2017.05.22

엑셀 2016 완전 정복 1탄 “입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 등”

Preston Gralla | Computerworld

미디어의 관심은 온통 마이크로소프트 윈도우에 집중되지만 실제 업무를 처리해야 할 때 사용자에게 중요한 것은 윈도우에서 실행되는 애플리케이션이다. 그리고 스프레드시트 애플리케이션이라면 대부분 엑셀을 의미한다.

현재 버전은 엑셀 2016으로, 전체 오피스 제품군이 업그레이드된 2015년에 출시된 버전이다. 그러나 최신 버전으로 업그레이드했더라도 엑셀 2016에 구현된 유용한 기능들을 모른 채 그냥 사용하는 사람이 많다. ‘엑셀 2016 완전 정복’ 시리즈에서는 그런 부분들을 살펴본다.

사용 중인 엑셀 2016이 독립적인 소프트웨어로 구매한 버전인지, 오피스 365의 일부인지는 신경 쓸 필요 없다. 여기 소개하는 모든 팁은 엑셀 2016 버전에 관계없이 적용된다.

리본 사용하기
예전부터 적용된 리본 인터페이스는 엑셀 2016에서도 바뀌지 않았다. 리본은 오피스 2007부터 오피스 애플리케이션에 포함되었으므로 아마 대부분의 사용자가 리본의 사용 방식에는 익숙할 것이다. 복습하고 싶다면 ‘엑셀 2010 완전 정복’을 참고하라.

엑셀 2013과 마찬가지로 엑셀 2016의 리본 역시 엑셀 2010이나 2007 버전에 비해 단순하게 정돈되어 덜 복잡하다. 2016 리본의 크기는 엑셀 2013보다 작고, 제목 표시줄의 색은 흰색에서 초록색으로 바뀌었다. 그러나 작동 방식은 동일하고 대부분의 명령 위치도 엑셀 2013과 동일하다.

 엑셀 2016의 리본 메뉴는 엑셀 2013과 크게 달라지지 않았다. 클릭하면 확대됨

이전 엑셀 버전과 마찬가지로 리본을 없애려면 Ctrl-F1을 누른다. 다시 표시하려면 Ctrl-F1을 한 번 더 누르면 된다.

제목 표시줄의 녹색이 거슬린다면 흰색, 회색 또는 검정색으로 바꿀 수 있다. 파일 > 옵션 > 일반을 선택하고 “Microsoft Office 개인 설정”에서 Office 테마 옆의 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 어두운 회색, 검정색 또는 흰색 중에 선택한다. 초록색으로 되돌리려면 드롭다운 목록에서 “색상형” 옵션을 선택한다.

  녹색 제목 표시줄 색상 변경하기. 클릭하면 확대됨

원드라이브 또는 셰어포인트에서 저장한 통합 문서로 작업 중인 경우 리본의 공유 버튼 옆에 새로운 작업 버튼이 표시된다. 특히 공유 통합 문서에서 유용하다. 이 버튼을 클릭하면 누가 언제 저장했는지에 관한 정보를 포함해서 스프레드시트의 작업 내역을 볼 수 있다. 이전 버전을 보려면 저장된 시간 아래에 표시되는 “버전 열기” 링크를 클릭하면 해당 이전 버전이 표시된다.

리본의 파일을 클릭하면 마이크로소프트에서 ‘백스테이지 영역’이라고 부르는 화면이 열린다. 이 화면의 왼쪽 메뉴에서 열기, 저장 또는 다른 이름으로 저장을 클릭하면 오피스 계정에 연결된 클라우드 서비스가 표시된다(셰어포인트, 원드라이브 등). 엑셀 2016 버전에서는 각 저장 위치 아래에 그 저장 위치와 연결된 이메일 주소가 표시된다. 이는 둘 이상의 계정으로 클라우드 서비스를 사용하는 경우, 예를 들어 개인용으로 사용하는 원드라이브와 업무용 원드라이브가 따로 있는 경우 유용하다. 한눈에 그 용도를 알 수 있다.

