삶의 질을 높여주는 20가지 IT 활용 습관①

Gina Trapani | PCWorld

2008.09.01

기술은 인간의 삶을 더 편안하고 행복하게 만들기 위해 존재해 왔고, 또 발전해 왔다. 그러나 289개의 신규 이메일 메시지를 확인하면서, 또 하드 드라이브 상의 충돌을 해결하기 위해 머리를 싸매면서, 아니면 매우 중요한 파일을 사무실 컴퓨터에만 저장해 두었다는 사실을 깨닫고는 괴로워하면서, 정작 우리는 기술로 인해 고통 받고 있음을 문득문득 느끼게 된다.

다행인 것은 이처럼 삶을 불행하게 만드는 IT의 아이러니를 완화시켜 줄 도우미들이 있다는 것. 이제부터 업무 시간에 실제로 활용해 봐도 좋을 만한 툴들을 소개하고, 또 이들을 효과적으로 사용할 수 있는 방법에 대해서 살펴보겠다.

1. 사무실 컴퓨터를 원격 조종하는 방식으로 재택 근무를 실현하라.

로그멘(LogMeln)이나 타이트VNC(TightVNC) 등의 무료 원격 제어 소프트웨어를 이용해 집에서 일하되, 사무실 컴퓨터를 이용하라. 사용자는 집에서도 원격 컴퓨터를 풀 스크린으로 사용할 수 있고, 프로그램 또한 실행시킬 수 있으며, 이메일도 읽을 수 있고, PC간 복사 및 붙여넣기도 가능하다. 물론 미처 옮겨오지 못한 파일도 열어 볼 수 있다. 실로 출퇴근으로 인해 낭비하는 기름 값도 아낄 수 있고, 세금 공제 혜택도 더 받을 수 있으며, 직장 상사에게 재택 근무의 효율성을 어필할 수 있는 좋은 근거가 될 수 있다.

이와 같은 장점에 힘입어 최근에는 심지어 아이폰(iPhone)을 통해 이용할 수 있는 VNC 클라이언트들도 출시되고 있다. 대표적인 제품으로는 모카 VNC(Mocha VNC), 그리고 텔레포트(Teleport) 등이 있다.

당장 완벽한 원격 제어 소프트웨어가 필요하진 않지만, 사무실, 또는 집 컴퓨터 내의 파일을 다른 컴퓨터를 통해 공유해야 할 일이 있을 땐, 마이크로소프트의 파일 동기화 툴인 폴더쉐어(FolderShare)를 이용하면 된다. 폴더쉐어는 사용자가 어디에서 업무를 처리하든 최신 업데이트 파일을 공유할 수 있도록 돕는 기능을 수행한다.

2. 자동 하드웨어 백업을 주기적으로, 부분적으로 시행하라.

파일을 백업하는 것은 마치 보험을 드는 것과 같다고 볼 수 있다. 그만큼 중요한 작업이기도 하다. 몇 개월에 한 번씩 CD로 중요한 파일이나 이미지 등을 구워놓을 것이라 스스로 합리화시키지 않길 바란다. 이런 의미 없는 다짐들은 결국 지키기 힘든 약속이다.

대신 백업 소프트웨어를 적극 활용하라. 백업 소프트웨어만 적절히 사용한다면, 하드 드라이브 고장으로 중요한 파일이 손상되더라도 의연하게 대처할 수 있는 여유를 만끽할 수 있다. 이왕 사용하는 김에 되도록 가장 성능이 뛰어난 백업 소프트웨어를 찾아 사용하는 것이 정석이겠지만, 가격에 부담을 느낀다면 현재 무료로 배포되고 있는 싱크백SE(SyncBackSE)를 사용해도 무방하다. 중요한 것은 백업 소프트웨어를 이용해 주기적으로 파이어와이어(FireWire) 드라이브, 썸 드라이브(Thumb Drive), 또는 네트워크 드라이브 등 외부 드라이브에 백업해주는 노력을 기울여야 한다는 사실. FTP 서버 또한 백업 장소로써 활용할 수 있다.

물론 부분적인 백업으로 모든 일이 해결되는 것은 아니다. 컴퓨터 작업 중 발생할 수 있는 정말 복잡 다양한 문제들에 보다 확실하게 대처하기 위해서는 인터넷 상의 가상 서버에 중요한 데이터들을 백업하는 것이 가장 좋다. 실제로 카보나이트(Carbonite)와 모지 홈(Mozy Home)은 자동으로 백업 작업을 진행할 수 있는 무한한 서버 공간과 유틸리티를 제공한다.

