2020.04.27

How To : 엑셀에서 종속적 드롭다운 목록 만드는 방법

JD Sartain | PCWorld
마이크로소프트 엑셀(워드, 액세스)은 드롭다운 목록을 이용해 해당 필드에 입력되는 항목을 선택할 수 있도록 하는 목록을 만들 수 있다. 이런 드롭다운 목록은 특정 정보가 요구되는 필드, 정확히 입력하기 힘든 길거나 복잡한 데이터가 포함된 필드, 응답을 통제하고 싶은 필드에 특히 유용하다.

(INDIRECT 함수와 결합되는) 종속 드롭다운 목록을 만들었을 때의 혜택은 또 있다. 예를 들어, 메인 메뉴 드롭다운 목록 상자(예, 음료)에서 제품 카테고리를 선택하면, 이후 하위 메뉴(종속적) 드롭다운 목록 상자에 관련 제품들(예, 사과 주스, 커피 등)이 표시되도록 만들 수 있다. 모든 제품을 관리가 용이한 카테고리로 분류하기 때문에 주문과 재고 목적에서 유용하다. 대부분 도소매 관련 회사들이 이런 방식으로 제품군을 처리한다. 실제, 병원부터 보험사, 금융 기관 등 여러 기업과 기관에서 입력 오류 및 사용자 실수를 최소화하기 위해 드롭다운 목록, 확인란, 콤보 목록, 라디오 단추를 사용하는 사례가 증가하고 있는 추세이다.
 

간단한 드롭다운 목록을 만드는 방법

우리는 단계별로 연습을 할 수 있도록 샘플 스프레드시트를 만들었다. 자신의 데이터를 자유롭게 사용할 수도 있다. 

[연습용 스프레드시트 다운로드]

스프레드시트 데이터베이스가 크거나 여러 필드가 포함되어 있다면, 동일한 통합문서의 별도 스프레드시트의 표에 목록 상자를 위치시키는 것이 좋다. 그러나 목록이 짧다면, 데이터 유효성 대화창의 소스(원본) 필드에 콤마로 분리를 하는 방식으로 목록 항목들을 입력할 수 있다.

1. 새 통합문서를 열고, 두 번째 스프레드시트 탭을 추가한다(화면 맨 아래 탭 표시 줄의 + 부호를 클릭).
2. 스프레드시트 1 워크시트 이름을 ‘wks’로 바꾼다. 스프레드시트 2의 이름은 ‘lists’이다.
3. 스프레드시트 2에 A1부터 A10까지 열 A에 의사 10명(또는 다른 적용 항목)의 이름을 입력한다.
4. 원하는 형태로 목록을 정렬한다. 성을 기준으로 정렬하고 싶다면, 원본 목록에 성부터 시작해 이름, 중간 이름의 이니셜을 순서대로 입력한다.
5. 범위를 선택하거나(A1:A10), 목록의 셀로 커서를 옮긴 다음 Ctrl+ T를 눌러 항목들을 표로 변환한다. 엑셀은 여기에 표 1, 2, 3식으로 이름을 붙인다(표가 1개인 경우는 문제가 되지 않음). ‘머리글 포함’에 체크하지 않는다. 

주: 데이터가 표에 있다면, 목록에서(그리고 동일한 표를 사용하는 모든 드롭다운 목록들에서) 항목을 추가하거나 삭제할 수 있으며, 모두 자동으로 업데이트 된다.



6. 스프레드시트 1으로 이동한다(wks로 이름을 바꾼 스프레드시트). 다음 그래프에 표시된 것과 유사한 데이터를 입력한다. 예를 들어, ‘수술 종류(Type of Surgery)’, ‘날짜(Date)’, ‘시간(Time)’, ‘의사(Surgeon)’를 입력하거나, 자신만의 데이터를 만들어 사용한다.
7. 드롭다운 목록이 표시되도록 만들고 싶은 셀이나 셀들을 선택한다. 여기에서는 D2를 선택한다(반드시 전체 열을 선택할 필요는 없지만, 원한다면 D2: D11).
8. 데이터 탭에서 데이터 ‘데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사’를 선택한다.
9. 데이터 유효성 대화창에서 설정 탭을 선택한다. 허용 필드의 유효성 조건 패널의 ‘제한 대상’에서 ‘목록’이라는 옵션을 선택한다.



