2018.02.28

조직에서 구글 G스위트를 가장 효과적으로 활용하는 방법 10가지

Paul Heltzel | Computerworld
G 스위트 사용을 주저하는 업체도 있지만, 사실 클라우드 기반 도구는 직장 내에서 늘어나는 추세다. 구글의 생산성 제품군인 G 스위트를 현재 사용 중인 기업은 300만 곳으로 추산된다. G 스위트를 선택한 기업에 재직 중인 사용자를 위해 G 스위트에 포함된 애플리케이션을 최대한 활용할 수 있는 방법을 소개해본다.

EMS 소프트웨어 제품 관리 담당 부사장 아크셰이 마하잔은 사무실에서 G 스위트를 제대로 활용할 때의 관건은 직원의 작업 흐름을 단순화하고 자동화하는 것이라고 밝혔다.

마하잔은 “[사용자들은] 만일 G 스위트가 편안하지 않고 편리하지 않다면 받아들이지 않을 것이다. 사용자가 가장 자주 사용하는 부분을 공략하라. 일상적인 작업을 단순화하고 좌절감을 주는 일을 없애는 것”이라고 조언했다.

이 점을 염두에 두고, G 스위트의 업무 활용 요령을 파악해보자.

G 스위트 선택하기
G 스위트에는 3가지 버전이 있다. 기본, 비즈니스, 엔터프라이즈 버전으로 각각 월 5달러, 10달러, 25달러 요금이고, 각 버전마다 장점이 다르다. 비즈니스 버전은 그룹 기능이 추가되어 있다. 예를 들면 전체 도메인에 걸쳐 문서와 이메일을 검색하고 공유 드라이브를 설정하는 기능 등이다. 엔터프라이즈 버전에는 관리자 및 보안 기능이 더 많이 들어 있다. 이메일 추가 암호화 기능과 접근 시 물리적인 보안 키를 요구할 수 있는 기능 등이다. (가격 및 요금제 정보 확인)

여기에서는 G 스위트 기본 버전을 기준으로 한 활용 요령을 주로 소개한다. 당연히 상위 버전에서도 같은 팁이 적용된다.

문서 복원/실수 되돌리기

동료 직원이 문서를 변경한 내용이 도움이 안 된다고 판단되면 이전 상태로 쉽게 되돌릴 수 있다. 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 파일에 적용된다.

파일을 열고 [파일] > [버전 기록] > [버전 기록 보기]를 선택한다. 저장된 버전이 오른쪽 탐색 창에 날짜 및 시간 별로 (편집한 사람의 이름과 함께) 표시된다.

복원하고자 하는 것을 클릭한다. 맞는 버전을 확인한 후에는 화면 상단의 ‘이 버전 복원하기’를 클릭한다.


한 가지 유용한 기능은 버전에 이름을 붙여 추적할 수 있다는 점이다. 작업 중인 프로젝트에 여러 가지 버전(예: 1차 초안, 1차 편집 등)이 생길 것이 확실하다면, 날짜 및 시간 옆에 세로로 정렬된 3개의 점을 누른 다음 ‘버전 이름 지정’을 클릭하고 이름을 입력한 후 키보드의 리턴 키를 누른다.

보낸 이메일 취소하기
업무 사용자에는 두 분류가 있다. 동료에게 이메일을 보낼 때 ‘전체 답장’을 실수로 누르는 바람에 심장이 멈출 듯한 당황함을 이미 경험한 사람들과 앞으로 그런 경험을 하게 될 사람들이다. 지메일의 ‘보내기 취소’ 기능은 일종의 ‘내 실수’ 버튼으로서 잘못 보낸 이메일을 취소할 수 있는 시간이 생긴다. 단, 이 기능을 먼저 설정해야 한다.


