2019.11.11

지메일 받은 편지함 정리의 시작 ‘필터’ 만들기

JR Raphael | Computerworld
지메일에는 숨은 기능과 애드온이 가득하다. 그러나 체계적인 정리에 가장 강력하게 활용할 수 있는 서비스 중 하나가 일반 설정의 중심에 자리하고 있다.

제목에서 알다시피 필터를 이야기하는 것이다. 여러 맞춤화 규칙으로 받은 편지함을 자동으로 정리할 수 있는 오래된 지메일 도구이다. 언뜻 보면 필터가 아주 복잡해 보일 수 있다. 다루기 아주 힘든 도구로 생각될 수 있다. 또 불필요한 도구로 여겨질 수도 있다.

그러나 이 기능의 이상할 정도로 딱딱한 겉모습에 속지 말기 바란다. 지메일 필터는 받은 편지함과 받은 메시지를 처리하는 방법을 완전히 탈바꿈시킬 힘을 갖고 있다. 지속적으로 노력을 쏟아 붇지 않고도, 계속 이메일을 체계적으로 정리해 유지하는 데 도움을 준다. 딱 한 번만 계획을 수립해 실천해도 이렇게 만들 수 있다.
 
ⓒ Getty Images Bank

여기 소개하는 가이드라인을 따라하기 바란다. 그러면 그 즉시 받은 편지함이 기름을 잘 친 기계처럼 잘 돌아갈 것이다.
 

1.  지메일 필터의 이해

먼저 원하는 설정에 대한 아이디어를 얻을 수 있도록, 지메일 필터의 기능 일부에 대해 소개한다. 이후 단계별로 필터를 설정하는 과정을 설명하겠다.

다음은 지메일 필터로 할 수 있는 일들이다.

• 항상 중요한 특정 메일 발송인이 보낸 메시지를 반드시 확인하게 되는 받은 편지함의 기본 탭으로 보낼 수 있다.
• 사용하는 여러 다양한 서비스의 인보이스, 보고서, 업데이트 등 중요하지 않은 메시지를 자동으로 잘 보이지 않는 장소에 보관하고, 받은 편지함에는 표시되지 않도록 만든다.
• 싫은 사람이 보낸 메시지는 도착하는 즉시 자동으로 (필요한 경우 찾을 수 있게끔)아카이브 보관 처리한다.
• 특정 주소나 제목에 특정 내용이 있는 메시지를 다른 팀원이나 가족에게 전달한다.
• 메시지나 특정 주소에 미리 만든 템플릿으로 즉시 답장을 보낸다.
• 특정 종류의 메시지를 상기할 수 있도록, 받은 편지함에서 이런 메시지가 두드러지게 표시되는 밝은 노란색의 ‘리마인더’ 라벨을 적용한다.
• 특정한 방식으로 변형시킨 자신의 지메일 주소(예, 내 이메일 주소+vip@gmail.com)로 발송된 메시지, 또는 제목에 특정 단어나 구(예, 긴급, 중요, 주의 등)가 포함된 메시지에 VIP 라벨을 적용하고,  이 주소로 발송된 메시지만 알림을 받는다.
• “상사가 이메일을 보낼 때마다 쿠키를 배달 받는다.”

마지막은 농담이다. (아직은)불가능하다. 이 기사에 집중하도록 만들려고 집어넣은 내용이다. 나머지는 모두 가능하며, 지메일 필터를 이용해 아주 쉽게 설정할 수 있다.

필터를 어떻게 이용할지 아이디어를 얻었는가? 좋다. 직접 해보자.
 

2. 자신만의 지메일 필터 만들기

새 지메일 필터를 만드는 가장 간단한 방법은 지메일 웹사이트 맨 위의 검색창을 클릭한 후 필터 조건으로 사용하기 원하는 내용을 입력하는 방법이다. 이메일 제목이나 본문에 포함된 단어나 구, 메시지가 발신된 주소, 기타 변수들을 선택할 수 있다.

