아웃룩을 회사에서 사용하면 안되는 7가지 이유

Dee-Ann LeBlanc | CIO 2009.02.11
AP5438.JPG문제를 일으키는 것을 좋아한다면 IT 직원의 사무실로 가서 큰 소리로 마이크로소프트의 아웃룩을 좋아하거나 싫어한다고 말해보라. 분명히 정강이를 너무 세게 차여서 관절통에 바르는 크림이 필요하게 될 것이다. 아웃룩에 대한 불만과 애정의 대부분은 재미는 있지만 현실과는 별로 관계가 없는 개인적인 일화 때문이다.

현실은 이렇다. 이 거대한 소프트웨어를 데스크톱 PC에 설치하는 것은 집안에 드라큘라를 들여놓는 것이나 다름없다. 이 사실을 깨닫기도 전에 이미 모든 피는 빨아 먹히게 될 것이다. 아웃룩에 대한 유혹에 빠지지 않으려면 이 글을 계속 읽기 바란다.

1.
  직원들의 시간은 제한되어 있다.

이메일 분야에서 아웃룩이 가장 빠른 속도를 보인 적도 없었지만 아웃룩 2007은 특히 늦은 처리속도로 기록을 세웠다. 크기가 큰 .pst 파일이나 .ost 파일을 가진(수치상으로2GB 부터 시작해서 4GB에 이르면 크게 악화된다) 아웃룩을 사용한다면 메일을 사용하는 동안 아무 것도 못할 것이다. 이런 문제는RSS 피드를 위해 아웃룩 2007을 사용할 때도 일어난다.

이런 문제를 어느 정도 수정한 업데이트가 있긴 하지만 문제를 줄이기 위한 권장사항 자체에 문제가 있다. 어떤 직원이 몇 GB에 이르는 메일박스에서 어떤 항목을 골라 삭제할 시간이 있으며, 또 그런 수고를 하겠는가? 마이크로소프트는 또한 “캐시 모드의 프로파일 대신 온라인 모드의 프로파일을 사용하도록” 권장하고 있다. 안타깝게도 캐시 모드를 끄면 네트워크 트래픽을 증가시키고 , 스팸 메일 필터링 기능을 망가뜨리며, 네트워크가 연결되어 있지 않은 상태라면 운이 좋아야 조금이라도 메일을 볼 수 있을 것이다.

마이크로소프트의 AUTH 명령어 처리방법이 잘못된 상태에서 POP3 메일을 가져오기 위해 아웃룩 2007을 사용하면 POP3 메일을 체크하는 시간이 감당할 수 없이 길어지는 문제도 있다.

2.
메일이 없어지는 것을 좋아하는 사람은 없다.

지난 몇 년 동안 아웃룩의 .pst 파일은 잘 깨지는 것으로 악명 높았다. 예전 아웃룩 버전(아웃룩 97에서 아웃룩 2002까지)에서는.pst 파일의 크기가 2GB가 되면 파일이 저절로 깨지기도 했다. 문제가 너무 많자 많은 회사에서 이런 문제를 바로잡는 제품을 만들게 되었다.

그 예로 이렇게 훼손된 .pst 파일을 고칠 수 있고 또 다른 원인으로 인해 파일이 깨지는 문제와 삭제된 항목(메일, 연락처 등)을 복구하는 문제를 해결한 디스크 닥터스 아웃룻 메일 리커버리(Disk Doctors Outlook Mail Recovery)라는 제품이 있다. 여기서 말하는 또 다른 원인이란 아웃룩의 .pst 파일이 로컬에 저장되어 있지 않았을 때 네트워크 상에서 깨질 수 있는 문제와 디스크 공간을 보다 효율적으로 사용하기 위해 파일을 압축하는 과정에서 헤더가 훼손될 수 있다는 문제를 들 수 있다. 이 툴은 디스크 상에서의 파일 단편화(file fragmentation) 문제로 인해 다른 툴에서는 해결하지 못한 .pst 파일의 복구 문제를 해결했다고 주장했다.

닥터스 아웃룻 메일 리커버리와 비견되는 기능을 가진 또 다른 툴로 깨지는 파일을 복구하는 기능만 있는 리커버리 툴박스 포 아웃룩(Recovery Toolbox for Outlook)리페어 아웃룩PST(Repair Outlook PST)가 있다.

또한 시스템을 안전하게 지켜주어야 할 마이크로소프트의 보안 제품인 윈도우 라이브 원케어(Windows Live OneCare)에 가입했다면 하나의 바이러스로 인해 원케어에서 윈도우 XP 상의 아웃룩97, 2000, 아웃룩 익스프레스(Outlook Express)의 이메일이 사라진 것처럼 보이는 버그가 생길 수가 있다는 문제도 있다. 마이크로소프트에서 권장하는 해결책은 스캔 할 때 .pst 파일과 .dbx 파일을 넣지 말라는 것이다. 이메일과 연관된 파일은 바이러스가 묻어 있을 가능성이 있으니까 말이다. 이러지도 저러지도 못하는 것이다.

3.
직원들은 수많은HTML 메일을 받고 읽는다.