10. 원본 필드 안을 클릭한다. 
11. 커서를 이 대화창 밖으로 옮겨, 화면 맨 아래 통합 문서 탭에서 목록 스프레드시트를 선택한다.
12. 의사 항목의 범위를 선택한다. 이 경우, A2-A11이다. 엑셀이 이 범위를 원본 필드 상자에 추가할 것이다((=lists!$A$2:$A$11).
13. 다음은 설명 메시지 탭을 선택한 다음, 드롭다운 목록 메뉴의 타이틀과 입력 메시지를 입력한다.
14. 오류 메시지 탭을 클릭한 다음, 드롭다운 목록의 타이틀과 오류 메시지를 입력한다.
15. 확인을 클릭하면 드롭다운 목록 상자가 완성된다.



16. 다시 wks 스프레드시트로 이동해서 커서를 셀 D2로 옮긴다. 셀 옆에는 화살표 모양 아이콘과  지정한 입력 메시지가 표시될 것이다. 화살표를 클릭해 목록에서 의사를 선택한다. 

17. 누군가 잘못된 이름을 입력하면(다시 말해, ‘허용되는 의사’ 목록에 없는 이름을 입력하려 시도), Enter 키를 눌렀을 때 지정한 오류 메시지가 표시된다. 취소를 눌러 대화창을 종료한다.


종속적(참조) 드롭다운 목록 만들기

종속적(참조) 드롭다운 목록은 오피스 애플리케이션의 하위 메뉴와 같다. 주메뉴(드롭다운 목록)은 다양한 옵션을 표시하며, 그 아래 하위 메뉴는 주메뉴와 관련된 추가적인 옵션을 표시한다., 샘플 워크시트의 경우, 드롭다운 목록에서 예정된 수술 종류에 따라 여러 의사를 선택할 수 있는 옵션을 제공한다.

다음 예제를 위해, 3개 대형 병원이 위치한 대도시에서 약 50마일 떨어진 거리에서 작은 시골 병원을 운영한다고 가정하자. 이 3개 대형 병원 중 한 곳의 의사들이 시골 병원 환자들을 진료할 수 있도록 예약을 하는 일을 하고 있다고 가정하자. ‘주’ 드롭다운 목록에서 각 의사들이 일하고 있는 병원들을 선택할 수 있다(위치별). 하위 드롭다운 목록에서는 이들 병원에서 일하는 의사의 이름을 선택할 수 있다 (3개 병원은 East Side, West Side, Midtown).

A. 목록 생성
1. 먼저 또 다른 스프레드시트를 추가, lists2라는 이름을 붙인다.
2. lists2 스프레드시트의 열 A에 ‘Hospital Location’라는 타이틀을 입력한다. 병원 위치 아래 셀 A2, A3, A4에 각각 EastSide, WestSide, Midtown이라고 입력한다(여백 없이 한 단어로 입력).
3. Hospital Location 타이틀 아래 첫 번째 셀(A2)로 커서를 옮긴다. 홈 > 표 서식을 클릭한 후, 하위 메뉴에서 표 스타일을 선택한 다음 확인을 클릭한다(머리글 포함 체크).
4. 이 목록(A2:A4)에서 병원 위치를 선택한다. 이름 상자(위의 열 A)에 표 이름을 입력하거나, Ctrl+ T를 눌러 이들 항목을 표로 변환한다. 그러면 엑셀이 표 1, 2, 3식으로 이름을 붙인다. 마지막으로 머리글 포함 확인란을 선택한다.
5. 표 이름을 바꾸려면, 수식 탭에서 ‘이름 관리자’를 클릭한 후 해당 표 번호를 선택하고 ‘편집’을클릭하고 새 이름을 입력하면 된다. 이 예제에서는 ‘Locations’로 하겠다. 

주: 엑셀은 여백이나 다른 특수 문자를 허용하지 않는다. 이름은 반드시 문자나 밑줄로 시작해야 하고, 엑셀 프로그램이 사용하는 이름이나 통합 문서의 다른 개체와 상충할 수 없다. 예를 들어, 범위가 별개 스프레드시트에 위치한 경우를 포함, 동일한 통합 문서에 동일한 이름의 두 표가 있을 수 없다. 



