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회사에서 아웃룩을 사용해야 하는 10가지 이유
우리는 대부분 이메일과 애증의 관계를 갖고 있다. 이메일이 우리의 충실한 봉사자라고 할 수도 있겠지만, 현실을 들여다보면 우리가 이메일의 노예인 경우가 종종 있다.또한 우리의 이메일 클라이언트와 유사한 관계를 갖기도 한다. 데스크톱 이메일 클라이언트를 사용하든지 웹 기반형 인터페이스를 통해 메시지에 접속하든 , 이런 것들은 최대한 활용되었을 때, 폭주하는 이메일의 부담을 덜 수 있는 필수적 툴이다. 또한 최악으로 사용되면 아주 심한 욕설을 배우는 계기가 된다. 기업 세계에서 이 데스크톱 이메일 클라이언트는 마이크로소프트 아웃룩인 경우가 많다.
각자 아웃룩에 대해 뭐라고 말할지는 모르겠지만, 아웃룩이 매 버전마다 개선되어왔음은 인정해야 할 것이다. 사용하기 쉬워지고 똑똑해졌으며, 다른 소프트웨어와의 실행 또한 좋아졌다. 필자에겐 아웃룩 2007은 마이크로소프트 오피스 2007 스위트 중에서도 보배 같은 존재다. 필자의 동료 디앤 르블랑은 기업들이 아웃룩을 외면하는 이유 를 거론하기도 하지만, 반면 필자는 오히려 현재의 아웃룩을 아주 좋아한다. 아웃룩이 기업 이메일 클라이언트를 위한 최고의 선택인 이유 몇 가지를 소개한다.
1. 아웃룩과 익스체인지는 잘 어울린다
현재 사용 중인 이메일 서버가 마이크로소프트 익스체인지를 사용한다면 아웃룩은 아주 쉽다. 이들은 베이컨과 계란, 토스트와 커피, 복숭아와 크림처럼 아주 잘 어울린다. 사용자는 무엇이 연결되어야 하는지 절대적으로 알 필요가 없다. 그저 아웃룩을 동작한 후 이메일 주소를 입력하면 이것과 익스체인지가 함께 돌아간다. 명쾌하기 그지 없다. 따라서 클라이언트 설정에 대한 IT 개입의 여지가 줄고 사용자는 컴퓨터를 쉽게 전환할 수 있다.
2. 아웃룩은 액티브 디렉토리와 잘 돌아간다
액티브 디렉토리의 인증이 익스체인지까지 확대된다. 즉 사용자는 컴퓨터에 쉽게 로그온하여 아웃룩을 시작할 수 있고 사용자의 액티브 디렉토리 인증은 익스체인지 서버로 넘겨진다. 타이핑이나 개별 로그인이 필요치 않다. 실제로 이메일 주소가 액티브 디렉토리에 저장되기 때문에 AD를 통해 인증이 되는 경우 사용자는 이 정보를 입력할 필요조차 없다. 아웃룩은 정확한 이메일 주소를 자동으로 해결하여(물론 필요하다면 이 기능을 지나쳐도 된다) 로그인을 돕는다. 그러면 준비완료다.
3. 아웃룩은 다양한 기기 및 애플리케이션과 통합된다.
PDA나 스마트폰을 소유한 경우, 이 기기를 아웃룩과 동기를 맞출 수 있는 방법이 있다. 일부 업체들이 이 기기에 사용되는 고유의 개인 정보 관리용 소프트웨어를 제공하지 않는데, 대부분의 고객에게는 아주 교묘한 속임수를 쓰는 아웃룩 복제본이 있다는 사실을 믿고 있기 때문이다.
블랙베리 같은 기기에 사용되는 써드파티 애드온 애플리케이션이나 다양한 윈도우 모바일 모델조차 아웃룩에 연동된다. 스카이프도 아웃룩에 연동되고 , ACT!도 아웃룩에 연동된다. 실제로 아웃룩에 연동되지 않는 데스크톱 툴을 찾기란 쉽지 않다. 아웃룩을 더욱 확장하는 수십 가지의 작은 애드인을 찾아볼 수 있다. 오피스 애드인스닷컴(Office Addins.com)이 좋은 예다.
4. 아웃룩은 자산의 용이한 구성을 돕는다
대부분의 이메일 클라이언트가 이메일을 분류하고 관리하는 일종의 규칙 같은 것을 제공하지만, 아웃룩 2007은 차원이 다르다. 물론 메시지를 폴더로 분류하거나 선택된 기준에 따라 이들을 전달 또는 리다이렉트할 수 있지만 다양한 자동 아웃 오브 오피스(OOO) 메시지를 내외부 주소로 전송하도록 선택할 수도 있다. 예컨대 메일링 리스트에 가입한 사용자는 회사 외부의 주소로 메시지를 전송하고 싶어하지 않을 수 있지만(메일링 리스트 관리자는OOO메시지에 난색을 표한다. 리스트에서 마치 스팸처럼 작동하지 때문이다), 누가 그런 메시지를 대신하는지에 대한 내부 발신인 정보를 제공할 필요가 있다.어떤 메시지를 추후에 처리해야 할 필요가 있다면 아웃룩에서 리마인더로 쓸 수 있는 다양한 색깔의 깃발모양을 활용한다. “팔로우업(Follow Up)”이라 불리는 간단한 폴더를 깃발이 붙은 모든 메시지로 연결되는 링크를 모아 놓으면 이들을 찾기 쉽다. 상사의 메시지가 눈에 확 들어오게 하고 싶다면, 몇 번의 클릭으로 수신함 목록에서 선택한 색깔로 상사의 메시지들이 나타나게 할 수 있다. 예컨대 필자는 상사가 보낸 메일은 붉은 색이고 필자가 거래하는 업체 사장님의 메시지는 또렷한 연녹색이다. 뒤섞인 메시지 속에서도 이분들 메시지는 놓치는 법이 없다.