지메일에서 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 ‘환경설정’을 클릭한다. ‘보내기 취소’ 구역에서 ‘보내기 취소 사용’을 선택한다. 이제 이메일을 보낼 때 최대 30초 내에 취소를 할 수 있다. 메시지를 보내기 전에 일지 정지할 수 있는 시간을 5초에서 30초 사이로 ‘전송 취소가 가능한 기간’에서 선택한다. 페이지 아래쪽으로 내려와서 ‘변경사항 저장’ 버튼을 클릭한다.


이제 메시지를 보낼 때면 보낸 후 잠시 동안 받은편지함 상단에 ‘실행취소’ 옵션이 표시된다. 쓰다 말았든 오타투성이든 잘못된 사람에게 참조했든 간에 ‘실행취소’를 누르면 메시지를 보내기 전 상태로 돌아온다.

그룹 캘린더를 팀과 공유

G 스위트에서는 여러 개의 캘린더를 만들어서 한꺼번에 볼 수 있다. 즉, 개인 캘린더, 업무 미리알림, 팀별 회의 등을 동시에 표시할 수 있다.

구글 캘린더에서 ‘내 캘린더’ 위의 ‘+’(‘다른 캘린더 추가’)를 클릭한 다음 ‘새 캘린더’를 클릭한다. 이름과 설명을 입력하고 시간대를 설정한다. ‘캘린더 만들기’를 클릭한다.

왼쪽 패널에서 방금 새로 만든 캘린더를 선택하고 ‘캘린더 설정’을 선택한다. 새 캘린더를 해당 조직 전체와 공유하려면 ‘액세스 권한’ 아래에서 ‘[해당 조직과] 공개 사용 설정’ 박스를 선택한다.

만일 지정한 사람에 한해서만 캘린더를 공유하려면 ‘특정 사용자와 공유’로 내려온다. ‘사용자 추가’를 클릭하고 이메일을 입력한 후, 각 동료 직원의 권한, 즉 일정 보기, 일정 변경, 공유 관리 등 여부를 선택한다. ‘보내기’를 클릭한다. 변경사항이 저장되고 동료에게 새로운 캘린더에 대한 이메일 알림 및 링크가 전송된다.

새로 공유한 캘린더에 이벤트를 생성하려면 ‘내 캘린더’ 밑에서 해당 캘린더를 선택한 후, 시간대를 클릭해 이벤트를 추가한다.

부서 전체에 이메일 발송하기

팀원 전원에게 참조(cc:) 대신 이메일을 보낼 수 있는 간단한 방법이 있다.

지메일에서 ‘편지쓰기’를 클릭한다. 평소처럼 ‘받는사람’ 줄에 이메일 주소를 입력한다.

쉽게 눈에 띄지 않지만 ‘받는사람’ 필드에서 문자를 클릭할 수 있다. 그러면 ‘연락처 선택’ 대화 상자가 열린다. ‘그룹으로 저장. . .’을 클릭하고 그룹 이름을 입력한다. ‘저장’을 클릭한다.

연락처 목록에 사용자를 추가해야 할 경우 빨리 처리할 수 있는 방법이 있다. 연락처를 연다. 왼쪽 창에서 ‘디렉터리’를 클릭한다. 추가하고자 하는 이름을 모두 선택한 다음 ‘내 연락처에 추가’를 클릭한다.

스프레드시트가 업데이트될 때 알림

자동 알림 기능을 활용하면 팀에게 공유 스프레드시트의 최신 상태를 알려줄 수 있다. 팀이 업무-휴가 일정을 공유 중인 경우를 예로 들어 보자. 일정에 대한 변경사항이 전원에게 즉시 통지되면 어떤 날에 대타가 필요한지 모두 알게 되므로 공백이 생길 가능성이 줄어든다.

드라이브에서 스프레드시트를 열고 ‘도구’와 ‘알림 규칙’을 차례로 선택한다. ‘다음과 같은 경우 [해당 이메일 주소]로 알림:’에서 ‘변경사항이 있을 경우’를 선택한다. 그 다음에는 알림 방법(수시로 또는 하루에 한 번)을 선택할 수 있다. 선택이 끝나면 ‘저장’을 클릭한다.


