2017.10.17

‘스프레드시트를 넘나드는’ 엑셀 통합문서 3차원 참조 예제

JD Sartain | PCWorld
엑셀 통합문서(Workbook)는 하나의 엑셀 스프레드시트를 마스터한 다음에 접하는 단계다. 엑셀 스프레드시트 가이드에서 참고한 원장의 아이디어로 되돌아가 통합문서를 원장이나 책이라고 생각하고 스프레드시트를 책 안의 페이지로 생각해보자.

이 가이드에서는 기초부터 시작해서 점차 상세한 부분을 추가하면서 엑셀 통합문서를 살펴볼 예정이다. 이 페이지를 즐겨 찾기하고 나중에도 종종 확인하도록 하자.

스프레드시트 vs. 통합문서 : 연관성
스프레드시트와 통합문서는 긴밀히 연결되어 있다. 엑셀을 열면 소프트웨어에 빈 워크시트(sheet1)가 표시된다. 하나의 스프레드시트로 파일을 저장하면 이것이 곧 한 페이지로 구성된 통합문서가 된다.

몇몇 애플리케이션에서는 통합문서당 한 개의 스프레드시트만 필요한 경우도 있다. 하지만 대부분 엑셀에 대한 지식이 늘면서 통합문서 개수도 늘어난다. 머지않아 여러 워크시트가 연결되어 있거나 관리하기에 너무 크거나 느리다는 생각이 들 것이다. 이 때 그 여러 개의 워크시트를 하나의 통합문서로 그룹화하여 스프레드시트를 추가한 후, 작업 부하를 여러 페이지(또는 시트)로 분산하는 것이다.


통합문서에 스프레드시트를 추가하려면, 탭 작업 표시줄에서 스프레드시트 하단에 원으로 둘러싸인 + 기호를 누른다. 한 번 클릭할 때마다 새로운 시트 탭이 나타난다.

시작에 앞서 통합문서와 PC의 자원에 관한 몇 가지 참고사항이 있다. 하나의 통합문서에 허용된 스프레드시트의 수는 시스템의 메모리에 따라 제약을 받으며 메모리는 32비트 버전(최대 2GB)과 64비트 버전(8TB까지 확장 가능) 사이에서 큰 차이를 보인다. 또한, 엑셀은 자체 메모리 관리자와 메모리 한계가 있기 때문에 시스템이 최대 메모리를 지원한다 하더라도 통합문서가 모든 메모리에 접근할 수 있다는 보장은 없다.

엑셀 통합문서로 스프레드시트를 가볍게 만드는 방법
통합문서는 스프레드시트를 모아 놓은 바인더에 불과하기 때문에 하나의 스프레드시트에서 사용할 수 있는 모든 옵션과 기능을 통합문서에서도 사용할 수 있다. 생산성에 기여하는 장점은 다음과 같다.

• 글로벌 매크로(Global Macro)가 통합문서 내 모든 시트에서 작동한다.
• 링크된 수식을 사용할 수 있다
• 여러 스프레드시트가 공유하고, 특수한 키 입력란으로 연결된 관계형 데이터
• 스프레드시트를 그룹화하므로 하나를 변경하면 전체에 적용된다.
• 피벗 테이블과 요약 생성 및 사용
• 여러 스프레드시트에 저장된 데이터에서 보고서 인쇄 및 차트를 생성할 수 있다.

이 기능들은 향후 업데이트에서 다룰 예정이다. 여기에서는 통합문서의 데이터베이스 함수와 스프레드시트를 시트 이상의 범위에서 3차원으로 계산하는 능력을 알아보자. 즉, 개별 시트를 넘어 행(세로), 열(가로) 그리고 시트를 계산하는 방법이다.

엑셀 통합문서 3D 참조
이 개념을 가장 표현하는 예시는 YTD(Year-To-Date) 통합문서다. 이 작업의 전제는 5명의 투자자가 소유한 작은 기업의 월간 및 연간 간접비를 추적하는 것이다. 각 투자자가 지불하는 금액은 회사 소유권 비율을 기준으로 한다(또한, 각 투자자가 회사의 수익에서 얻는 백분율이기도 하다).

