2008.09.23

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①

Preston Gralla | PCWorld

세계에서 가장 인기 있는 애플리케이션 소프트웨어는 무엇일까? 아마 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)가 아닐까? 우리 자신도 쓰고 있으며, 동료들도 쓰고 있으며, 친척들도 쓰고 있을 뿐만 아니라, 우리가 아는 거의 모든 이들이 마이크로소프트 오피스를 쓰고 있으니 말이다.

 

문제는 오피스의 기능을 최대한 활용하기가 어렵다는 것이다. 하지만 물론 유용한 툴들을 다운로드 받는다면 사정은 달라진다. 이번 기회를 통해 아웃룩(Outlook), 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint)를 좀더 효과적으로 사용할 수 있도록 도와주는 툴 15가지를 정리해 모아보았다.

 

복잡한 이메일의 수신함을 정리해주며, PDF 파일을 무료로 만들 수 있으며, 엑셀을 이용해 사업을 운영할 수 있으며 그리고 파워포인트 파일의 엄청난 크기를 줄일 수 있는 등 여러 다양한 유용한 기능들을 누릴 수 있다. 그리고 물론 이러한 기능들은 무료 혹은 거의 무료로 이용할 수 있다.

자, 이제 다운로드를 시작해 생산성을 높일 순간이 다가왔다.

 

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①

ProduKey / Metadata Analyzer / OpenOffice

Xobni / Lookeen / SendShield / Outlook Duplicate Items Remover

 

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15②

Kopf Outlook Attachment Remover / OutlookTools / MAPILab Toolbox for Outlook

Slideboxx / PPTminimizer / PrimoPDF

Excel Downloads / Excel Calendar Template / Business Functions

 

 

오피스 범용 툴

오피스의 이용에 있어서 전체적인 도움이 필요하다면 다음 세 가지 툴부터 살펴보는 것이 좋다. 이들 프로그램을 통해 잃어버린 제품 키(product key, CD key)를 알아낸다든지, 사생활 관련 정보의 삭제, 그리고 오피스를 다른 무료 소프트웨어로 교체하는 것까지 모두 가능하다.

 

ProduKey

오피스 혹은 오피스의 추가 프로그램을 재설치 해야 하는 상황을 가정해보자. 재설치를 위해 오피스의 제품키를 입력해야 하지만, 오피스 CD는 보이지 않고 제품키를 알아낼 방법이 없다. 이 상황에서 과연 어떻게 해야 할까?

 

먼저 프로듀키를 다운로드 받는다. 그리고 프로그램을 실행하면 사용자의 모든 마이크로소프트 오피스 애플리케이션의 제품키를 알려준다. 뿐만 아니라 윈도우, 윈도우 서버, 마이크로소프트 SQL 서버와 같은 프로그램의 제품키 역시 프로듀키를 통해 찾아낼 수 있다. 일단 제품키를 알면 재설치를 계속 진행하면 된다. 원격 접속 제어 프로그램을 이용해 제품키를 획득한다든지, 텍스트 파일에 제품키를 저장할 수 있게 해주는 식의 여러 다양한 옵션들은 컴퓨터 전문가와 네트워크 관리자가 유용하게 이용할 수 있을 것이다. 가격은 무료.

 

Metadata Analyzer

마이크로소프트 오피스 문서에 감춰진 정보는 상당히 위험할 수 있다. 생각보다 훨씬 많은 정보가 오피스 문서에 포함되어 있으며, 문서를 받아 보는 제 3자는 그 모든 정보를 볼 수 있는 것이다. 일반적으로 숨겨진 문구, 작성자의 이름, 수정 기록과 변경사항, 숨겨진 셀과 스프레드쉬트, 수정 횟수나 시간과 같은 많은 정보들이 문서에 저장되어 있다.

