나만의 엑셀 최적화 ‘사용자 지정 따라잡기’

생애 처음으로 차에 차를 몰 때를 기억하는가? 좌석과 룸미러를 조정하고 운전대의 위치도 조정했을 것이다. 길을 떠나기 전 확실히 편안히 하고 싶었을 테니까 말이다. 그러나 컴퓨터와 관련해서는, 기본설정도 검토하지 않은 채 컴퓨터에만 화를 내곤 한다.

최소한 마이크로소프트 엑셀 스프레드시트 작업에 관한 한, 이는 실수다. 설정 하나만으로 제대로 맞지 않기 때문이다. 약간만 조정한다면, 별 좌절 없이 효율성을 높이며 작업할 수 있다.

특히 마이크로소프트 엑셀 2007은 꽤나 유용한 몇 가지 속성이 있다. 현재 사용 중인 엑셀 파일 몇 개로 연습 좀 해본 후 엑셀의 달인이 되어보자

저장 파일에 맞게 기본 위치 변경

효율적 인터페이스 미세 조정을 위한 첫 번째 단계는 반복적으로 수행하는 작업과 관계된다. 먼저 파일, 저장을 선택해 새로운 파일을 저장하는 것부터 시작해보자. 기본설정에 따라 동작할 때 엑셀은 파일을 사용자의 도큐먼트 폴더에 저장한다. 그러나 모든 오피스 파일을 정리도 안 된 커다란 폴더에 송두리째 몰아두는 것은 결코 효율적이지 않다. 대신, 작업 프로젝트에 맞게 개별 폴더를 설정하고 거기에 스프레드시트를 저장하면 편하다.

작업하려는 대부분의 스프레드시트는 포어캐스트라는 프로젝트라고 가정해보자. 새로운 워크시트를 생성할 때 포어캐스트 폴더가 그 기본저장 위치가 되길 원한다. 이를 위해 우선 엑셀 2007을 시동시키고 상단 왼쪽의 구석에 오피스 버튼을 클릭한다. 그리고 그 창의 하단에 엑셀 옵션 버튼을 클릭한다.

엑셀 옵션 창에서 왼쪽 컬럼에서 저장 옵션을 선택한다. 오른쪽 창의 상단 구획은 '워크북 저장'이 표시되고 마지막 줄은 '기본파일 위치'로 표시된다. 이 포어캐스트 폴더를 사용자의 기본 선택으로 하기 위해 이 상자의 내용을 지우고 C:\Forecasts를 입력한다. 설정을 저장하려면 OK를 선택하고 엑셀로 복귀한다.

엑셀 옵션 창에서 작업하는 동안 또 하나의 손쉬운 파일 설정을 변경하고 싶을 수 있다. 엑셀 워크북을 다른 사용자와 교환하고 싶다면, 모든 사람들인 엑셀 2007을 사용하는 것은 아니므로 엑셀 2007에 도입된 .xlsx 포맷에 저장하기보다 엑셀 97에서 엑셀 2003까지의 스프레드시트 버전에서 사용된 .xls파일포맷에 파일을 저장해야 한다.

새로운 워크북을 생성할 때마다 예전의 포맷에 파일을 저장할 수 있도록 기억하고 싶거나 기본파일 포맷을 .xls로 변경하기 위해서는 ‘'Save files in this format ;’  박스를 사용하면 된다. 물론 서로 다른 포맷을 필요로 할 때 이를 명시하기 위한 사실 후 언제나 파일, 저장을 클릭할 수는 있지만, 기본 파일포맷에서 보다 범용의 .xls으로 변경하면 이 단계를 반복적으로 거칠 필요가 없다.

리본을 줄여라

이전 버전과는 달리 엑셀2007은 화면 위에 걸쳐 명령메뉴 아래에 리본 메뉴가 있다. 다양한 메뉴 항목에 맞게 일부 옵션을 표시할 수 있는 매력적 방법이긴 하다. 그러나 화면 공간을 많이 잡아먹는다. 엑셀을 시작할 때마다 리본메뉴 기능을 끄고 싶다면, 혹은 끄고 싶어도 방법을 모른다면, 리본 기능을 켜지 않고 엑셀을 시작하는 방법이 있다.