7. 다음은 병원 위치 각각에 대해 별도 표를 생성한다. lists2 스프레드시트의 열 B에 East Side, C에 West Side, D에 Midtown이라는 이름을 입력한다. 표 자동 확장이 적용되면, 이를 취소한다. 각 열의 레이블을 표 이름을 지정한다(여백 없이).
8. 이 3개 열(B, C, D) 각각의 아래에 의사들의 이름을 입력한다.
9. 각 목록의 서식을 ‘이름이 있는 표’로 지정한다(위의 3단계 반복).
10. 각 열의 범위를 개별적으로 선택한다(B1:B8, C1:C7, D1:D9). Ctrl+ T를 눌러 이들 항목을 표로 변환한다. 엑셀이 표 2, 3, 4 식으로 이름을 부여할 것이다. 그런 다음, 머리글 포함 확인란을 선택한다. 표의 이름을 바꾸기 위해 위의 5단계와 6단계를 반복한다. 범위 이름에 여백을 사용할 수 없다는 점을 명심한다.

주: 테이블이 여러 개인 경우, 각 열에 지정한 머리글을 기준으로 이름을 지정한다.



B. 드롭다운 생성
1. 먼저 wks 스프레드시트로 돌아가 의사라는 이름을 가진 열 D에 대해 만든 드롭다운 목록을 제거한다. 열 D1과 E1에 각각 Location과 Surgeons이라는 새 머리글을 지정한다.
2. 셀 D1:E11을 선택한 후 홈 > 표 서식을 선택한 다음 스타일을 선택한다. 그리고 머리글 상자에 표시를 한 후 확인을 클릭한다.
3. 주메뉴 드롭다운 목록인 셀들인 D2:D11을 선택한다.
4. 데이터 탭에서 데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사를 선택한다.
5. 데이터 유효성 대화창에서 설정 탭을 선택한다. 허용 필드의 유효성 조건 패널에서 드롭다운 목록 상자에 위치한 ‘목록’이라는 옵션을 선택한다.
6. 원본 상자에서 list2 스프레드시트를 클릭한 다음, 머리글을 제외한 병원 위치에 해당되는 범위인 A2:A4를 선택한 후 확인을 클릭한다.
7. 커서를 셀 E2로 옮긴다.
8. 위의 4단계와 5단계를 반복한다.
9. 이번에는 원본 상자에 =INDIRECT($D$2)라는 수식을 입력한 후(현재 셀만), 확인을 클릭한다.

주: 원본 오류 메시지가 표시되면 예를 클릭하면 된다. 드롭다운 목록의 데이터를 채우면 오류 메시지가 표시되지 않을 것이다.

10. 열을 채우기 위해 =INDIRECT($D2) 식으로 수식을 입력한다(행 번호에 대한 '$’ 부호가 없음). 그런 다음, 셀 D2 아래로 D3부터 D11까지 복사한다. 그러면 전체 범위가 활성화된다.

11. 입력 메시지나 오류 메시지를 추가하고 싶다면, 위의 ‘간단한 드롭다운 목록을 만드는 방법’ 섹션의 13~14단계를 반복한다.



C. 테스트
이제 테스트를 할 차례이다. 열 D(위치)에서 드롭다운 화살표를 클릭한다(한 번에 하나씩).
1. 목록에서 병원을 선택한다. 활성 셀에 표시된다.
2. 커서를 열 E(의사)로 옮겨, 열 D에서 지정한 위치의 의사들 목록에서 의사 한 명을 선택한다.

D. 두 단어로 된 항목을 만드는 방법
주메뉴 드롭다운(위치)에 2개 이상의 단어를 사용하기 원하고, 여백 없이 단어를 붙이는 방식을 원하지 않을 경우(EastSide 대신 East Side 사용), 데이터 유효성 대화창의 종속적 드롭다운(수술의) 원본 상자에  =INDIRECT(SUBSTITUTE(D2," ","")라는 수식을 입력한다. D2는 셀 주소이고, " "는 ‘인용 부호-여백-인용부호’, ""는 ‘여백이 없는 인용 부호-인용 부호’이다. 여백이 있는 셀 D2를 여백이 없는 셀 D2로 대체한다는 의미이다. editor@itworld.co.kr
 


2020.04.27

How To : 엑셀에서 종속적 드롭다운 목록 만드는 방법

JD Sartain | PCWorld
마이크로소프트 엑셀(워드, 액세스)은 드롭다운 목록을 이용해 해당 필드에 입력되는 항목을 선택할 수 있도록 하는 목록을 만들 수 있다. 이런 드롭다운 목록은 특정 정보가 요구되는 필드, 정확히 입력하기 힘든 길거나 복잡한 데이터가 포함된 필드, 응답을 통제하고 싶은 필드에 특히 유용하다.