 

별로 중요하지 않은 정보라고 생각되는가? 다시 생각해보길 권한다. 2006년 구글은 민감한 재정 상의 정보를 뜻하지 않게 전 세계에 공개해버렸다. 구글이 게시한 파워포인트 프레젠테이션 파일에 기밀 정보가 수록된 노트가 포함되어 있었던 것이 원인이었다. 2003년 영국 수상 토니 블레어의 보도 담당 보좌관이었던 알리스테어 캠벨은 워드 문서 하나를 배포했는데, 이 문서에는 영국 정부가 이라크 전쟁 참전을 정당화하기 위해 표절한 문건을 이용한 것을 입증하는 정보가 숨겨져 있었다.

 

이 무료 프로그램은 이런 경우를 미연에 방지하도록 해준다. 원하는 문서를 지정하면 이 프로그램은 해당 파일을 분석해서 숨겨진 모든 개인적인 정보를 사용자에게 보여준다. 그런 다음 문서 파일을 깨끗이 정리하여 그 정보를 모두 삭제한다. 역시 무료.

 

OpenOffice

마이크로소프트 오피스의 가격은 어떤 버전을 사느냐에 따라 수백 달러에 달하기도 한다. 새 오피스를 구입하고는 싶지만 그만한 비용을 지불하기를 원치 않는다면, 의외로 좋은 성능을 지닌 이 프로그램을 무료로 선택하면 된다. 오픈오피스는 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션 프로그램 그리고 데이터베이스와 드로잉 프로그램을 제공한다.

 

마이크로소프트 오피스 포맷과의 호환성에 대해 걱정할 필요는 전혀 없다. 오픈오피스는 마이크로소프트의 여러 포맷들뿐만 아니라 다른 오픈소스 포맷들과도 호환성을 확보하고 있다. 오픈오피스에서 지원되는 모든 프로그램은 사용자의 기대를 충족시키는 성능을 갖추고 있다.

 

무료로 다운로드 받을 수 있는 오픈오피스의 단점을 굳이 꼽자면, 오픈오피스의 인터페이스는 마이크로소프트 오피스 수준에는 미치지 못하며 몇몇의 부가기능이 부족하다는 점이다. 어쨌든 무료 프로그램이 아닌가? 돈을 절약하고 싶다면 오픈오피스야 말로 최선의 선택일 것이라 본다.

 

아웃룩 관련 툴

아웃룩은 모두가 끔찍이 싫어하는 프로그램이다. 상당히 큰 크기에 느리기까지 하니 말이다. 물론 아웃룩이 유용한 프로그램이라는 사실에는 변함이 없다. 다음은 아웃룩의 성능을 향상시켜주는 많은 툴들 중에서 특히 끌리는 몇 가지를 선정한 것이다. 이들 툴을 이용하면, 복잡한 이메일의 수신함을 체계적으로 정리할 수 있으며, 아웃룩 정보를 신속하게 찾을 수 있고, 비대한 애플리케이션의 크기를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 첨부파일을 좀 더 효과적으로 관리할 수 있다.

 

Xobni

밀려오는 이메일의 홍수에 괴로워하거나 아웃룩을 더 효과적으로 활용하고 싶다면, 이 프로그램이 필요할 것이다. 자브니를 이용하면 아웃룩 상에서의 메시지, 연락처, 그리고 기타 여러 필요한 정보를 찾는 것이 엄청나게 편리해진다. 자브니는 그야말로 필자가 접해본 최고의 아웃룩 애드온 프로그램이다.

 

자브니는 아웃룩의 사이드바 형태로 이용할 수 있다. 각각의 이메일마다 서로 연락을 주고받고 있는 상대방에 대한 정보가 제공되며, 상대방과 나눈 대화 내용이 모두 포함된다. 그리고 사용자와 상대방이 교환한 모든 이메일은 게시판 답글 형식의 리스트로 구분된다. 또한 상대방과 교환한 모든 파일, 상대방의 전화번호와 친목 커뮤니티 정보의 리스트와 상대방과 메시지를 교환하고 있는 이들의 리스트 모두를 찾아볼 수 있다.