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아웃룩 2007은 인터넷 익스플로러가 아닌 마이크로소프트 워드의 HTML 엔진을 사용한다. 우리 모두는 사랑스러운 워드가 만들어내는 우아하고도 간결한 HTML에 익숙하다(빈정거림이 넘쳐난다고 생각한다면 제대로 본 것이다). 워드의 엔진을 사용한 결과 많은 양의HTML 메일을 주고 받을 때 배경 이미지가 제대로 보지 않고 , 폼을 처리하거나 채울 수 없으며, 플래시나 기타 플러그인이 작동하지 않고 , 다양한 CSS 기능이 존재하기 않으며, 이미지 기반의 불릿을 사용하거나 볼 수 없고 , 애니메이션 처리된 그림에 대한 지원이 없다는 것을 알게 될 것이다. 이메일이 평이한 문자들로 이루어져야 한다고 생각하는 사람들은 이런 오류들이 반가울 수도 있을 것이다. 그렇지만 새로운 고객층을 끌어 모으기 위해 멋진 메일을 보내려고 애쓰는 마케팅 부서에서는 별로 달갑지 않을 것이다.

마이크로소프트는 친절하게도(?) 아웃룩 2007에서 HTML이 제대로 작동하도록 만드는 특수한 툴을 제작했다. 그렇지만 이 문제를 해결하기 위해 독립된 툴이 필요하거나 사용하는 소프트웨어가 표준을 따르지 않는다면 조금 생각해 봐야 할 문제이다.

아웃룩 이메일에는 HTML 코드를 삽입할 수도 없다. HTML 메일을 혐오하는 사람이라면 별 문제가 없겠지만 HTML 메일을 작성해야 한다면, 이미지를 삽입하는 대신 첨부문서로 보내야 할 것이다.

4.
아웃룩은HTML 표준을 따르지 않는 것 이상의 문제점을 갖는다.

아웃룩이 이메일 표준도 따르지 않는데 어떻게 HTML 표준을 준수할 것으로 기대할 수 있겠는가? 더 이상한 것은 이로 인한 오류가 발생했을 때 에러 메시지에서는 관리자에게 책임을 덮어씌우고 있다는 것이다.

예를 들어 .pst 파일에 저장된 메시지가 마이크로소프트 고유의 MAPI 포맷을 갖추고 있다는 것은 메시지가 MIME 포맷이 아님을 의미하므로 콘텐츠를 스캔하는 안티 바이러스 프로그램과 안티 스팸 프로그램을 무력하게 만들 수 있다

더 웃긴 것은 익스체인지(Exchange)를 사용하지 않을 경우, 아웃룩 2003에서Message-ID 헤더를 포함시키지 않기 때문에 직원들이 보낸 메일이 보내는 사람에게 도달하기 전에 스팸으로 분류될 수도 있다는 것이다.

5.
직원들은 여러 종류의 플랫폼을 이용한다.

아웃룩은 윈도우에서만 사용할 수 있다. 매킨토시 사용자는 다른 매킨토시 소프트웨어와 잘 조화되지 않고 매킨토시 사용자에게는 아주 낯선 매킨토시 버전의 마이크로소프트 오피스와 앙투라지(Entourage) 프로그램을 사용해야 한다. 리눅스 데스크톱을 사용하는 직원이 있다면 윈도우 버전의 아웃룩을 돌릴 수 있는 에뮬레이션 솔루션이나 써드파티 메일 솔루션이 필요하다.

세 가지 플랫폼을 모두 지원해야 한다면 무료로 제공되는 크로스 플랫폼(cross-platform) 제품인 모질라(Mozilla)사의 썬더버드(Thunderbird)에 대해 알아보라. 윈도우와 매킨토시만 지원하면 된다면 퀄컴(QUALCOMM)사의 유도라(Eudora)도 괜찮을 것이다. 아니면 이메일 클라이언트를 사용하지 않고 웹메일을 사용하게 할 수도 있다.

AP7DCB.JPG6.
하드웨어 예산이 제한적이다.

아웃룩은 너무 크다는 중대한 문제를 지니고 있다. 기능의 지나친 확장으로 인해 자원을 빨아들이고 배터리 수명을 단축하는 괴물이 만들어진 것이다. 직원들 중 특히 노트북 이용자들은 이 문제덩어리를 덜어내고 일을 제대로 할 수 있길 바랄 것이다. 그렇지 않으면 단지 이메일 클라이언트를 지원하기 위해 첨단의 하드웨어에 자금을 투자해야 할 수도 있다.

썬더버드나 유도라, 페가수스 메일(Pegasus Mail), 또는 기타 단일 플랫폼에서 작동하는 무료 이메일 클라이언트를 고려해보라. 아니면 언제든지 웹메일을 사용할 수도 있다.

7.
아웃룩은 표면에 마이크로소프트라는 목표물이 있다.

아직도 마이크로소프트가 데스크톱 공간의 대부분을 차지하고 있고 아웃룩과 이의 아류가 여전히 주요한 이메일 클라이언트로 사용되고 있기 때문에 이 프로그램들이 모든 스패머와 사기꾼들이 노리는 거대한 살찐 목표물이 되고 있다. 이 문제로 인해 수많은 IT 부서에서는 직원들에게 자체적으로 업데이트를 하지 못하게 하고 , 이로 인해 직원들은 예전 버전의 아웃룩을 사용하고 있으며 결국은 큰 재해가 나타나게 될 것이다.

그럼에도 불구하고 아웃룩을 사용하려면

진정, 직원들에게 아웃룩을 나눠주려고 생각한다면 딱 한가지 해야 할 일이 있다. 먼저 카운슬링을 받는 것이다. 그런 다음 직원들, 특히 헬프데스크나 자신의 업무도 처리하면서 구석에서 데스크톱 PC에 관한 문제로 사람들을 도와주어야 하는 불쌍한 조를 위한 카운슬링도 준비해주는 것이다.

지금 아무런 치료도 받지 않고 계속 아웃룩을 고집한다면 소화제를 한아름 사도록 권장한다. 머지 않아 약이 필요할 것이다. editor@idg.co.kr

 

*관련기사: 회사에서 아웃룩을 사용해야 하는 10가지 이유

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