2019.10.28

프로젝트 관리와 협업을 통합하는 방법

Paul Heltzel | CIO
협업 소프트웨어 시장이 혼잡해지고 있다. 수십 개의 가상 워크스페이스가 제공되고 각각의 비즈니스 요구에 맞게 접근하는 방식도 조금씩 다르다. 때문에 최근 회사의 관리자가 이 중 하나의 솔루션을 선택하는 것이 꽤나 어려울 수 있다.

전략부터 직원 운영까지 포괄적으로 볼 수 있도록 시야를 넓히는 것은 IT 의사결정권자에게 최우선 과제이고, 이러한 접근 방식이 효과적이라는 좋은 예가 있다. 특히, 데브옵스와 IT 환경에서 효과적이다.

대부분의 워크스페이스 협업 툴은 단순히 채팅, 온라인 회의 및 파일 공유만 지원하는 것이 아니다. 이 전문 협업 툴은 대화를 행동으로 바꾸고, 새로운 업무를 만들어 배정하며, 동시에 진행되는 여러 프로젝트가 마감일을 맞출 수 있도록 지원한다.

여기서는 협업 툴로 프로젝트 관리를 통합하는 방법과, 작업 완수를 위해 기존 도구를 활용하는 방법을 알아보자.
 

3가지 협업 옵션

사무 환경에서 채팅과 프로젝트 관리 도구를 사용하기 위한 세 가지 방법이 있다. 멀티 툴 접근 방법, 서드파티 앱, 하이브리드 채팅 및 플래닝 툴 방법이다.

첫 번째 멀티 툴 방법에서 조직은 협업을 위한 앱 하나와 프로젝트 관리를 위한 툴 하나를 사용할 수 있다. 먼저 협업 소프트웨어는 동료에게 원격으로 혹은 현장에서 인스턴트 메시지를 보내고, 문서와 기타 파일을 공유하고, 음성 및 화상 통화를 시작하고, 조직 전체에서 정보를 공유하는데 사용된다.

그리고 프로젝트 관리를 위한 앱은 업무를 할당하고, 캘린더를 이용하고, 간트차트 및 기타 타임라인을 생성하는 기능으로 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 지원한다.

두 번째 방법으로는 사용자나 관리자가 협업 소프트웨어를 사용해 서드파티 앱을 통합(설치)하는 것이다. 프로젝트 관리를 통합함으로써, 동료가 그들의 협업 툴 내에서 작업을 만들고 할당할 수 있어 다른 프로그램을 열 필요가 줄어든다. 각자의 채팅 툴 내에서 팀 멤버는 작업 할당 대상을 변경하거나 작업에 대한 의견을 남기거나 마감일을 변경할 수 있다. 이 모든 작업이 단일 인터페이스에서 가능하다.

가장 일반적인 협업 툴인 슬랙과 마이크로소프트 팀즈는 트렐로나 아사나를 포함해 수백 개의 앱과 통합할 수 있다. 두 개의 앱을 별도로 사용할 때만큼 모든 기능을 지원하지는 않을 수도 있다. 경우에 따라, 사용자는 복잡한 작업을 처리하기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 별도로 열어야 한다. 하지만 일상적인 작업 항목을 할당하거나 편집하는 경우에는 통합 솔루션이 시간을 절약할 수 있다.

세 번째 방법은 협업과 프로젝트 관리를 단일 툴로 통합하는 것이다. 예를 들어, 리버(Ryver), 큅(Quip), 아틀라시안(Atlassian)은 생산성과 채팅 기능을 모두 제공한다.

조직에서는 어떻게 활용할 수 있을까? 어느 기업에서든 각 부서마다 여러가지 협업 도구를 사용하고 있을 수 있으며, 각각의 비즈니스 요구에 맞는 다양한 접근방식이 있다. 또한, 부서마다 외부 벤더와 협력하기 위해 다른 협업 툴을 사용할 수도 있다.

