2020.05.11

MS 팀즈 ‘파워 유저’를 위한 15가지 팁

John Brandon, Howard Wen | Computerworld
그룹 채팅계의 후발주자인 마이크로소프트 팀즈는 강력한 기업 협업 애플리케이션이 되었다. 팀즈는 대부분의 오피스 365 구독에 포함되어 있어, 많은 회사들이 이미 팀즈를 소유하고 있고, 코로나19 사태로 원격근무가 빠르게 활성화되며 팀즈를 사용하는 기업이 많아졌다. 

다른 채팅 도구와 마찬가지로 팀즈는 팀을 위해 여러 채널(토론 영역)을 설정하고, 파일을 공유 및 저장하며, 라이브 음성 및 화상 회의를 수행할 수 있다. 오피스 365의 일부로, 팀즈는 워드, 원노트, 플래너, 셰어포인트와 같은 다른 마이크로소프트 애플리케이션 및 서비스와 잘 통합된다. 실제로 마이크로소프트는 오피스 365의 주요 통신 클라이언트로 비즈니스용 스카이프를 팀즈로 대체하는 과정에 있다.

팀즈 시작에 도움이 필요하면 <“협업 툴의 새로운 강자” 마이크로소프트 팀즈 완전 정복 - ITWorld How To>를 참조하길 바란다. 기본을 익혔다면 이제 이 강력한 협업 툴을 더 잘 활용할 차례다. 

참고: 이 기사는 주로 윈도우 또는 맥용 팀즈 데스크톱 앱에 초점을 맞춘다. 안드로이드와 iOS용 팀즈 앱과 웹 앱도 있다. 그러나 이러한 앱들은 데스크탑 앱이 가진 많은 고급 기능 없이 채팅을 강조한다.
 

팀즈 인터페이스 제어 

1. 팀과 채널 구성하기 

앱 왼쪽의 탐색 바에서 팀 아이콘을 클릭하면, 본인이 속한 팀이 각 팀과 각 팀의 채널이 팀명 아래에 표시된다. 기본적으로 팀과 채널은 본인이 참여하거나 만든 순서대로 나타나지만, 더 중요한 채널과 그렇지 않은 채널이 있을 것이다. 꼭 정해진 순서대로 둘 필요는 없다. 
채널을 ‘고정’하면 더 많이 눈에 띄고 더 빨리 액세스할 수 있도록 창 위쪽에 놓이게 된다. 이렇게 하려면 채널 이름 옆에 오른쪽 3점 아이콘을 클릭하고 ‘고정’을 선택한다. (채널의 고정표시를 취소하려면 이 과정을 다시 하면 된다.)
 
ⓒ IDG

고정표시 된 채널의 순서를 변경하려면 ‘고정됨’ 영역에서 채널 이름을 클릭하고 원하는 위치로 끌어다 놓으면 된다. 

같은 방식으로 고정되지 않은 팀의 순서를 바꿀 수도 있다. 팀 이름을 클릭해서 위 아래로 끌어위치를 옮기면 된다. 
 

2. 우선수위가 낮은 채널이나 팀 숨기기

현재 업무에 중요하지 않은 팀을 숨겨 팀즈 인터페이스를 더 깔끔하게 정리할 수 있다.

팀을 숨기려면 이름 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 클릭하고 ‘숨기기’를 클릭한다. 채널도 숨길 수는 있지만, 어떤 팀이든 일반 채널은 숨길 수 없다. 

채널 숨기기를 해제하려면 팀 이름 아래의 채널 목록을 확인한다. 아래쪽에는 숨겨진 채널이 몇 개 있는지 알려주는 링크가 있다. 이 링크를 클릭하면 이 팀 아래에 숨겨둔 채널이 표시되는 메뉴가 열린다. 해제하려는 채널 위에 커서를 놓고 오른쪽에 있는 ‘표시’ 아이콘을 클릭한다.

팀 숨기기를 해제하려면 ‘숨겨진 팀’ 링크가 보이는 팀 목록 맨 끝으로 이동한다. 숨겨진 팀 목록을 열려면 이것을 클릭한다. 숨겨진 팀의 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 누른 다음, 열려 있는 메뉴의 맨 위에 있는 ‘표시’를 누르면 된다.
 

3. 이름별로 활동을 필터링하라 

왼쪽 탐색바에서 ‘활동’을 클릭하고, 활동 창 상단 오른쪽에 있는 필터 아이콘을 오른쪽 클릭하고, ’@멘션’을 클릭한다. 또는 팀즈 상단의 ‘검색어 입력’란에 /mentions을 입력한다. 본인이 태그된 채팅이나 대화가 바로 표시된다. 
 
