 기능을 찾고 있다.

 

캘리포니아에 소재한 벤타나 리서치의 롭 쿠걸 애널리스트는 조사 결과 분석 작업을 할 경우에 10명 중 9명이 거의 작업 시간 내내 스프레드시트를 사용하는 것으로 나타났다고 말했다. 그는 "다른 툴도 사용하지만 특히 일반 업무 사용자들에 있어서 스프레드시트는 1980년 이후에 기본 툴로 자리잡았다"고 말했다.

 

현재 스프레드시트 분야는 마이크로소프트의 엑셀이 지배적인 위치를 구가하고 있다. 액셀은 90년대에 로터스를 따라잡았으며 현재는 7억5,000만의 기업과 가정 사용자들로 압도적인 시장 점유율을 가지고 있다.

 

지나치게 분산되는 스프레드시트

쿠걸은 엑셀 및 기타 전통적인 스프레드시트가 분석에서부터 데이터 저장에서 보고에 이르기까지 거의 모든 용도로 사용되고 있는데 지나치게 분산되는 문제점을 가지고 있다고 말했다.

 

네머티스 리서치의 존 버크 애널리스트도 이에 동의했다. 그는 "엑셀과 기타 전통적인 스프레드시트 프로그램은 데이터 분석을 위한 맞춤형 만능도구로 간주되고 있지만 그들의 작업 가능 범위에는 한계가 있다"면서 "그러므로 우리 회사는 프로젝트 관리 모음 또는 최신 데이터 분석과 같은 진화된 패키지로 바꾸기 위해 스프레드시트에서 만들어진 것을 상당히 줄이고 있다"라고 말했다.

 

NBA 디벨롭먼트 리그 가맹점인 유타 플래시의 드류 셀러스 사장도 엑셀의 한계에 대해 계속해서 실망하고 있다고 말했다. 그는 "우리 회사는 한 직원의 컴퓨터에 대한 스프레드시트 사용권을 가지고 있었다. 사람들은 이따금 그 직원의 모니터 위에 매출 업데이트에 관한 포스트잇 메모를 붙여놓거나 업데이트를 이메일로 보낸다. 스프레드시트를 사용하는 직원의 능력과는 관계 없이 그 시스템은 완전히 비능률적이었다"라고 말했다.

 

예를 들면 셀러스는 데이터가 본질적으로 오래 되고 입력자의 오류에 따라 차이가 있기 때문에 팀의 1,000개 사용권 보유자 중에서 몇 사람이 다시 올렸는지 아닌지를 확인하는 연락을 받았는지 결코 자신 있게 말할 수 없었다.

 

그는 "새로운 고객 한 사람을 잡으려면 기존 고객 한 사람을 유지하는 비용의 5배가 소요됐다. 우리들은 고객 데이터베이스를 고쳐야만 했다"라고 말했다.

#######

CRM을 대신 사용하기

셀러스는 스프레드시트 사용을 단념하고 웹 기반의 고객관계관리 툴 슈가CRM(SugarCRM)을 사용하기 시작했다. 그는 회사 임원과 판매 팀들에게 역할 기반의 접근 기능을 제공해서 그들이 클라이언트의 상태를 즉시 알아볼 수 있게 했다. 임원이 정기권 보유자에게 지시를 하면 그들은 그 대화에 관한 메모를 고객의 기록에 입력하고 판매원에게 그 거래를 빨리 마감하도록 경고할 수 있다.

 

사용자는 또한 재고에 대한 보고서를 실행하고 현재의 정기권 보유자에게 인센티브를 제공하거나 적극적으로 다른 조처를 취할 수 있다.

 

셀러스에 따르면 가장 중요한 장점 중 하나는 이 시스템이 웹을 바탕으로 하기 때문이다. 이에 따라 판매 팀은 중요한 정보를 업데이트하기 위해 언제 어디서나 이용자별 지불 서비스에 로그온할 수 있다. 슈거CRM의 기업용 에디션 가격은 일년에 사용자당 600달러부터 시작된다.