 

자브니는 상대방에게 이메일을 보내고 아웃룩을 통해 약속을 정할 수 있도록 해주는 기능을 실행하는 아이콘 역시 갖추고 있다. 상대방과 메시지를 나눈 총 횟수와 그밖에 실제로 큰 효용은 없지만, 나름대로 흥미로운 각종 정보를 스크린 상단에서 보여주는 기능은 수치를 좋아하는 이들에게 적합할 것이다.

 

이외에도 자브니는 사용자의 이메일 사용에 대한 필요 이상의 정보를 제공하는 자브니 애널리틱스(Xobni Analytics) 유틸리티를 포함한 많은 기능들을 지원한다. 사용자가 상대방에게 응답하기까지 걸리는 평균 시간을 하루, 한 달, 한 주 기준으로 파악하고 싶은가? 물론 가능하다. 특정 개인 그리고 특정 그룹에게 응답하기까지 걸리는 시간 역시 마찬가지로 알아낼 수 있다.

 

하지만 자브니를 이용하는 진짜 이유가 이러한 통계를 얻기 위해서는 아니지 않은가? 이 프로그램은 필자가 사용해 본 아웃룩 부가기능 중 이메일의 홍수로 인해 발생하는 문제를 실제로 해결해주는 유일한 프로그램이었다. 가격은 무료이다.

 

Lookeen

 

아웃룩 2003과 2007을 위한 룩킨은 상당히 빠른 검색 실행을 가능하게 하며, 이메일의 관리와 검색을 위한 여러 툴을 제공한다.

 

룩킨은 아웃룩에 직접적으로 설치되므로, 검색을 하기 위해 별도의 프로그램을 실행할 필요가 없다. 또한 여러 다양한 관리 툴이 함께 지원되는 덕분에 특정 연락처와의 대화를 모두 분류할 수 있으며, 지정한 날, 주, 월 동안 오간 이메일 메시지를 모두 찾아 볼 수 있다. 이 프로그램은 또한 메시지의 내용을 자동으로 요약하는 기능을 갖추고 있다.

 

룩킨은 사용자의 각 파일을 색인 작업을 통해 분류하고, 전체 데이터베이스가 아닌 해당 색인에 대한 검색을 실행한다. 따라서 룩킨을 실제로 사용하기 전까지 잠시 기다려야만 하며, 색인 분류 작업을 완료하는데 20분 가량이 걸릴 수 있다. 가격은 무료.

 

SendShield

 

전송해야 하는 오피스 문서 파일에 개인 정보가 숨겨져 있지 않을까 걱정되는가? 메타데이터 분석기와 마찬가지로 센드쉴드는 이런 문제를 해결해 준다. 아웃룩을 통해 마이크로소프트 오피스의 문서파일을 보내게 될 경우, 센드쉴드는 해당 파일에 개인정보가 수록되어 있는지 검사를 수행한다. 그리고 검사 결과를 사용자에게 알려줌으로써 사용자가 직접 원하지 않는 개인정보를 삭제할 수 있는 것이다. 센드쉴드를 이용하면 복사된 파일의 정보만 삭젝할 수 있으며, 원본 파일의 정보는 그대로 남는다. 트라이얼 버전이 나와 있으며, 정식 버전의 가격은 아직 미정.

 

 

Outlook Duplicate Items Remover

 

이메일 메시지의 여러 사본과 연락처와 같이 중복되는 정보들은 아웃룩을 아수라장으로 만들곤 한다. 보통 이런 문제점은 이전 버전의 아웃룩에 있던 데이터를 들여오면서 발생하기도 하며, 혹은 별다른 뚜렷한 이유없이 발생하기도 한다.

 

무료 프로그램인 Outlook Duplicate Items Remover(ODIR)은 중복된 아이템을 제거해주는 새로운 아웃룩 메뉴 옵션을 추가적으로 제공해 이런 문제를 말끔히 해결한다. ‘ODIR menu option’을 클릭한 후, ‘Remove Duplicate Items’을 선택해 폴더를 지정하고 ‘Remove Duplicate items’를 클릭한다. 이 프로그램은 복사된 파일을 삭제하긴 하지만, 사용자가 파일 복구를 해야 하는 경우를 대비해 백업파일은 그대로 유지한다. 무료.