ⓒ IDG


4. 중요한 채팅 메시지는 저장하라

대화 중 놓치고 싶지 않거나 나중에 참조하고 싶을 때 유용한 기능이다. 저장하고 싶은 메시지의오른쪽 상단 3점 아이콘을 클릭한 다음 ‘이 메시지 저장’을 선택한다. 

저장된 채팅 메시지 목록을 보려면 앱 오른쪽 상단에 있는 프로필 이미지를 클릭하고 ‘저장됨’을 선택하거나, 상단의 검색란에 ‘/saved’를 입력한다. 저장된 채팅 메시지가 피드에 나타난다. 파일을 다운로드할 필요 없이 나중에 봐야 할 중요 문서와 같이 첨부 파일이 있는 채팅 메시지를 저장하는 데 유용하다. 
 
ⓒ IDG
 

팀과 소통하기 

5. 주의 끌기

채널에는 많은 팀원들이 참여하고 있고, 수많은 대화가 오고 갈 때 꼭 봐야 하는 사람이 보지 않고 넘어갈 수도 있다. 이럴 때는 메시지를 작성할 때 ‘@사용자 이름’을 입력해 그 사람을 태그하면 그 사람에게 알림이 가서 바로 주목하도록 할 수 있다. @를 입력하면 그 팀의 멤버들이 표시되기 때문에 직접 사용자 이름을 입력하지 않고 클릭해서 선택할 수도 있다.

또한, 이 @ 기능을 사용하여 팀원에게 DM(1대1 채팅 메시지)을 빠르게 전송할 수도 있다. 팀즈 데스크톱 앱 상단의 검색 상자 안에 @사용자 이름을 입력하거나 @를 입력하고 열리는 팀 구성원 목록에서 이름을 선택한다. 검색 상자에서 바로 메시지를 입력하고 엔터키를 누르거나 화살표를 클릭하면 바로 1:1 메시지를 보낼 수 있다. 
 

6. 채팅 메시지에 제목 붙이기

수많은 메시지 중에서 채팅 메시지가 두드러지도록 돕는 또 다른 방법은 제목을 붙이는 것이다. 제목을 붙이면 눈에 띄기도 하지만, 나중에 검색 상자에서 제목으로 검색해서 해당 메시지를 찾을 수도 있다. 물론 모든 채팅 메시지에 제목을 붙일 필요는 없다. 추적해야 할 가장 중요한 메시지에 제목을 붙이는 것이 가장 좋다.

작성 중인 채팅 메시지에 제목을 추가하려면 텍스트 입력 필드 아래의 도구 모음 왼쪽 끝에 있는 서식 아이콘(그림 브러시가 위에 달린 ‘A’처럼 보인다)을 누른다. 메시지 창이 확장될 것이다. ‘제목 추가’라는 행에 제목을 입력한 다음 아래에 메시지를 입력한다. 메시지 창의 오른쪽 아래에 있는 ‘보내기’ 화살표를 눌러 새 제목으로 채팅을 게시한다. 
 
ⓒ IDG

커서를 메시지 오른쪽 상단으로 이동하고 나타나는 3점 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘편집’을 클릭하여 기존 채팅 메시지에 제목을 추가할 수도 있다. 메시지 창이 확장되면, 위의 지시에 따라 제목을 붙인다. 
 

7. 공지를 효율적으로 띄우기

‘서식’ 아이콘을 클릭할 때 나타나는 확장된 메시지 창에는 몇 가지 다른 요령들도 숨겨져 있다.

메시지를 정말 돋보이게 하고 싶다면, 공지로 바꿀 수 있다. 확장된 메시지 형식 지정 창에서 왼쪽 상단에 있는 ‘새 대화’ 드롭다운을 누르고 ‘알림’를 선택한다. 필드가 하나 나타나는데, 이 필드에서 게시할 큰 제목을 입력할 수 있고 선택적으로 배경 이미지 또는 색칠된 배경을 포함하면 더욱 돋보이게 할 수도 있다. 

기본적으로 채널의 모든 사용자가 대화에 응답할 수 있지만, 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 있는 ‘모두 회신 가능’ 드롭다운을 누르면, ‘회원님 및 중재자가 회신 가능’을 선택하여 이들만 회신할 수 있게 제한을 둘 수 있다. 이 옵션은 공지 메시지를 사용할 때 유용할 수도 있다. 

사용 중인 팀즈 버전에 따라 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 또 다른 옵션이 있을 수 있다. 메시지를 2개 이상의 채널에 표시하려면 ‘여러 채널에 게시’를 선택하고 ‘채널 선택’ 버튼을 클릭한 다음 게시할 채널 옆에 있는 상자에 체크하면 된다. 

이들 3가지 옵션은 모두 가장 중요한 메시지에만 가끔씩 사용해야 한다.