(INDIRECT 함수와 결합되는) 종속 드롭다운 목록을 만들었을 때의 혜택은 또 있다. 예를 들어, 메인 메뉴 드롭다운 목록 상자(예, 음료)에서 제품 카테고리를 선택하면, 이후 하위 메뉴(종속적) 드롭다운 목록 상자에 관련 제품들(예, 사과 주스, 커피 등)이 표시되도록 만들 수 있다. 모든 제품을 관리가 용이한 카테고리로 분류하기 때문에 주문과 재고 목적에서 유용하다. 대부분 도소매 관련 회사들이 이런 방식으로 제품군을 처리한다. 실제, 병원부터 보험사, 금융 기관 등 여러 기업과 기관에서 입력 오류 및 사용자 실수를 최소화하기 위해 드롭다운 목록, 확인란, 콤보 목록, 라디오 단추를 사용하는 사례가 증가하고 있는 추세이다.
 

간단한 드롭다운 목록을 만드는 방법

우리는 단계별로 연습을 할 수 있도록 샘플 스프레드시트를 만들었다. 자신의 데이터를 자유롭게 사용할 수도 있다. 

[연습용 스프레드시트 다운로드]

스프레드시트 데이터베이스가 크거나 여러 필드가 포함되어 있다면, 동일한 통합문서의 별도 스프레드시트의 표에 목록 상자를 위치시키는 것이 좋다. 그러나 목록이 짧다면, 데이터 유효성 대화창의 소스(원본) 필드에 콤마로 분리를 하는 방식으로 목록 항목들을 입력할 수 있다.

1. 새 통합문서를 열고, 두 번째 스프레드시트 탭을 추가한다(화면 맨 아래 탭 표시 줄의 + 부호를 클릭).
2. 스프레드시트 1 워크시트 이름을 ‘wks’로 바꾼다. 스프레드시트 2의 이름은 ‘lists’이다.
3. 스프레드시트 2에 A1부터 A10까지 열 A에 의사 10명(또는 다른 적용 항목)의 이름을 입력한다.
4. 원하는 형태로 목록을 정렬한다. 성을 기준으로 정렬하고 싶다면, 원본 목록에 성부터 시작해 이름, 중간 이름의 이니셜을 순서대로 입력한다.
5. 범위를 선택하거나(A1:A10), 목록의 셀로 커서를 옮긴 다음 Ctrl+ T를 눌러 항목들을 표로 변환한다. 엑셀은 여기에 표 1, 2, 3식으로 이름을 붙인다(표가 1개인 경우는 문제가 되지 않음). ‘머리글 포함’에 체크하지 않는다. 

주: 데이터가 표에 있다면, 목록에서(그리고 동일한 표를 사용하는 모든 드롭다운 목록들에서) 항목을 추가하거나 삭제할 수 있으며, 모두 자동으로 업데이트 된다.



6. 스프레드시트 1으로 이동한다(wks로 이름을 바꾼 스프레드시트). 다음 그래프에 표시된 것과 유사한 데이터를 입력한다. 예를 들어, ‘수술 종류(Type of Surgery)’, ‘날짜(Date)’, ‘시간(Time)’, ‘의사(Surgeon)’를 입력하거나, 자신만의 데이터를 만들어 사용한다.
7. 드롭다운 목록이 표시되도록 만들고 싶은 셀이나 셀들을 선택한다. 여기에서는 D2를 선택한다(반드시 전체 열을 선택할 필요는 없지만, 원한다면 D2: D11).
8. 데이터 탭에서 데이터 ‘데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사’를 선택한다.
9. 데이터 유효성 대화창에서 설정 탭을 선택한다. 허용 필드의 유효성 조건 패널의 ‘제한 대상’에서 ‘목록’이라는 옵션을 선택한다.