3. 단축키를 이용해 업무 효율을 향상시켜라.

자주 사용하는 기능들은 마우스 대신 단축키를 익혀 적극 활용하는 것이 좋다. 예를 들어 저장에는 Ctrl + S, 파이어폭스의 새로운 탭을 열 땐 Ctrl + T, 그리고 복사와 붙여넣기엔 각각 Ctrl + C, Ctrl + V 등을 사용하는 것이다.

단축키에 조금 익숙해 졌다면, 윈도우용 런치(Launchy)나 맥용 퀵실버(Quicksilver)를 이용해 키보드 사용을 극대화시켜 보자. 실제로 키보드를 이용해 프로그램들을 실행시키고, 문서를 열어볼 수 있고, 이미지 크기도 조정할 수 있으며, 파일을 한 폴더에서 다른 폴더로 이동시킬 수도 있다.

더불어 타이프잇인(TypeItIn)이나 타이프잇4미(TypeIt4Me) 등과 같은 유틸리티를 이용하면, 사용자 ID, 비밀번호, 주소, 이메일 주소 등과 같이 자주 사용하는 문구들을 단축키로 지정해 입력할 수 있다.

4. 체중 감량, 비용 절감 등 다방면의 절약 활동에 온라인 사이트들을 적극 활용하라.

새로운 형태의 자기 개발 사이트들이 속속 등장해, 사용자의 식사량 운동량, 지출 내역 등을 관리해 주는 역할을 대행해 주기 시작하는 추세다. 핏데이(FitDay)와 웨이트 와쳐스(Weight Watchers) 등과 같은 웹 서비스는 사용자들의 식이요법과 운동법 등을 관리해 준다.

만약 퀵큰(Quicken)이나 마이크로소프트 머니(Microsoft Money)가 업데이트하기 복잡해 사용하기 꺼려 진다면, 주저하지 말고 민트닷컴(Mint.com)과 웨사비(Wesabe)를 찾아보자. 이들을 이용해 지출 내역 및 손익 관계, 그리고 지출 대비 소득 등을 파악할 수 있다.

또한 퓨얼리(Fuelly)나 마이마일마커(MyMileMarker) 등과 같은 자동차 연료 관리 사이트들을 이용해 연비를 극대화시킬 필요가 있다. 이들 사이트에 자신의 자동차 관련 정보를 입력하면, 실제로 연료를 아낄 수 있는 다양한 조언들을 얻을 수 있다.

5. 받은 메일함은 매일 정리하라.

받은 메일함은 매일 깔끔하게 정리할 필요가 있다. 최근 유행처럼 번지고 있는 인박스 제로(Inbox Zero) 운동의 철학에 따르면, 이메일 메시지는 오랫동안 부여잡고 있을만한 성질의 것이 아니다. 필요한 것은 신속하게 취하고, 버릴 것은 빨리 버릴 줄 아는 자세가 필요하다는 것이다.

이를 위해 우선 이메일 클라이언트에 당장 필요한 메시지(Action), 이 후 봐야 될 메시지(Later), 그리고 보관해야 할 메시지(Archive) 등과 같은 제목으로 총 3개의 폴더를 만든다. 그리고 메일 보관함으로 전송되는 모든 메일들을 이 3가지 기준으로 분류해 깔끔하게 정리한다. 정말 필요 없는 메일들은 그 자리에서 삭제하는 것이 좋다. 2분 내로 답을 쓸 수 있는 메일은 읽는 즉시 답장해 주도록 한다. 훗날 참고 자료로 활용해야 할 것으로 생각되는 메시지들은 ‘보관해야 할 메시지(Archive)’ 폴더에 넣고, 2분 내로 처리가 가능한 메시지들은 비로 ‘당장 필요한 메시지(Action)’ 폴더에 정리한다.

그리고 아마존 상품 발송 내역 등과 같이 가까운 미래에 필요한 메시지들은 ‘이후 봐야 될 메시지(Later)’에 넣어 둔다. 이메일 정리 절차를 모두 완료했다면 ‘신규 메시지가 더 이상 없습니다.’라는 메시지를 유유히 바라보며 비로소 상큼한 기분으로 하루 업무를 시작하면 된다.

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