이 예시에는 각 월마다 하나의 시트가 있고 모든 YTD 총액에 대한 시트가 있다. 모든 추가로 스프레드시트를 만들기 전에 “마스터(master)” 또는 “YTD 총액(year-to-date totals)” 스프레드시트를 생성한다.

1. Sheet1 탭을 두 번 클릭하고 이름을 Totals로 변경한다.

2. A1에 간접비(Overhead)를 입력한다. B1부터 F1까지는 5개의 이름(5명의 소유자/투자자 이름)을 입력한다. G1에 월간 총액(Monthly Totals)을 입력한다.

3. B2에서 F2까지는 각 소유자가 기업에 투자한 백분율을 입력한다. G2에는 B2부터 F2까지의 총액을 입력하여 백분율이 100%를 초과하지 않도록 한다. 예를 들어, 다음을 입력한다.
=sum(B2:F2)

4. A행(A3 - A14)에 기업의 간접비 항목을 입력한 후 A15에 총액(Totals)을 입력한다. 장비 임대(Equipment Rentals), 인터넷 서비스(Internet Service), 휴대전화 서비스(Cell Phone Service), 유선전화(Landlines), 전기(Electricity), 난방(Heat), 상수도(Water), 쓰레기 청소(Trash/Garbage Pickup), 알람 서비스(Alarm Service), 유지보수(Maintenance), 청소 서비스(Cleaning Services), 조경(Landscaping) 등 필요한 항목을 만들 수 있고, 자신만의 항목을 입력해도 된다.

마스터 YTD 시트부터 설정한다.


이제 마스터 스프레드시트를 설정하고 정의했으니 이 시트를 12번 복사해 12개의 새롭게 삽입된 스프레드시트를 만든다.

5. 총액 탭을 마우스 오른쪽 클릭하고 팝업 메뉴에서 이동 또는 복사(Move or Copy)를 선택한다.

6. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 선택한다.

간단 요령 : Ctrl 키를 사용해 마스터 스프레드시트를 여러 번 복사한다. 사용 가능한 탭만 복사할 수 있다. 복사한 2개의 탭은 총 4개의 탭을 생성하고 4개의 탭은 총 8개를 생성한다. 사용 가능한 탭 이상을 복사하려면 VBA프로그램을 작성해야 한다.

7. Ctrl 키를 누른 상태로 총액 탭과 총액(2) 탭을 클릭한다.

8. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 다시 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 다시 선택한다. 이제 탭이 4개가 되었다.

9. Ctrl 키를 누른 상태로 총액 탭, 총액 (2) 탭, 총액 (3), 총액 (4) 탭을 클릭한다.

10. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 다시 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 다시 선택한다. 이제 탭이 8개가 되었다.

11. 위의 단계를 반복하여 4개의 탭을 추가로 생성한 후 각 탭을 두 번 클릭하고 12개의 새 탭 각각에 월의 이름을 입력한다.

마스터 스프레드시트를 12번 복사하고 각각의 탭에 월 이름을 붙인다.


Jan(1월) 스프레드시트에 1월의 모든 간접비를 입력하고 12월까지 반복한다. 각 스프레드시트에 수식을 입력할 수 있다. 예를 들어, 각 월의 15열(B15 - G15)에 간접비 총액(Overhead Expenses Totals)을 원하는대로 입력하거나 모든 스프레드시트를 그룹화하고 수식을 한 번만 입력한다.

12. 커서를 총액 스프레드시트의 홈(Home) 위치로 이동한다. 그리고 나서 Ctrl 키를 누른 상태로 각 워크시트 탭을 클릭(먼저 총액을 클릭한 후 Jan부터 Dec까지)하여 통합문서의 모든 시트를 그룹화한다. 선택 시 탭 이름에 밑줄이 표시되고 굵은 글씨체로 바뀐다.

간단 요령 : 모든 스프레드시트를 하나의 통합문서로 순차 그룹화하려면 첫 번째 스프레드시트의 탭을 클릭하고 Shift 키를 길게 누른 후 마지막 스프레드시트의 탭을 클릭하면 모든 시트가 동시에 선택된다.