프로젝트 관리자나 소프트웨어 개발자는 채팅 기능이 내장된 아틀라시안의 버그 추적 기능을 선호할 수 있다. 오피스 365를 주로 사용하는 사업부는 트렐로나 아사나와 같은 프로젝트 관리 툴과 통합 가능한 마이크로소프트 팀즈를 선호할 수 있다. 사무직은 리버와 같은 채팅 프로젝트 관리를 통합한 툴을 선호할 수 있다.
 

통합

몇 가지 절차만 지킨다면 프로젝트 관리 앱을 기존의 협업 소프트웨어에 쉽고 빠르게 통합할 수 있다. 널리 사용되는 협업 툴인 슬랙과 마이크로소프트 팀즈에 여러 개의 앱을 추가하는 방법을 간단히 소개한다.

슬랙에서는 직원은 기본적으로 모든 앱을 설치할 수 있다. 하지만 슬랙 워크스페이스의 소유자 또는 관리자는 관리자가 승인하지 않은 모든 앱의 설치를 차단하도록 권한을 설정할 수 있다. 관리자는 특정 앱을 골라 차단할 수도 있고, 사전 승인된 앱 목록을 만들 수도 있다.

각 앱은 설치 과정에서 이메일 주소와 같은 특정 정보에 대한 액세스 권한을 요청하거나 사용자의 이름으로 메시지를 자동으로 게시하는 것으로 포함, 여러 권한을 요청할 수 있다. 요청된 권한은 경우에 따라 관리자가 너무 광범위하다고 판단할 수 있다. 워크스페이스의 주인이라면, 가상의 작업공간에서 타사 앱의 접근을 허가하거나, 이 앱이 어떤 작업을 수행할지에 대해 신중하게 고려해야 한다.

마이크로소프트 팀즈에서 관리자는 승인된 특정 앱을 사용자가 설치하도록 워크스페이스에 고정할 수 있다. 예를 들어, 트렐로나 지라 클라우드(Jira Cloud)와 같이 조직 전체에 널리 사용되는 앱을 고정할 수 있다. 관리자는 또한, 워크스페이스에서 설정을 통해 사용자 혹은 그룹별로, 예를 들어, 글로벌 조직의 모든 사용자에게 혹은 부서별로 권한을 설정해 앱을 설치하도록 허용하거나 제한할 수 있다.
 

단독 앱

동료(혹은 협력사)와 작업하기에 도구를 두 개 쓰는 것이 번거롭다면, 업무상 대화와 프로젝트 관리 요건을 하나의 인터페이스로 충족하게 설계된 소프트웨어를 고려해볼 수 있다. 이와 관련해 주목할만한 멀티태스킹 툴을 간략히 살펴본다.

리버의 흥미로운 점은, 협업과 프로젝트 관리 둘 다 똑같이 중요하게 생각해 접근한다는 점이다. 일부 툴은 협업이나 프로젝트 관리 중 하나에 중점을 둘 수 있다. 리버는 슬랙과 유사한 채팅 인터페이스를 사용해 채팅을 작업으로 변환하고, 모든 관련 채팅을 하나의 스레드로 유지한다. 그리고 해당 작업을 스케줄링하고 추적한 다음 프로젝트가 완료됐다고 표시할 수 있다. 리버는 또한, 지메일, 드롭박스, 세일즈포스와 같이 널리 쓰이는 커뮤니케이션 및 비즈니스 소프트웨어와 통합될 수 있다.

프로젝트 관리 도구인 베이스캠프(Basecamp)는 팀이 하나의 메인 페이지를 기점으로 프로젝트 상황을 공유할 수 있도록 지원한다. 메시지 및 새로운 업무 공지를 받을 자체 수신함과 채팅 툴인 캠프파이어를 가지고 있다. 캠프파이어를 통해 팀원은 개인적으로 메시지를 보내거나 라이브 채팅을 하거나 링크를 게시하거나 파일을 공유할 수 있다. 베이스캠프의 목표는 채팅 메시지를 프로젝트에 지속적으로 연결해 해당 프로젝트를 중심으로 연관 채팅을 모아 쉽게 찾을 수 있도록 하는 것이다.