10. 원본 필드 안을 클릭한다. 
11. 커서를 이 대화창 밖으로 옮겨, 화면 맨 아래 통합 문서 탭에서 목록 스프레드시트를 선택한다.
12. 의사 항목의 범위를 선택한다. 이 경우, A2-A11이다. 엑셀이 이 범위를 원본 필드 상자에 추가할 것이다((=lists!$A$2:$A$11).
13. 다음은 설명 메시지 탭을 선택한 다음, 드롭다운 목록 메뉴의 타이틀과 입력 메시지를 입력한다.
14. 오류 메시지 탭을 클릭한 다음, 드롭다운 목록의 타이틀과 오류 메시지를 입력한다.
15. 확인을 클릭하면 드롭다운 목록 상자가 완성된다.



16. 다시 wks 스프레드시트로 이동해서 커서를 셀 D2로 옮긴다. 셀 옆에는 화살표 모양 아이콘과  지정한 입력 메시지가 표시될 것이다. 화살표를 클릭해 목록에서 의사를 선택한다. 

17. 누군가 잘못된 이름을 입력하면(다시 말해, ‘허용되는 의사’ 목록에 없는 이름을 입력하려 시도), Enter 키를 눌렀을 때 지정한 오류 메시지가 표시된다. 취소를 눌러 대화창을 종료한다.


종속적(참조) 드롭다운 목록 만들기

종속적(참조) 드롭다운 목록은 오피스 애플리케이션의 하위 메뉴와 같다. 주메뉴(드롭다운 목록)은 다양한 옵션을 표시하며, 그 아래 하위 메뉴는 주메뉴와 관련된 추가적인 옵션을 표시한다., 샘플 워크시트의 경우, 드롭다운 목록에서 예정된 수술 종류에 따라 여러 의사를 선택할 수 있는 옵션을 제공한다.

다음 예제를 위해, 3개 대형 병원이 위치한 대도시에서 약 50마일 떨어진 거리에서 작은 시골 병원을 운영한다고 가정하자. 이 3개 대형 병원 중 한 곳의 의사들이 시골 병원 환자들을 진료할 수 있도록 예약을 하는 일을 하고 있다고 가정하자. ‘주’ 드롭다운 목록에서 각 의사들이 일하고 있는 병원들을 선택할 수 있다(위치별). 하위 드롭다운 목록에서는 이들 병원에서 일하는 의사의 이름을 선택할 수 있다 (3개 병원은 East Side, West Side, Midtown).

A. 목록 생성
1. 먼저 또 다른 스프레드시트를 추가, lists2라는 이름을 붙인다.
2. lists2 스프레드시트의 열 A에 ‘Hospital Location’라는 타이틀을 입력한다. 병원 위치 아래 셀 A2, A3, A4에 각각 EastSide, WestSide, Midtown이라고 입력한다(여백 없이 한 단어로 입력).
3. Hospital Location 타이틀 아래 첫 번째 셀(A2)로 커서를 옮긴다. 홈 > 표 서식을 클릭한 후, 하위 메뉴에서 표 스타일을 선택한 다음 확인을 클릭한다(머리글 포함 체크).
4. 이 목록(A2:A4)에서 병원 위치를 선택한다. 이름 상자(위의 열 A)에 표 이름을 입력하거나, Ctrl+ T를 눌러 이들 항목을 표로 변환한다. 그러면 엑셀이 표 1, 2, 3식으로 이름을 붙인다. 마지막으로 머리글 포함 확인란을 선택한다.
5. 표 이름을 바꾸려면, 수식 탭에서 ‘이름 관리자’를 클릭한 후 해당 표 번호를 선택하고 ‘편집’을클릭하고 새 이름을 입력하면 된다. 이 예제에서는 ‘Locations’로 하겠다. 

주: 엑셀은 여백이나 다른 특수 문자를 허용하지 않는다. 이름은 반드시 문자나 밑줄로 시작해야 하고, 엑셀 프로그램이 사용하는 이름이나 통합 문서의 다른 개체와 상충할 수 없다. 예를 들어, 범위가 별개 스프레드시트에 위치한 경우를 포함, 동일한 통합 문서에 동일한 이름의 두 표가 있을 수 없다. 