다음 페이지 : 알림 관리, 문서 공유, 단축키 등


2020.05.11

MS 팀즈 ‘파워 유저’를 위한 15가지 팁

John Brandon, Howard Wen | Computerworld
그룹 채팅계의 후발주자인 마이크로소프트 팀즈는 강력한 기업 협업 애플리케이션이 되었다. 팀즈는 대부분의 오피스 365 구독에 포함되어 있어, 많은 회사들이 이미 팀즈를 소유하고 있고, 코로나19 사태로 원격근무가 빠르게 활성화되며 팀즈를 사용하는 기업이 많아졌다. 

다른 채팅 도구와 마찬가지로 팀즈는 팀을 위해 여러 채널(토론 영역)을 설정하고, 파일을 공유 및 저장하며, 라이브 음성 및 화상 회의를 수행할 수 있다. 오피스 365의 일부로, 팀즈는 워드, 원노트, 플래너, 셰어포인트와 같은 다른 마이크로소프트 애플리케이션 및 서비스와 잘 통합된다. 실제로 마이크로소프트는 오피스 365의 주요 통신 클라이언트로 비즈니스용 스카이프를 팀즈로 대체하는 과정에 있다.

팀즈 시작에 도움이 필요하면 <“협업 툴의 새로운 강자” 마이크로소프트 팀즈 완전 정복 - ITWorld How To>를 참조하길 바란다. 기본을 익혔다면 이제 이 강력한 협업 툴을 더 잘 활용할 차례다. 

참고: 이 기사는 주로 윈도우 또는 맥용 팀즈 데스크톱 앱에 초점을 맞춘다. 안드로이드와 iOS용 팀즈 앱과 웹 앱도 있다. 그러나 이러한 앱들은 데스크탑 앱이 가진 많은 고급 기능 없이 채팅을 강조한다.
 

팀즈 인터페이스 제어 

1. 팀과 채널 구성하기 

앱 왼쪽의 탐색 바에서 팀 아이콘을 클릭하면, 본인이 속한 팀이 각 팀과 각 팀의 채널이 팀명 아래에 표시된다. 기본적으로 팀과 채널은 본인이 참여하거나 만든 순서대로 나타나지만, 더 중요한 채널과 그렇지 않은 채널이 있을 것이다. 꼭 정해진 순서대로 둘 필요는 없다. 
채널을 ‘고정’하면 더 많이 눈에 띄고 더 빨리 액세스할 수 있도록 창 위쪽에 놓이게 된다. 이렇게 하려면 채널 이름 옆에 오른쪽 3점 아이콘을 클릭하고 ‘고정’을 선택한다. (채널의 고정표시를 취소하려면 이 과정을 다시 하면 된다.)
 
ⓒ IDG

고정표시 된 채널의 순서를 변경하려면 ‘고정됨’ 영역에서 채널 이름을 클릭하고 원하는 위치로 끌어다 놓으면 된다. 

같은 방식으로 고정되지 않은 팀의 순서를 바꿀 수도 있다. 팀 이름을 클릭해서 위 아래로 끌어위치를 옮기면 된다. 
 

2. 우선수위가 낮은 채널이나 팀 숨기기

현재 업무에 중요하지 않은 팀을 숨겨 팀즈 인터페이스를 더 깔끔하게 정리할 수 있다.

팀을 숨기려면 이름 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 클릭하고 ‘숨기기’를 클릭한다. 채널도 숨길 수는 있지만, 어떤 팀이든 일반 채널은 숨길 수 없다. 

채널 숨기기를 해제하려면 팀 이름 아래의 채널 목록을 확인한다. 아래쪽에는 숨겨진 채널이 몇 개 있는지 알려주는 링크가 있다. 이 링크를 클릭하면 이 팀 아래에 숨겨둔 채널이 표시되는 메뉴가 열린다. 해제하려는 채널 위에 커서를 놓고 오른쪽에 있는 ‘표시’ 아이콘을 클릭한다.

팀 숨기기를 해제하려면 ‘숨겨진 팀’ 링크가 보이는 팀 목록 맨 끝으로 이동한다. 숨겨진 팀 목록을 열려면 이것을 클릭한다. 숨겨진 팀의 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 누른 다음, 열려 있는 메뉴의 맨 위에 있는 ‘표시’를 누르면 된다.
 

3. 이름별로 활동을 필터링하라 

왼쪽 탐색바에서 ‘활동’을 클릭하고, 활동 창 상단 오른쪽에 있는 필터 아이콘을 오른쪽 클릭하고, ’@멘션’을 클릭한다. 또는 팀즈 상단의 ‘검색어 입력’란에 /mentions을 입력한다. 본인이 태그된 채팅이나 대화가 바로 표시된다. 
 