 

스프레드시트는 뉴저지에 소재한 호라이즌 블루 크로스 블루 쉴드의 사용자들에게도 골치거리가 되고 있었다. 이 보험회사는 매달 고객의 질병관리 프로그램에 이용할 수 있는 맞춤형 보고서를 만들어야 했다. 이들 보고서는 비용 절약, 프로그램 지지, 삶의 질 강화 및 기타 다른 주요 측정치를 상세하게 포함한 것이다.

 

정보화 관리자 마이크 오치핀티는 이를 위해 직원 한 사람이 수작업으로 고객 데이터를 취합해서 13페이지 크기의 엑셀 템플릿에 복사해야 한다고 말한다. 그는 "이들 개별 보고서를 필요로 하는 고객수가 50명에 도달하면 그 지루한 과정은 거의 한 달이 걸리고 그 사람은 단지 그 한 가지 작업만을 해야했다"라고 말했다.

 

클라이언트가 실시간으로 데이터에 접근

오치핀티와 IT 팀은 이러한 작업을 SAS의 엔터프라이즈 비지니스 인텔리전스 서버(Enterprise Business Intelligence Server)에 이식하기로 결정했다.

 

호라이즌의 고객들은 이제 보호된 웹페이지에 접속해 실시간으로 맞춤형 보고서를 받아볼 수 있으며 데이터를 통합할 수 있다. 오치핀티는 이 새로운 시스템이 고객을 더 행복하게 했을 뿐 아니라 보고서를 취합하던 기존 직원에게 다른 작업을 배정할 수 있도록 해줬다고 말했다.

 

그렇다고 호라이즌에서 스프레드시트 사용이 사라진 것은 아니다. 오치핀티는 이 보험회사의 직원 5,000명 중에서 거의 500명이 예산 배정과 기타 작업을 위해 아직도 엑셀을 사용하고 있다고 말했다.

 

그러나 스프레드시트에 내포된 성질이 오치핀티가 주도하는 표준화, 통할, 버전 관리와 중복제거에 상반된다는 점에서, 그는 가능한 한 스프레드시트를 폐지할 계획을 가지고 있다. 그는 그러나 엑셀 애드온 및 SAS EBI와 같은 대체물이 엑셀과 상호 운용 가능하다라는 것을 스프레드시트 애용자들에게 확인시키는 작업이 쉽지만은 않다고 토로했다.

 

한편 시카고에 소재한 KPMG의 미국 사업정보그룹의 선임 고문인 린다 이몬티는 BI를 처리하는 방법을 회사들에게 제시하고 있다. 그녀는 엑셀을 조직에서 추방하려는 계획이 오치핀티가 실감했던 것처럼 저항을 받기 쉽다고 주장했다.

 

그녀는 "대개의 경우 스프레드시트 사용이 아주 사라지지는 않겠지만 다른 기술이 도입될 수 있으며 특정 작업에 대해 더 효율적이라는 것을 이해시켜야 한다"고 말했다.

 

그녀는 또한 IT와 사업 관리자들에게 사업 정보, CRM과 프로젝트 관리 시스템과 같은 툴이 10년 전처럼 비싸고 복잡하지 않다는 점을 그들의 사용자에게 교육하라고 권고한다. 요새는 SaaS를 바탕으로 이러한 도구들을 빠르게 전개할 수 있으며 사용과 관리하기가 쉽다는 점을 설득시켜내야 한다는 설명이다.

 

SaaS 기반의 스프레드시트 사용하기

100명의 직원을 거느린 온라인 동영상 광고 기업 브라이트롤의 마케팅 담당 부사장 대릴 맥넛은 자사 직원들이 가지는 엑셀에의 애정을 잘 알고 있었다. 그는 그래서 엑셀과 같은 모양과 느낌을 갖고 있지만 회사의 니즈에 더 적합한 것으로 평가되는 SaaS 기반의 스마트시트(Smartsheet)를 시험해 보기로 결정했다.