13. 현재 위치 : 총액 시트의 홈(A1). 커서를 B15로 이동하고 이 수식을 입력한다.
=sum(B3:B14)
Enter를 누른다. 또한 함수를 입력한 후 범위를 지정할 수 있다.

14. B15의 수식을 C15부터 G15까지에 복사한다. 아직 데이터를 스프레드시트에 입력하지 않은 경우 총액이 모두 0으로 표시된다.

추가 간단 요령 : 숫자를 셀의 중앙으로 정렬하려면 스프레드시트가 그룹화된 상태에서 서식을 설정하여 한 번에 끝내는 것이 좋다.

15. 테이블을 선택하고 중앙(좌/우)과 중앙(위/아래)을 선택한다. 또, 셀의 서식을 숫자(소수 2자리) 또는 달러로 설정할 수 있다.

16. 하단의 탭들을 클릭하고 모든 탭이 그룹화되었는지 확인한다. 모든 수식과 서식이 동시에 존재하면 그룹화에 성공한 것이다.

모든 탭을 그룹화하고 행에 수식을 입력한다.


17. 다음으로 Jan부터 Feb 스프레드시트까지의 월간 총액(Monthly Totals) 행(G)에 일부 데이터를 입력한다. 그러면 현재 월의 각 간접비 항목에 지불된 총액이 표시된다. 소유자가 지불하는 금액을 결정하는 백분율 수식을 추가할 수 있다. 예를 들어, 장비 임대의 총 월간 비용이 9,500.00달러인 경우 잭슨(Jackson)의 몫은 해당 금액의 31%이다.

18. 월간 스프레드시트를 그룹화하되 이번에는 총액 시트를 포함시키지 않는다. 백분율 수식을 입력한다.

참고 : 기능키 F4를 사용하여 절대로 변경되지 않는 셀 주소를 설정한다. 즉, 수식을 복사할 때 셀 주소가 변경되지 않는다(상대 참조). 엑셀에 기본으로 설정되어 있는 상대 참조는 수식을 복사할 때 수식의 셀 주소가 행과 열의 상대 위치에 따라 변경된다.

19. 셀 B3에 다음의 수식을 입력한다.
=SUM($G3*B$2)
이 수식을 B4부터 F14까지로 복사한다.

20. 테이블 전체를 선택하고 $ 서식을 선택한다. 행과 열 수식이 입력되고 정상적으로 작동한다. 이제 깊이 또는 3D 수식을 입력한다. 이 수식은 각 월(Jan - Dec)의 데이터를 계산하고 총액 시트에 답을 인쇄한다.

21. 총액 스프레드시트로 복귀하고 이 수식을 셀 B3에 입력한다.
=SUM(Jan:Dec!B3)

22. 이 수식을 B3에서 C3부터 G3까지로 복사한다. 그리고 나서 이 열을 선택하고 B4부터 G14까지로 복사한다.

23. 범위를 선택하고 $ 서식을 선택하며 파운드 기호(해시 태그)의 문자열이 표시되는 행의 행 폭을 조정한다.

수식이 들어간 완성된 YTD 통합문서는 세로, 가로, 시트 단위로 계산할 수 있다.


이 통합문서가 설정되고 수식이 입력되면 반복적으로 사용할 수 있다. 동적 데이터는 G행의 월간 총액에만 있기 때문에 복사하고 데이터만 변경하면 쉽다. 나머지는 모두 라벨 또는 계산이다.

중요 참고 : 간접비를 추가(또는 삭제)하고 싶은 경우 삽입(Insert) > 시트 열(Sheet Row) 기능을 사용하고 기존 테이블 안, 즉 마지막 기록 전과 첫 번째 기록 후에 새 열을 삽입한다. 예를 들어, A4와 A13 사이에 새 열을 삽입해보자. 정의된 범위 밖에 새 열을 삽입하면 해당 열은 기존 수식에 포함되지 않거나 계산되지 않기 때문에 모든 총액이 틀리게 된다.