 



2008.09.23

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①

Preston Gralla | PCWorld

세계에서 가장 인기 있는 애플리케이션 소프트웨어는 무엇일까? 아마 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)가 아닐까? 우리 자신도 쓰고 있으며, 동료들도 쓰고 있으며, 친척들도 쓰고 있을 뿐만 아니라, 우리가 아는 거의 모든 이들이 마이크로소프트 오피스를 쓰고 있으니 말이다.

 

문제는 오피스의 기능을 최대한 활용하기가 어렵다는 것이다. 하지만 물론 유용한 툴들을 다운로드 받는다면 사정은 달라진다. 이번 기회를 통해 아웃룩(Outlook), 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint)를 좀더 효과적으로 사용할 수 있도록 도와주는 툴 15가지를 정리해 모아보았다.

 

복잡한 이메일의 수신함을 정리해주며, PDF 파일을 무료로 만들 수 있으며, 엑셀을 이용해 사업을 운영할 수 있으며 그리고 파워포인트 파일의 엄청난 크기를 줄일 수 있는 등 여러 다양한 유용한 기능들을 누릴 수 있다. 그리고 물론 이러한 기능들은 무료 혹은 거의 무료로 이용할 수 있다.

자, 이제 다운로드를 시작해 생산성을 높일 순간이 다가왔다.

 

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①

ProduKey / Metadata Analyzer / OpenOffice

Xobni / Lookeen / SendShield / Outlook Duplicate Items Remover

 

MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15②

Kopf Outlook Attachment Remover / OutlookTools / MAPILab Toolbox for Outlook

Slideboxx / PPTminimizer / PrimoPDF

Excel Downloads / Excel Calendar Template / Business Functions

 

 

오피스 범용 툴

오피스의 이용에 있어서 전체적인 도움이 필요하다면 다음 세 가지 툴부터 살펴보는 것이 좋다. 이들 프로그램을 통해 잃어버린 제품 키(product key, CD key)를 알아낸다든지, 사생활 관련 정보의 삭제, 그리고 오피스를 다른 무료 소프트웨어로 교체하는 것까지 모두 가능하다.

 

ProduKey

오피스 혹은 오피스의 추가 프로그램을 재설치 해야 하는 상황을 가정해보자. 재설치를 위해 오피스의 제품키를 입력해야 하지만, 오피스 CD는 보이지 않고 제품키를 알아낼 방법이 없다. 이 상황에서 과연 어떻게 해야 할까?

 

먼저 프로듀키를 다운로드 받는다. 그리고 프로그램을 실행하면 사용자의 모든 마이크로소프트 오피스 애플리케이션의 제품키를 알려준다. 뿐만 아니라 윈도우, 윈도우 서버, 마이크로소프트 SQL 서버와 같은 프로그램의 제품키 역시 프로듀키를 통해 찾아낼 수 있다. 일단 제품키를 알면 재설치를 계속 진행하면 된다. 원격 접속 제어 프로그램을 이용해 제품키를 획득한다든지, 텍스트 파일에 제품키를 저장할 수 있게 해주는 식의 여러 다양한 옵션들은 컴퓨터 전문가와 네트워크 관리자가 유용하게 이용할 수 있을 것이다. 가격은 무료.

 

Metadata Analyzer

마이크로소프트 오피스 문서에 감춰진 정보는 상당히 위험할 수 있다. 생각보다 훨씬 많은 정보가 오피스 문서에 포함되어 있으며, 문서를 받아 보는 제 3자는 그 모든 정보를 볼 수 있는 것이다. 일반적으로 숨겨진 문구, 작성자의 이름, 수정 기록과 변경사항, 숨겨진 셀과 스프레드쉬트, 수정 횟수나 시간과 같은 많은 정보들이 문서에 저장되어 있다.

