2019.10.04

우리 회사에 적합한 협업 스위트를 구성하는 방법

Paul Heltzel | CIO
협업 소프트웨어는 현대 사무실 환경에서 핵심 요소로 자리잡았다. 그러나 협업 툴을 선택할 때에는 각 부서의 니즈, 작업 스타일, 문화를 고려하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 실제로 생산성이 줄어들거나, 심지어 보안 위험에 직면할 수 있다. 

하버드 비즈니스 리뷰 분석 서비스의 보고서에서는 10명의 설문 응답자 가운데 4명이 직장 내 기술이 신속히 일하는데 실제로 지장을 준다고 말했고, 3분의 1의 응답자가 자사 엔터프라이즈 기술이 협업을 더 어렵게 만든다고 말했다. 

그러나 굳이 이런 식일 필요는 없다. 적절한 협업 툴을 선택한다면 회사 데이터를 찾아 공유하고, 흩어져 있는 팀들과 협력하고, 유연한 작업 체계를 제공하고, 참여를 늘리고, 번아웃 증상을 피하는 것이 한층 쉬워질 수 있다. 
 
ⓒ Getty Iamges Bank

여기서는 기업의 협업 소프트웨어를 선정할 때 고려해야 할 사항을 살펴본다.  
 

1. 포트폴리오를 개발하라 

가트너의 리서치 부사장인 마이크 고타는 한 툴에 대한 요건을 목록으로 작성해서 점검하는 대신, 직무를 완수하는데 초점을 두는 포트폴리오 기반 접근법을 취하라고 말했다. 

그는 각 부서들이 하나의 일률적 소프트웨어로는 충족할 수 없는 니즈를 가지고 있다고 말했다. 또한 팀들이 일상적으로 사용하는 소프트웨어와의 무결한 통합도 필요하다. 고타는 “영업 부서가 필요로 하는 협업 툴은 제품 개발이나 데브옵스 사람들이 필요로 하는 협업 툴과 다를 수 있다”라고 말했다. 

시중에 나와 있는 수많은 협업 툴에 압도되지 말고 이들 툴이 작업을 완수하는데 기여하는 다양한 접근법들 속에 있는 기회를 주시하라.  

고타는 “이들 가운데 일부는 필수적일 것이다. 회사 내의 모든 사람이 사용하는 툴이다. 즉, 최소 공통 분모라는 것이다. 일부 툴은 영업, 마케팅, 고객 서비스 같은 부문에서 쓰일 것이다. 또한 매우 전문적이거나 제휴업체와 외부 협업을 할 때 필요한 툴도 있을 것이다”라고 말했다. 

예를 들어, G스위트나 오피스365를 도입한 채팅, 동영상, 화면 공유 툴을 표준화하고 싶을 것이다. 그러나 이들은 효과가 없을 것이라고 고타는 말했다. 개발 팀은 버그와 신기능을 추적하기가 더 유리한 오픈 소스 소프트웨어나 게시판에서의 주제 토론으로 돌아설 수 있다. 사업부 쪽의 팀은 세일즈포스의 채팅 및 파일 공유 툴인 퀴프(Quip)를 선호할 수 있다. 

고타는 “예를 들어 ‘대규모의 생산성 스위트를 사용하는 것이 좋지 않을까?’라고 질문할 수 있다”면서 “한 협업 툴로 회사가 필요로 하는 모든 것을 항상 할 수는 없기 때문이다”라고 말했다. 그는 어떤 툴에 정착하기 전에 한걸음 물러나 기반 협업 툴을 위한 기준을 먼저 확립하라고 조언한다. 또한 상황별 협업 툴에 대한 기준 역시 개발해야 한다. 

그는 “그 후 상이한 툴을 배치하는 것이다. 회사 내의 특정 집단에게 추천할 것에 관해 융통성을 가져야 한다. 그렇지 않으면 이러 저리 돌아다니면서 매일같이 욕을 먹을 것이다. 시험해보았더니 효과가 없다는 것이다”라고 말했다.
 

2. 적절한 툴의 선택  

직장 내 협업과 관련된 또 다른 가트너 보고서에서, 가트너는 ACME(Activity, Context, Motivation and Enabling tech)라고 불리는 접근법을 취하도록 제안한다. 이는 직원의 니즈를 놓칠 수 있는 하향식 접근법을 지양한다. 또한 이는 유사한 직무 스타일의 팀들이 동일한 툴을 사용할 수 있도록 하여, 기회가 있을 때마다 비용을 절감하고 지원 시간을 줄인다. 