같은 방식으로 행과 추가 시트를 삽입한다. 새 열을 삽입하고 새 데이터의 순서가 마음에 들지 않으면 언제든지 범위를 재정렬할 수 있다. editor@itworld.co.kr    

2017.10.17

‘스프레드시트를 넘나드는’ 엑셀 통합문서 3차원 참조 예제

JD Sartain | PCWorld
엑셀 통합문서(Workbook)는 하나의 엑셀 스프레드시트를 마스터한 다음에 접하는 단계다. 엑셀 스프레드시트 가이드에서 참고한 원장의 아이디어로 되돌아가 통합문서를 원장이나 책이라고 생각하고 스프레드시트를 책 안의 페이지로 생각해보자.

이 가이드에서는 기초부터 시작해서 점차 상세한 부분을 추가하면서 엑셀 통합문서를 살펴볼 예정이다. 이 페이지를 즐겨 찾기하고 나중에도 종종 확인하도록 하자.

스프레드시트 vs. 통합문서 : 연관성
스프레드시트와 통합문서는 긴밀히 연결되어 있다. 엑셀을 열면 소프트웨어에 빈 워크시트(sheet1)가 표시된다. 하나의 스프레드시트로 파일을 저장하면 이것이 곧 한 페이지로 구성된 통합문서가 된다.

몇몇 애플리케이션에서는 통합문서당 한 개의 스프레드시트만 필요한 경우도 있다. 하지만 대부분 엑셀에 대한 지식이 늘면서 통합문서 개수도 늘어난다. 머지않아 여러 워크시트가 연결되어 있거나 관리하기에 너무 크거나 느리다는 생각이 들 것이다. 이 때 그 여러 개의 워크시트를 하나의 통합문서로 그룹화하여 스프레드시트를 추가한 후, 작업 부하를 여러 페이지(또는 시트)로 분산하는 것이다.


통합문서에 스프레드시트를 추가하려면, 탭 작업 표시줄에서 스프레드시트 하단에 원으로 둘러싸인 + 기호를 누른다. 한 번 클릭할 때마다 새로운 시트 탭이 나타난다.

시작에 앞서 통합문서와 PC의 자원에 관한 몇 가지 참고사항이 있다. 하나의 통합문서에 허용된 스프레드시트의 수는 시스템의 메모리에 따라 제약을 받으며 메모리는 32비트 버전(최대 2GB)과 64비트 버전(8TB까지 확장 가능) 사이에서 큰 차이를 보인다. 또한, 엑셀은 자체 메모리 관리자와 메모리 한계가 있기 때문에 시스템이 최대 메모리를 지원한다 하더라도 통합문서가 모든 메모리에 접근할 수 있다는 보장은 없다.

엑셀 통합문서로 스프레드시트를 가볍게 만드는 방법
통합문서는 스프레드시트를 모아 놓은 바인더에 불과하기 때문에 하나의 스프레드시트에서 사용할 수 있는 모든 옵션과 기능을 통합문서에서도 사용할 수 있다. 생산성에 기여하는 장점은 다음과 같다.

• 글로벌 매크로(Global Macro)가 통합문서 내 모든 시트에서 작동한다.
• 링크된 수식을 사용할 수 있다
• 여러 스프레드시트가 공유하고, 특수한 키 입력란으로 연결된 관계형 데이터
• 스프레드시트를 그룹화하므로 하나를 변경하면 전체에 적용된다.
• 피벗 테이블과 요약 생성 및 사용
• 여러 스프레드시트에 저장된 데이터에서 보고서 인쇄 및 차트를 생성할 수 있다.

이 기능들은 향후 업데이트에서 다룰 예정이다. 여기에서는 통합문서의 데이터베이스 함수와 스프레드시트를 시트 이상의 범위에서 3차원으로 계산하는 능력을 알아보자. 즉, 개별 시트를 넘어 행(세로), 열(가로) 그리고 시트를 계산하는 방법이다.

엑셀 통합문서 3D 참조
이 개념을 가장 표현하는 예시는 YTD(Year-To-Date) 통합문서다. 이 작업의 전제는 5명의 투자자가 소유한 작은 기업의 월간 및 연간 간접비를 추적하는 것이다. 각 투자자가 지불하는 금액은 회사 소유권 비율을 기준으로 한다(또한, 각 투자자가 회사의 수익에서 얻는 백분율이기도 하다).

