2019.09.25

How-To : 구글 문서·시트에서 MS 오피스 파일 그대로 협업하는 법

Michael Ansaldo | PCWorld
구글 G 스위트의 특징 중 하나는 구글 문서, 시트 및 슬라이드 파일을 다른 공동 작업자와 동시에 편집하고 실시간으로 변경된 부분을 볼 수 있는 기능이다. 마이크로소프트 오피스 파일을 매번 구글 문서 형식으로 변환하지 않아도 이제 매끄럽게 협업할 수 있다.
 

오피스 파일 공유

G 스위트에서의 공동 작업을 위한 첫 번째 단계는 상대와 파일을 공유하는 것이다. 우선 구글 드라이브에 파일을 추가하자. 필요하다면 drive.google.com으로 이동하여 로그인한다. 왼쪽 위에서 ‘새로 만들기’ 다음 ‘파일 업로드’를 클릭한다. 추가하고자 하는 워드, 엑셀이나 파워포인트 파일을 선택하고 열기를 눌러 업로드한다. 

그런 다음 파일에 마우스를 댄 상태에서 오른쪽 버튼을 누르고 ‘공유하기’를 선택한다. 열리는 필드에 공동작업자들의 이메일 주소를 입력한 다음 오른쪽에 있는 연필 아이콘을 클릭한다. 드롭다운 메뉴에서 ‘편집 가능’을 선택하면 내용을 추가하고 편집할 뿐만 아니라 코멘트를 추가할 수도 있다. 노트 필드에 메시지를 추가하고 ‘사람들에게 알리기’ 상자에 체크가 되어 있는지 확인한다. 그 다음 ‘보내기’를 누르면 수신자가 파일에 대한 직접 링크가 포함된 이메일을 받을 것이다.
 
G 스위트 내에 첨부된 MS 오피스 문서에서 공동작업을 하려면 먼저 각각의 사람들과 해당 파일을 공유해야 한다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG
 

G 스위트에서 마이크로소프트 오피스 파일을 편집하는 방법 

G 스위트에서 오피스 파일을 편집하는 과정은 사실상 구글의 모든 고유 포맷과 동일하다. 먼저 구글 드라이브 폴더로 이동하여 워드, 엑셀 또는 파워포인트 파일을 더블 클릭한다. 이렇게 하면 미리보기가 열린다. 맨 위에서 ‘구글 문서/시트/슬라이드에서 열기’를 누른다. 파일이 열리면 화면 왼쪽 상단에 있는 파일 이름 옆에 .docx, .xlsx 또는 .pptx 파일 확장명이 표시되는데, 이렇게 해서 해당 파일을 마이크소프트 오피스 포맷으로 보고 있다는 것을 알 수 있다.

문서, 스프레드시트 또는 슬라이드를 편집하기 시작하면 콘텐츠의 변경 사항이 원래 마이크로소프트 오피스 파일에 저장되고 즉시 다른 모든 공동작업자가 볼 수 있게 된다. 그러나 워드 파일에서만은 원본 텍스트를 변경하지 않고 편집을 제안할 수 있다.
 
G 스위트를 사용하면 변경사항을 최종적으로 작성하기 전에 마이크로소프트 워드 파일의 편집을 제안할 수 있다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

이렇게 하려면 도구 모음 오른쪽 위에 있는 드롭다운 메뉴에서 ‘제안하기 모드’를 선택한다. 편집을 제안하려면 제안된 변경사항을 문서에서 집어넣어야 한다고 생각하는 자리에 입력한다. 이 제안된 텍스트는 새로운 색상으로 표시되며, 삭제하거나 바꾸려고 표시한 텍스트는 취소선으로 표시된다. 그 문서의 소유자는 제안된 편집 내용을 알려주는 이메일을 받게 될 것이다. 이메일의 ‘편집’ 버튼을 클릭하면, 편집 내용을 수용하거나 거부할 수 있는 선택권이 주어질 것이다. 수용되는 경우에는 원본 파일에 변경사항이 반영된다.
 

코멘트 추가하기

공동작업자와 문서를 동시에 작성하든, 별도로 작성하든, ‘코멘트’ 기능으로 소통할 수 있다. 오피스 파일에 코멘트를 추가하려면 화면 오른쪽 상단에 있는 말풍선 아이콘을 클릭하고 ‘코멘트 추가하기’를 선택한다. 코멘트를 달고자 하는 텍스트, 셀 또는 섹션을 클릭하고 열리는 상자에 코멘트를 입력한 후 ‘코멘트’ 버튼을 누른다. 
 