영업 팀은 특히 큅(Quip)을 고려해 볼 수 있다. 원 페이지 형 협업 툴인 큅은 CRM 소프트웨어 기업인 세일즈포스가 인수했다. 큅을 통해 사용자는 세일즈포스 ㅇ니터페이스에서 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트를 공동으로 편집할 수 있다. 세일즈포스와의 통합으로 큅의 스프레드시트는 세일즈포스 데이터를 가져올 수 있으며, 최신 정보 업데이트를 반영한다.

아사나(Asana)는 베이스캠프와 유사한 프로젝트 관리 솔루션이다. 채팅과 비슷한 팀 간의 코멘트 기능이 있으며, 이 대화를 해당 작업에 연결한다. 하지만 원한다면 아사나를 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈와 같은 커뮤니케이션 기능을 모두 갖춘 채팅 도구에 직접 통합할 수도 있다.
 

지속적인 조치

451리서치(451 Research)의 애널리스트인 라울 카스타논은 엔터프라이즈 소프트웨어 구매 결정권자에게 가장 중요한 점은 “이 앱이 생산성을 높여줄 수 있는가”라고 말했다. 이어 “생산성 기능을 통합하는 것은 의미가 있다. 지식 근로자가 매일 사용하며 업무 계획 및 실행에 있어 매우 중요하기 때문”이라고 덧붙였다.

또한, “전략부터 직원 운영까지 포괄적으로 볼 수 있도록 시야를 넓히는 것은 IT 의사결정권자에게 최우선 과제이고, 이러한 접근 방식이 효과적이라는 좋은 예가 있다. 특히, 데브옵스와 IT 환경에서 효과적이다. 예를 들어, 아틀라시안의 툴이나 슬랙이 그렇다. 아직 초기 단계이지만, 기업 전체의 다른 영역으로 이런 협업 및 프로젝트 관리를 통합적으로 하는 업무 방식 확장에 대한 관심이 증가하고 있다”고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


2019.10.28

프로젝트 관리와 협업을 통합하는 방법

Paul Heltzel | CIO
협업 소프트웨어 시장이 혼잡해지고 있다. 수십 개의 가상 워크스페이스가 제공되고 각각의 비즈니스 요구에 맞게 접근하는 방식도 조금씩 다르다. 때문에 최근 회사의 관리자가 이 중 하나의 솔루션을 선택하는 것이 꽤나 어려울 수 있다.

전략부터 직원 운영까지 포괄적으로 볼 수 있도록 시야를 넓히는 것은 IT 의사결정권자에게 최우선 과제이고, 이러한 접근 방식이 효과적이라는 좋은 예가 있다. 특히, 데브옵스와 IT 환경에서 효과적이다.

대부분의 워크스페이스 협업 툴은 단순히 채팅, 온라인 회의 및 파일 공유만 지원하는 것이 아니다. 이 전문 협업 툴은 대화를 행동으로 바꾸고, 새로운 업무를 만들어 배정하며, 동시에 진행되는 여러 프로젝트가 마감일을 맞출 수 있도록 지원한다.

여기서는 협업 툴로 프로젝트 관리를 통합하는 방법과, 작업 완수를 위해 기존 도구를 활용하는 방법을 알아보자.
 

3가지 협업 옵션

사무 환경에서 채팅과 프로젝트 관리 도구를 사용하기 위한 세 가지 방법이 있다. 멀티 툴 접근 방법, 서드파티 앱, 하이브리드 채팅 및 플래닝 툴 방법이다.

첫 번째 멀티 툴 방법에서 조직은 협업을 위한 앱 하나와 프로젝트 관리를 위한 툴 하나를 사용할 수 있다. 먼저 협업 소프트웨어는 동료에게 원격으로 혹은 현장에서 인스턴트 메시지를 보내고, 문서와 기타 파일을 공유하고, 음성 및 화상 통화를 시작하고, 조직 전체에서 정보를 공유하는데 사용된다.