5. 아웃룩은 쉐어포인트와 무난하게 연동된다.
마이크로소프트의 쉐어포인트는 웹사이트, 인트라넷 및 작업공간의 구축과 관리를 위한 툴을 제공하는 협업 성격의 플랫폼이다. 그러나 마이크로소프트 측은 포럼 회의를 확인하거나 공유된 문서를 검토하자고 또 다른 서버에 로그온할 만한 정신적 여유도 시간도 없는 사용자가 많다는 것을 잘 알고 있다.
어떻게 해야 할까? 간단하다. 아웃룩 사용자는 새로운 혹은 변경된 콘텐츠에 대한 통지사항을 이메일로 수신하도록 선택할 수 있고 , 그런 후 쉐어포인트 사이트로 클릭해 들어오면 된다. 또 공유된 작업공간에 콘텐츠를 추가할 수 있거나 아웃룩 및 익스체인지와의 통합 덕분에 이메일로 포럼 회의에 참여할 수도 있다.
6. 아웃룩은 워크플로우를 신속히 처리한다
아웃룩의 메시지 전송 기능은 비단 이메일에만 국한되지 않는다. 기업측에서는 온라인 투표 등의 기능을 위해 워크플로우를 설정할 수 있다. 예컨대 축제와 같은 오찬 자리를 위한 장소를 결정하고자 하는 그룹이 있다면 진행측이 다양한 선택사항을 제공하는 메시지를 전송할 수 있다. 수신자는 이메일 내의 투표버튼을 클릭하여 자신의 응답을 전송하면 된다.
아웃룩의 폼 기능을 사용해 타임오프 요청 같은 일들이 자동으로 동의자들에게 발송되고 그 응답은 사용자에게 되돌아올 수 있다.
7. 아웃룩의 사용자 인터페이스는 친숙하다
마이크로소프트 오피스가 생산성 소프트웨어 시장의 선두자인 까닭에 아웃룩 사용자 인터페이스가 사용자들에게 친숙하고 덕분에 학습 시간이 단축되는 경향이 있다. 물론 들춰보면 기능들은 많고 많지만, 마이크로소프트 오피스에 익숙한 이들에겐 상대적으로 기본적인 것들이 직관적으로 인식된다. 이것이 학습 비용의 부담을 줄일 수 있다. 또한 이런 친숙성이 개발환경에도 확대되기 때문에 마이크로소프트 버추얼 스튜디오를 사용하는 개발자들이 상대적으로 쉽게 아웃룩과 인터페이스 할 수 있어 기능성을 추가하거나 다른 기업 애플리케이션에 이를 연동할 수 있다.
8. 아웃룩은 통합형 일정관리, 작업을 제공한다아웃룩에는 주소록, 일정관리, 작업목록 및 가상 포스트잇이 포함되어 있다. 이 모든 것들이 하나로 통합된다. 이메일 메시지를 드래그해서 캘린더나 작업 또는 노트를 생성할 수 있다. 작업물은 한두 번의 클릭으로 위임될 수 있다. 책임을 지게 될 당사자는 그가 인계 받은 업무에 대한 정보를 통보 받을 뿐 아니라 위임 당사자가 정기적으로 현황을 보고 받을 수도 있다. 또한 마이크로소프트 비즈니스 컨텍트 매니저(Microsoft Business Contact Manager)를 포함한 버전을 구입하면 아웃룩은 소규모 회사를 위한 일종의 인터넷 소매몰이 된다.
9. 믿거나 말거나 아웃룩의 보안성은 훌륭하다
마이크로소프트가 보안 측면에서 평판이 좋지 않다는 것을 알고 있지만, 특히 아웃룩 2007은 (업데이트를 꾸준히 해주는 한) 정크메일 필터링이 훌륭하고 , 웹 버그와 다운로드 받은 이미지 같은 외부 콘텐츠 및 외부 사이트로부터의 데이터를 차단하고 실행성 첨부파일을 금하며, 액티브X 애플릿 실행을 기본적으로 방지한다. 원한다면 보안을 건너뛸 수 있지만, 이것은 보안에 대한 인식의 문제다.
10. 아웃룩에서 원스톱 이메일이 제공된다
아웃룩에서는 계정 하나만 사용하지 않아도 된다. (POP3 및 IMAP을 포함한) 다양한 프로토콜을 사용한 여러 개의 계정이 동일한 폴더세트로 돌아올 수 있어, 하나의 규칙 세트로 관리될 수 있다. 원한다면, 계정별로 개별 폴더에 분류될 수도 있다. 취향에 따라 선택하시길.
물론 다른 이메일 클라이언트가 다수의 계정과 통합될 수 있지만, 아웃룩의 장점은 바로 익스체인지에 대한 아웃룩 고유의 지원에 있다.
물론 전체적으로 보면 이 모든 것은 업무에 맞는 최적의 툴을 선택하는 문제로 귀결되며, 이 업무는 주로 이메일에 관련된다. 마이크로소프트 아웃룩은 그런 툴이 될 수 있을 정도로 현재 충분히 강하고 보안성이 있으며 다재 다능하다. 추가적 기능들은 운 좋은 아웃룩 사용자를 위한 아이스크림 위의 체리 정도일 뿐이다. editor@idg.co.kr
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