입력 상자 기능으로 더 간편해진 엑셀 사용
전통적으로 엑셀은 사용자 친화적인 애플리케이션은 아니다. 또한 강력한 기능이 많은 만큼 어렵게 느껴질 수 있다. 엑셀 2016은 입력 상자(Tell Me)라는 기능을 통해 사용 편의성 측면에서 크게 진전했다. 입력 상자 기능은 메뉴 깊이 묻혀 있는 툴에도 손쉽게 접근할 수 있게 해준다.

이 기능을 사용하려면 리본의 보기 탭 오른쪽에 표시되는 “수행할 작업을 알려주세요” 텍스트를 클릭한다(키보드 애용자는 Alt-Q를 누르면 됨). 그런 다음 예를 들어 “피벗 테이블 만들기”와 같이 원하는 작업을 입력하면 된다. 그러면 그 작업과 연결된 메뉴가 표시되는데, 이 경우 피벗 테이블을 만드는 링크가 최상위 결과로 표시된다. 링크를 클릭하면 바로 피벗 테이블을 만들 수 있다. 리본의 삽입 탭으로 찾아 들어갈 필요가 없다. 작업에 대한 추가 정보를 보려면 입력 상자 메뉴의 마지막에 표시되는 두 가지 아이템을 통해 관련 도움말 항목을 선택하거나, 스마트 조회를 사용해 문구를 검색할 수 있다(스마트 조회에 대해서는 아래에 상세히 다룸).

  엑셀 2016의 입력 상자 기능. 클릭하면 확대됨

스스로 스프레드시트 전문가라고 생각하더라도 입력 상자 기능을 한번 활용해 볼 것을 권한다. 시간을 많이 절약할 수 있고, 명령을 찾기 위해 리본을 찾아 이리저리 돌아다니는 것보다 훨씬 더 효율적이다. 또한 이 상자는 사용자가 이전에 클릭했던 기능을 기억하므로 상자를 클릭하면 이전에 검색했던 작업 목록이 표시된다. 이 기능을 활용하면 자주 수행하는 작업에 언제든 신속하게 접근할 수 있다. 또한 드물게 사용하는 작업에도 쉽게 접근할 수 있다.

스마트 조회 기능으로 편리하게 온라인 검색
또 다른 새로운 기능인 스마트 조회(Smart Lookup)를 사용하면 스프레드시트에서 작업하면서 각종 조사를 수행할 수 있다. 단어 또는 단어 그룹이 포함된 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 표시되는 메뉴에서 스마트 조회를 선택한다. 엑셀 2016은 빙을 사용해 단어나 구를 웹에서 검색하고 단어의 정의, 관련 위키피디아 항목, 기타 웹 검색 결과를 오른쪽의 스마트 조회 창에 표시한다. 단순히 단어의 정의만 알고 싶다면 이 창에서 정의 링크를 클릭한다. 추가 정보를 원할 경우 탐색 링크를 클릭한다.

 엑셀 2016의 스마트 조회 기능. 클릭하면 확대

회수 기간, ROI와 같은 일반적인 용어를 조회할 때는 잘 작동한다. 그러나 스마트 조회를 사용해서 스프레드시트에 넣을 금융 관련 정보를 조사할 생각은 하지 않는 편이 좋다. 적어도 필자의 경험을 바탕으로 보면 기대는 금물이다. 예를 들어, 스마트 조회에 “2016년 프랑스 물가상승률”을 입력한 결과 UEFA 유로 2016 축구 토너먼트 결과, 그리고 2016년이 윤년이라는 정보가 나왔다. 또 “미국 강철 생산량”을 검색하자 스마트 조회는 위키피디아의 미국 항목을 가져와 표시했다.

엑셀이나 다른 오피스 2016 앱에서 스마트 조회를 사용하려면 먼저 마이크로소프트 인텔리전트 서비스 기능을 활성화해야 한다. 이 기능은 사용자의 검색어와 스프레드시트 및 기타 문서에서 일부 내용을 수집한다. (개인정보 보호에 대해 우려된다면 앱 내에서 바로 검색을 할 수 있는 편리함과 개인정보 보호 중 어느 쪽이 더 중요한지 스스로 판단해야 한다.) 이 기능을 활성화하지 않은 경우 스마트 조회를 클릭하면 기능을 켜라는 메시지가 화면에 표시된다. 한 번 켜면 모든 오피스 2016 애플리케이션에서 활성화된다.