스마트폰으로 PDF 생성하기

문서를 캡처해서 이메일로 보내야 할 때 스캐너 대신 스마트폰을 쓸 수 있다. 안드로이드용 드라이브 앱을 활용하면 문서를 직접 PDF로 스캔 할 수 있다. 아이폰에서도 가능하지만 몇 단계 더 거쳐야 한다(맥이나 윈도우 PC도 필요하다).

안드로이드 폰에 구글 드라이브 앱이 아직 없다면 다운로드해서 설치한다. 설치가 완료되면 드라이브를 열고 오른쪽 하단의 ‘c’를 누른다. ‘스캔’을 누르고 문서의 사진을 찍는다. 그 다음에는 이미지 자르기, 스캔 다시 하기 등이 가능하다. ‘+’를 누르면 다른 문서를 스캔 할 수도 있다. 다 끝났으면 ‘완료’를 누른다.


아이폰에는 ‘스캔’ 옵션이 없다. 그 대신 ‘카메라 사용’을 눌러 사진을 찍은 다음 ‘사진 사용’을 선택한다. 찍은 사진은 구글 드라이브에 저장된다.

PC나 노트북 웹 브라우저에서 방금 드라이브에서 스캔한 사진을 선택한 다음 ‘인쇄’ 아이콘을 클릭한다. ‘대상’ 아래에서 ‘PDF’가 이미 선택되지 않았다면 ‘변경’을 클릭한다. ‘PDF로 저장’을 선택한다. ‘저장’을 클릭하고 하드 드라이브로 다운로드 한다.

컴퓨터에서 해당 PDF를 이메일로 보내거나 드라이브로 끌어 놓기 해서 업로드 할 수 있다.

구글 캘린더에 목표 설정(및 자동화)

새로운 목표를 설정한다면 목표 달성을 위한 시간을 낼 수 있게 G 스위트의 도움을 받을 수 있다. 코딩 배우기나 언어 배우기와 같은 목표를 선택하면 구글 캘린더는 사용자의 캘린더에서 자동으로 시간을 찾아준다.

구글 캘린더 앱에서 오른쪽 하단의 ‘+’를 누른다. ‘자기 계발’ 또는 ‘계획적인 생활’과 같은 목표 범주를 선택한다. 해당 범주에서 추천된 목표 중에 선택하거나 ‘맞춤 설정…’을 선택한다. 목표에 어느 정도의 시간을 투자할지, 하루 중 어떤 시간에 목표 추구 활동을 할지 등에 대한 옵션을 선택할 수 있다. 확인 표시를 누르면 앱은 알아서 비어 있는 시간을 찾아 목표 추구 일정을 잡아 준다.

프레젠테이션 중에 질문 받기와 투표 기능

다음 번에 구글 프레젠테이션을 이용한 슬라이드 발표 시에는 청중에게 질문을 받을 수 있다. 구글 프레젠테이션에서 생성된 링크를 참석자에게 보내면 참석자가 개인 브라우저에서 질문을 입력할 수 있다. 입력한 질문은 대기열에 표시되므로 답변을 한 후에 다음 슬라이드로 넘어갈 수 있다. 사용 방법은 다음과 같다.

구글 프레젠테이션에서 프레젠테이션을 연다. 오른쪽 상단 ‘프레젠테이션 보기’ 옆에서 아래쪽 화살표를 클릭하고 ‘발표자 보기’를 선택한다. ‘청중 도구’를 클릭하고 ‘새 세션 시작’을 선택한다. 프레젠테이션 참석자가 질문을 입력할 수 있는 링크가 표시된다. 참석자들은 질문에 찬반 투표를 할 수 있다. 답변하고 싶은 질문이 눈에 띄면 ‘표시’를 클릭한다.

폰에서 더 빨리 답장하기

이동 중이거나 시간이 없을 때에는 G 스위트의 스마트 답장 기능을 이용해 미리 작성된 메시지로 이메일에 답장할 수 있다. 미리 작성된 메시지는 수신 메시지의 내용을 기반으로 하므로 대개 요점을 잘 파악하고 있으며 그 가운데 선택할 수 있다.