고타는 “직무 활동, 다시 말해 유즈 케이스가 무엇인지 파악해야 한다”면서 “직무의 맥락은 무엇인가? 이는 판매인가, 마케팅인가, 지원 서비스인가? 이의 문화적 측면은 어떠한가? 다시 말해 사람들이 툴을 특정한 방식으로 사용하는 동기가 무엇인가?”를 질문하라고 조언했다. 

가트너에 따르면 이 접근법은 조직의 리더들이 유사한 직무 역학과 팀 행동을 보이는 기업 내 집단을 파악할 수 있게 해준다. 예를 들어, 시간에 민감하고 긴급 대응 상황에 관여하는 집단이라든지, 슬랙이나 아틀라시안의 힙챗(HipChat)을 추천할 만한 현장 사건을 처리하는데 관여하는 집단 등이다. 

또한 집단 상호작용을 조율하고 지원하는 주요 수단으로서 기존의 음성/영상 서비스를 대량으로 소비하는 글로벌 팀들이 있을 수 있다. 이런 경우라면 ACME 프로세스의 일환으로서 시스코 스파크나 마이크로소프트 팀즈가 더 나은 선택일 것이다. 

또한 가트너는 새 협업 툴이 도입될 때 이의 효과를 측정하는 기법을 개발하라고 조언한다. 가트너는 “회사 전반에 걸쳐 워크스트림 협업 툴을 이용하는 집단들로부터 피드백을 수집하는 방법을 마련하고, 이 경험을 기존 및 후속 이니셔티브에 적용할 방법을 찾아야 한다”고 조언했다. 
 

3. 보안을 잊지 말라 

일상적인 직장 커뮤니케이션은 갈수록 채팅과 온라인 회의를 통해 이루어지고, 따라서 조직의 가장 민감한 정보가 그곳에서 발견될 수 있고, 잠재적으로 노출될 수 있다. 

핑 아이덴티티(Ping Identity)의 CISO인 롭 렉은 “이들 소프트웨어가 기업의 보안 관행을 충족하거나 능가하는 것이 중요하다”면서 “새롭게 도입되어 검증되지 않은 협업 툴은 CISO가 성공적인 보안 프로그램을 구축하기 위해 실행한 모든 일을 허사로 만들 수 있다. 내부자 위협을 식별하는 등 협업 제품이 서비스하는 모니터링 및 보안 선택지를 이해하고, 협업 제품 업체가 기업 네트워크로부터 수집된 데이터를 이용하는 능력을 파악하는 것이 중요하다. 한 가지 해야 할 질문이라면 협업 제품 업체가 서비스를 향상시키기 위해 회사의 데이터를 사용하고 있는지, 아니라면 정보를 마케팅 업체에 팔아 넘기고 있는지에 관한 것이다. 회사를 위험에 빠뜨리는 결정적 요소들이다”라고 말했다. 

로그미인(LogMeIn)의 CISO인 제럴드 뷰첼트는 협업서비스를 검토할 때 주시해야 할 징후들이 있다고 말했다. 뷰첼트는 “여러 벤더를 만날 때 정말 중요한 것은 보안 프로그램에 대해 고객에게 투명성을 가지려는 의지가 확고한지 파악하는 것이다. 벤더가 투명성에 관한 의지가 없다면, 이는 위험 신호이고, 이는 어떤 종류의 소프트웨어나 PaaS에서도 마찬가지이다”라고 말했다.  
 

4. 모바일이 대세 

어떤 협업 툴을 선택했는가에 관계없이, 기업은 분산된 팀들, 출장이 잦거나 재택 근무를 하는 직원, 심지어 사무실을 떠나지 않으려는 사람들을 위해 갈수록 모바일 최적화가 필요해졌다. 

451리서치의 수석 애널리스트인 라울 캐스터넌-마르티네스는 “IT의사 결정자가 기술 도입에서 최첨단을 지향한다면 모바일 메시징이 주는 높은 생산성 증가를 파악할 가능성이 매우 높다”라고 말했다. 

이어 그는 “사무실에서 주로 일하는 직원조차 돌아다닐 일이 있기 때문에 모빌리티는 필수적이다. 또한 우리의 연구를 보면 책상에 앉아 있을 때조차, 책상 위의 전화보다 스마트폰에 먼저 손이 가는 것이 보통이었다. 이는 젊은 근로자들 사이에서 매우 보편적이다. 그러나 이들은 얼리어답터일 뿐이고, 이 행동 추세는 전 연령대로 확산되고 있다”라고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


2019.10.04

우리 회사에 적합한 협업 스위트를 구성하는 방법

Paul Heltzel | CIO
협업 소프트웨어는 현대 사무실 환경에서 핵심 요소로 자리잡았다. 그러나 협업 툴을 선택할 때에는 각 부서의 니즈, 작업 스타일, 문화를 고려하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 실제로 생산성이 줄어들거나, 심지어 보안 위험에 직면할 수 있다. 