 

별로 중요하지 않은 정보라고 생각되는가? 다시 생각해보길 권한다. 2006년 구글은 민감한 재정 상의 정보를 뜻하지 않게 전 세계에 공개해버렸다. 구글이 게시한 파워포인트 프레젠테이션 파일에 기밀 정보가 수록된 노트가 포함되어 있었던 것이 원인이었다. 2003년 영국 수상 토니 블레어의 보도 담당 보좌관이었던 알리스테어 캠벨은 워드 문서 하나를 배포했는데, 이 문서에는 영국 정부가 이라크 전쟁 참전을 정당화하기 위해 표절한 문건을 이용한 것을 입증하는 정보가 숨겨져 있었다.

 

이 무료 프로그램은 이런 경우를 미연에 방지하도록 해준다. 원하는 문서를 지정하면 이 프로그램은 해당 파일을 분석해서 숨겨진 모든 개인적인 정보를 사용자에게 보여준다. 그런 다음 문서 파일을 깨끗이 정리하여 그 정보를 모두 삭제한다. 역시 무료.

 

OpenOffice

마이크로소프트 오피스의 가격은 어떤 버전을 사느냐에 따라 수백 달러에 달하기도 한다. 새 오피스를 구입하고는 싶지만 그만한 비용을 지불하기를 원치 않는다면, 의외로 좋은 성능을 지닌 이 프로그램을 무료로 선택하면 된다. 오픈오피스는 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션 프로그램 그리고 데이터베이스와 드로잉 프로그램을 제공한다.

 

마이크로소프트 오피스 포맷과의 호환성에 대해 걱정할 필요는 전혀 없다. 오픈오피스는 마이크로소프트의 여러 포맷들뿐만 아니라 다른 오픈소스 포맷들과도 호환성을 확보하고 있다. 오픈오피스에서 지원되는 모든 프로그램은 사용자의 기대를 충족시키는 성능을 갖추고 있다.

 

무료로 다운로드 받을 수 있는 오픈오피스의 단점을 굳이 꼽자면, 오픈오피스의 인터페이스는 마이크로소프트 오피스 수준에는 미치지 못하며 몇몇의 부가기능이 부족하다는 점이다. 어쨌든 무료 프로그램이 아닌가? 돈을 절약하고 싶다면 오픈오피스야 말로 최선의 선택일 것이라 본다.

 

아웃룩 관련 툴

아웃룩은 모두가 끔찍이 싫어하는 프로그램이다. 상당히 큰 크기에 느리기까지 하니 말이다. 물론 아웃룩이 유용한 프로그램이라는 사실에는 변함이 없다. 다음은 아웃룩의 성능을 향상시켜주는 많은 툴들 중에서 특히 끌리는 몇 가지를 선정한 것이다. 이들 툴을 이용하면, 복잡한 이메일의 수신함을 체계적으로 정리할 수 있으며, 아웃룩 정보를 신속하게 찾을 수 있고, 비대한 애플리케이션의 크기를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 첨부파일을 좀 더 효과적으로 관리할 수 있다.

 

Xobni

밀려오는 이메일의 홍수에 괴로워하거나 아웃룩을 더 효과적으로 활용하고 싶다면, 이 프로그램이 필요할 것이다. 자브니를 이용하면 아웃룩 상에서의 메시지, 연락처, 그리고 기타 여러 필요한 정보를 찾는 것이 엄청나게 편리해진다. 자브니는 그야말로 필자가 접해본 최고의 아웃룩 애드온 프로그램이다.

 

자브니는 아웃룩의 사이드바 형태로 이용할 수 있다. 각각의 이메일마다 서로 연락을 주고받고 있는 상대방에 대한 정보가 제공되며, 상대방과 나눈 대화 내용이 모두 포함된다. 그리고 사용자와 상대방이 교환한 모든 이메일은 게시판 답글 형식의 리스트로 구분된다. 또한 상대방과 교환한 모든 파일, 상대방의 전화번호와 친목 커뮤니티 정보의 리스트와 상대방과 메시지를 교환하고 있는 이들의 리스트 모두를 찾아볼 수 있다.