먼저 윈도우 상단 왼쪽에서 오피스 버튼 옆 퀵 액세스 메뉴에 위치한 드롭다운 메뉴를 클릭한다. 드롭다운 목록의 마지막 줄에 있는 리본 최소화를 선택한다. 그래서 체크표시가 그 옆에 뜨게 한다. 메뉴가 즉시 사라질 것이며 다음에 엑셀을 시작할 때는 다시 나타나지 않을 것이다.

이런 변경은 사용자의 모니터에서 사용할 수 있는 화면 공간을 증가시켜 한 번에 스프레드 시트 열을 더 많이 볼 수 있다. 엑셀 화면 상단의 메뉴항목을 클릭할 때 리본 아이콘은 사용자가 그 중 하나를 선택할 때까지(또는 이스케이프를 누르거나 스프레드시트를 클릭할 때까지) 나타날 것이다. 그런 후 이것이 한 번 더 사라질 것이다.

글자크기 변경 ‘특정 템플릿으로 간편하게’

다른 오피스 애플리케이션의 경우처럼 엑셀에서도 한 번에 많은 작업을 해낼 수 있다. 다양한 범위의 사용자 조정을 꾀하기 위해 사용할 수 있는 엑셀의 특성을 살펴본다.

새로운 엑셀 워크북의 두 가지 중요한 특성은 그것의 글자체 및 글자크기다. 엑셀2007은 11폰트에 칼리브리 폰트를 기본으로 한다. 다른 글자체를 원하거나 회사에서 사용하는 기본 글자체가 있다면, 새로운 워크북을 열 때마다 이 폰트를 변경할 수 있거나 원하는 설정을 담은 워크북 템플릿을 저장한 후 새로운 워크북 생성을 원할 때마다 이 파일을 복사할 수 있다.  

그러나 템플릿을 처리하는 다른 방식도 있다. 대부분의 오피스 사용자는 워드 2007이 포맷설정 및 기타 설정을 저장할 수 있는 템플릿을 사용한다는 사실을 알고 있다. 그러나 엑셀에 유사한 템플릿 기능이 있다는 점을 깨닫는 사람은 많지 않으며, 심지어 엑셀 2007이 사용자 지정의 특수 속성을 통합하는 두 개의 특수한 '광역적' 템플릿을 생성케 한다는 것을 깨닫는 이는 거의 없다.

두 개의 템플릿은 Book.xltx 및 Sheet.xltx이다. 엑셀은 새로운 워크북을 생성할 때마다 이들 중 첫 번째를 사용하고 기존의 워크북에 새로운 워크북을 추가할 때마다 두 번째를 사용한다. 여기서 논의된 미세조정에 있어, Book.xltx 템플릿에 한정하겠지만, Sheet.xltx가 동일하게 동작한다는 점도 알아두어야 한다.

이들 템플릿 파일은 사용자가 XLSTART라는 이름의 특정 폴더에 이들을 포함시킬 경우에만 자동으로 동작한다. 애석하게도 사용자 하드 드라이브에 한 개 이상의 XLSTART 폴더를 가질 수 있을 것이다. 정확한 폴더를 위치시키려면 엑셀 옵션 버튼을 클릭하여 엑셀 옵션 창을 열고 왼쪽 컬럼에서 트러스트 센터를 선택한다. 그런 후 트러스트 센터 옵션을 클릭하여 트러스트 센터 창을 연다. 이후 왼쪽 컬럼에서 트러스티드 위치를 선택한다.

다음으로는 디스크립션  컬럼에서 '엑셀 2007 기본 위치의 유저 스타트업'으로 표시된 항목을 찾는다. 그러면 사용자가 Book.xltx 및 Sheet.xltx 템플릿을 놓고자 하는 폴더를 확인하고 그래서 엑셀을 시작할 때 이들이 자동으로 로드될 것이다. 취소를 두 번 클릭해 엑셀로 복귀한다.

이제 Ctrl-A를 눌러 전체 워크시트를 선택하고 글자체와 글자크기를 원하는 설정으로 변경한다. 예컨대 글자체를 타임즈 로만 뉴로, 글자크기를 12로 변경할 수 있다. 워크북에서 워크시트를 추가하려면 이런 단계를 반복한다. 그런 후 파일, 저장을 눌러 엑셀 템플릿 포맷(*.xltx)에서 파일이름 "Book"로 워크북을 저장한다. 워크북에 매크로가 포함된 경우 엑셀의 매크로 기반 템플릿 포맷(*.xltm)을 사용한다. 파일 위치를 종전의 단계에서 확인된 XLSTART폴더로 반드시 변경하도록 한다.

