재택근무·원격학습 관리에 '딱'…MS 오피스 앱의 4가지 활용법

학교에 다니는 자녀가 끝없는 줌 통화와 스크린 타이핑에 싫증을 내고 있다면, iOS와 안드로이드용 마이크로소프트 오피스 앱이 한숨 돌릴 여유를 줄 수 있을 것이다. 아이들이 종이에 필기해도 그 결과물을 '전자적으로' 제출할 수 있기 때문이다.

마이크로소프트는 팬데믹이 우리를 실내로 몰아넣기 몇 주 전인 2월에 iOS와 안드로이드용 오피스 앱을 출시했다. 온 가족이 집에 틀어박혀 일하고 공부하게 되면서 오피스 앱은 직장인뿐만 아니라 아이의 일상적인 문서 작업을 관리하는 필수 툴로 빠르게 자리 잡고 있다.

여기서는 오피스 앱을 사용하는 몇 가지 간단한 방법을 살펴본다. 예를 들면 책 한 페이지를 사진 찍고 오피스 앱으로 광학 문자 인식을 이용해 자동으로 텍스트를 추출할 수 있다. 사진을 PDF로 만들거나 이미 만든 PDF에 서명할 수도 있다. 스프레드시트의 사진을 찍어서 엑셀 테이블로 만들거나, 문서를 PDF로 만들고 그 반대도 가능하다. 특히 PDF에서 워드로(PDF-to-Word) 변환하는 툴은 구하기 어렵다는 점을 고려하면 과소평가할 수 없는 기능이다. 물론, 이런 기능 대부분이 다른 여느 유료 PDF 앱과 달리 무료다.
 

 

오피스 앱을 사용해 자녀의 숙제 스캔

보통 학교에서는 학부모에게 PC나 크롬북의 카메라를 사용하는 방법을 안내한다. 필자의 자녀 학교에서는 학생들이 구글 문서를 열어 도구 모음의 ‘이미지 삽입’ 아이콘으로 이동한 후 전면 카메라에서 사진을 찍는다. 쉽고, 효과적이지만 항상 그렇게 깔끔한 것은 아니다.
 

이때 모바일 오피스 앱을 이용하면 훨씬 좋은 결과물을 얻을 수 있다. 안드로이드에서 오피스 앱을 열고 화면 하단에 있는 작업 아이콘으로 이동해보자. 흥미로운 메뉴 항목의 전체 목록이 나타날 것이다. ‘PDF로 스캔’을 클릭한다(다소 혼동되는 명칭이다). 이렇게 하면 아래쪽에 몇 가지 흥미로운 옵션이 있는 아주 전통적인 사진 화면으로 이동한다. 기본적으로 ‘문서’가 강조 표시된다.

이제 자녀의 워크시트를 테이블이나 침대 위에 올려놓으면, 그 주위에 유령처럼 생긴 작은 직사각형이 보일 것이다. 이것이 오피스 앱의 AI가 작동하는 방식이다. 문서의 경계를 감지하고 PDF가 멋지고 깔끔하게 보이도록 한다. 즉, 앱이 사용자를 대신해 프레임 내에서 문서의 경계선을 맞춰준다. ‘화이트보드’ 옵션을 선택하면 벽에 걸려 있는 예술작품의 사진을 찍을 수 있고, 오피스는 그것을 다시 멋지고 깔끔하게 바꿔준다. 오피스는 파일을 PDF로 저장하며, 메인 화면에서 접근할 수 있다.
 

오피스는 (카메라 롤에서) 기존 사진을 PDF로 바꾸는 기능을 지원하지만, 단지 그 이미지를 PDF로 바꾸는 것뿐이고 다른 앱에서 제공하는 AI 캡처 기능은 없다. 따라서 원본 문서를 이용할 수 있더라도 새로운 사진을 찍는 것이 더 효과적일 수 있다.
 

 

스마트폰에서 PDF에 서명하기

자녀가 이메일을 통해 혹은 직접 허가서를 받고 이메일로 다시 보내야 하는 상황에서도 오피스 앱이 이를 쉽게 해결할 수 있다. 먼저 인쇄된 문서를 가지고 있다면 앞서 살펴본 ‘PDF로 스캔’ 기능을 사용해 해당 문서를 PDF 문서로 바꾼다. 워드 파일이나 구글 문서 파일 같은 전자문서라고 해도 상관없다. 구글 문서 파일은 워드에 저장하고 워드 파일은 사용 중인 모바일 오피스 앱의 일부인 문서에서 PDF로의 변환 툴로 열 수 있다.
 

이렇게 파일의 PDF를 만들면 PDF로 추가하기 하위 제목 아래의 작업 제목에 ‘PDF 서명’ 옵션이 보일 것이다. 앱이 PDF를 열면 서명을 추가할 대략적인 위치를 선택한다. 위치가 정확하지 않더라도 걱정할 필요가 없다. 위치를 누르면 서명을 추가할 수 있는 완전히 다른 창이 열리고 서명도 저장할 수 있다. 이제 서명을 입력하면 PDF가 다시 열리고 서명 오버레이가 크게 겹쳐진다. 서명을 손가락으로 짚어서 확대/축소해 공간에 맞춘 다음 PDF를 저장하면 된다.
 

 

오피스 앱에서 PDF 보내는 방법

오피스 앱의 메인 화면에서는 방금 만든 PDF를 포함해 (문자 또는 이메일로) 문서를 공유할 수 있다. 하지만 파일을 업로드하기 위해 다른 컴퓨터로 옮겨야 한다면 매우 번거로울 것이다. 물론 오피스 앱은 이런 불편함의 해법까지 고려해 만들어졌다.
 

바로 작업 페이지 상단의 ‘파일 전송’ 옵션이다. 이를 클릭하면 전송을 인증하기 위해 스마트폰으로 코드를 스캔하라는 요청을 받게 되는 웹사이트인 transfer.office.com으로 안내한다. 웹 기반이므로 노트북이 크롬북이든 윈도우 PC든 상관없이 PDF를 전송할 수 있다. 스마트폰에서 ‘보내기’ 또는 ‘수신’을 선택해 파일이 올바른 방향으로 이동하는지 확인하고, 파일 탐색기에서 파일을 찾아 필요한 위치에 저장하면 된다.
 

스마트폰을 사용해 텍스트를 OCR로 스캔하는 방법

인쇄된 교과서를 사용할 때 도움이 되는 또 다른 재미있는 기능이 있다. 스마트폰을 OCR(광학 문자 인식) 장치로 전환하는 것이다. 일반적인 스캐너처럼 페이지를 스캔하는 것이 아니다. 페이지의 텍스트를 읽고 복사하는 방식이다.
 

프로세스를 시작하려면 다시 작업 페이지로 이동한 후 ‘이미지를 텍스트로’ 옵션을 선택하면 된다. 라이브 사진이나 저장된 이미지에서 작동한다. 이 기능은 꽤 잘 작동하지만, 100% 완벽한 것은 아니다. 대부분의 경우 교정 작업이 필요하다. 페이지가 평평하고 조명을 잘 받으면 더 좋은 결과를 얻을 수 있을 것이다. editor@itworld.co.kr