2017.05.22

엑셀 2016 완전 정복 1탄 “입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 등”

Preston Gralla | Computerworld

미디어의 관심은 온통 마이크로소프트 윈도우에 집중되지만 실제 업무를 처리해야 할 때 사용자에게 중요한 것은 윈도우에서 실행되는 애플리케이션이다. 그리고 스프레드시트 애플리케이션이라면 대부분 엑셀을 의미한다.

현재 버전은 엑셀 2016으로, 전체 오피스 제품군이 업그레이드된 2015년에 출시된 버전이다. 그러나 최신 버전으로 업그레이드했더라도 엑셀 2016에 구현된 유용한 기능들을 모른 채 그냥 사용하는 사람이 많다. ‘엑셀 2016 완전 정복’ 시리즈에서는 그런 부분들을 살펴본다.

사용 중인 엑셀 2016이 독립적인 소프트웨어로 구매한 버전인지, 오피스 365의 일부인지는 신경 쓸 필요 없다. 여기 소개하는 모든 팁은 엑셀 2016 버전에 관계없이 적용된다.

리본 사용하기
예전부터 적용된 리본 인터페이스는 엑셀 2016에서도 바뀌지 않았다. 리본은 오피스 2007부터 오피스 애플리케이션에 포함되었으므로 아마 대부분의 사용자가 리본의 사용 방식에는 익숙할 것이다. 복습하고 싶다면 ‘엑셀 2010 완전 정복’을 참고하라.

엑셀 2013과 마찬가지로 엑셀 2016의 리본 역시 엑셀 2010이나 2007 버전에 비해 단순하게 정돈되어 덜 복잡하다. 2016 리본의 크기는 엑셀 2013보다 작고, 제목 표시줄의 색은 흰색에서 초록색으로 바뀌었다. 그러나 작동 방식은 동일하고 대부분의 명령 위치도 엑셀 2013과 동일하다.

 엑셀 2016의 리본 메뉴는 엑셀 2013과 크게 달라지지 않았다. 클릭하면 확대됨

이전 엑셀 버전과 마찬가지로 리본을 없애려면 Ctrl-F1을 누른다. 다시 표시하려면 Ctrl-F1을 한 번 더 누르면 된다.

제목 표시줄의 녹색이 거슬린다면 흰색, 회색 또는 검정색으로 바꿀 수 있다. 파일 > 옵션 > 일반을 선택하고 “Microsoft Office 개인 설정”에서 Office 테마 옆의 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 어두운 회색, 검정색 또는 흰색 중에 선택한다. 초록색으로 되돌리려면 드롭다운 목록에서 “색상형” 옵션을 선택한다.

  녹색 제목 표시줄 색상 변경하기. 클릭하면 확대됨

원드라이브 또는 셰어포인트에서 저장한 통합 문서로 작업 중인 경우 리본의 공유 버튼 옆에 새로운 작업 버튼이 표시된다. 특히 공유 통합 문서에서 유용하다. 이 버튼을 클릭하면 누가 언제 저장했는지에 관한 정보를 포함해서 스프레드시트의 작업 내역을 볼 수 있다. 이전 버전을 보려면 저장된 시간 아래에 표시되는 “버전 열기” 링크를 클릭하면 해당 이전 버전이 표시된다.

리본의 파일을 클릭하면 마이크로소프트에서 ‘백스테이지 영역’이라고 부르는 화면이 열린다. 이 화면의 왼쪽 메뉴에서 열기, 저장 또는 다른 이름으로 저장을 클릭하면 오피스 계정에 연결된 클라우드 서비스가 표시된다(셰어포인트, 원드라이브 등). 엑셀 2016 버전에서는 각 저장 위치 아래에 그 저장 위치와 연결된 이메일 주소가 표시된다. 이는 둘 이상의 계정으로 클라우드 서비스를 사용하는 경우, 예를 들어 개인용으로 사용하는 원드라이브와 업무용 원드라이브가 따로 있는 경우 유용하다. 한눈에 그 용도를 알 수 있다.