이 예시에는 각 월마다 하나의 시트가 있고 모든 YTD 총액에 대한 시트가 있다. 모든 추가로 스프레드시트를 만들기 전에 “마스터(master)” 또는 “YTD 총액(year-to-date totals)” 스프레드시트를 생성한다.

1. Sheet1 탭을 두 번 클릭하고 이름을 Totals로 변경한다.

2. A1에 간접비(Overhead)를 입력한다. B1부터 F1까지는 5개의 이름(5명의 소유자/투자자 이름)을 입력한다. G1에 월간 총액(Monthly Totals)을 입력한다.

3. B2에서 F2까지는 각 소유자가 기업에 투자한 백분율을 입력한다. G2에는 B2부터 F2까지의 총액을 입력하여 백분율이 100%를 초과하지 않도록 한다. 예를 들어, 다음을 입력한다.
=sum(B2:F2)

4. A행(A3 - A14)에 기업의 간접비 항목을 입력한 후 A15에 총액(Totals)을 입력한다. 장비 임대(Equipment Rentals), 인터넷 서비스(Internet Service), 휴대전화 서비스(Cell Phone Service), 유선전화(Landlines), 전기(Electricity), 난방(Heat), 상수도(Water), 쓰레기 청소(Trash/Garbage Pickup), 알람 서비스(Alarm Service), 유지보수(Maintenance), 청소 서비스(Cleaning Services), 조경(Landscaping) 등 필요한 항목을 만들 수 있고, 자신만의 항목을 입력해도 된다.

마스터 YTD 시트부터 설정한다.


이제 마스터 스프레드시트를 설정하고 정의했으니 이 시트를 12번 복사해 12개의 새롭게 삽입된 스프레드시트를 만든다.

5. 총액 탭을 마우스 오른쪽 클릭하고 팝업 메뉴에서 이동 또는 복사(Move or Copy)를 선택한다.

6. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 선택한다.

간단 요령 : Ctrl 키를 사용해 마스터 스프레드시트를 여러 번 복사한다. 사용 가능한 탭만 복사할 수 있다. 복사한 2개의 탭은 총 4개의 탭을 생성하고 4개의 탭은 총 8개를 생성한다. 사용 가능한 탭 이상을 복사하려면 VBA프로그램을 작성해야 한다.

7. Ctrl 키를 누른 상태로 총액 탭과 총액(2) 탭을 클릭한다.

8. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 다시 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 다시 선택한다. 이제 탭이 4개가 되었다.

9. Ctrl 키를 누른 상태로 총액 탭, 총액 (2) 탭, 총액 (3), 총액 (4) 탭을 클릭한다.

10. 맨 끝으로 이동(Move to End)을 다시 클릭한 후 사본 생성(Create a Copy) 상자를 다시 선택한다. 이제 탭이 8개가 되었다.

11. 위의 단계를 반복하여 4개의 탭을 추가로 생성한 후 각 탭을 두 번 클릭하고 12개의 새 탭 각각에 월의 이름을 입력한다.

마스터 스프레드시트를 12번 복사하고 각각의 탭에 월 이름을 붙인다.


Jan(1월) 스프레드시트에 1월의 모든 간접비를 입력하고 12월까지 반복한다. 각 스프레드시트에 수식을 입력할 수 있다. 예를 들어, 각 월의 15열(B15 - G15)에 간접비 총액(Overhead Expenses Totals)을 원하는대로 입력하거나 모든 스프레드시트를 그룹화하고 수식을 한 번만 입력한다.

12. 커서를 총액 스프레드시트의 홈(Home) 위치로 이동한다. 그리고 나서 Ctrl 키를 누른 상태로 각 워크시트 탭을 클릭(먼저 총액을 클릭한 후 Jan부터 Dec까지)하여 통합문서의 모든 시트를 그룹화한다. 선택 시 탭 이름에 밑줄이 표시되고 굵은 글씨체로 바뀐다.

간단 요령 : 모든 스프레드시트를 하나의 통합문서로 순차 그룹화하려면 첫 번째 스프레드시트의 탭을 클릭하고 Shift 키를 길게 누른 후 마지막 스프레드시트의 탭을 클릭하면 모든 시트가 동시에 선택된다.

