2019.04.05

디지털 업무 공간의 협업 프로젝트 추적을 위한 작업 관리 앱

Matthew Finnegan | Computerworld
많은 조직이 프로젝트를 추적 관리해 제 궤도로 유지시키는 일에 애를 먹고 있다. 지난 해, PMI(Project Management Institute)의 조사 결과에 따르면, 평균적으로 프로젝트 이행이 미흡해 1달러 당 9.9% 정도의 낭비가 발생하고 있다. 또 예산 범위 내에서 마치지 못하는 프로젝트가 43%, 제때 완료하지 못한 프로젝트가 절반에 가까운 48%로 조사됐다.

작업 관리 앱(task management app)은 개인과 팀의 업무 및 작업에 대한 가시성을 높여 생산성을 높여주는 앱이다. 가트너 애널리스트들의 예측에 따르면, 2020년에는 협업 업무 관리 시스템을 사용하는 조직에서 팀 성과가 크게 향상될 조직의 비율이 70%에 달할 전망이다.

직원들이 중요한 업무에 초점을 맞추도록 업무 부담을 덜어주기 때문이다. 포레스터의 마고 비시타시온 VP 겸 수석 애널리스트는 “사용자가 자신에게 맞는 워크플로우 프로세스를 구축, 완수해야 하는 과업에 대해 대화하는 시간보다 실제 업무를 완수하는 시간에 더 많은 투자를 할 수 있도록 도와주는 도구이다”고 설명했다.
 
ⓒ Getty Images Bank


작업 관리 도구란?

협업 관리, 또는 업무 조율 플랫폼으로도 불리는 작업 관리 소프트웨어의 사용자와 용도는 다양하다. 개인의 작업 목록에서 소규모 팀의 애드혹 프로젝트, 여러 비즈니스 부서와 관련된 신제품 출시 같이 수 많은 이해당사자가 참여하는 복잡한 프로젝트까지 다양하다.

가트너의 래리 카넬 조사 담당 디렉터는 “중소기업을 중심으로, 기업들이 꽤 자주, 때로는 매일 바뀌는 프로세스를 체계화하는 데 도움을 주는 솔루션이다”고 설명했다.

작업 관리 앱은 정교한 프로젝트 포트폴리오 관리(project portfolio managemen, PPM) 도구보다 학습이 용이한 편이고, 훈련된 프로젝트 매니저는 물론이고 다양한 직원들이 더 쉽게 접근해 활용할 수 있는 앱이다. 

또 협업 작업 관리 앱은 통상 ‘해야 할 일’ 목록 앱보다 더 많은 기능을 제공한다. 카넬은 “종종 가벼운 프로젝트 관리 도구로 평가 절하된다. 이런 평가 절하가 튼튼한 애플리케이션 토대가 될 기회를 방해한다”고 말했다.

작업 관리 도구에 많이 포함되어 있는 기능들은 다음과 같다.

• 칸반(Kanban) 형태의 보드, 간트(Gantt) 차트 등이 포함된 비주얼 인터페이스
• 태스크 스케줄링(일정 수립 또는 예약) 및 배정
• 캘린더
• 알림 및 얼럿
• 사용자 코멘트 및 @mentions
• 워크플로우 자동화
• 분석 및 보고
• 파일 공유 및 첨부
• 웹, 데스크톱, 모바일 앱
 
일반적으로 프로젝트를 조율하기 위한 팁 협업에 초점이 맞춰져 있다. 앱 내부에 소셜(지원) 기능이 있고, 슬랙과 마이크로소프트 팀즈 같은 채팅 기반 협업 앱이나 이메일 등 타사 도구를 통합할 수 있는 기능도 지원하는 경우가 많다.

비시타시온은 “협업 기능은 업무와 활동에 대해 판단해야 하는 팀 구성원과 외부 관계자에게 완수해야 할 과업에 대한 추가적인 맥락 정보를 제공한다”고 설명했다.
 

커지는 시장

여러 다양한 벤더가 이 시장에 참여해 활동하고 있다. 비시타시온이 최근 작성한 포레스터의 엔터프라이즈용 협업 관리 도구 보고서에 따르면, 이 시장의 선도 업체는 라이크(Wrike), 아사나(Asana), 스마트시트(Smartsheet)이다. 아틀라시안(Atlassian)이 2017년에 4억 2,500만 달러에 인수한 트렐로(Trello)도 3,500만의 사용자가 등록하고 100만 개 팀이 사용하고 있는 인기 도구이다.

