6. 화면 공유
엑셀 파일 등 PC에서 실행된 애플리케이션에 표시된 정보를 공유하고 싶다면, 데스크톱 화면 전체가 아닌 해당 애플리케이션 화면만 공유할 수 있다. 그러면 참석자는 그 내용에만 집중할 수 있다. 이는 프라이버시를 보호하는 방법이기도 하다. 열려 있는 캘린더, 이메일 애플리케이션 등 데스크톱에 표시된 다른 정보를 노출시키지 않는 방법이다.PC에서 실행된 애플리케이션 창을 공유하려면, 커서로 모임 컨트롤 도구 모음을 호출해 ‘공유’ 아이콘(사각형 위의 화살표 모양)을 클릭한다. 아래를 따라 창이 표시될 것이다. PC에서 실행되고 있는 애플리케이션 ‘미리 보기’가 ‘윈도우’ 카테고리 아래 표시된다. 모임의 다른 사람과 공유하고 싶은 앱의 창을 클릭한다.
이 공유 창에 다른 선택 사항들도 있다. 특정 앱 창을 공유하는 것에 더해, 파워포인트 프레젠테이션을 공유할 수 있고, 팀즈나 원드라이브, 내 컴퓨터를 탐색해 파일을 공유할 수 있고, 본인은 물론 참석자도 표시를 할 수 있는 쌍방향 화이트보드를 열 수 있다.
7. 라이브 캡션 활용
모임 참석자 중에 청각 장애우나 영어가 모국어가 아닌 사람, 다른 이유로 소리를 듣는데 문제가 있는 사람이 있다면, 팀즈에 내장된 자막 기능을 이용하면 더 효과적으로 대화를 할 수 있다. 이는 음성을 자동으로 자막으로 변환, 실시간으로 비디오 피드 아래에 표시하는 기능이다.데스크톱용 팀즈나 모바일 앱을 사용하는 참석자는 각자 라이브 캡션 기능을 켤 수 있다. 그러나 웹 인터페이스에는 제공되지 않는 기능이다. 라이브 캡션을 켜려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 점 3개 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘라이브 캡션 켜기’를 선택한다.
라이브 캡션은 프리뷰 테스트 단계인 기능이며, 영어만 지원한다는 점을 유념한다.
8. 녹화하기
화상회의 중에 중요한 내용을 놓칠 수 있는데, 팀즈의 녹화 기능은 화상회의를 나중에 다시 볼 수 있도록 하는 유용한 기능이다. 영상 파일은 클라우드 기반 마이크로소프트 스트림 서비스에 저장되며, 본인과 팀 멤버들이 원할 때 시청할 수 있다. 회의에 참여하지 못한사람이나 회의에서 논의된 내용을 다시 확인해야 하는 사람에게 유용한 기능이다.회의를 녹화하려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 3점 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘녹음 시작’을 선택한다. 다른 미팅 참석자들에게 모임이 녹화되고 있는 것을 알리는 배너가 표시된다.
언제든지 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘녹음 중지’를 선택해 녹화를 중지할 수 있다. 녹화된 내용이 처리되어 스트림으로 저장된다(일정 시간 소요). 그러면 화상회의 주관자와 초대 대상자가 이 비디오를 시청할 수 있다 (아래에 더 자세히 설명).
9. 회의록 작성
회의에서 나온 중요한 내용을 모임이 끝난 후에 잊는 경우가 아주 많다. 이런 사항들을 계속 추적해 관리하는데 도움을 주는 기능이 있다. 모임 참석자가 팀즈 모임의 일부로 저장될 메모로 기록을 할 수 있는 기능이다. 모임과 함께 저장이 되기 때문에, 나중에 쉽게 액세스해 참조할 수 있다.이 기능을 이용하려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 3점 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘모임 메모 표시’를 선택한다. 팀즈 창 오른쪽을 따라 ‘모임 메모’ 창이 표시된다. ‘메모 작성’ 버튼을 클릭한 다음 메모에 입력을 시작한다.