13. 현재 위치 : 총액 시트의 홈(A1). 커서를 B15로 이동하고 이 수식을 입력한다.
=sum(B3:B14)
Enter를 누른다. 또한 함수를 입력한 후 범위를 지정할 수 있다.

14. B15의 수식을 C15부터 G15까지에 복사한다. 아직 데이터를 스프레드시트에 입력하지 않은 경우 총액이 모두 0으로 표시된다.

추가 간단 요령 : 숫자를 셀의 중앙으로 정렬하려면 스프레드시트가 그룹화된 상태에서 서식을 설정하여 한 번에 끝내는 것이 좋다.

15. 테이블을 선택하고 중앙(좌/우)과 중앙(위/아래)을 선택한다. 또, 셀의 서식을 숫자(소수 2자리) 또는 달러로 설정할 수 있다.

16. 하단의 탭들을 클릭하고 모든 탭이 그룹화되었는지 확인한다. 모든 수식과 서식이 동시에 존재하면 그룹화에 성공한 것이다.

모든 탭을 그룹화하고 행에 수식을 입력한다.


17. 다음으로 Jan부터 Feb 스프레드시트까지의 월간 총액(Monthly Totals) 행(G)에 일부 데이터를 입력한다. 그러면 현재 월의 각 간접비 항목에 지불된 총액이 표시된다. 소유자가 지불하는 금액을 결정하는 백분율 수식을 추가할 수 있다. 예를 들어, 장비 임대의 총 월간 비용이 9,500.00달러인 경우 잭슨(Jackson)의 몫은 해당 금액의 31%이다.

18. 월간 스프레드시트를 그룹화하되 이번에는 총액 시트를 포함시키지 않는다. 백분율 수식을 입력한다.

참고 : 기능키 F4를 사용하여 절대로 변경되지 않는 셀 주소를 설정한다. 즉, 수식을 복사할 때 셀 주소가 변경되지 않는다(상대 참조). 엑셀에 기본으로 설정되어 있는 상대 참조는 수식을 복사할 때 수식의 셀 주소가 행과 열의 상대 위치에 따라 변경된다.

19. 셀 B3에 다음의 수식을 입력한다.
=SUM($G3*B$2)
이 수식을 B4부터 F14까지로 복사한다.

20. 테이블 전체를 선택하고 $ 서식을 선택한다. 행과 열 수식이 입력되고 정상적으로 작동한다. 이제 깊이 또는 3D 수식을 입력한다. 이 수식은 각 월(Jan - Dec)의 데이터를 계산하고 총액 시트에 답을 인쇄한다.

21. 총액 스프레드시트로 복귀하고 이 수식을 셀 B3에 입력한다.
=SUM(Jan:Dec!B3)

22. 이 수식을 B3에서 C3부터 G3까지로 복사한다. 그리고 나서 이 열을 선택하고 B4부터 G14까지로 복사한다.

23. 범위를 선택하고 $ 서식을 선택하며 파운드 기호(해시 태그)의 문자열이 표시되는 행의 행 폭을 조정한다.

수식이 들어간 완성된 YTD 통합문서는 세로, 가로, 시트 단위로 계산할 수 있다.


이 통합문서가 설정되고 수식이 입력되면 반복적으로 사용할 수 있다. 동적 데이터는 G행의 월간 총액에만 있기 때문에 복사하고 데이터만 변경하면 쉽다. 나머지는 모두 라벨 또는 계산이다.

중요 참고 : 간접비를 추가(또는 삭제)하고 싶은 경우 삽입(Insert) > 시트 열(Sheet Row) 기능을 사용하고 기존 테이블 안, 즉 마지막 기록 전과 첫 번째 기록 후에 새 열을 삽입한다. 예를 들어, A4와 A13 사이에 새 열을 삽입해보자. 정의된 범위 밖에 새 열을 삽입하면 해당 열은 기존 수식에 포함되지 않거나 계산되지 않기 때문에 모든 총액이 틀리게 된다.

같은 방식으로 행과 추가 시트를 삽입한다. 새 열을 삽입하고 새 데이터의 순서가 마음에 들지 않으면 언제든지 범위를 재정렬할 수 있다. editor@itworld.co.kr    

X