마이크로소프트 또한 오피스 365 포트폴리오의 미흡한 부분을 없애주는 플래너(Planner)를 출시해 이 시장에 참여하고 있다. 기타 에어테이블(Airtable), 먼데이닷컴(monday.com), 워크프론트(Workfront) 등도 시장 참여자이며, PPM 벤더인 플랜뷰(Planview)는 2014년 프로젝트플레이스(Projectplace)를 인수한 후 협력 태스크 관리 기능을 추가했다.

이런 도구들을 찾는 수요가 증가하고 있다. 최근 마켓앤마켓의 조사 결과에 따르면, 전세계적으로 태스크 관리 앱에 대한 지출액이 증가할 전망이다. 2018년 22억 7,000만 달러였던 것이 2023년에는 43억 3,000만 달러로 증가할 것으로 분석되었다.

여러 프로젝트를 유연하게 관리하고 콘텐츠를 공유해야 하는 대기업 마케팅 팀 사이에 이런 도구에 대한 관심이 높다. 마켓앤마켓에 따르면, 라이크와 아사나 등 여러 다양한 벤더가 이런 필요성에 부합하는 제품 솔루션을 개발했다. 그러나 작업 관리 앱의 ‘강점’ 중 하나는 유연성이다. 엔지니어링부터 IT, HR, 영업에 이르기까지 다양한 직능과 기능에 맞출 수 있다는 의미이다. 또 음악 프로듀서 같은 틈새 ‘직군’에 맞춰 조정하는 것도 어렵지 않다. 개인 일상 관리에도 이런 앱을 이용할 수 있다. 예를 들어, 휴가나 결혼 관련 계획을 세울 때 이용할 수 있다.
 

입소문으로 확대되는 도입

최근 기업에서 인기를 끄는 데 성공한 슬랙, 드롭박스, 기타 클라우드 도구들처럼, 작업 관리 앱도 통상 개별 팀 수준에서 기업에 도입된 후 확대가 되고 있다.

비시타시온은 “CWM(collaborative work management, 협력 업무 관리) 도구들 가운데 상당수가 개별 팀이 사용하기 위해 트라이얼을 다운로드 받아 테스트한 것이 계기가 되어 기업에 도입되어 확산되고 있다. 팀 수준에서 가치를 발견한 후, 입소문을 통해 전사적으로 도입이 확대되는 형태이다”고 설명했다.

제한된 무료 버전으로 사용자를 유치하는 ‘프리미엄(Freemium)’ 요금 모델을 도입한 트렐로, 아사나 같은 작업 관리 앱도 있다. 이런 앱은 유료 요금제에서 더 많은 기능을 제공한다. 중소기업과 신생 창업 회사, 예산에 제약이 있는 대기업에서 이런 도구들이 인기를 끌도록 도움을 준 방식이다.

작업 관리 소프트웨어 벤더들은 대기업의 IT팀에 매력적인 기능 구현에도 초점을 맞추고 있다. IT가 요구하고, 특정 데이터 보호 규정에서 준수가 요구되는 보안과 관리 도구를 추가하고 있다는 이야기이다.

비시타시온은 소규모 팀이 도입을 하는 사례가 대기업 본사 수준의 계약 사례를 크게 앞서고 있지만, 기업들이 생산성을 높일 새로운 방법을 찾으면서 대규모 배포를 위한 도입도 증가하고 있는 추세라고 말했다.

카넬에 따르면, 다른 많은 협업 기술처럼 더 광범위한 도입을 가로막고 있는 장벽은 태스크 관리 앱 같은 도구가 할 수 있는 일에 대한 인식 부족이다. 그는 “자신의 업무 습관, 팀웍을 조직하는 방식이 생산성을 방해하고 있음을 모르는 사람들이 많다. 예를 들어, 다른 누군가 태스크와 업무를 엑셀 스프레드시트에 항목 별로 정리하는 것에 만족한다. 다른 방식을 생각을 못하고 있다”고 설명했다.
 
그러나 이런 소프트웨어를 경험하고 나면, 그 가치를 인정하게 된다. 카넬은 “이런 솔루션은 아주 많은 기회를 제공한다”고 강조했다.
 

확인해볼 가치가 있는 작업 관리 앱 5종

현재 가장 많은 인기를 끌고 있는 작업 관리 앱 5가지를 선정해봤다. 이름을 클릭하면 작동 방식, 제공되는 기능, 비용 또는 요금, 관련 회사가 지향하는 방향 등 도구에 대한 상세 정보를 확인할 수 있다.