입력을 시작하면 검색창 오른쪽 끝에 방향이 아래인 작은 화살표가 표시된다. 이 화살표를 클릭하면 필터와 관련된 양식을 찾을 수 있다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

이 양식을 이용, 필터를 작동시킬 조건들을 사용자 지정할 수 있다. 원하는 필드에 내용을 입력한다. 원하는 조합을 사용할 수 있다. 심지어 AND, OR 연산자를 사용할 수도 있다. 그런 후 상자 아래 ‘필터 만들기’를 클릭한다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

주의할 점이 한 가지 있다. 기본적으로 필터는 모든 수신 메시지에 적용된다. 다시 말해, 필터 만들기 팝업창의 ‘검색’ 옆에 ‘전체 보관함’이 기본값으로 표시된다. 전체 보관함을 ‘받은 편지함’으로 바꾸면 선택한 기준을 사용하는 것을 권장하지 않으며, 제대로 기능하지 않을 수도 있다는 경고 메시지가 표시될 것이다. ‘검색’ 옵션을 ‘전체 보관함’으로 남겨두는 것이 좋다. 그러면 오류가 없고, 의도한대로 기능을 한다.

이제 흥미로운 부분이다. 설정한 조건에 부합하는 메시지가 도착했을 때의 ‘작업’을 지정하는 부분이다. 목록의 작업들을 마음껏 조합해 선택한 후, 필요한 방식으로 구성할 수 있다. (앞으로 새로 도착하는 메시지에만 사용하는 것이 아니라)이미 계정에 보관된 메시지에도 필터를 적용하도록 명령할 수 있다. 상자 맨 아래 ‘일치하는 대화에도 필터 적용’ 옵션에 표시를 하면 된다.

완료되면 ‘필터 만들기’ 버튼을 클릭하면 된다. 새로 만든 지메일 필터가 ‘공식’적으로 작동하기 시작할 것이다. 다음 번에 지정한 기준에 부합하는 메시지가 도착하면 지정한 작업, 동작이 자동으로 실행될 것이다.
 

3. 지메일 필터 관리

추후 필터를 조정할 필요가 있을 수도 있다. 생성한 필터를 수정, 삭제, 또는 다시 확인하려면 지메일 웹사이트 우측 상단의 기어 모양 아이콘과 설정을 차례대로 클릭한다. 그런 후 화면 맨 위의 필터 및 차단된 주소를 클릭한다. 그러면 지금까지 생성한 필터들을 확인할 수 있다. 또 클릭 몇 번으로 조정을 하고, 삭제를 할 수 있다.

멋진 자동화 기능이다. 활용할 가치가 있는 G 스위트(G Suite)의 강력한 기능이다. editor@itworld.co.kr
 


2019.11.11

지메일 받은 편지함 정리의 시작 ‘필터’ 만들기

JR Raphael | Computerworld
지메일에는 숨은 기능과 애드온이 가득하다. 그러나 체계적인 정리에 가장 강력하게 활용할 수 있는 서비스 중 하나가 일반 설정의 중심에 자리하고 있다.

제목에서 알다시피 필터를 이야기하는 것이다. 여러 맞춤화 규칙으로 받은 편지함을 자동으로 정리할 수 있는 오래된 지메일 도구이다. 언뜻 보면 필터가 아주 복잡해 보일 수 있다. 다루기 아주 힘든 도구로 생각될 수 있다. 또 불필요한 도구로 여겨질 수도 있다.

그러나 이 기능의 이상할 정도로 딱딱한 겉모습에 속지 말기 바란다. 지메일 필터는 받은 편지함과 받은 메시지를 처리하는 방법을 완전히 탈바꿈시킬 힘을 갖고 있다. 지속적으로 노력을 쏟아 붇지 않고도, 계속 이메일을 체계적으로 정리해 유지하는 데 도움을 준다. 딱 한 번만 계획을 수립해 실천해도 이렇게 만들 수 있다.
 
ⓒ Getty Images Bank

여기 소개하는 가이드라인을 따라하기 바란다. 그러면 그 즉시 받은 편지함이 기름을 잘 친 기계처럼 잘 돌아갈 것이다.
 

1.  지메일 필터의 이해

먼저 원하는 설정에 대한 아이디어를 얻을 수 있도록, 지메일 필터의 기능 일부에 대해 소개한다. 이후 단계별로 필터를 설정하는 과정을 설명하겠다.

다음은 지메일 필터로 할 수 있는 일들이다.