 

사용자들은 스마트시트를 사용하여 프로젝트를 개념에서부터 완료, 관련 문서의 첨부, 매체와 메모에 이르기까지 완전히 추적할 수 있다. 역할 기반의 액세스는 단지 인가된 사용자만 변경을 할 수 있도록 하며 다른 사람들은 실시간에 브라우저로 프로젝트의 상태 또는 적절한 정보를 볼 수 있다는 것을 보장한다.

 

스마트시트는 또한 예산과 교부시기를 포함하여 프로젝트의 다양한 부분과 최종기한이 임박하거나 경과한 경우에 사용자에게 통지하는 경보 시스템에 대한 즉각 감사 추적권을 지원한다.

 

맥넛는 내부적으로 스마트시트 프로젝트에 대해 그리고 외부적으로 스마트시트가 아닌 툴 사용자들과 협력하기 위해 구글 독스(Google Docs)로 문서를 내보내서 그들이 쉽게 액세스할 수 있도록 하고 있다.

 

그는 또한 엑셀에 의존하고 있는 브라이트롤의 임원들과 공유하기 위해 데이터를 스마트시트에서 엑셀 형식으로 내보낼 수 있다. 그들의 변경 사항은 그 파일이 재수입될 때 스마트시트에 자동으로 역통합된다.

 

맥넛은 "우리의 사무소들은 모두 매우 멀리 떨어져 있기 때문에 스프레드시트 위주로 작업하는 것은 효율성이 떨어진다. 반면 스마트시트 방법은 모든 사람을 같은 페이지에 집합시킬 수 있다"고 말했다.

 

맥넛은 또 스마트시트 툴이 엑셀보다 "비싸지 않다"고 말했다. 판매 기업에 따르면 기업용 라이선스는 25시트 작성자와 무제한 편집자 및 검사자에 대해 매달 149달러의 가격에서 시작된다.

 

맥넛은  "우리에게 있어 스마트시트는 엑셀이 하는 것과 같은 역할을 한다. 사용법도 쉽다. 대다수는 이 툴을 도입한지 몇 분 이내에 사용하기 시작했다"라고 밝혔다.

#######

마이크로소프트의 대응

한편 마이크로소프트의 엑셀 담당 선임 제품관리자인 앨버트에 따르면 마이크로소프트가 액셀에 대한 사용자들의 좌절에 대해 제대로 대처하지 못했던 것이 사실이다. 그는 그러나 이 기사에 기술된 몇 가지 문제점들이 마이크로소프트 오피스 2010에 이미 해결됐다고 주장했다.

 

그는 "엑셀의 이 새로운 버전에서는 사업 정보, 고성능 컴퓨팅, 협력 이라는 3가지 핵심 분야가 강화됐다"라고 말했다.

 

그는 소비자들이 복잡한 모델에 대한 더 빠른 계산, 사업 정보를 위한 데이터 분석을 지원하는 기능, 그리고 어쩌면 가장 중요할 수 있는 공동 작성 기능과 이를 실시간에 공유할 수 있다는 사실에 만족하게 될 것이라고 내다봤다.

 

마이크로소프트는 집중화, 협업, 실시간 보기와 사용자들이 갈망하는 버전 관리와 관련해서 이미 몇 가지 대안을 제공한다. 선택 사항 중의 하나는 셰어포인트를 사용하는 것이다. 복수의 사용자는 셰어포인트의 중앙 저장소에서 파일 오프라인을 중앙 저장소에서 뽑아낼 수 있다. 그들이 셰어포인트에 그것을 재저장할 경우에 인가된 사용자는 변경 사항을 통지 받으며 오류를 해결하고 승인할 기회를 갖게 된다.

 

츄는 이러한 기능이 버전 관리와 정확성을 보장해준다고 말했다. 또 마이크로소프트 원노트(OneNote)를 통해 지원되는 문서, 이메일 메시지, 이미지와 기타 다른 매체를 통합하고 관리하는 한편, 그들 전체를 일체화해 저장할 수 있다고 덧붙였다.

