2016.10.17

“작업 시간을 줄여주는” 엑셀 숫자 서식 단축키와 함수·난수 생성법

JD Sartain | PCWorld
엑셀 작업은 단순하고 빠를 수록 좋은 법이다. 단축키 부터, 비밀번호를 위한 난수 만들기, 범위 내 난수 찾기, 매월 자동차나 주택 담보 대출 지출액 계산 기능 등을 소개하겠다.

1. 단축키 : 전체 스프레드시트 선택
Ctrl+A를 이용해 전체 스프레드시트, 문서, 이메일 등을 선택할 수 있다. 누구나 알고 있는 방법이다. 그러나 엑셀에는 더 빠른 방법이 있다. 열 숫자와 행 문자가 만나는 부분의 녹색 화살표를 클릭하면 된다.



2. 단축키 : 숫자 서식
마우스가 더 빠를까? 키보드가 더 빠를까? 둘을 모두 사용하는 것이 하나만 사용하는 것보다 빠르다. 바로가기가 있다. 숫자나 숫자 행을 입력한 후, 해당 셀을 선택해 다음을 누르는 방법이다.

Ctrl+Shift+$ : 선택한 셀을 통화로 표시
Ctrl+Shift+% : 비율(%)을 표시하는 서식
Ctrl+Shift+~ : 일반 서식
Ctrl+Shift+# : 날짜 서식
Ctrl+Shift+@ : 시간을 표시하는 서식
Ctrl+Shift+^ : 지수를 표시하는 서식

3. 단축키 : 빠른 확대/축소
스프레드시트를 확대/축소하려면 몇 단계를 거쳐야 한다. 먼저 보기(View) 탭을 선택하고, 확대/축소 그룹에서 확대/축소 버튼을 클릭해 대화상자에서 배율을 선택한 후(또는 사용자 지정에 값을 입력한 후) 확인을 클릭해야 한다. 복잡하다.

그러나 아주 단순한 방법이 있다. Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스 휠을 이용해 확대/축소를 할 수 있다. 아주 간단하다.

참고: 워드와 아웃룩, 파워포인트, 윈도우, 인터넷 브라우저(IE와 크롬, 모질라 파이어폭스 등)에서도 이용할 수 있는 단축키이다.
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4. 대출 상환 금액 계산하기
자동차 대출이나 주택 담보 대출을 받았을 때 매달 얼마를 내야 하는지 알고 싶은가? 엑셀에는 프리우스와 캠리, 주택과 콘도(아파트) 중 자신의 경제력에 맞는 것이 무엇인지 확인할 수 있는 도구가 있다. 30년 상환 기간에 이자 3.2%인 주택 담보 대출을 받는다고 가정하자. PMT 함수를 이용해 매월 상환액을 계산할 수 있다. 셀 A3에 =PMT(3.2%/12,360,200000)라는 수식을 입력한다.

(864.93)이라는 값이 계산된다. 값이 음수인 이유는 무엇일까? 소득이 아닌 지출이기 때문이다.

이제 모든 정보를 하나의 함수에 대입하는 대신, 셀 별로 데이터를 나눠 숫자를 바꿨을 때 바뀌는 금액을 확인하자. 행 A, B, C, D, E 아래 금리, 금리 적용 기준(월), 대출 기간(월), 대출액, 상환액이라고 제목을 만든다.

이제 각 필드에 데이터를 입력한다. 예를 들어, A7에는 시장 금리(이자율)를 입력한다. B7에는 금리 적용 기간을 입력한다. 통상 연간이기 때문에 12개월의 12를 입력한다. 행 C에는 대출 기간(월)을 입력한다. 마지막으로 D7에 대출액을 입력하고, 상환액 필드(E6)에 =PMT(A6/B6, C6, D6)라는 수식을 입력한다. 값은 (110,065)이다.

A7에서 D7까지 값을 바꿔(또는 데이터를 아래로 복사해), 각기 다름 금리, 대출액, 대출 기간을 입력해 바뀐 상환액을 확인할 수 있다.