 

자브니는 상대방에게 이메일을 보내고 아웃룩을 통해 약속을 정할 수 있도록 해주는 기능을 실행하는 아이콘 역시 갖추고 있다. 상대방과 메시지를 나눈 총 횟수와 그밖에 실제로 큰 효용은 없지만, 나름대로 흥미로운 각종 정보를 스크린 상단에서 보여주는 기능은 수치를 좋아하는 이들에게 적합할 것이다.

 

이외에도 자브니는 사용자의 이메일 사용에 대한 필요 이상의 정보를 제공하는 자브니 애널리틱스(Xobni Analytics) 유틸리티를 포함한 많은 기능들을 지원한다. 사용자가 상대방에게 응답하기까지 걸리는 평균 시간을 하루, 한 달, 한 주 기준으로 파악하고 싶은가? 물론 가능하다. 특정 개인 그리고 특정 그룹에게 응답하기까지 걸리는 시간 역시 마찬가지로 알아낼 수 있다.

 

하지만 자브니를 이용하는 진짜 이유가 이러한 통계를 얻기 위해서는 아니지 않은가? 이 프로그램은 필자가 사용해 본 아웃룩 부가기능 중 이메일의 홍수로 인해 발생하는 문제를 실제로 해결해주는 유일한 프로그램이었다. 가격은 무료이다.

 

Lookeen

 

아웃룩 2003과 2007을 위한 룩킨은 상당히 빠른 검색 실행을 가능하게 하며, 이메일의 관리와 검색을 위한 여러 툴을 제공한다.

 

룩킨은 아웃룩에 직접적으로 설치되므로, 검색을 하기 위해 별도의 프로그램을 실행할 필요가 없다. 또한 여러 다양한 관리 툴이 함께 지원되는 덕분에 특정 연락처와의 대화를 모두 분류할 수 있으며, 지정한 날, 주, 월 동안 오간 이메일 메시지를 모두 찾아 볼 수 있다. 이 프로그램은 또한 메시지의 내용을 자동으로 요약하는 기능을 갖추고 있다.

 

룩킨은 사용자의 각 파일을 색인 작업을 통해 분류하고, 전체 데이터베이스가 아닌 해당 색인에 대한 검색을 실행한다. 따라서 룩킨을 실제로 사용하기 전까지 잠시 기다려야만 하며, 색인 분류 작업을 완료하는데 20분 가량이 걸릴 수 있다. 가격은 무료.

 

SendShield

 

전송해야 하는 오피스 문서 파일에 개인 정보가 숨겨져 있지 않을까 걱정되는가? 메타데이터 분석기와 마찬가지로 센드쉴드는 이런 문제를 해결해 준다. 아웃룩을 통해 마이크로소프트 오피스의 문서파일을 보내게 될 경우, 센드쉴드는 해당 파일에 개인정보가 수록되어 있는지 검사를 수행한다. 그리고 검사 결과를 사용자에게 알려줌으로써 사용자가 직접 원하지 않는 개인정보를 삭제할 수 있는 것이다. 센드쉴드를 이용하면 복사된 파일의 정보만 삭젝할 수 있으며, 원본 파일의 정보는 그대로 남는다. 트라이얼 버전이 나와 있으며, 정식 버전의 가격은 아직 미정.

 

 

Outlook Duplicate Items Remover

 

이메일 메시지의 여러 사본과 연락처와 같이 중복되는 정보들은 아웃룩을 아수라장으로 만들곤 한다. 보통 이런 문제점은 이전 버전의 아웃룩에 있던 데이터를 들여오면서 발생하기도 하며, 혹은 별다른 뚜렷한 이유없이 발생하기도 한다.

 

무료 프로그램인 Outlook Duplicate Items Remover(ODIR)은 중복된 아이템을 제거해주는 새로운 아웃룩 메뉴 옵션을 추가적으로 제공해 이런 문제를 말끔히 해결한다. ‘ODIR menu option’을 클릭한 후, ‘Remove Duplicate Items’을 선택해 폴더를 지정하고 ‘Remove Duplicate items’를 클릭한다. 이 프로그램은 복사된 파일을 삭제하긴 하지만, 사용자가 파일 복구를 해야 하는 경우를 대비해 백업파일은 그대로 유지한다. 무료.

 



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