특정 사용자의 이메일 주소를 입력하여 코멘트를 전달할 수 있다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

코멘트와 함께 이메일 주소 앞에 더하기 기호를 입력하여 1명 이상의 특정인에게 코멘트를 전달할 수 있다. 공유자는 코멘트와 파일 링크가 포함된 이메일을 받게 될 것이다. 코멘트를 통해 누군가에게 작업을 할당하려면, 이메일 주소 옆에 있는 ‘할당하기’ 상자를 체크한다.  

코멘트가 일단 처리되면 코멘트 상자에서 ‘해결’ 버튼을 눌러 코멘트가 보이지 않도록 숨길 수 있다. 또한 코멘트 박스 내의 코멘트에 직접 답글을 달 수도 있다.
 

제안된 콘텐츠를 찾기

G 스위트에서 마이크로소프트 워드 파일을 편집할 때 탐색 창을 사용하여 현재 문서와 관련된 정보와 이미지에 대해서 웹을 검색하거나 사용자 자신의 구글 드라이브 파일을 검색할 수 있다. 워드 파일을 구글 문서에서 연 상태에서 오른쪽 아래 모서리에 있는 탐색 아이콘을 클릭하면 사용 가능한 관련 파일 및 웹 콘텐츠가 오른쪽 탐색 창에 나타난다. 패널 상단의 검색 창을 사용하여 웹과 파일을 대상으로 더 정확하게 일치하는 것을 검색할 수 있다.
 
탐색 창을 통해 문서를 떠나지 않은 상태에서 관련 콘텐츠를 검색한다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG
 

변경사항 검토하기

G 스위트는 문서의 모든 변경사항이 원래 파일로 반복해서 반영되는 과정을 계속 추적한다. 변경사항을 검토하거나, 이전 버전에서 텍스트를 가져와서 새 버전에 추가하거나, 이전 버전으로 되돌리기가 모두 아주 쉽다.
 
버전 기록 도구로 변경사항을 검토하고 이전 파일 버전으로 되돌리는 것이 가능하다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

문서, 스프레드시트 또는 슬라이드에 대한 편집 권한이 있는 경우, ‘파일’>‘버전 기록’> ‘버전 기록 보기’로 이동하여 이전 버전의 파일들을 비교할 수 있다. 그 파일의 모든 버전이 오른쪽 패널에 나타날 것이다. 파일을 편집한 사용자와 변경한 내용을 보려면 어떤 버전을 선택한다. 이전 버전의 파일을 복원하려면 버전을 선택하고 ‘지금 버전 복원’>‘복원하기’를 클릭한다. editor@itworld.co.kr 


2019.09.25

How-To : 구글 문서·시트에서 MS 오피스 파일 그대로 협업하는 법

Michael Ansaldo | PCWorld
구글 G 스위트의 특징 중 하나는 구글 문서, 시트 및 슬라이드 파일을 다른 공동 작업자와 동시에 편집하고 실시간으로 변경된 부분을 볼 수 있는 기능이다. 마이크로소프트 오피스 파일을 매번 구글 문서 형식으로 변환하지 않아도 이제 매끄럽게 협업할 수 있다.
 

오피스 파일 공유

G 스위트에서의 공동 작업을 위한 첫 번째 단계는 상대와 파일을 공유하는 것이다. 우선 구글 드라이브에 파일을 추가하자. 필요하다면 drive.google.com으로 이동하여 로그인한다. 왼쪽 위에서 ‘새로 만들기’ 다음 ‘파일 업로드’를 클릭한다. 추가하고자 하는 워드, 엑셀이나 파워포인트 파일을 선택하고 열기를 눌러 업로드한다. 

그런 다음 파일에 마우스를 댄 상태에서 오른쪽 버튼을 누르고 ‘공유하기’를 선택한다. 열리는 필드에 공동작업자들의 이메일 주소를 입력한 다음 오른쪽에 있는 연필 아이콘을 클릭한다. 드롭다운 메뉴에서 ‘편집 가능’을 선택하면 내용을 추가하고 편집할 뿐만 아니라 코멘트를 추가할 수도 있다. 노트 필드에 메시지를 추가하고 ‘사람들에게 알리기’ 상자에 체크가 되어 있는지 확인한다. 그 다음 ‘보내기’를 누르면 수신자가 파일에 대한 직접 링크가 포함된 이메일을 받을 것이다.
 
G 스위트 내에 첨부된 MS 오피스 문서에서 공동작업을 하려면 먼저 각각의 사람들과 해당 파일을 공유해야 한다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG
 

G 스위트에서 마이크로소프트 오피스 파일을 편집하는 방법 

G 스위트에서 오피스 파일을 편집하는 과정은 사실상 구글의 모든 고유 포맷과 동일하다. 먼저 구글 드라이브 폴더로 이동하여 워드, 엑셀 또는 파워포인트 파일을 더블 클릭한다. 이렇게 하면 미리보기가 열린다. 맨 위에서 ‘구글 문서/시트/슬라이드에서 열기’를 누른다. 파일이 열리면 화면 왼쪽 상단에 있는 파일 이름 옆에 .docx, .xlsx 또는 .pptx 파일 확장명이 표시되는데, 이렇게 해서 해당 파일을 마이크소프트 오피스 포맷으로 보고 있다는 것을 알 수 있다.