다음, 엑셀을 닫고 이를 재개한다. 이 애플리케이션은 사용자의 새로운 워크북을 위한 모델로써 Book.xltx 템플릿을 사용할 것이며 Book.xltx에 명시된 기본 글자크기와 글자체가 새로운 파일에서 나타날 것이다.

더 많은 포맷 옵션

글자체 설정 관리는 빙산의 일각이다. 엑셀이 차후에 새로운 워크북으로 통합할 Book.xltx에서는 모든 종류의 설정을 사용자 지정 방식으로 할 수 있어 시간을 많이 절약할 수 있다.

예컨대 사용자가 생성한 대부분의 워크시트는 통화수치와 연동된다. 셀의 숫자 값을 위한 정상적 엑셀 기본 포맷 설정은 일반 설정이기 때문에 $ 표시 삽입, 천 단위 사이의 쉼표, 음 값의 괄호 및 두 개의 소수자리 같은 원하는 통화 포맷설정을 사용하기 위해 셀을 다시 포맷해야 한다. 그에 따라 워크북 템플릿을 조정하려면 Book.xltx 템플릿 파일을 열고 Ctrl-A를 눌러 그 셀 모두를 선택한 후 원하는 대로 해당 셀을 포맷한다(워크북에서 워크시트를 추가하려면 이 포맷설정을 반복해야 한다). 그런 후 이 템플릿을 저장한다.

다음에 엑셀을 열 때 엑셀에서는 셀이 Book.xltx 템플릿 파일에서 명시되었던 동일한 숫자 포맷설정을 가진 새로운 빈 워크북을 생성할 것이다.

또한 원하는 개별 워크시트의 모델을 생성하기 위해 템플릿을 사용할 수 있다. 이를테면 사용자가 종종 생성하는 워크북이 4개의 워크시트를 가졌다면, 각각의 시트는 동,서,남,북의 세일 영역에 해당한다. 이러한 각각의 워크시트에 맞는 템플릿을 생성할 수 있고 Book.xltx 워크북 템플릿 파일에서 그들의 탭에 라벨을 표시할 수 있다. 그리고 엑셀에 새로운 워크북 생성을 지시할 때마다 후에 이것이 뜨게 될 것이다. 각주 정보나 기타 내용으로 셀을 채우고 풍경 출력에 맞게 해당 페이지를 설정해 각주와 미주를 정하고 기타 다양한 시간 절약 설정을 정할 수 있다.

이들 미세조정은 사용자가 새로운 워크북을 생성할 때마다 수동으로 입력했을 만한 다수의 구체사항을 자동화할 수 있다. 이 중 몇 가지를 시도해보면 시간이 절약된 것을 확인할 수 있다.

피곤한 눈을 위한 또렷한 클리어타입

기본적으로 엑셀은 오피스 애플리케이션에 클리어타입 폰트를 사용한다. 클리어타입은 곡선과 각 진 선을 음영을 옅게 해 채움으로써 텍스트 가독성을 높이는 안티알리아싱 기술이다. 이 기능을 좋아하는 사람도 있지만, 눈의 초점을 위해 영상을 또렷하게 하지 않으면 읽기가 굉장히 피로하다는 점을 인식하는 이들도 있다. 클리어타입 기능을 끄면 화면 상의 텍스트는 더욱 또렷해진다. 특히 글자크기가 작아질 때 더욱 그렇다.

이를 위해서는 엑셀 옵션 버튼을 클릭해 시작한다. 이 창이 열릴 때 (창의 좌측에서부터 이미 선택되는) 파퓰러 탭에 머문다. 창의 오른쪽 구획에 있는 상단의 세 번째 체크상자에서 언제나 클리어타입 사용이라 표시된 박스의 체크를 해제한다. 메시지 상자를 통해 사용자가 오피스 애플리케이션을 닫고 이를 재개할 때까지 이 변경이 효력을 발생하지 않을 것이라고 표시될 것이다. 메시지 상자의 OK를 클릭한 후 엑셀 옵션 창을 위해 다시 OK를 눌러 변경을 저장한다. 엑셀을 닫고 이를 재개하면 클리어타입 없이 텍스트가 어떻게 보이는지 확인할 수 있다.

나중에 클리어타입이 더 좋으면 종전의 단계들을 반복하거나 엑셀 옵션 창의 ‘언제나 클리어타입 사용’ 옆의 상자를 다시 체크하면 된다.