PMT 함수를 이용한 대출 상환액 계산

5. RAND 함수
매주 또는 매월 비밀번호를 바꾸는 사람, 네트워크 사용자의 비밀번호를 관리하는 사람에게 유용한 함수는 난수를 생성하는 RAN 함수이다. 엑셀에서 리스트를 생성, 이 함수로 비밀번호를 생성한 후 해당자에게 전달할 수 있다. 엑셀은 엔터 키를 누른 후 저장을 할 때마다 함수를 다시 계산한다. 다른 곳에 저장이 될 일이 없다.

참고: RAND 함수는 0-1사이이다. 따라서 소수점 앞의 수를 없앤 후 비밀번호를 사용해야 한다.



A3에서 A14까지 이름 12개를 입력한다. 커서를 B3로 옮긴다. 수식 > 함수 라이브러리 > 수학/삼각의 드롭다운 메뉴에서 RAND 함수를 선택한다. '이 함수에는 인수가 필요 없습니다.'라고 표시된 대화상자가 나타난다. 확인만 클릭하면 된다는 의미이다. B3의 함수를 B14까지 복사한다. 엔터를 누를 때마다 숫자가 바뀐다.

난수 레코드(기록)을 유지하려면 VALUE() 명령이나, 복사 > 붙여넣기 > 값 붙여넣기를 이용해 B행에 고정된 리스트를 생성한다. 그러나 먼저 자동 계산 기능을 꺼야 한다(수동으로 설정). 그래야만 Enter를 눌러도 난수/비밀번호가 바뀌지 않는다.

자동 계산을 수동으로 바꾸려면 파일 > 옵션 > 수식을 선택한다. 가장 위 계산 옵션에서 수동을 선택하고, '통합 문서를 저장하기 전에 항상 다시 계산'의 선택을 해제한다. 이제 B행의 난수/비밀번호를 C행으로 복사할 수 있다. B3에서 B14까지 선택한다. Ctrl+C로 복사를 한다. C3로 이동, 홈 탭의 클립보드 그룹에서 선택하여 붙여넣기(Paste Special)를 선택한다. 그리고 선택하여 붙여넣기 대화상자에서 값(Values)을 선택한 후 확인을 클릭한다. 이제 B행 난수의 복사본을 갖게 됐다.

수동 계산 모드에서 F9을 눌러 스프레드시트를 다시 계산하거나, 수동 계산 모드를 자동 계산 모드로 바꿀 수 있다.

참고: 옵션 설정은 열려 있는 스프레드시트에 따라 달라진다. 즉 수동 계산 모드의 스프레드시트를 먼저 열 경우, 옵션은 수동 계산 모드로 설정되어 있다. 이때 다른 스프레드시트를 열면, 이 스프레드시트 역시 수동 계산 모드가 적용된다. 그러나 빈 새 스프레드시트(또는 자동 계산 모드 스프레드시트)를 먼저 열 경우, 옵션의 기본 값은 자동 계산 모드이고, 이 상태에서 여는 스프레드시트 또한 자동 계산 모드로 설정된다.

6. RANNDBETWEEN 함수
RANDBETWEEN 함수는 한 가지를 제외하면 RAND 함수와 동일하다. 1-500 또는 10-1,000 등 수의 범위를 지정할 수 있는 것이 차이점이다. RAND 명령에서 소수점을 없앤 후 난수는 거의 대부분의 상황에 사용할 수 있는 난수이다. 그러나 4자리 또는 6자리 등의 난수를 원할 수도 있다. 이때 RANDBETWEEN 함수를 이용, 요구 사항에 맞게 수의 범위를 선택할 수 있다.

참고: 수동 계산 모드 지정은 동일하다. 난수가 변경되기 전에 복사하려면 복사 > 붙여넣기 > 값 붙여넣기를 이용한다.




앞의 스프레드시트처럼 A3에서 A14까지 동일한 이름을 이용하겠다. 셀 B3에서 수식 >함수 라이브러리 > 수학/삼각의 RANDBETWEEN을 선택한다. 함수 인수 대화상자가 표시되면, Bottom(최소 정수값)과 Top에 원하는 범위의 숫자를 입력한 후 확인을 클릭한다. B3의 수식을 B14까지 복사한다. 그리고 F9을 눌러 수식을 계산한다. C3로 옮겨, 복사>붙여넣기>값 붙여넣기를 선택한다. editor@itworld.co.kr


2016.10.17

“작업 시간을 줄여주는” 엑셀 숫자 서식 단축키와 함수·난수 생성법

JD Sartain | PCWorld
엑셀 작업은 단순하고 빠를 수록 좋은 법이다. 단축키 부터, 비밀번호를 위한 난수 만들기, 범위 내 난수 찾기, 매월 자동차나 주택 담보 대출 지출액 계산 기능 등을 소개하겠다.