하버드 비즈니스 리뷰 분석 서비스의 보고서에서는 10명의 설문 응답자 가운데 4명이 직장 내 기술이 신속히 일하는데 실제로 지장을 준다고 말했고, 3분의 1의 응답자가 자사 엔터프라이즈 기술이 협업을 더 어렵게 만든다고 말했다. 

그러나 굳이 이런 식일 필요는 없다. 적절한 협업 툴을 선택한다면 회사 데이터를 찾아 공유하고, 흩어져 있는 팀들과 협력하고, 유연한 작업 체계를 제공하고, 참여를 늘리고, 번아웃 증상을 피하는 것이 한층 쉬워질 수 있다. 
 
ⓒ Getty Iamges Bank

여기서는 기업의 협업 소프트웨어를 선정할 때 고려해야 할 사항을 살펴본다.  
 

1. 포트폴리오를 개발하라 

가트너의 리서치 부사장인 마이크 고타는 한 툴에 대한 요건을 목록으로 작성해서 점검하는 대신, 직무를 완수하는데 초점을 두는 포트폴리오 기반 접근법을 취하라고 말했다. 

그는 각 부서들이 하나의 일률적 소프트웨어로는 충족할 수 없는 니즈를 가지고 있다고 말했다. 또한 팀들이 일상적으로 사용하는 소프트웨어와의 무결한 통합도 필요하다. 고타는 “영업 부서가 필요로 하는 협업 툴은 제품 개발이나 데브옵스 사람들이 필요로 하는 협업 툴과 다를 수 있다”라고 말했다. 

시중에 나와 있는 수많은 협업 툴에 압도되지 말고 이들 툴이 작업을 완수하는데 기여하는 다양한 접근법들 속에 있는 기회를 주시하라.  

고타는 “이들 가운데 일부는 필수적일 것이다. 회사 내의 모든 사람이 사용하는 툴이다. 즉, 최소 공통 분모라는 것이다. 일부 툴은 영업, 마케팅, 고객 서비스 같은 부문에서 쓰일 것이다. 또한 매우 전문적이거나 제휴업체와 외부 협업을 할 때 필요한 툴도 있을 것이다”라고 말했다. 

예를 들어, G스위트나 오피스365를 도입한 채팅, 동영상, 화면 공유 툴을 표준화하고 싶을 것이다. 그러나 이들은 효과가 없을 것이라고 고타는 말했다. 개발 팀은 버그와 신기능을 추적하기가 더 유리한 오픈 소스 소프트웨어나 게시판에서의 주제 토론으로 돌아설 수 있다. 사업부 쪽의 팀은 세일즈포스의 채팅 및 파일 공유 툴인 퀴프(Quip)를 선호할 수 있다. 

고타는 “예를 들어 ‘대규모의 생산성 스위트를 사용하는 것이 좋지 않을까?’라고 질문할 수 있다”면서 “한 협업 툴로 회사가 필요로 하는 모든 것을 항상 할 수는 없기 때문이다”라고 말했다. 그는 어떤 툴에 정착하기 전에 한걸음 물러나 기반 협업 툴을 위한 기준을 먼저 확립하라고 조언한다. 또한 상황별 협업 툴에 대한 기준 역시 개발해야 한다. 

그는 “그 후 상이한 툴을 배치하는 것이다. 회사 내의 특정 집단에게 추천할 것에 관해 융통성을 가져야 한다. 그렇지 않으면 이러 저리 돌아다니면서 매일같이 욕을 먹을 것이다. 시험해보았더니 효과가 없다는 것이다”라고 말했다.
 

2. 적절한 툴의 선택  

직장 내 협업과 관련된 또 다른 가트너 보고서에서, 가트너는 ACME(Activity, Context, Motivation and Enabling tech)라고 불리는 접근법을 취하도록 제안한다. 이는 직원의 니즈를 놓칠 수 있는 하향식 접근법을 지양한다. 또한 이는 유사한 직무 스타일의 팀들이 동일한 툴을 사용할 수 있도록 하여, 기회가 있을 때마다 비용을 절감하고 지원 시간을 줄인다. 