입력 상자 기능으로 더 간편해진 엑셀 사용
전통적으로 엑셀은 사용자 친화적인 애플리케이션은 아니다. 또한 강력한 기능이 많은 만큼 어렵게 느껴질 수 있다. 엑셀 2016은 입력 상자(Tell Me)라는 기능을 통해 사용 편의성 측면에서 크게 진전했다. 입력 상자 기능은 메뉴 깊이 묻혀 있는 툴에도 손쉽게 접근할 수 있게 해준다.

이 기능을 사용하려면 리본의 보기 탭 오른쪽에 표시되는 “수행할 작업을 알려주세요” 텍스트를 클릭한다(키보드 애용자는 Alt-Q를 누르면 됨). 그런 다음 예를 들어 “피벗 테이블 만들기”와 같이 원하는 작업을 입력하면 된다. 그러면 그 작업과 연결된 메뉴가 표시되는데, 이 경우 피벗 테이블을 만드는 링크가 최상위 결과로 표시된다. 링크를 클릭하면 바로 피벗 테이블을 만들 수 있다. 리본의 삽입 탭으로 찾아 들어갈 필요가 없다. 작업에 대한 추가 정보를 보려면 입력 상자 메뉴의 마지막에 표시되는 두 가지 아이템을 통해 관련 도움말 항목을 선택하거나, 스마트 조회를 사용해 문구를 검색할 수 있다(스마트 조회에 대해서는 아래에 상세히 다룸).

  엑셀 2016의 입력 상자 기능. 클릭하면 확대됨

스스로 스프레드시트 전문가라고 생각하더라도 입력 상자 기능을 한번 활용해 볼 것을 권한다. 시간을 많이 절약할 수 있고, 명령을 찾기 위해 리본을 찾아 이리저리 돌아다니는 것보다 훨씬 더 효율적이다. 또한 이 상자는 사용자가 이전에 클릭했던 기능을 기억하므로 상자를 클릭하면 이전에 검색했던 작업 목록이 표시된다. 이 기능을 활용하면 자주 수행하는 작업에 언제든 신속하게 접근할 수 있다. 또한 드물게 사용하는 작업에도 쉽게 접근할 수 있다.

스마트 조회 기능으로 편리하게 온라인 검색
또 다른 새로운 기능인 스마트 조회(Smart Lookup)를 사용하면 스프레드시트에서 작업하면서 각종 조사를 수행할 수 있다. 단어 또는 단어 그룹이 포함된 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 표시되는 메뉴에서 스마트 조회를 선택한다. 엑셀 2016은 빙을 사용해 단어나 구를 웹에서 검색하고 단어의 정의, 관련 위키피디아 항목, 기타 웹 검색 결과를 오른쪽의 스마트 조회 창에 표시한다. 단순히 단어의 정의만 알고 싶다면 이 창에서 정의 링크를 클릭한다. 추가 정보를 원할 경우 탐색 링크를 클릭한다.

 엑셀 2016의 스마트 조회 기능. 클릭하면 확대

회수 기간, ROI와 같은 일반적인 용어를 조회할 때는 잘 작동한다. 그러나 스마트 조회를 사용해서 스프레드시트에 넣을 금융 관련 정보를 조사할 생각은 하지 않는 편이 좋다. 적어도 필자의 경험을 바탕으로 보면 기대는 금물이다. 예를 들어, 스마트 조회에 “2016년 프랑스 물가상승률”을 입력한 결과 UEFA 유로 2016 축구 토너먼트 결과, 그리고 2016년이 윤년이라는 정보가 나왔다. 또 “미국 강철 생산량”을 검색하자 스마트 조회는 위키피디아의 미국 항목을 가져와 표시했다.

엑셀이나 다른 오피스 2016 앱에서 스마트 조회를 사용하려면 먼저 마이크로소프트 인텔리전트 서비스 기능을 활성화해야 한다. 이 기능은 사용자의 검색어와 스프레드시트 및 기타 문서에서 일부 내용을 수집한다. (개인정보 보호에 대해 우려된다면 앱 내에서 바로 검색을 할 수 있는 편리함과 개인정보 보호 중 어느 쪽이 더 중요한지 스스로 판단해야 한다.) 이 기능을 활성화하지 않은 경우 스마트 조회를 클릭하면 기능을 켜라는 메시지가 화면에 표시된다. 한 번 켜면 모든 오피스 2016 애플리케이션에서 활성화된다.



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