1. 단축키 : 전체 스프레드시트 선택
Ctrl+A를 이용해 전체 스프레드시트, 문서, 이메일 등을 선택할 수 있다. 누구나 알고 있는 방법이다. 그러나 엑셀에는 더 빠른 방법이 있다. 열 숫자와 행 문자가 만나는 부분의 녹색 화살표를 클릭하면 된다.



2. 단축키 : 숫자 서식
마우스가 더 빠를까? 키보드가 더 빠를까? 둘을 모두 사용하는 것이 하나만 사용하는 것보다 빠르다. 바로가기가 있다. 숫자나 숫자 행을 입력한 후, 해당 셀을 선택해 다음을 누르는 방법이다.

Ctrl+Shift+$ : 선택한 셀을 통화로 표시
Ctrl+Shift+% : 비율(%)을 표시하는 서식
Ctrl+Shift+~ : 일반 서식
Ctrl+Shift+# : 날짜 서식
Ctrl+Shift+@ : 시간을 표시하는 서식
Ctrl+Shift+^ : 지수를 표시하는 서식

3. 단축키 : 빠른 확대/축소
스프레드시트를 확대/축소하려면 몇 단계를 거쳐야 한다. 먼저 보기(View) 탭을 선택하고, 확대/축소 그룹에서 확대/축소 버튼을 클릭해 대화상자에서 배율을 선택한 후(또는 사용자 지정에 값을 입력한 후) 확인을 클릭해야 한다. 복잡하다.

그러나 아주 단순한 방법이 있다. Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스 휠을 이용해 확대/축소를 할 수 있다. 아주 간단하다.

참고: 워드와 아웃룩, 파워포인트, 윈도우, 인터넷 브라우저(IE와 크롬, 모질라 파이어폭스 등)에서도 이용할 수 있는 단축키이다.
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4. 대출 상환 금액 계산하기
자동차 대출이나 주택 담보 대출을 받았을 때 매달 얼마를 내야 하는지 알고 싶은가? 엑셀에는 프리우스와 캠리, 주택과 콘도(아파트) 중 자신의 경제력에 맞는 것이 무엇인지 확인할 수 있는 도구가 있다. 30년 상환 기간에 이자 3.2%인 주택 담보 대출을 받는다고 가정하자. PMT 함수를 이용해 매월 상환액을 계산할 수 있다. 셀 A3에 =PMT(3.2%/12,360,200000)라는 수식을 입력한다.

(864.93)이라는 값이 계산된다. 값이 음수인 이유는 무엇일까? 소득이 아닌 지출이기 때문이다.

이제 모든 정보를 하나의 함수에 대입하는 대신, 셀 별로 데이터를 나눠 숫자를 바꿨을 때 바뀌는 금액을 확인하자. 행 A, B, C, D, E 아래 금리, 금리 적용 기준(월), 대출 기간(월), 대출액, 상환액이라고 제목을 만든다.

이제 각 필드에 데이터를 입력한다. 예를 들어, A7에는 시장 금리(이자율)를 입력한다. B7에는 금리 적용 기간을 입력한다. 통상 연간이기 때문에 12개월의 12를 입력한다. 행 C에는 대출 기간(월)을 입력한다. 마지막으로 D7에 대출액을 입력하고, 상환액 필드(E6)에 =PMT(A6/B6, C6, D6)라는 수식을 입력한다. 값은 (110,065)이다.

A7에서 D7까지 값을 바꿔(또는 데이터를 아래로 복사해), 각기 다름 금리, 대출액, 대출 기간을 입력해 바뀐 상환액을 확인할 수 있다.