고타는 “직무 활동, 다시 말해 유즈 케이스가 무엇인지 파악해야 한다”면서 “직무의 맥락은 무엇인가? 이는 판매인가, 마케팅인가, 지원 서비스인가? 이의 문화적 측면은 어떠한가? 다시 말해 사람들이 툴을 특정한 방식으로 사용하는 동기가 무엇인가?”를 질문하라고 조언했다. 

가트너에 따르면 이 접근법은 조직의 리더들이 유사한 직무 역학과 팀 행동을 보이는 기업 내 집단을 파악할 수 있게 해준다. 예를 들어, 시간에 민감하고 긴급 대응 상황에 관여하는 집단이라든지, 슬랙이나 아틀라시안의 힙챗(HipChat)을 추천할 만한 현장 사건을 처리하는데 관여하는 집단 등이다. 

또한 집단 상호작용을 조율하고 지원하는 주요 수단으로서 기존의 음성/영상 서비스를 대량으로 소비하는 글로벌 팀들이 있을 수 있다. 이런 경우라면 ACME 프로세스의 일환으로서 시스코 스파크나 마이크로소프트 팀즈가 더 나은 선택일 것이다. 

또한 가트너는 새 협업 툴이 도입될 때 이의 효과를 측정하는 기법을 개발하라고 조언한다. 가트너는 “회사 전반에 걸쳐 워크스트림 협업 툴을 이용하는 집단들로부터 피드백을 수집하는 방법을 마련하고, 이 경험을 기존 및 후속 이니셔티브에 적용할 방법을 찾아야 한다”고 조언했다. 
 

3. 보안을 잊지 말라 

일상적인 직장 커뮤니케이션은 갈수록 채팅과 온라인 회의를 통해 이루어지고, 따라서 조직의 가장 민감한 정보가 그곳에서 발견될 수 있고, 잠재적으로 노출될 수 있다. 

핑 아이덴티티(Ping Identity)의 CISO인 롭 렉은 “이들 소프트웨어가 기업의 보안 관행을 충족하거나 능가하는 것이 중요하다”면서 “새롭게 도입되어 검증되지 않은 협업 툴은 CISO가 성공적인 보안 프로그램을 구축하기 위해 실행한 모든 일을 허사로 만들 수 있다. 내부자 위협을 식별하는 등 협업 제품이 서비스하는 모니터링 및 보안 선택지를 이해하고, 협업 제품 업체가 기업 네트워크로부터 수집된 데이터를 이용하는 능력을 파악하는 것이 중요하다. 한 가지 해야 할 질문이라면 협업 제품 업체가 서비스를 향상시키기 위해 회사의 데이터를 사용하고 있는지, 아니라면 정보를 마케팅 업체에 팔아 넘기고 있는지에 관한 것이다. 회사를 위험에 빠뜨리는 결정적 요소들이다”라고 말했다. 

로그미인(LogMeIn)의 CISO인 제럴드 뷰첼트는 협업서비스를 검토할 때 주시해야 할 징후들이 있다고 말했다. 뷰첼트는 “여러 벤더를 만날 때 정말 중요한 것은 보안 프로그램에 대해 고객에게 투명성을 가지려는 의지가 확고한지 파악하는 것이다. 벤더가 투명성에 관한 의지가 없다면, 이는 위험 신호이고, 이는 어떤 종류의 소프트웨어나 PaaS에서도 마찬가지이다”라고 말했다.  
 

4. 모바일이 대세 

어떤 협업 툴을 선택했는가에 관계없이, 기업은 분산된 팀들, 출장이 잦거나 재택 근무를 하는 직원, 심지어 사무실을 떠나지 않으려는 사람들을 위해 갈수록 모바일 최적화가 필요해졌다. 

451리서치의 수석 애널리스트인 라울 캐스터넌-마르티네스는 “IT의사 결정자가 기술 도입에서 최첨단을 지향한다면 모바일 메시징이 주는 높은 생산성 증가를 파악할 가능성이 매우 높다”라고 말했다. 

이어 그는 “사무실에서 주로 일하는 직원조차 돌아다닐 일이 있기 때문에 모빌리티는 필수적이다. 또한 우리의 연구를 보면 책상에 앉아 있을 때조차, 책상 위의 전화보다 스마트폰에 먼저 손이 가는 것이 보통이었다. 이는 젊은 근로자들 사이에서 매우 보편적이다. 그러나 이들은 얼리어답터일 뿐이고, 이 행동 추세는 전 연령대로 확산되고 있다”라고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


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