구글 메일이나 받은편지함 앱에서 메시지를 눌러 연다. 맨 하단으로 내려가면 사용할 수 있는 답장 내용들이 제시된다. 그 중에서 원하는 내용을 누른 다음 ‘보내기’를 누른다.

대용량 첨부 파일 발송

G 스위트에서 보낼 수 있는 이메일 첨부 파일 최대 용량은 25MB이고 직접 받을 수 있는 최대 용량은 50MB이다. 파일 크기가 25MB를 넘는 경우에는 드라이브의 링크를 통해 보낼 수 있다.

지메일에서 ‘편지쓰기’를 클릭한다. 화면 하단에서 드라이브 아이콘을 클릭하고 파일을 선택한다. 드라이브 링크 버튼이 강조표시 되어 있는지 확인한 후 ‘삽입’과 ‘보내기’를 차례로 클릭한다.

고급 단계
G 스위트의 맞춤설정 심화 단계를 원한다면 구글 실험실을 살펴 본다. 구글의 새로운 도구를 설치할 수 있는 곳이다. 캘린더 또는 지메일에서 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 ‘실험실’을 클릭한다. 예를 들면 ‘보내기 취소’ 기능은 구글 실험실 옵션으로 시작했지만 이제 기본으로 설치된다. 시간을 절약할 수 있는 여러 가지 도구들을 선택할 수 있다. 예를 들면 사용자설정 단축기 사용, ‘읽은 상태로 표시’ 버튼, 받은편지함 여러 개 사용하기 등이다.

환경설정 메뉴 아래에서 G 스위트의 새로운 도구를 더 많이 확인할 수 있다. ‘부가기능 설치하기’를 선택하면 업무용 확장프로그램을 브라우저에 설치할 수 있다. 예를 들면 고객 대응이나 송장 발송에 쓸 수 있는 CRM 도구 등과 같은 기업 기능이다. editor@itworld.co.kr  


2018.02.28

조직에서 구글 G스위트를 가장 효과적으로 활용하는 방법 10가지

Paul Heltzel | Computerworld
G 스위트 사용을 주저하는 업체도 있지만, 사실 클라우드 기반 도구는 직장 내에서 늘어나는 추세다. 구글의 생산성 제품군인 G 스위트를 현재 사용 중인 기업은 300만 곳으로 추산된다. G 스위트를 선택한 기업에 재직 중인 사용자를 위해 G 스위트에 포함된 애플리케이션을 최대한 활용할 수 있는 방법을 소개해본다.

EMS 소프트웨어 제품 관리 담당 부사장 아크셰이 마하잔은 사무실에서 G 스위트를 제대로 활용할 때의 관건은 직원의 작업 흐름을 단순화하고 자동화하는 것이라고 밝혔다.

마하잔은 “[사용자들은] 만일 G 스위트가 편안하지 않고 편리하지 않다면 받아들이지 않을 것이다. 사용자가 가장 자주 사용하는 부분을 공략하라. 일상적인 작업을 단순화하고 좌절감을 주는 일을 없애는 것”이라고 조언했다.

이 점을 염두에 두고, G 스위트의 업무 활용 요령을 파악해보자.

G 스위트 선택하기
G 스위트에는 3가지 버전이 있다. 기본, 비즈니스, 엔터프라이즈 버전으로 각각 월 5달러, 10달러, 25달러 요금이고, 각 버전마다 장점이 다르다. 비즈니스 버전은 그룹 기능이 추가되어 있다. 예를 들면 전체 도메인에 걸쳐 문서와 이메일을 검색하고 공유 드라이브를 설정하는 기능 등이다. 엔터프라이즈 버전에는 관리자 및 보안 기능이 더 많이 들어 있다. 이메일 추가 암호화 기능과 접근 시 물리적인 보안 키를 요구할 수 있는 기능 등이다. (가격 및 요금제 정보 확인)

여기에서는 G 스위트 기본 버전을 기준으로 한 활용 요령을 주로 소개한다. 당연히 상위 버전에서도 같은 팁이 적용된다.

