“스마트하게 일하는 법” 온라인 협업 툴 활용 가이드

대부분의 중소기업들은 예산 상의 제약 및 제한된 기술지원 환경으로 인해 가능한 효율적으로 일하는 것이 매우 중요하다. 상대적으로 적은 인원으로 더 많은 일을 더 잘하기 위한 중요한 첫 단계는 직원들이 실제로는 얼마나 멀리 떨어져 있던 간에, 실시간으로 함께 작업할 수 있는 환경을 만들어주는 것이다.

간단한 가이드를 통해서 기업의 필요에 부합하는 협업 툴 선정 방법을 알아보자. 많은 기업들이 온라인 협업 툴에 입문할 때 무료 구글 앱스(Google Apps) 서비스를 이용하곤 한다. 하지만 어떤 경우에는, 하이퍼오피스(HyperOffice)나 구글의 앱스 프리미어 에디션(Premier Edition) 같이 좀 더 강력한 유료 서비스가 비용을 들인 만큼의 가치가 있을 수 있다.

구글 앱스(Google Apps)

소기업에서 처음으로 온라인 협업 도구를 사용하는 경우라면, 구글 앱스 무료버전이 적합하다. 대용량의 스토리지를 제공하는 무료 이메일, 공유 캘린더(Calendar), 문서 편집 도구 외에 다른 기능도 제공하는 구글 앱스 무료버전은 다른 유료 서비스로 전환하기 전에 최소한 갖춰야 할 기능을 갖춰 훌륭한 기준점 역할을 해준다.

소유권(ownership)에 따른 왼쪽의 옵션을 눌러 액세스 별로 문서를 분류하면,

쉽게 프로젝트를 훑어 볼 수 있다.

구글 앱스나 다른 서비스에서, 협업의 핵심은 이메일이다. 지메일을 이용하면 무료 계정에 7GB 이상의 공간을 제공받을 수 있으며, 구글은 이 서비스에 지속적으로 용량을 추가하고 있다. 사용자는 데이터 암호화를 위해 항상 S-HTTP(secure HTTP)를 통해 연결된다. 그리고 다른 협업 서비스들과 마찬가지로, 브라우저나 이메일 클라이언트 소프트웨어를 통해서 메시지를 읽도록 한다. 이와 더불어 구글 토크(Google Talk)는 IM(Instant Message), 음성, 그리고 화상 통화 등 실시간 커뮤니케이션 서비스도 제공하고 있다.

구글 캘린더 무료 에디션을 사용하면, 그럭저럭 업무를 볼 수 있다. 구글 캘린더 무료 에디션은 기본 기능을 뛰어넘어, 협업에 결정적인 역할을 하는 다른 캘린더와의 공유나 가입이 가능하다. 또한, 오프라인 모바일 작업에 중요한 요소 중 하나인 전화 여러 대를 동기화 시키거나 모바일 웹 브라우저를 통해 데이터를 보기만 할 수도 있다.

구글 문서도구(Google Docs)를 통해서는 파일을 저장하고 편집할 수 있다. 마이크로소프트 오피스와 호환되는 문서도구에는 워드 프로세서, 스프레드시트, 그리고 프레젠테이션 도구가 포함되어 있다. 편집중인 문서를 업로드 하여 공유하거나 편집할 수 있으며, 처음부터 새로 작성할 수도 있다. 개인이나 그룹 별로 권한을 설정하여 다른 사람들이 파일을 보거나 편집하게 할 수도 있다.

추가 툴들을 활용하면 기업들이 협업하고 소통하는데 도움이 될 수 있다. 구글 사이트(Google Sites)는 기초적인 웹 페이지 작성기처럼 보이지만, 회사 정보를 공유하거나 지정된 사람들만이 액세스할 수 있는 클라이언트 측의 세부사항을 공유하기 위한 포탈을 생성하는데 이용할 수 있다.

구글 앱스 프리미어 에디션(Premier Edition)

사용자 별로 1년에 50달러를 지불하면 구글의 기본 도구를 기업 급 기능으로 업그레이드 할 수 있다. 서비스에 대한 그룹 관리 기능이 추가될 뿐 아니라 프리미엄 구글 서비스는 스토리지 할당량이 늘어나고 전체적으로 더욱 강력한 사용자 가능들이 제공된다.