7. 다음은 병원 위치 각각에 대해 별도 표를 생성한다. lists2 스프레드시트의 열 B에 East Side, C에 West Side, D에 Midtown이라는 이름을 입력한다. 표 자동 확장이 적용되면, 이를 취소한다. 각 열의 레이블을 표 이름을 지정한다(여백 없이).
8. 이 3개 열(B, C, D) 각각의 아래에 의사들의 이름을 입력한다.
9. 각 목록의 서식을 ‘이름이 있는 표’로 지정한다(위의 3단계 반복).
10. 각 열의 범위를 개별적으로 선택한다(B1:B8, C1:C7, D1:D9). Ctrl+ T를 눌러 이들 항목을 표로 변환한다. 엑셀이 표 2, 3, 4 식으로 이름을 부여할 것이다. 그런 다음, 머리글 포함 확인란을 선택한다. 표의 이름을 바꾸기 위해 위의 5단계와 6단계를 반복한다. 범위 이름에 여백을 사용할 수 없다는 점을 명심한다.

주: 테이블이 여러 개인 경우, 각 열에 지정한 머리글을 기준으로 이름을 지정한다.



B. 드롭다운 생성
1. 먼저 wks 스프레드시트로 돌아가 의사라는 이름을 가진 열 D에 대해 만든 드롭다운 목록을 제거한다. 열 D1과 E1에 각각 Location과 Surgeons이라는 새 머리글을 지정한다.
2. 셀 D1:E11을 선택한 후 홈 > 표 서식을 선택한 다음 스타일을 선택한다. 그리고 머리글 상자에 표시를 한 후 확인을 클릭한다.
3. 주메뉴 드롭다운 목록인 셀들인 D2:D11을 선택한다.
4. 데이터 탭에서 데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사를 선택한다.
5. 데이터 유효성 대화창에서 설정 탭을 선택한다. 허용 필드의 유효성 조건 패널에서 드롭다운 목록 상자에 위치한 ‘목록’이라는 옵션을 선택한다.
6. 원본 상자에서 list2 스프레드시트를 클릭한 다음, 머리글을 제외한 병원 위치에 해당되는 범위인 A2:A4를 선택한 후 확인을 클릭한다.
7. 커서를 셀 E2로 옮긴다.
8. 위의 4단계와 5단계를 반복한다.
9. 이번에는 원본 상자에 =INDIRECT($D$2)라는 수식을 입력한 후(현재 셀만), 확인을 클릭한다.

주: 원본 오류 메시지가 표시되면 예를 클릭하면 된다. 드롭다운 목록의 데이터를 채우면 오류 메시지가 표시되지 않을 것이다.

10. 열을 채우기 위해 =INDIRECT($D2) 식으로 수식을 입력한다(행 번호에 대한 '$’ 부호가 없음). 그런 다음, 셀 D2 아래로 D3부터 D11까지 복사한다. 그러면 전체 범위가 활성화된다.

11. 입력 메시지나 오류 메시지를 추가하고 싶다면, 위의 ‘간단한 드롭다운 목록을 만드는 방법’ 섹션의 13~14단계를 반복한다.



C. 테스트
이제 테스트를 할 차례이다. 열 D(위치)에서 드롭다운 화살표를 클릭한다(한 번에 하나씩).
1. 목록에서 병원을 선택한다. 활성 셀에 표시된다.
2. 커서를 열 E(의사)로 옮겨, 열 D에서 지정한 위치의 의사들 목록에서 의사 한 명을 선택한다.

D. 두 단어로 된 항목을 만드는 방법
주메뉴 드롭다운(위치)에 2개 이상의 단어를 사용하기 원하고, 여백 없이 단어를 붙이는 방식을 원하지 않을 경우(EastSide 대신 East Side 사용), 데이터 유효성 대화창의 종속적 드롭다운(수술의) 원본 상자에  =INDIRECT(SUBSTITUTE(D2," ","")라는 수식을 입력한다. D2는 셀 주소이고, " "는 ‘인용 부호-여백-인용부호’, ""는 ‘여백이 없는 인용 부호-인용 부호’이다. 여백이 있는 셀 D2를 여백이 없는 셀 D2로 대체한다는 의미이다. editor@itworld.co.kr
 


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