그러면 굵게, 기울임 꼴, 강조를 적용하거나, 숫자 및 불릿 목록을 만드는 등 텍스트 형식을 지정할 수 있는 도구 모음이 나타난다. + 아이콘을 클릭해 섹션 헤드라인(제목)을 추가할 수 있다. 메모를 정리하기 위해 필요한 만큼 많은 섹션을 만들어 사용할 수 있다. 섹션을 다시 정렬하고 싶다면, 섹션의 오른쪽에 위치한 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘위로 이동’이나 ‘아래로 이동’을 선택한다.
팀즈 화상회의 후
10. 녹화 내용 공유
화상회의를 녹화했다면, 회의 주관자와 참석자가 팀즈의 게시물 페이지에서 녹화 파일에 액세스할 수 있다. 단, 녹화 내용이 처리 및 저장되기 까지는 시간이 걸린다. 팀 멤버들에게 회의가 녹화되었으며, 언제든지 확인할 수 있다는 점을 알려주는 편이 좋다. 화상회의를 진행한 채팅방이나 채널에서 회의 녹화 파일에 미리보기가 나타나면, 이를 클릭해서 재생할 수 있다.다른 방법도 있다. 왼쪽 도구 모음에서 ‘일정’을 클릭해 화상회의 일정을 찾아 클릭한다. 맨 위에’채팅’ 탭을 클릭할 수 있는데, 채팅 탭이 열리면서 페이지에 녹화 내용 미리보기가 표시된다. 또한, 모든 참석자가 마이크로소프트 스트림을 통해 이 비디오에 액세스할 수 있다. 채널에서 모임을 주관하는 경우, 게시물 탭의 화상회의 공지에 대한 회신으로 게시된다.
화상회의를 녹화한 사람만 모임에 초대받지 않은 사람들과 녹화 내용을 공유할 수 있다. 방법은여러 가지다. 모든 조직 구성원과 비디오를 공유하고 싶다면, 게시물 혹은 채팅 탭의 미리보기 옆에 위치한 3점 아이콘을 클릭한다. 그런 후 표시되는 메뉴에서 ‘공유’를 선택한 후 ‘공유’ 버튼을 클릭한다.
이 비디오를 선택한 사람과 공유하려면, 비디오 미리 보기 옆의 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘링크 가져오기’, ‘복사’ 버튼을 차례대로 클릭한다. 링크를 이메일에 붙여넣기 한 다음 특정 수신인에게 발송할 수 있다. 또는, 비디오 미리 보기 옆에 위치한 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘마이크로소프트 스트림에서 열기’를 선택한다. 모임 녹화분이 스트림에 열릴 것이다. 그러면 ‘공유’ 버튼을 클릭해 공유 링크를 가져와 특정인에게 이메일로 보내거나, 코드를 가져와 웹 페이지에 비디오를 임베디드 할 수 있다.
11. 모임 메모 검토 및 공유
모임 메모를 작성하는 경우, 이를 팀즈의 모임에 첨부할 수 있다. 주관자나 참석자는 상단의 ‘미팅 노트’ 탭을 클릭하면 확인할 수 있다. ‘다른 방법도 있다. 왼쪽 도구 모음에서 ‘일정’을 클릭한 후 ‘채팅’ 탭을 선택한다. 그리고 모임 메모 공지를 찾은 후 ‘전체 화면으로 메모 표시’를 클릭한다. 예상하겠지만, 채널에서 모임을 주관하는 경우 모임 메모가 모임에 대한 최초 게시물의 회신 중 하나로 게시물 탭에 표시된다.자신이나 다른 참석자가 마이크로소프트 워드 같은 다른 도구를 사용해 메모를 작성한 경우, 이를 모임에 팔로우업 메시지로 추가하거나, 채널 안에 게시할 수 있다.
팀 멤버들이 모임 녹화물과 모임 메모를 검토하도록 만드는 것이 좋다. 그래야 논의된 내용을 더 명확히 이해시킬 수 있다. 또 해야 할 일을 잊지 않는다. editor@itworld.co.kr
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