문서, 스프레드시트 또는 슬라이드를 편집하기 시작하면 콘텐츠의 변경 사항이 원래 마이크로소프트 오피스 파일에 저장되고 즉시 다른 모든 공동작업자가 볼 수 있게 된다. 그러나 워드 파일에서만은 원본 텍스트를 변경하지 않고 편집을 제안할 수 있다.
 
G 스위트를 사용하면 변경사항을 최종적으로 작성하기 전에 마이크로소프트 워드 파일의 편집을 제안할 수 있다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

이렇게 하려면 도구 모음 오른쪽 위에 있는 드롭다운 메뉴에서 ‘제안하기 모드’를 선택한다. 편집을 제안하려면 제안된 변경사항을 문서에서 집어넣어야 한다고 생각하는 자리에 입력한다. 이 제안된 텍스트는 새로운 색상으로 표시되며, 삭제하거나 바꾸려고 표시한 텍스트는 취소선으로 표시된다. 그 문서의 소유자는 제안된 편집 내용을 알려주는 이메일을 받게 될 것이다. 이메일의 ‘편집’ 버튼을 클릭하면, 편집 내용을 수용하거나 거부할 수 있는 선택권이 주어질 것이다. 수용되는 경우에는 원본 파일에 변경사항이 반영된다.
 

코멘트 추가하기

공동작업자와 문서를 동시에 작성하든, 별도로 작성하든, ‘코멘트’ 기능으로 소통할 수 있다. 오피스 파일에 코멘트를 추가하려면 화면 오른쪽 상단에 있는 말풍선 아이콘을 클릭하고 ‘코멘트 추가하기’를 선택한다. 코멘트를 달고자 하는 텍스트, 셀 또는 섹션을 클릭하고 열리는 상자에 코멘트를 입력한 후 ‘코멘트’ 버튼을 누른다. 
 
특정 사용자의 이메일 주소를 입력하여 코멘트를 전달할 수 있다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

코멘트와 함께 이메일 주소 앞에 더하기 기호를 입력하여 1명 이상의 특정인에게 코멘트를 전달할 수 있다. 공유자는 코멘트와 파일 링크가 포함된 이메일을 받게 될 것이다. 코멘트를 통해 누군가에게 작업을 할당하려면, 이메일 주소 옆에 있는 ‘할당하기’ 상자를 체크한다.  

코멘트가 일단 처리되면 코멘트 상자에서 ‘해결’ 버튼을 눌러 코멘트가 보이지 않도록 숨길 수 있다. 또한 코멘트 박스 내의 코멘트에 직접 답글을 달 수도 있다.
 

제안된 콘텐츠를 찾기

G 스위트에서 마이크로소프트 워드 파일을 편집할 때 탐색 창을 사용하여 현재 문서와 관련된 정보와 이미지에 대해서 웹을 검색하거나 사용자 자신의 구글 드라이브 파일을 검색할 수 있다. 워드 파일을 구글 문서에서 연 상태에서 오른쪽 아래 모서리에 있는 탐색 아이콘을 클릭하면 사용 가능한 관련 파일 및 웹 콘텐츠가 오른쪽 탐색 창에 나타난다. 패널 상단의 검색 창을 사용하여 웹과 파일을 대상으로 더 정확하게 일치하는 것을 검색할 수 있다.
 
탐색 창을 통해 문서를 떠나지 않은 상태에서 관련 콘텐츠를 검색한다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG
 

변경사항 검토하기

G 스위트는 문서의 모든 변경사항이 원래 파일로 반복해서 반영되는 과정을 계속 추적한다. 변경사항을 검토하거나, 이전 버전에서 텍스트를 가져와서 새 버전에 추가하거나, 이전 버전으로 되돌리기가 모두 아주 쉽다.
 
버전 기록 도구로 변경사항을 검토하고 이전 파일 버전으로 되돌리는 것이 가능하다. ⓒMICHAEL ANSALDO/IDG

문서, 스프레드시트 또는 슬라이드에 대한 편집 권한이 있는 경우, ‘파일’>‘버전 기록’> ‘버전 기록 보기’로 이동하여 이전 버전의 파일들을 비교할 수 있다. 그 파일의 모든 버전이 오른쪽 패널에 나타날 것이다. 파일을 편집한 사용자와 변경한 내용을 보려면 어떤 버전을 선택한다. 이전 버전의 파일을 복원하려면 버전을 선택하고 ‘지금 버전 복원’>‘복원하기’를 클릭한다. editor@itworld.co.kr 


X