PMT 함수를 이용한 대출 상환액 계산

5. RAND 함수
매주 또는 매월 비밀번호를 바꾸는 사람, 네트워크 사용자의 비밀번호를 관리하는 사람에게 유용한 함수는 난수를 생성하는 RAN 함수이다. 엑셀에서 리스트를 생성, 이 함수로 비밀번호를 생성한 후 해당자에게 전달할 수 있다. 엑셀은 엔터 키를 누른 후 저장을 할 때마다 함수를 다시 계산한다. 다른 곳에 저장이 될 일이 없다.

참고: RAND 함수는 0-1사이이다. 따라서 소수점 앞의 수를 없앤 후 비밀번호를 사용해야 한다.



A3에서 A14까지 이름 12개를 입력한다. 커서를 B3로 옮긴다. 수식 > 함수 라이브러리 > 수학/삼각의 드롭다운 메뉴에서 RAND 함수를 선택한다. '이 함수에는 인수가 필요 없습니다.'라고 표시된 대화상자가 나타난다. 확인만 클릭하면 된다는 의미이다. B3의 함수를 B14까지 복사한다. 엔터를 누를 때마다 숫자가 바뀐다.

난수 레코드(기록)을 유지하려면 VALUE() 명령이나, 복사 > 붙여넣기 > 값 붙여넣기를 이용해 B행에 고정된 리스트를 생성한다. 그러나 먼저 자동 계산 기능을 꺼야 한다(수동으로 설정). 그래야만 Enter를 눌러도 난수/비밀번호가 바뀌지 않는다.

자동 계산을 수동으로 바꾸려면 파일 > 옵션 > 수식을 선택한다. 가장 위 계산 옵션에서 수동을 선택하고, '통합 문서를 저장하기 전에 항상 다시 계산'의 선택을 해제한다. 이제 B행의 난수/비밀번호를 C행으로 복사할 수 있다. B3에서 B14까지 선택한다. Ctrl+C로 복사를 한다. C3로 이동, 홈 탭의 클립보드 그룹에서 선택하여 붙여넣기(Paste Special)를 선택한다. 그리고 선택하여 붙여넣기 대화상자에서 값(Values)을 선택한 후 확인을 클릭한다. 이제 B행 난수의 복사본을 갖게 됐다.

수동 계산 모드에서 F9을 눌러 스프레드시트를 다시 계산하거나, 수동 계산 모드를 자동 계산 모드로 바꿀 수 있다.

참고: 옵션 설정은 열려 있는 스프레드시트에 따라 달라진다. 즉 수동 계산 모드의 스프레드시트를 먼저 열 경우, 옵션은 수동 계산 모드로 설정되어 있다. 이때 다른 스프레드시트를 열면, 이 스프레드시트 역시 수동 계산 모드가 적용된다. 그러나 빈 새 스프레드시트(또는 자동 계산 모드 스프레드시트)를 먼저 열 경우, 옵션의 기본 값은 자동 계산 모드이고, 이 상태에서 여는 스프레드시트 또한 자동 계산 모드로 설정된다.

6. RANNDBETWEEN 함수
RANDBETWEEN 함수는 한 가지를 제외하면 RAND 함수와 동일하다. 1-500 또는 10-1,000 등 수의 범위를 지정할 수 있는 것이 차이점이다. RAND 명령에서 소수점을 없앤 후 난수는 거의 대부분의 상황에 사용할 수 있는 난수이다. 그러나 4자리 또는 6자리 등의 난수를 원할 수도 있다. 이때 RANDBETWEEN 함수를 이용, 요구 사항에 맞게 수의 범위를 선택할 수 있다.

참고: 수동 계산 모드 지정은 동일하다. 난수가 변경되기 전에 복사하려면 복사 > 붙여넣기 > 값 붙여넣기를 이용한다.




앞의 스프레드시트처럼 A3에서 A14까지 동일한 이름을 이용하겠다. 셀 B3에서 수식 >함수 라이브러리 > 수학/삼각의 RANDBETWEEN을 선택한다. 함수 인수 대화상자가 표시되면, Bottom(최소 정수값)과 Top에 원하는 범위의 숫자를 입력한 후 확인을 클릭한다. B3의 수식을 B14까지 복사한다. 그리고 F9을 눌러 수식을 계산한다. C3로 옮겨, 복사>붙여넣기>값 붙여넣기를 선택한다. editor@itworld.co.kr


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