문서 복원/실수 되돌리기

동료 직원이 문서를 변경한 내용이 도움이 안 된다고 판단되면 이전 상태로 쉽게 되돌릴 수 있다. 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 파일에 적용된다.

파일을 열고 [파일] > [버전 기록] > [버전 기록 보기]를 선택한다. 저장된 버전이 오른쪽 탐색 창에 날짜 및 시간 별로 (편집한 사람의 이름과 함께) 표시된다.

복원하고자 하는 것을 클릭한다. 맞는 버전을 확인한 후에는 화면 상단의 ‘이 버전 복원하기’를 클릭한다.


한 가지 유용한 기능은 버전에 이름을 붙여 추적할 수 있다는 점이다. 작업 중인 프로젝트에 여러 가지 버전(예: 1차 초안, 1차 편집 등)이 생길 것이 확실하다면, 날짜 및 시간 옆에 세로로 정렬된 3개의 점을 누른 다음 ‘버전 이름 지정’을 클릭하고 이름을 입력한 후 키보드의 리턴 키를 누른다.

보낸 이메일 취소하기
업무 사용자에는 두 분류가 있다. 동료에게 이메일을 보낼 때 ‘전체 답장’을 실수로 누르는 바람에 심장이 멈출 듯한 당황함을 이미 경험한 사람들과 앞으로 그런 경험을 하게 될 사람들이다. 지메일의 ‘보내기 취소’ 기능은 일종의 ‘내 실수’ 버튼으로서 잘못 보낸 이메일을 취소할 수 있는 시간이 생긴다. 단, 이 기능을 먼저 설정해야 한다.


지메일에서 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 ‘환경설정’을 클릭한다. ‘보내기 취소’ 구역에서 ‘보내기 취소 사용’을 선택한다. 이제 이메일을 보낼 때 최대 30초 내에 취소를 할 수 있다. 메시지를 보내기 전에 일지 정지할 수 있는 시간을 5초에서 30초 사이로 ‘전송 취소가 가능한 기간’에서 선택한다. 페이지 아래쪽으로 내려와서 ‘변경사항 저장’ 버튼을 클릭한다.


이제 메시지를 보낼 때면 보낸 후 잠시 동안 받은편지함 상단에 ‘실행취소’ 옵션이 표시된다. 쓰다 말았든 오타투성이든 잘못된 사람에게 참조했든 간에 ‘실행취소’를 누르면 메시지를 보내기 전 상태로 돌아온다.

그룹 캘린더를 팀과 공유

G 스위트에서는 여러 개의 캘린더를 만들어서 한꺼번에 볼 수 있다. 즉, 개인 캘린더, 업무 미리알림, 팀별 회의 등을 동시에 표시할 수 있다.

구글 캘린더에서 ‘내 캘린더’ 위의 ‘+’(‘다른 캘린더 추가’)를 클릭한 다음 ‘새 캘린더’를 클릭한다. 이름과 설명을 입력하고 시간대를 설정한다. ‘캘린더 만들기’를 클릭한다.

왼쪽 패널에서 방금 새로 만든 캘린더를 선택하고 ‘캘린더 설정’을 선택한다. 새 캘린더를 해당 조직 전체와 공유하려면 ‘액세스 권한’ 아래에서 ‘[해당 조직과] 공개 사용 설정’ 박스를 선택한다.

만일 지정한 사람에 한해서만 캘린더를 공유하려면 ‘특정 사용자와 공유’로 내려온다. ‘사용자 추가’를 클릭하고 이메일을 입력한 후, 각 동료 직원의 권한, 즉 일정 보기, 일정 변경, 공유 관리 등 여부를 선택한다. ‘보내기’를 클릭한다. 변경사항이 저장되고 동료에게 새로운 캘린더에 대한 이메일 알림 및 링크가 전송된다.