ⓒ IDG


4. 중요한 채팅 메시지는 저장하라

대화 중 놓치고 싶지 않거나 나중에 참조하고 싶을 때 유용한 기능이다. 저장하고 싶은 메시지의오른쪽 상단 3점 아이콘을 클릭한 다음 ‘이 메시지 저장’을 선택한다. 

저장된 채팅 메시지 목록을 보려면 앱 오른쪽 상단에 있는 프로필 이미지를 클릭하고 ‘저장됨’을 선택하거나, 상단의 검색란에 ‘/saved’를 입력한다. 저장된 채팅 메시지가 피드에 나타난다. 파일을 다운로드할 필요 없이 나중에 봐야 할 중요 문서와 같이 첨부 파일이 있는 채팅 메시지를 저장하는 데 유용하다. 
 
ⓒ IDG
 

팀과 소통하기 

5. 주의 끌기

채널에는 많은 팀원들이 참여하고 있고, 수많은 대화가 오고 갈 때 꼭 봐야 하는 사람이 보지 않고 넘어갈 수도 있다. 이럴 때는 메시지를 작성할 때 ‘@사용자 이름’을 입력해 그 사람을 태그하면 그 사람에게 알림이 가서 바로 주목하도록 할 수 있다. @를 입력하면 그 팀의 멤버들이 표시되기 때문에 직접 사용자 이름을 입력하지 않고 클릭해서 선택할 수도 있다.

또한, 이 @ 기능을 사용하여 팀원에게 DM(1대1 채팅 메시지)을 빠르게 전송할 수도 있다. 팀즈 데스크톱 앱 상단의 검색 상자 안에 @사용자 이름을 입력하거나 @를 입력하고 열리는 팀 구성원 목록에서 이름을 선택한다. 검색 상자에서 바로 메시지를 입력하고 엔터키를 누르거나 화살표를 클릭하면 바로 1:1 메시지를 보낼 수 있다. 
 

6. 채팅 메시지에 제목 붙이기

수많은 메시지 중에서 채팅 메시지가 두드러지도록 돕는 또 다른 방법은 제목을 붙이는 것이다. 제목을 붙이면 눈에 띄기도 하지만, 나중에 검색 상자에서 제목으로 검색해서 해당 메시지를 찾을 수도 있다. 물론 모든 채팅 메시지에 제목을 붙일 필요는 없다. 추적해야 할 가장 중요한 메시지에 제목을 붙이는 것이 가장 좋다.

작성 중인 채팅 메시지에 제목을 추가하려면 텍스트 입력 필드 아래의 도구 모음 왼쪽 끝에 있는 서식 아이콘(그림 브러시가 위에 달린 ‘A’처럼 보인다)을 누른다. 메시지 창이 확장될 것이다. ‘제목 추가’라는 행에 제목을 입력한 다음 아래에 메시지를 입력한다. 메시지 창의 오른쪽 아래에 있는 ‘보내기’ 화살표를 눌러 새 제목으로 채팅을 게시한다. 
 
ⓒ IDG

커서를 메시지 오른쪽 상단으로 이동하고 나타나는 3점 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘편집’을 클릭하여 기존 채팅 메시지에 제목을 추가할 수도 있다. 메시지 창이 확장되면, 위의 지시에 따라 제목을 붙인다. 
 

7. 공지를 효율적으로 띄우기

‘서식’ 아이콘을 클릭할 때 나타나는 확장된 메시지 창에는 몇 가지 다른 요령들도 숨겨져 있다.

메시지를 정말 돋보이게 하고 싶다면, 공지로 바꿀 수 있다. 확장된 메시지 형식 지정 창에서 왼쪽 상단에 있는 ‘새 대화’ 드롭다운을 누르고 ‘알림’를 선택한다. 필드가 하나 나타나는데, 이 필드에서 게시할 큰 제목을 입력할 수 있고 선택적으로 배경 이미지 또는 색칠된 배경을 포함하면 더욱 돋보이게 할 수도 있다. 

기본적으로 채널의 모든 사용자가 대화에 응답할 수 있지만, 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 있는 ‘모두 회신 가능’ 드롭다운을 누르면, ‘회원님 및 중재자가 회신 가능’을 선택하여 이들만 회신할 수 있게 제한을 둘 수 있다. 이 옵션은 공지 메시지를 사용할 때 유용할 수도 있다. 

사용 중인 팀즈 버전에 따라 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 또 다른 옵션이 있을 수 있다. 메시지를 2개 이상의 채널에 표시하려면 ‘여러 채널에 게시’를 선택하고 ‘채널 선택’ 버튼을 클릭한 다음 게시할 채널 옆에 있는 상자에 체크하면 된다. 

이들 3가지 옵션은 모두 가장 중요한 메시지에만 가끔씩 사용해야 한다.

다음 페이지 : 알림 관리, 문서 공유, 단축키 등


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