구글 앱스 프리미어 에디션은 기업 급 관리도구도 추가 제공한다.

구글 메일 용량은 25GB로 급증한다. 구글 캘린더에는 가능한 회의 시간을 잡기 위해 두 사람이 캘린더를 더 쉽게 비교할 수 있게 해주는 기능처럼 협업 일정을 개선하기 위한 기업 지향적인 변경사항이 포함되어 있다. 구글 그룹스(Google Groups) 역시 기업용으로 확장되어 직원들이 배타적인 포럼 환경에서 통신할 수 있게 되었다.

그 외에, 유료 구글 앱스 계정에서는 회사의 도메인 이름을 사용할 수 있어서 이 메일 발송 주소를 "@gmail.com" 대신 "@사용자도메인.com"으로 사용할 수 있다. 구글은 기업 고객들에게는 더 나은 지원 서비스를 제공한다; 일반 사용자 버전의 무료 지메일이 다운 된다고 해서 기업 고객들의 이 메일까지 다운된다는 것은 아니다. (구글은 프로페셔널 서비스에 대해 99.9%의 가동시간을 약속하고 있다.)

하이퍼오피스(HyperOffice)

많은 중소규모 기업에 이상적인 하이퍼오피스는 전문 IT 지원이 없는 기업들에게 적합하게 규모를 줄이는 동시에 강력한 기능 그리고 IBM과 마이크로소프트 툴 간의 통합을 균형 있게 이루어냈다. 문제가 발생하면, 하이퍼오피스에 전화해서 회사 직원으로부터 직접 도움과 지원을 받을 수 있다.

IT 부서의 지원 없이도 시작할 수 있도록, 잘 만들어진 사용 방법 안내 동영상이 새 인터페이스 전반에 걸쳐 나타난다. 추가 지원이 필요하면, 하이퍼오피스는 웹 화상지원을 통해 각 단계를 하나씩 차례로 설명해준다.

하이퍼오피스는 한 곳에서 중요한 세부사항을 모두 보여준다.  

왼쪽의 도구를 선택하여 새로운 메시지나 작업을 수행한다.

하이퍼오피스의 통합된 서비스 세트는 경쟁자들이 제공하는 서비스에 버금가거나 웃돈다. 사용자들은 대개 웹 브라우저를 통해서 서비스에 액세스하여 연락처, 메시지, 프로젝트, 파일 또는 그 이상의 것들 것 관리한다. 예들 들어, 파일을 공유하기 위해 특정 동료(가령, 팀 멤버)의 문서 구독을 예약하면, 변경될 때마다 통보를 받게 된다. 미팅 기록과 이메일 트래픽도 특정 프로젝트와 연관 지을 수 있어서 해당 그룹에 나중에 합류한 사람도 이전의 대화 내용을 쉽게 따라잡을 수 있다.

하이퍼오피스는 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)에도 동기화 시킬 수 있으므로 IMAP이나 POP 프로토콜을 지원하는 어떤 브라우저에서도 이메일을 읽을 수 있다. 이런 유연성은 오프라인 작업과 사용중인 도구를 포기하지 않고 클라우드 기반 애플리케이션으로 이전하는 데 특히 유용하다. 사용자들은 파일-스토리지 구성요소를 윈도우나 맥 데스크톱 상에 마운트 시켜서, 마치 로컬 파일처럼 평소와 같은 직관적인 방식으로 문서에 액세스할 수 있게 해준다. 온라인 미팅 툴로 프레젠테이션도 할 수 있게 해주지만, 하이퍼오피스는 채팅 기능의 부하를 덜기 위해 스카이프(Skype)와 협력을 맺었다.

메일, 연락처 그리고 파일을 휴대기기로 전달해주는 완벽한 휴대폰 동기화가 몇 개월 뒤에는 지원될 예정이다. 그때까지는, 서비스가 모바일 브라우저를 인식해서 해당 사이트를 전용으로 포맷된 버전으로 표시한다.