새로 공유한 캘린더에 이벤트를 생성하려면 ‘내 캘린더’ 밑에서 해당 캘린더를 선택한 후, 시간대를 클릭해 이벤트를 추가한다.

부서 전체에 이메일 발송하기

팀원 전원에게 참조(cc:) 대신 이메일을 보낼 수 있는 간단한 방법이 있다.

지메일에서 ‘편지쓰기’를 클릭한다. 평소처럼 ‘받는사람’ 줄에 이메일 주소를 입력한다.

쉽게 눈에 띄지 않지만 ‘받는사람’ 필드에서 문자를 클릭할 수 있다. 그러면 ‘연락처 선택’ 대화 상자가 열린다. ‘그룹으로 저장. . .’을 클릭하고 그룹 이름을 입력한다. ‘저장’을 클릭한다.

연락처 목록에 사용자를 추가해야 할 경우 빨리 처리할 수 있는 방법이 있다. 연락처를 연다. 왼쪽 창에서 ‘디렉터리’를 클릭한다. 추가하고자 하는 이름을 모두 선택한 다음 ‘내 연락처에 추가’를 클릭한다.

스프레드시트가 업데이트될 때 알림

자동 알림 기능을 활용하면 팀에게 공유 스프레드시트의 최신 상태를 알려줄 수 있다. 팀이 업무-휴가 일정을 공유 중인 경우를 예로 들어 보자. 일정에 대한 변경사항이 전원에게 즉시 통지되면 어떤 날에 대타가 필요한지 모두 알게 되므로 공백이 생길 가능성이 줄어든다.

드라이브에서 스프레드시트를 열고 ‘도구’와 ‘알림 규칙’을 차례로 선택한다. ‘다음과 같은 경우 [해당 이메일 주소]로 알림:’에서 ‘변경사항이 있을 경우’를 선택한다. 그 다음에는 알림 방법(수시로 또는 하루에 한 번)을 선택할 수 있다. 선택이 끝나면 ‘저장’을 클릭한다.


스마트폰으로 PDF 생성하기

문서를 캡처해서 이메일로 보내야 할 때 스캐너 대신 스마트폰을 쓸 수 있다. 안드로이드용 드라이브 앱을 활용하면 문서를 직접 PDF로 스캔 할 수 있다. 아이폰에서도 가능하지만 몇 단계 더 거쳐야 한다(맥이나 윈도우 PC도 필요하다).

안드로이드 폰에 구글 드라이브 앱이 아직 없다면 다운로드해서 설치한다. 설치가 완료되면 드라이브를 열고 오른쪽 하단의 ‘c’를 누른다. ‘스캔’을 누르고 문서의 사진을 찍는다. 그 다음에는 이미지 자르기, 스캔 다시 하기 등이 가능하다. ‘+’를 누르면 다른 문서를 스캔 할 수도 있다. 다 끝났으면 ‘완료’를 누른다.


아이폰에는 ‘스캔’ 옵션이 없다. 그 대신 ‘카메라 사용’을 눌러 사진을 찍은 다음 ‘사진 사용’을 선택한다. 찍은 사진은 구글 드라이브에 저장된다.

PC나 노트북 웹 브라우저에서 방금 드라이브에서 스캔한 사진을 선택한 다음 ‘인쇄’ 아이콘을 클릭한다. ‘대상’ 아래에서 ‘PDF’가 이미 선택되지 않았다면 ‘변경’을 클릭한다. ‘PDF로 저장’을 선택한다. ‘저장’을 클릭하고 하드 드라이브로 다운로드 한다.

컴퓨터에서 해당 PDF를 이메일로 보내거나 드라이브로 끌어 놓기 해서 업로드 할 수 있다.

구글 캘린더에 목표 설정(및 자동화)

새로운 목표를 설정한다면 목표 달성을 위한 시간을 낼 수 있게 G 스위트의 도움을 받을 수 있다. 코딩 배우기나 언어 배우기와 같은 목표를 선택하면 구글 캘린더는 사용자의 캘린더에서 자동으로 시간을 찾아준다.