아사나(Asana) : 2008년 페이스북 공동 창업자인 더스틴 모스코비츠와 소프트웨어 엔지니어인 저스틴 로젠타인이 창업한 아사나의 도구는 업무 관련 활동을 능률적으로 추적, 이메일이나 불필요한 미팅, 그리고 아사나가 '업무에 대한, 또는 업무를 위한 업무’로 표현하는 그런 업무들을 줄여준다.

마이크로소프트 플래너(Microsoft Planner): 마이크로소프트의 작업 관리 도구는 경쟁 제품 대비 ‘경쟁력’ 한 가지를 갖고 있다. 구체적으로 설명하면, 오피스 365 수잇에 포함되어 있어, 엔터프라이즈 시장에 쉽게 진입할 수 있다. 시각적으로 우수한 플래너 앱은 복잡성과 기능 측면에서, 더 깊이 있는 마이크로소프트의 프로젝트(Projects) 애플리케이션과 투-두(To-Do) 리스트 앱의 중간에 위치한 도구이다.

스마트시트(Smartsheet): 스마트시트는 여러 다양한 직원들이 사용할 수 있도록 만들어진 직관적이고, 맞춤화가 가능한 업무 관리 도구이다. 스프레드시트 인터페이스가 강화된 형태의 도구이다. 협업과 문서 공유, 시각화(비주얼리제이션) 기능을 제공하고, 다른 생산성 도구와의 통합을 지원한다.

트렐로(Trello): 프로젝트 관리 및 개발 소프트웨어 벤더인 아틀라시안이 소유한 트렐로는 아마도 가장 많이 알려진 태스크 관리 앱일 것이다. 가장 접근성이 높은 도구 중 하나이다. 직관적인 인터페이스와 칸반 스타일 보드로 워크플로우를 시각화한다.

라이크(Wrike): 다양한 디지털 업무에 맞춰 조정할 수 있는 업무 조율 및 관리 플랫폼이다. 앤드류 필레프 CEO는 신입 직원부터 C급 경영진까지 모든 지식 종사자를 위한 도구이며, 복잡한 작업과 비교적 가벼운 사용례를 모두 지원한다고 설명한다. editor@itworld.co.kr
 


2019.04.05

디지털 업무 공간의 협업 프로젝트 추적을 위한 작업 관리 앱

Matthew Finnegan | Computerworld
많은 조직이 프로젝트를 추적 관리해 제 궤도로 유지시키는 일에 애를 먹고 있다. 지난 해, PMI(Project Management Institute)의 조사 결과에 따르면, 평균적으로 프로젝트 이행이 미흡해 1달러 당 9.9% 정도의 낭비가 발생하고 있다. 또 예산 범위 내에서 마치지 못하는 프로젝트가 43%, 제때 완료하지 못한 프로젝트가 절반에 가까운 48%로 조사됐다.

작업 관리 앱(task management app)은 개인과 팀의 업무 및 작업에 대한 가시성을 높여 생산성을 높여주는 앱이다. 가트너 애널리스트들의 예측에 따르면, 2020년에는 협업 업무 관리 시스템을 사용하는 조직에서 팀 성과가 크게 향상될 조직의 비율이 70%에 달할 전망이다.

직원들이 중요한 업무에 초점을 맞추도록 업무 부담을 덜어주기 때문이다. 포레스터의 마고 비시타시온 VP 겸 수석 애널리스트는 “사용자가 자신에게 맞는 워크플로우 프로세스를 구축, 완수해야 하는 과업에 대해 대화하는 시간보다 실제 업무를 완수하는 시간에 더 많은 투자를 할 수 있도록 도와주는 도구이다”고 설명했다.
 
ⓒ Getty Images Bank


작업 관리 도구란?

협업 관리, 또는 업무 조율 플랫폼으로도 불리는 작업 관리 소프트웨어의 사용자와 용도는 다양하다. 개인의 작업 목록에서 소규모 팀의 애드혹 프로젝트, 여러 비즈니스 부서와 관련된 신제품 출시 같이 수 많은 이해당사자가 참여하는 복잡한 프로젝트까지 다양하다.

가트너의 래리 카넬 조사 담당 디렉터는 “중소기업을 중심으로, 기업들이 꽤 자주, 때로는 매일 바뀌는 프로세스를 체계화하는 데 도움을 주는 솔루션이다”고 설명했다.