그리고 프로젝트 관리를 위한 앱은 업무를 할당하고, 캘린더를 이용하고, 간트차트 및 기타 타임라인을 생성하는 기능으로 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 지원한다.

두 번째 방법으로는 사용자나 관리자가 협업 소프트웨어를 사용해 서드파티 앱을 통합(설치)하는 것이다. 프로젝트 관리를 통합함으로써, 동료가 그들의 협업 툴 내에서 작업을 만들고 할당할 수 있어 다른 프로그램을 열 필요가 줄어든다. 각자의 채팅 툴 내에서 팀 멤버는 작업 할당 대상을 변경하거나 작업에 대한 의견을 남기거나 마감일을 변경할 수 있다. 이 모든 작업이 단일 인터페이스에서 가능하다.

가장 일반적인 협업 툴인 슬랙과 마이크로소프트 팀즈는 트렐로나 아사나를 포함해 수백 개의 앱과 통합할 수 있다. 두 개의 앱을 별도로 사용할 때만큼 모든 기능을 지원하지는 않을 수도 있다. 경우에 따라, 사용자는 복잡한 작업을 처리하기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 별도로 열어야 한다. 하지만 일상적인 작업 항목을 할당하거나 편집하는 경우에는 통합 솔루션이 시간을 절약할 수 있다.

세 번째 방법은 협업과 프로젝트 관리를 단일 툴로 통합하는 것이다. 예를 들어, 리버(Ryver), 큅(Quip), 아틀라시안(Atlassian)은 생산성과 채팅 기능을 모두 제공한다.

조직에서는 어떻게 활용할 수 있을까? 어느 기업에서든 각 부서마다 여러가지 협업 도구를 사용하고 있을 수 있으며, 각각의 비즈니스 요구에 맞는 다양한 접근방식이 있다. 또한, 부서마다 외부 벤더와 협력하기 위해 다른 협업 툴을 사용할 수도 있다.

프로젝트 관리자나 소프트웨어 개발자는 채팅 기능이 내장된 아틀라시안의 버그 추적 기능을 선호할 수 있다. 오피스 365를 주로 사용하는 사업부는 트렐로나 아사나와 같은 프로젝트 관리 툴과 통합 가능한 마이크로소프트 팀즈를 선호할 수 있다. 사무직은 리버와 같은 채팅 프로젝트 관리를 통합한 툴을 선호할 수 있다.
 

통합

몇 가지 절차만 지킨다면 프로젝트 관리 앱을 기존의 협업 소프트웨어에 쉽고 빠르게 통합할 수 있다. 널리 사용되는 협업 툴인 슬랙과 마이크로소프트 팀즈에 여러 개의 앱을 추가하는 방법을 간단히 소개한다.

슬랙에서는 직원은 기본적으로 모든 앱을 설치할 수 있다. 하지만 슬랙 워크스페이스의 소유자 또는 관리자는 관리자가 승인하지 않은 모든 앱의 설치를 차단하도록 권한을 설정할 수 있다. 관리자는 특정 앱을 골라 차단할 수도 있고, 사전 승인된 앱 목록을 만들 수도 있다.

각 앱은 설치 과정에서 이메일 주소와 같은 특정 정보에 대한 액세스 권한을 요청하거나 사용자의 이름으로 메시지를 자동으로 게시하는 것으로 포함, 여러 권한을 요청할 수 있다. 요청된 권한은 경우에 따라 관리자가 너무 광범위하다고 판단할 수 있다. 워크스페이스의 주인이라면, 가상의 작업공간에서 타사 앱의 접근을 허가하거나, 이 앱이 어떤 작업을 수행할지에 대해 신중하게 고려해야 한다.

마이크로소프트 팀즈에서 관리자는 승인된 특정 앱을 사용자가 설치하도록 워크스페이스에 고정할 수 있다. 예를 들어, 트렐로나 지라 클라우드(Jira Cloud)와 같이 조직 전체에 널리 사용되는 앱을 고정할 수 있다. 관리자는 또한, 워크스페이스에서 설정을 통해 사용자 혹은 그룹별로, 예를 들어, 글로벌 조직의 모든 사용자에게 혹은 부서별로 권한을 설정해 앱을 설치하도록 허용하거나 제한할 수 있다.
 