 

또 다른 선택 사항은 마이크로소프트 윈도우 라이브 스카이 드라이브(Microsoft Windows Live Sky Drive)를 엑셀 스프레드시트에 게시하는 것이다. 이는 인가된 모든 내부와 외부 사용자가 액세스할 수 있는 온라인 저장 서비스다. 츄는 그러나 이 옵션의 경우 간단한 편집을 허용하지만 버전 관리 기능은 없다고 인정했다.

 

마지막 옵션으로 회사들은 오피스 365에 가입할 수 있다. 이는 마이크로소프트의 새로운 클라우드 기반 서비스로서 오피스를 온라인 서비스처럼 느껴지게 하는 것이다. 오피스 365의 이용료는 애플리케이션 사용, 저장장치 요구와 기타 다른 요소에 따라 달라지는데, 사용자당 매달 2 ~ 27달러다. 오피스 365를 이용하면 브라우저를 거쳐 파일을 보고 공유하고 간단한 편집을 위한 팀을 구성할 수 있으며 협력을 지원하기 위해 인스턴트 메시징과 화상 회의 기능를 활용할 수도 있다.

 

츄는 마이크로소프트가 이렇듯 유용한 기능을 현재 실제로 이용할 수 있다는 것을 알려내기 위해 노력 중이라고 밝혔다. 그에 따르면 마이크로소프트는 지난 6월에 발표된 무료 오피스 2010이 대중들에게 보다 친밀해지도록 돕는 교육을 사용자와 IT 팀에게 제공하고 있다.

 

그는 "지금까지 오피스 2007로 업그레이드하지 않고 아직도 오피스 2003을 사용하는 회사들이 있다는 것을 알고 있다. 그들에게 우리 회사가 협력과 실시간 저작에서 이룩한 혁신에 대해 알리고 싶다"고 말했다. 마이크로소프트는 또한 실시간 데이터 보내기와 기타 중요한 애드온에 더욱 원활하게 액세스할 수 있도록 로이터(Reuters)와 같은 제휴사들과 긴밀하게 협력하고 있다고 그는 덧붙였다.

 

아직 거대한 이동은 없다

시장조사회사 IDC의 애널리스트 멜리사 웹스터는 스프레드 시트 분야에 신생 기업들이 급등장하고 있지만 가까운 미래까지는 마이크로소프트가 선도자로 남아 있을 것이라고 주장했다. 그녀는 "다수의 회사들이 특수 목적의 전용 도구들이 더 적합함에도 불구하고 엑셀을 기본 도구로 사용하고 있다는 점에 동의한다”면서도 그러나 마이크로소프트 엑셀에게도 긍정적인 면도 있다고 말했다.

 

웹스터는 엑셀이 이미 상당수의 기업 데스크톱과 노트북에 탑재되어 있기 때문에 많은 회사들은 엑셀의 새로운 라이선스를 필요로 하지 않으며 따라서 엑셀이 경쟁 제품에 비해 오히려 저렴하다고 설명했다.

 

그녀는 "마이크로소프트 오피스는 기업들의 97%에 의해 널리 사용되고 있다. 조사 응답자들은 계속해서 새로운 버전으로 업그레이드를 하고 있다고 대답했다"라고 말했다.

 

그러나 다양한 스프레드시트 작업을 처리할 수 있는 툴을 제공하는 회사들이 급증하고 있다는 점을 간과해서는 안된다. 벤타나 리서치의 쿠걸은 "우리들은 아직 스프레드시트를 버릴 준비가 되어 있는 세대가 아니다"라면서도, 멀지 않아 그런 일이 벌어질지도 모르며 앞을 내다보는 IT 부서들은 대안을 모색하기 시작하려고 할 수도 있다고 덧붙였다.

 

* 샌드라 기트런은 보스턴 지역의 자유계약직 기술 기고가다. editor@idg.co.kr



X