작업 관리 앱은 정교한 프로젝트 포트폴리오 관리(project portfolio managemen, PPM) 도구보다 학습이 용이한 편이고, 훈련된 프로젝트 매니저는 물론이고 다양한 직원들이 더 쉽게 접근해 활용할 수 있는 앱이다. 

또 협업 작업 관리 앱은 통상 ‘해야 할 일’ 목록 앱보다 더 많은 기능을 제공한다. 카넬은 “종종 가벼운 프로젝트 관리 도구로 평가 절하된다. 이런 평가 절하가 튼튼한 애플리케이션 토대가 될 기회를 방해한다”고 말했다.

작업 관리 도구에 많이 포함되어 있는 기능들은 다음과 같다.

• 칸반(Kanban) 형태의 보드, 간트(Gantt) 차트 등이 포함된 비주얼 인터페이스
• 태스크 스케줄링(일정 수립 또는 예약) 및 배정
• 캘린더
• 알림 및 얼럿
• 사용자 코멘트 및 @mentions
• 워크플로우 자동화
• 분석 및 보고
• 파일 공유 및 첨부
• 웹, 데스크톱, 모바일 앱
 
일반적으로 프로젝트를 조율하기 위한 팁 협업에 초점이 맞춰져 있다. 앱 내부에 소셜(지원) 기능이 있고, 슬랙과 마이크로소프트 팀즈 같은 채팅 기반 협업 앱이나 이메일 등 타사 도구를 통합할 수 있는 기능도 지원하는 경우가 많다.

비시타시온은 “협업 기능은 업무와 활동에 대해 판단해야 하는 팀 구성원과 외부 관계자에게 완수해야 할 과업에 대한 추가적인 맥락 정보를 제공한다”고 설명했다.
 

커지는 시장

여러 다양한 벤더가 이 시장에 참여해 활동하고 있다. 비시타시온이 최근 작성한 포레스터의 엔터프라이즈용 협업 관리 도구 보고서에 따르면, 이 시장의 선도 업체는 라이크(Wrike), 아사나(Asana), 스마트시트(Smartsheet)이다. 아틀라시안(Atlassian)이 2017년에 4억 2,500만 달러에 인수한 트렐로(Trello)도 3,500만의 사용자가 등록하고 100만 개 팀이 사용하고 있는 인기 도구이다.

마이크로소프트 또한 오피스 365 포트폴리오의 미흡한 부분을 없애주는 플래너(Planner)를 출시해 이 시장에 참여하고 있다. 기타 에어테이블(Airtable), 먼데이닷컴(monday.com), 워크프론트(Workfront) 등도 시장 참여자이며, PPM 벤더인 플랜뷰(Planview)는 2014년 프로젝트플레이스(Projectplace)를 인수한 후 협력 태스크 관리 기능을 추가했다.

이런 도구들을 찾는 수요가 증가하고 있다. 최근 마켓앤마켓의 조사 결과에 따르면, 전세계적으로 태스크 관리 앱에 대한 지출액이 증가할 전망이다. 2018년 22억 7,000만 달러였던 것이 2023년에는 43억 3,000만 달러로 증가할 것으로 분석되었다.

여러 프로젝트를 유연하게 관리하고 콘텐츠를 공유해야 하는 대기업 마케팅 팀 사이에 이런 도구에 대한 관심이 높다. 마켓앤마켓에 따르면, 라이크와 아사나 등 여러 다양한 벤더가 이런 필요성에 부합하는 제품 솔루션을 개발했다. 그러나 작업 관리 앱의 ‘강점’ 중 하나는 유연성이다. 엔지니어링부터 IT, HR, 영업에 이르기까지 다양한 직능과 기능에 맞출 수 있다는 의미이다. 또 음악 프로듀서 같은 틈새 ‘직군’에 맞춰 조정하는 것도 어렵지 않다. 개인 일상 관리에도 이런 앱을 이용할 수 있다. 예를 들어, 휴가나 결혼 관련 계획을 세울 때 이용할 수 있다.
 

입소문으로 확대되는 도입

최근 기업에서 인기를 끄는 데 성공한 슬랙, 드롭박스, 기타 클라우드 도구들처럼, 작업 관리 앱도 통상 개별 팀 수준에서 기업에 도입된 후 확대가 되고 있다.

비시타시온은 “CWM(collaborative work management, 협력 업무 관리) 도구들 가운데 상당수가 개별 팀이 사용하기 위해 트라이얼을 다운로드 받아 테스트한 것이 계기가 되어 기업에 도입되어 확산되고 있다. 팀 수준에서 가치를 발견한 후, 입소문을 통해 전사적으로 도입이 확대되는 형태이다”고 설명했다.