프로젝트 관리 기능은 하이퍼오피스의 옵션을 풍부하게 해준다. 스프레드시트나 데이터베이스를 사용 하듯이, 워크플로우를 추적해서 일부 프로세스를 자동화 할 수 있는 간단한 도구를 구축할 수 있다. 그리고 데이터를 내부 그룹이나 외부 고객과 공유하거나 외부고객이 직접 추가할 수 있도록 맞춤형 웹 페이지를 설정할 수 있다.

하이퍼오피스는 사용자 당 매월 약 10달러 이하이며 사용자 수가 늘어날수록 할인된다.  기본적인 협업도구의 범주를 벗어나는 미팅 서비스나 이 메일 캠페인 같은 추가 기능은 별도의 비용이 든다.

마이크로소프트 비즈니스 프로덕티비티(Business Productivity)

마이크로소프트 BPOS(Business Productivity Online Standard Suite)는 대기업을 위한 고품질의 서비스이다. 이미 익스체인지(Exchange) 서버, 쉐어포인트(SharePoint) 외 다른 마이크로소프트 주요 소프트웨어를 사용해 보았고 좋아하는 사용자라면 특히, 이 클라우드 기반의 대안을 고려해 보라. 사용자 당 월 10달러인 BPOS는 이런 서비스들을 맥(Mac)이나 PC에서 브라우저 기반으로 액세스할 수 있는 온라인, 호스팅 모델로 변환시켜 놓았다.

로터스 라이브(Lotus Live)

로터스 라이브는 웹 캐스팅과 온라인 미팅 도구를 포함하여 좀 더 큰 기업들에게 매력적인몇 가지 항목을 가지고 있다. 비록 로터스 라이브와 BPOS가 사용자를 위해 마이크로소프트가 직접 관리하고는 있지만, 고급 기능을 사용하기 위해서는 사용자들을 도와줄 수 있는 IT 직원을 보유한 규모가 있는 회사에 가장 적합하다. 로터스 라이브의 가격 구조는 경쟁사들에 비해 매우 복잡해서 각 서비스 별로 별도의 서비스 요금을 부과하는 과금 방식을 택하고 있다.

조호(Zoho)

조호는 구글의 무료-유료 전환 모델을 따르고 있으며 10여 가지의 클라우드 기반 애플리케이션을 제공한다. 이메일 호스팅, 캘린더, 연락처 그리고 협업 도구들을 사용할 수 있다.  조호는 통합 온라인 도구 세트를 중요시하는 기업들의 눈에 조호를 설득력 있는 옵션으로 보이게 만들기 위해 청구서 발송과 채용 애플리케이션, CRM 도구, 인적 자원 도구 그리고 프로젝트 관리 포함 온갖 종류의 추가 기능을 제공한다.

조호는 마이크로소프트나 IBM 도구들에 비해 내부 지원의 필요성이 상대적으로 적다. 하지만 각 애플리케이션이 다른 애플리케이션과 떨어져 있는 조호는 통일감이 없어 보일 수 있다. 그리고 로터스 라이브처럼 조호도 각 서비스 별로 별도의 서비스 요금을 부과하는 과금 방식이다.

내게 맞는 서비스 고르기

많은 중소규모 기업들은 구글의 무로 협업 도구를 사용하여 그럭저럭 업무를 처리할 수 있다. 프로젝트 관리나 다른 종합 기능이 필요하다면, 프리미엄 서비스에 가입할 시기가 된 것이다. 구글 앱스 프리미어 에디션과 하이퍼오피스는 강력함과 사용의 편리성 사이의 가장 효율적인 부분을 정확히 맞췄으며 IBM 로터스 라이브 마이크로소프트 BPOS, 그리고 조호도 강력한 도구를 제공하고 있다. 의심스러우면, 확인 차원에서 주저하지 말고 무료 트라이얼 버전을 시험해 보라. 각 서비스는 장래 고객들에게 무료 시험 기간을 주고 있으므로, 시간을 갖고 회사의 필요성에 가장 부합되는 서비스를 신중하게 선택하는 것이 현명하다. editor@idg.co.kr