• 항상 중요한 특정 메일 발송인이 보낸 메시지를 반드시 확인하게 되는 받은 편지함의 기본 탭으로 보낼 수 있다.
• 사용하는 여러 다양한 서비스의 인보이스, 보고서, 업데이트 등 중요하지 않은 메시지를 자동으로 잘 보이지 않는 장소에 보관하고, 받은 편지함에는 표시되지 않도록 만든다.
• 싫은 사람이 보낸 메시지는 도착하는 즉시 자동으로 (필요한 경우 찾을 수 있게끔)아카이브 보관 처리한다.
• 특정 주소나 제목에 특정 내용이 있는 메시지를 다른 팀원이나 가족에게 전달한다.
• 메시지나 특정 주소에 미리 만든 템플릿으로 즉시 답장을 보낸다.
• 특정 종류의 메시지를 상기할 수 있도록, 받은 편지함에서 이런 메시지가 두드러지게 표시되는 밝은 노란색의 ‘리마인더’ 라벨을 적용한다.
• 특정한 방식으로 변형시킨 자신의 지메일 주소(예, 내 이메일 주소+vip@gmail.com)로 발송된 메시지, 또는 제목에 특정 단어나 구(예, 긴급, 중요, 주의 등)가 포함된 메시지에 VIP 라벨을 적용하고,  이 주소로 발송된 메시지만 알림을 받는다.
• “상사가 이메일을 보낼 때마다 쿠키를 배달 받는다.”

마지막은 농담이다. (아직은)불가능하다. 이 기사에 집중하도록 만들려고 집어넣은 내용이다. 나머지는 모두 가능하며, 지메일 필터를 이용해 아주 쉽게 설정할 수 있다.

필터를 어떻게 이용할지 아이디어를 얻었는가? 좋다. 직접 해보자.
 

2. 자신만의 지메일 필터 만들기

새 지메일 필터를 만드는 가장 간단한 방법은 지메일 웹사이트 맨 위의 검색창을 클릭한 후 필터 조건으로 사용하기 원하는 내용을 입력하는 방법이다. 이메일 제목이나 본문에 포함된 단어나 구, 메시지가 발신된 주소, 기타 변수들을 선택할 수 있다.

입력을 시작하면 검색창 오른쪽 끝에 방향이 아래인 작은 화살표가 표시된다. 이 화살표를 클릭하면 필터와 관련된 양식을 찾을 수 있다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

이 양식을 이용, 필터를 작동시킬 조건들을 사용자 지정할 수 있다. 원하는 필드에 내용을 입력한다. 원하는 조합을 사용할 수 있다. 심지어 AND, OR 연산자를 사용할 수도 있다. 그런 후 상자 아래 ‘필터 만들기’를 클릭한다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

주의할 점이 한 가지 있다. 기본적으로 필터는 모든 수신 메시지에 적용된다. 다시 말해, 필터 만들기 팝업창의 ‘검색’ 옆에 ‘전체 보관함’이 기본값으로 표시된다. 전체 보관함을 ‘받은 편지함’으로 바꾸면 선택한 기준을 사용하는 것을 권장하지 않으며, 제대로 기능하지 않을 수도 있다는 경고 메시지가 표시될 것이다. ‘검색’ 옵션을 ‘전체 보관함’으로 남겨두는 것이 좋다. 그러면 오류가 없고, 의도한대로 기능을 한다.

이제 흥미로운 부분이다. 설정한 조건에 부합하는 메시지가 도착했을 때의 ‘작업’을 지정하는 부분이다. 목록의 작업들을 마음껏 조합해 선택한 후, 필요한 방식으로 구성할 수 있다. (앞으로 새로 도착하는 메시지에만 사용하는 것이 아니라)이미 계정에 보관된 메시지에도 필터를 적용하도록 명령할 수 있다. 상자 맨 아래 ‘일치하는 대화에도 필터 적용’ 옵션에 표시를 하면 된다.

완료되면 ‘필터 만들기’ 버튼을 클릭하면 된다. 새로 만든 지메일 필터가 ‘공식’적으로 작동하기 시작할 것이다. 다음 번에 지정한 기준에 부합하는 메시지가 도착하면 지정한 작업, 동작이 자동으로 실행될 것이다.
 

3. 지메일 필터 관리

추후 필터를 조정할 필요가 있을 수도 있다. 생성한 필터를 수정, 삭제, 또는 다시 확인하려면 지메일 웹사이트 우측 상단의 기어 모양 아이콘과 설정을 차례대로 클릭한다. 그런 후 화면 맨 위의 필터 및 차단된 주소를 클릭한다. 그러면 지금까지 생성한 필터들을 확인할 수 있다. 또 클릭 몇 번으로 조정을 하고, 삭제를 할 수 있다.

멋진 자동화 기능이다. 활용할 가치가 있는 G 스위트(G Suite)의 강력한 기능이다. editor@itworld.co.kr
 


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