구글 캘린더 앱에서 오른쪽 하단의 ‘+’를 누른다. ‘자기 계발’ 또는 ‘계획적인 생활’과 같은 목표 범주를 선택한다. 해당 범주에서 추천된 목표 중에 선택하거나 ‘맞춤 설정…’을 선택한다. 목표에 어느 정도의 시간을 투자할지, 하루 중 어떤 시간에 목표 추구 활동을 할지 등에 대한 옵션을 선택할 수 있다. 확인 표시를 누르면 앱은 알아서 비어 있는 시간을 찾아 목표 추구 일정을 잡아 준다.

프레젠테이션 중에 질문 받기와 투표 기능

다음 번에 구글 프레젠테이션을 이용한 슬라이드 발표 시에는 청중에게 질문을 받을 수 있다. 구글 프레젠테이션에서 생성된 링크를 참석자에게 보내면 참석자가 개인 브라우저에서 질문을 입력할 수 있다. 입력한 질문은 대기열에 표시되므로 답변을 한 후에 다음 슬라이드로 넘어갈 수 있다. 사용 방법은 다음과 같다.

구글 프레젠테이션에서 프레젠테이션을 연다. 오른쪽 상단 ‘프레젠테이션 보기’ 옆에서 아래쪽 화살표를 클릭하고 ‘발표자 보기’를 선택한다. ‘청중 도구’를 클릭하고 ‘새 세션 시작’을 선택한다. 프레젠테이션 참석자가 질문을 입력할 수 있는 링크가 표시된다. 참석자들은 질문에 찬반 투표를 할 수 있다. 답변하고 싶은 질문이 눈에 띄면 ‘표시’를 클릭한다.

폰에서 더 빨리 답장하기

이동 중이거나 시간이 없을 때에는 G 스위트의 스마트 답장 기능을 이용해 미리 작성된 메시지로 이메일에 답장할 수 있다. 미리 작성된 메시지는 수신 메시지의 내용을 기반으로 하므로 대개 요점을 잘 파악하고 있으며 그 가운데 선택할 수 있다.

구글 메일이나 받은편지함 앱에서 메시지를 눌러 연다. 맨 하단으로 내려가면 사용할 수 있는 답장 내용들이 제시된다. 그 중에서 원하는 내용을 누른 다음 ‘보내기’를 누른다.

대용량 첨부 파일 발송

G 스위트에서 보낼 수 있는 이메일 첨부 파일 최대 용량은 25MB이고 직접 받을 수 있는 최대 용량은 50MB이다. 파일 크기가 25MB를 넘는 경우에는 드라이브의 링크를 통해 보낼 수 있다.

지메일에서 ‘편지쓰기’를 클릭한다. 화면 하단에서 드라이브 아이콘을 클릭하고 파일을 선택한다. 드라이브 링크 버튼이 강조표시 되어 있는지 확인한 후 ‘삽입’과 ‘보내기’를 차례로 클릭한다.

고급 단계
G 스위트의 맞춤설정 심화 단계를 원한다면 구글 실험실을 살펴 본다. 구글의 새로운 도구를 설치할 수 있는 곳이다. 캘린더 또는 지메일에서 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 ‘실험실’을 클릭한다. 예를 들면 ‘보내기 취소’ 기능은 구글 실험실 옵션으로 시작했지만 이제 기본으로 설치된다. 시간을 절약할 수 있는 여러 가지 도구들을 선택할 수 있다. 예를 들면 사용자설정 단축기 사용, ‘읽은 상태로 표시’ 버튼, 받은편지함 여러 개 사용하기 등이다.

환경설정 메뉴 아래에서 G 스위트의 새로운 도구를 더 많이 확인할 수 있다. ‘부가기능 설치하기’를 선택하면 업무용 확장프로그램을 브라우저에 설치할 수 있다. 예를 들면 고객 대응이나 송장 발송에 쓸 수 있는 CRM 도구 등과 같은 기업 기능이다. editor@itworld.co.kr  


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