제한된 무료 버전으로 사용자를 유치하는 ‘프리미엄(Freemium)’ 요금 모델을 도입한 트렐로, 아사나 같은 작업 관리 앱도 있다. 이런 앱은 유료 요금제에서 더 많은 기능을 제공한다. 중소기업과 신생 창업 회사, 예산에 제약이 있는 대기업에서 이런 도구들이 인기를 끌도록 도움을 준 방식이다.

작업 관리 소프트웨어 벤더들은 대기업의 IT팀에 매력적인 기능 구현에도 초점을 맞추고 있다. IT가 요구하고, 특정 데이터 보호 규정에서 준수가 요구되는 보안과 관리 도구를 추가하고 있다는 이야기이다.

비시타시온은 소규모 팀이 도입을 하는 사례가 대기업 본사 수준의 계약 사례를 크게 앞서고 있지만, 기업들이 생산성을 높일 새로운 방법을 찾으면서 대규모 배포를 위한 도입도 증가하고 있는 추세라고 말했다.

카넬에 따르면, 다른 많은 협업 기술처럼 더 광범위한 도입을 가로막고 있는 장벽은 태스크 관리 앱 같은 도구가 할 수 있는 일에 대한 인식 부족이다. 그는 “자신의 업무 습관, 팀웍을 조직하는 방식이 생산성을 방해하고 있음을 모르는 사람들이 많다. 예를 들어, 다른 누군가 태스크와 업무를 엑셀 스프레드시트에 항목 별로 정리하는 것에 만족한다. 다른 방식을 생각을 못하고 있다”고 설명했다.
 
그러나 이런 소프트웨어를 경험하고 나면, 그 가치를 인정하게 된다. 카넬은 “이런 솔루션은 아주 많은 기회를 제공한다”고 강조했다.
 

확인해볼 가치가 있는 작업 관리 앱 5종

현재 가장 많은 인기를 끌고 있는 작업 관리 앱 5가지를 선정해봤다. 이름을 클릭하면 작동 방식, 제공되는 기능, 비용 또는 요금, 관련 회사가 지향하는 방향 등 도구에 대한 상세 정보를 확인할 수 있다.

아사나(Asana) : 2008년 페이스북 공동 창업자인 더스틴 모스코비츠와 소프트웨어 엔지니어인 저스틴 로젠타인이 창업한 아사나의 도구는 업무 관련 활동을 능률적으로 추적, 이메일이나 불필요한 미팅, 그리고 아사나가 '업무에 대한, 또는 업무를 위한 업무’로 표현하는 그런 업무들을 줄여준다.

마이크로소프트 플래너(Microsoft Planner): 마이크로소프트의 작업 관리 도구는 경쟁 제품 대비 ‘경쟁력’ 한 가지를 갖고 있다. 구체적으로 설명하면, 오피스 365 수잇에 포함되어 있어, 엔터프라이즈 시장에 쉽게 진입할 수 있다. 시각적으로 우수한 플래너 앱은 복잡성과 기능 측면에서, 더 깊이 있는 마이크로소프트의 프로젝트(Projects) 애플리케이션과 투-두(To-Do) 리스트 앱의 중간에 위치한 도구이다.

스마트시트(Smartsheet): 스마트시트는 여러 다양한 직원들이 사용할 수 있도록 만들어진 직관적이고, 맞춤화가 가능한 업무 관리 도구이다. 스프레드시트 인터페이스가 강화된 형태의 도구이다. 협업과 문서 공유, 시각화(비주얼리제이션) 기능을 제공하고, 다른 생산성 도구와의 통합을 지원한다.

트렐로(Trello): 프로젝트 관리 및 개발 소프트웨어 벤더인 아틀라시안이 소유한 트렐로는 아마도 가장 많이 알려진 태스크 관리 앱일 것이다. 가장 접근성이 높은 도구 중 하나이다. 직관적인 인터페이스와 칸반 스타일 보드로 워크플로우를 시각화한다.

라이크(Wrike): 다양한 디지털 업무에 맞춰 조정할 수 있는 업무 조율 및 관리 플랫폼이다. 앤드류 필레프 CEO는 신입 직원부터 C급 경영진까지 모든 지식 종사자를 위한 도구이며, 복잡한 작업과 비교적 가벼운 사용례를 모두 지원한다고 설명한다. editor@itworld.co.kr
 


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