단독 앱

동료(혹은 협력사)와 작업하기에 도구를 두 개 쓰는 것이 번거롭다면, 업무상 대화와 프로젝트 관리 요건을 하나의 인터페이스로 충족하게 설계된 소프트웨어를 고려해볼 수 있다. 이와 관련해 주목할만한 멀티태스킹 툴을 간략히 살펴본다.

리버의 흥미로운 점은, 협업과 프로젝트 관리 둘 다 똑같이 중요하게 생각해 접근한다는 점이다. 일부 툴은 협업이나 프로젝트 관리 중 하나에 중점을 둘 수 있다. 리버는 슬랙과 유사한 채팅 인터페이스를 사용해 채팅을 작업으로 변환하고, 모든 관련 채팅을 하나의 스레드로 유지한다. 그리고 해당 작업을 스케줄링하고 추적한 다음 프로젝트가 완료됐다고 표시할 수 있다. 리버는 또한, 지메일, 드롭박스, 세일즈포스와 같이 널리 쓰이는 커뮤니케이션 및 비즈니스 소프트웨어와 통합될 수 있다.

프로젝트 관리 도구인 베이스캠프(Basecamp)는 팀이 하나의 메인 페이지를 기점으로 프로젝트 상황을 공유할 수 있도록 지원한다. 메시지 및 새로운 업무 공지를 받을 자체 수신함과 채팅 툴인 캠프파이어를 가지고 있다. 캠프파이어를 통해 팀원은 개인적으로 메시지를 보내거나 라이브 채팅을 하거나 링크를 게시하거나 파일을 공유할 수 있다. 베이스캠프의 목표는 채팅 메시지를 프로젝트에 지속적으로 연결해 해당 프로젝트를 중심으로 연관 채팅을 모아 쉽게 찾을 수 있도록 하는 것이다.

영업 팀은 특히 큅(Quip)을 고려해 볼 수 있다. 원 페이지 형 협업 툴인 큅은 CRM 소프트웨어 기업인 세일즈포스가 인수했다. 큅을 통해 사용자는 세일즈포스 ㅇ니터페이스에서 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트를 공동으로 편집할 수 있다. 세일즈포스와의 통합으로 큅의 스프레드시트는 세일즈포스 데이터를 가져올 수 있으며, 최신 정보 업데이트를 반영한다.

아사나(Asana)는 베이스캠프와 유사한 프로젝트 관리 솔루션이다. 채팅과 비슷한 팀 간의 코멘트 기능이 있으며, 이 대화를 해당 작업에 연결한다. 하지만 원한다면 아사나를 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈와 같은 커뮤니케이션 기능을 모두 갖춘 채팅 도구에 직접 통합할 수도 있다.
 

지속적인 조치

451리서치(451 Research)의 애널리스트인 라울 카스타논은 엔터프라이즈 소프트웨어 구매 결정권자에게 가장 중요한 점은 “이 앱이 생산성을 높여줄 수 있는가”라고 말했다. 이어 “생산성 기능을 통합하는 것은 의미가 있다. 지식 근로자가 매일 사용하며 업무 계획 및 실행에 있어 매우 중요하기 때문”이라고 덧붙였다.

또한, “전략부터 직원 운영까지 포괄적으로 볼 수 있도록 시야를 넓히는 것은 IT 의사결정권자에게 최우선 과제이고, 이러한 접근 방식이 효과적이라는 좋은 예가 있다. 특히, 데브옵스와 IT 환경에서 효과적이다. 예를 들어, 아틀라시안의 툴이나 슬랙이 그렇다. 아직 초기 단계이지만, 기업 전체의 다른 영역으로 이런 협업 및 프로젝트 관리를 통합적으로 하는 업무 방식 확장에 대한 관심이 증가하고 있다”고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


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